26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 160 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 9 juni 2010

Met deze brief bied ik u de jaarlijkse rapportage aan over de grote ICT-projecten¹ van de rijksoverheid. De peildatum voor deze rapportage is 31 december 2009.²

De vorige rapportage, met als peildatum 31 december 2008, is u aangeboden bij brief d.d. 1 juli 2009 (26 643, nr. 143 herdruk).

De rapportage is een onderdeel van de maatregelen voor de verbetering van de beheersing van de grote ICT-projecten, zoals deze sinds 2008 door het kabinet zijn genomen. In de brief d.d. 30 september 2009 (26 643, nr. 144) reageerde de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op het eindverslag van de werkgroep ICT-projecten bij de overheid (26 643, nr. 141 en 142). Aangekondigd werd dat, naar aanleiding van de aanbevelingen van de werkgroep, het rapportagemodel dat als basis dient voor de jaarlijkse rapportage zou worden aangepast. Bij brief d.d. 29 januari jl. (26 643, nr. 148) werd uw Kamer bericht over de aanpassingen en over het besluit van het kabinet om in het vervolg in de jaarlijkse rapportage ook de grote ICT-projecten van de publiekrechtelijke ZBO’s op te nemen. In de voorliggende rapportage zijn deze ZBO-projecten derhalve opgenomen.

De rapportage is samengesteld door de CIO’s van de ministeries en bevat meer informatie over de grote ICT-projecten en is daarmee een stap naar verdergaande transparantie. In de bijlage is specifieke informatie opgenomen over de afzonderlijke projecten. De informatie betreft projectplannen, externe kwaliteitstoetsen, doorlooptijd, kosten, een uitsplitsing in kostencomponenten en een overzicht van de informatievoorziening vanuit de ministeries aan de Kamer.

Kostenontwikkeling

Een voorwaarde voor de verbetering van de beheersing van de grote ICT-projecten is het beschikbaar zijn van een actueel overzicht van de kostenramingen voor deze projecten. De ministeries hebben daarom, voor zover van toepassing, de kostenramingen voor hun ICT-projecten geactualiseerd door middel van een herijking. Van een herijking is sprake wanneer een aanpassing van de kostenraming en/of de einddatum van een project expliciet door de opdrachtgever is goedgekeurd. De toelichting van deze aanpassingen wordt gegeven in de bijlage. Aan de verschillen tussen de geschatte kosten na herijking en de initiële schatting ligt, zoals uit de bijlage blijkt, een complex van factoren ten grondslag. Daarbij gaat het om scopewijzigingen van bestuurlijke, functionele of technische aard, voortschrijdend inzicht of vertraging als gevolg van externe omstandigheden. De verschillen met de initiële schattingen zijn veelal groter naarmate een project langer in uitvoering is. Bij reeds langer lopende projecten blijkt vaker sprake van wijzigingen ten aanzien van de oorspronkelijke opzet en planning.

De totale portfolio van de rijksoverheid omvat per eind 2009 35 projecten in uitvoering. Het totaal aan meerjarig geraamde kosten voor de ICT-component bedraagt € 2230 miljoen.³ Ik merk daarbij op dat de huidige portfolio voor circa een derde uit andere projecten bestaat dan in de vorige rapportage.

De kostenraming voor de projecten uit de portfolio waarover ook eind 2008 is gerapporteerd is per eind 2009 met een bedrag van € 154 miljoen gestegen. Tweederde van dit verschil wordt bepaald door een viertal projecten van Financiën en Defensie. Financiën heeft bij brief van 14 mei 2009 (31 066, nr. 71) aan uw Kamer aangegeven dat een belangrijke oorzaak van de herijkingen en overschrijdingen bij projecten die in de periode rond 2006 zijn gestart was gelegen in het feit dat een eenduidige aansturing en beheersing voor het ontwerp en onderhoud van de informatievoorziening ontbrak. Hiervoor zijn in 2009 maatregelen in gang gezet. Ook het ministerie van Defensie heeft uw Kamer over de nieuwe kostenramingen geïnformeerd (31 460, nr. 5). Ik verwijs u voor meer specifieke informatie naar de bijlage. De bijlage bevat ook informatie over de in 2009 afgesloten projecten.

Beheersmaatregelen

Aan de ministeries is gevraagd of er voor hun grote ICT-projecten projectplannen zijn opgesteld en externe kwaliteitstoetsen zijn uitgevoerd conform de afspraken zoals vastgelegd in het herziene rapportagemodel. In de bijlage wordt daarover per project gerapporteerd. De afspraken betreffen eisen aan de inhoud van de projectplannen (doelstelling, besturing, businesscase, planning, beheersing en informatievoorziening) en de aanpak van externe kwaliteitstoetsen (Gateway-reviews, audits). De eisen gelden alleen voor projecten gestart na december 2008. Bij de drie projecten die daarna gestart zijn, zijn de gemaakte afspraken ten aanzien van projectplannen en kwaliteitstoetsen volledig toegepast. Van de projecten die daarvoor gestart zijn, beschikken er 19 over een projectplan deels of geheel conform eisen. Bij 20 projecten heeft er in 2009 een externe kwaliteitstoets plaatsgevonden; bij 4 projecten betrof dit een Gateway-review.

Bevindingen Auditdiensten

Elke rapportage vanuit de ministeries is voorzien van een nota van bevindingen van de auditdienst. De auditdiensten hebben conform het rapportagemodel een onderzoek uitgevoerd naar de ordelijke, controleerbare en deugdelijke totstandkoming van deze rapportages. De onderzoeken van de auditdiensten zijn een lichte vorm van controle, waarbij vooral is gekeken naar het aanwezig zijn van waarborgen voor het genereren van betrouwbare informatie voor het opstellen van de rapportages. Uit de nota’s van bevindingen komt het beeld naar voren dat de ministeries gezien de vernieuwde eisen aan de rapportage een adequate inspanning hebben geleverd. Belangrijke aandachtspunten zijn:

• het inrichten van een formeel selectieproces voor grote ICT-projecten waarover gerapporteerd dient te worden, zowel voor het ministerie zelf als voor publiekrechtelijke ZBO’s die beleidsmatig onder het ministerie vallen, met bijzondere aandacht voor volledigheid en tijdigheid;

• scherpere definities op onderdelen van het rapportagemodel, zoals voor levensduur (technisch of economisch, wel of niet te differentiëren op componentniveau) en actueel geschatte einddatum (onvoldoende uitsluitsel over eenduidigheid);

• de zelfstandige leesbaarheid, relevantie (mede bezien vanuit juistheid en volledigheid) en begrijpelijkheid van de gegeven toelichtingen in het rapportagemodel;

• een meer gestructureerde en verankerde aanpak in de totstandkoming van de rapportages op de ministeries, met name het benoemen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, inclusief voldoende waarborgen voor de volledigheid en juistheid van de rapportages.

De accountantsdiensten van de publiekrechtelijke ZBO’s waarvan de projecten in deze rapportage zijn opgenomen hebben over 2009 nog niet voor alle projecten een nota van bevindingen kunnen afleveren. Volgend jaar zal dit wel het geval zijn.

Conclusies

Het is een goede zaak dat met deze rapportage een totaal en een meer transparant beeld van de grote ICT-projecten van de rijksoverheid, inclusief een actueel beeld van de geschatte kosten daarvan, aan uw Kamer kan worden aangeboden.

Zoals gesteld in mijn voornoemde brief d.d. 29 januari jl., is de inrichting van de ICT-governance binnen de rijksoverheid een continu proces, waarin verdere verbeteringen altijd aan de orde zijn. Ook deze rapportage geeft aanleiding tot verdere stappen in het verbeterproces. Ik onderschrijf het signaal van de auditdiensten dat aandacht gewenst is voor het proces van totstandkoming van de departementale rapportages. Zoals in voornoemde brief van 29 januari jl. uiteengezet, is met de door het kabinet genomen maatregelen met betrekking tot de ICT-governance de basis gelegd voor verbetering van het projectportfoliomanagement binnen de ministeries en binnen de rijksoverheid als geheel. Er wordt door de CIO’s gewerkt aan verbetering van de gecoördineerde inrichting van het projectportfoliomanagement. Daarmee wordt het proces van totstandkoming van de rapportage over grote ICT-projecten beter gestructureerd en wordt rekening gehouden met de constateringen van de auditdiensten. De aanbevelingen van de auditdiensten over verdere verbetering van het rapportagemodel neem ik over. Voor dit jaar wordt de uitvoering van 25 tot 40 Gatewayreviews op ICT-projecten voorzien. De focus zal daarbij liggen op de grote ICT-projecten.

De aandachtspunten uit deze rapportage zullen later dit jaar ook bij de evaluatie van de kabinetsmaatregelen ten aanzien van de beheersing van de grote ICT-projecten worden betrokken. De Kamer zal daarover eind dit jaar worden geïnformeerd.

Ten slotte

Op 19 mei jl. zijn, naar aanleiding van het algemeen overleg op 12 mei 2010 over ICT bij de overheid, twee moties aangenomen. Deze betreffen een verzoek aan de Rekenkamer om onderzoek te doen naar mogelijke besparingen door het gebruik van open standaarden en open source software (26 643, nr. 156) en een motie waarin de regering verzocht wordt een strategie voor de hele Nederlandse overheid te ontwikkelen voor cloud computing (26 643, nr. 157). Over de uitvoering van de tweede motie zal de Kamer vóór 1 november geïnformeerd worden.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

A. Th. B. Bijleveld-Schouten

---

1 Onder grote ICT-projecten worden projecten verstaan met een ICT-component van meer dan € 20 miljoen.

2 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.

3 Dit bedrag heeft betrekking op 33 in uitvoering zijnde projecten. Twee in uitvoering zijnde projecten zijn, vanwege ontoereikende informatie, niet in de berekeningen betrokken.