22 112 Nieuwe Commissievoorstellen en initiatieven van de lidstaten van de Europese Unie

Nr. 1484 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BUITENLANDSE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 12 oktober 2012

Overeenkomstig de bestaande afspraken heb ik de eer u hierbij zeven fiches aan te bieden die werden opgesteld door de werkgroep Beoordeling Nieuwe Commissievoorstellen (BNC).

Fiche 1: Verordening historische archieven Europese instellingen

Fiche 2: Mededeling EU actieplan contra terrorisme in de Hoorn van Afrika

en Jemen (Kamerstuk 22 112, nr. 1485)

Fiche 3: Verordening vangstmogelijkheden visbestanden Oostzee 2013

(Kamerstuk 22 112, nr. 1486)

Fiche 4: Verordening technische en controlemaatregelen visserij

Skagerrak (Kamerstuk 22 112, nr. 1487)

Fiche 5: Mededeling tenuitvoerlegging van de Europese elektronische

tolheffingsdienst (EETS) (Kamerstuk 22 112, nr. 1488)

Fiche 6: Mededeling bevorderen gedeeld gebruik van radiospectrum op de

interne markt (Kamerstuk 22 112, nr. 1489)

Fiche 7: Mededeling strategie voor het duurzame concurrentievermogen

van de bouwsector en de ondernemingen in die sector

(Kamerstuk 22 112, nr. 1490)

De staatssecretaris van Buitenlandse Zaken, H. P. M. Knapen

Fiche: verordening Historische Archieven Europese Instellingen

1. Algemene gegevens

Titel voorstel

Voorstel van een verordening van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG/Euratom) nr. 354/83 wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence

Datum Commissiedocument

16 augustus 2012

Nr. Commissiedocument

COM(2012) 456

Prelex

http://ec.europa.eu/prelex/detail_dossier_real.cfm?CL=nl&DosId=201884

Nr. Impact Assessment Commissie en Opinie Impact Assessment Board

Niet opgesteld.

Behandelingstraject Raad

Raad Algemene Zaken

Eerstverantwoordelijk ministerie

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Rechtsbasis, besluitvormingsprocedure Raad, rol Europees Parlement, gedelegeerde en/of uitvoeringshandelingen

• a) Rechtsbasis : Art. 352 VWEU

• b) Besluitvormingsprocedure Raad en rol van Europees Parlement: Bijzondere wetgevingsprocedure; eenparigheid in de Raad, goedkeuring EP

• c) Gedelegeerde en/of uitvoeringshandelingen

n.v.t.

2. Samenvatting BNC-fiche

• Het voorstel voorziet in de verplichte onderbrenging van de historische archieven van alle EU-instellingen bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence, met uitzondering van de archieven van het Europees Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank, zodra de termijn is aangebroken waarop deze archieven voor het publiek toegankelijk moeten worden gemaakt (na 30 jaar). De meeste EU-instellingen, zoals de Commissie, de Raad en het EP, bewaren hun historische archieven al bij de EUI; dit voorstel is een uitbreiding naar alle instellingen.

• Rechtsbasis voor de verordening is art. 352 VWEU. Aangezien het om EU-archieven gaat, kan de regelgeving enkel op EU-niveau worden vastgesteld; de subsidiariteitstoets is daarom positief. Het voorstel is beperkt tot bewaargeving door de instellingen van de historische archieven bij het EUI en de voorwaarden voor deze bewaargeving, en gaat niet verder dan nodig is. Daarom is het proportionaliteitsoordeel positief.

• Nederland steunt het voorstel.

3. Samenvatting voorstel

Op grond van verordening 354/83 moeten EU-instellingen hun historische archieven na 30 jaar voor het publiek toegankelijk maken. Sinds 1984 worden deze archieven door het EUI bewaard, op grond van een archiveringsovereenkomst tussen meerdere instellingen en het EUI. Het onderhavig voorstel tot wijziging van verordening 354/83 beoogt de gemaakte afspraken tussen de instellingen en het EUI te consolideren, door deze op te nemen in de bestaande Verordening, en stelt tevens onderbrenging van historische archieven bij het EUI in de toekomst verplicht voor alle instellingen (m.u.v. het Hof van Justitie en de ECB) zodra deze archieven uit hoofde van de bestaande verordening voor het publiek toegankelijk moeten worden gemaakt. ECB en Hof vallen, op hun eigen verzoek en mede gezien de specifieke aard van hun activiteiten, niet onder de verplichting, maar kunnen in de toekomst wel vrijwillig hun archieven bij de EUI onderbrengen.

Het voorstel heeft geen gevolgen voor het eigendomsrecht van de historische archieven, dat bij de bewaargevende instellingen blijft. Het voorstel maakt onderscheid tussen de bewaring van papieren archieven en digitale archieven. De papieren archieven worden fysiek ondergebracht bij en bewaard door het EUI. De bewaring van digitale archieven blijft de verantwoordelijkheid van de instellingen van herkomst.

Het voorstel beoogt duidelijkheid te scheppen over de verantwoordelijkheden van het EUI voor de bescherming van persoonsgegevens die zijn opgenomen in de historische archieven van de instellingen. Elke instelling moet uitvoeringsvoorschriften vaststellen voor de toepassing van de Verordening, met daarin regels voor het bewaren, het voor het publiek toegankelijk maken en beschermen van persoonsgegevens in de historische archieven.

4. Bevoegdheidsvaststelling en subsidiariteits- en proportionaliteitsoordeel

a) Bevoegdheid:

Art.352 VWEU is de rechtsgrondslag voor onvoorziene gevallen, indien er geen bevoegdheid gevonden kan worden in de Verdragen maar optreden wel noodzakelijk is om een doelstelling van de Unie te verwezenlijken. Artikel 3 lid 3 VEU stelt onder meer dat de Unie haar rijke verscheidenheid van cultuur eerbiedigt en toeziet op de instandhouding en de ontwikkeling van het Europees cultureel erfgoed. De historische archieven van de instellingen zijn deel van het Europees cultureel erfgoed en hun openstelling voor het publiek dient hoofdzakelijk academische, onderwijsgerelateerde en culturele doelen. De Unie is bevoegd om maatregelen aan te nemen om acties van de lidstaten op deze gebieden te steunen, te coördineren of aan te vullen, maar de verdragen verlenen niet de benodigde bevoegdheden ten aanzien van de historische archieven van de instellingen Artikel 352 VWEU vormt volgens Nederland in dit geval een passende rechtsgrondslag.

b) Subsidiariteits- en proportionaliteitsoordeel:

Beide positief. Het subsidiariteitsoordeel is positief aangezien vanuit de aard van de zaak de regelgeving over de archieven van de EU-instellingen alleen op EU-niveau kan worden vastgesteld.

Het proportionaliteitsoordeel is positief omdat het voorstel proportioneel is in relatie tot het nagestreefde doel. Het voorstel is beperkt tot bewaargeving door de instellingen van de historische archieven bij het EUI en de voorwaarden voor deze bewaargeving. Tevens is de in het voorstel voorgestelde oplossing is efficiënt en in kosten beperkt. Ook op langere termijn zijn naar verwachting de kosten beperkt.

c) Nederlands oordeel over de voorstellen op het gebied van gedelegeerde en/of uitvoeringshandelingen:

n.v.t.

5. Financiële implicaties, gevolgen voor regeldruk en administratieve lasten

a) Consequenties EU-begroting

Een aantal EU-instellingen heeft het beheer van historische archieven reeds uitbesteed aan het EUI. Dat geldt voor bv. de Commissie, de Raad, het EP, de Europese Rekenkamer, het EESC en de EIB. De kosten daarvan worden al gefinancierd uit de EU-begroting. Voor de uitbreiding naar alle instellingen (m.u.v. Europees Hof en de ECB) is vanaf 2013 een bedrag van € 2,3 miljoen nodig per jaar uit de EU-begroting. De kosten worden over de bewaargevende instellingen verdeeld, naar rato van de werkzaamheden die daarmee gemoeid zijn. Italië stelt gratis kantoorruimte ter beschikking.

b) Financiële consequenties (incl. personele) voor rijksoverheid en/ of decentrale overheden

Geen.

c) Financiële consequenties (incl. personele) voor bedrijfsleven en burger

Geen.

d) Gevolgen voor regeldruk/administratieve lasten voor rijksoverheid, decentrale overheden, bedrijfsleven en burger

Geen.

6. Implicaties juridisch

a) Consequenties voor nationale en decentrale regelgeving en/of sanctionering beleid (inclusief toepassing van de lex silencio positivo)

N.v.t.

b) Voorgestelde implementatietermijn (bij richtlijnen), dan wel voorgestelde datum inwerkingtreding (bij verordeningen en beschikkingen) met commentaar t.a.v. haalbaarheid N.v.t.

c) Wenselijkheid evaluatie-/horizonbepaling

N.v.t.

7. Implicaties voor uitvoering en handhaving

a) Uitvoerbaarheid

De EUI huisvest reeds archieven van de meeste instellingen; de uitbreiding daarvan naar meerdere instellingen is goed uitvoerbaar. De Italiaanse regering stelt het EUI op permanente basis gratis passende panden ter beschikking om de archieven te huisvesten. Hierdoor wordt gewaarborgd dat de ondergebrachte archieven overeenkomstig internationaal erkende standaarden worden bewaard en beschermd.

b) Handhaafbaarheid

N.v.t.

8. Implicaties voor ontwikkelingslanden

Geen

9. Nederlandse positie

• Nederland vindt het belangrijk dat historische archieven (zijnde historisch erfgoed van de Europese instellingen) op een goede manier bewaard blijven en goed beheerd worden. Daarom is het goed dat er middels dit voorstel duidelijke en solide afspraken over de bewaring gemaakt worden. Het voorstel consolideert de rol van het EUI bij het beheer van de historische archieven van de instellingen en schept een degelijke juridische basis voor het partnerschap tussen de EU en het EUI.

• De in het voorstel voorgestelde oplossing is efficiënt en in kosten beperkt. Ook op langere termijn zijn naar verwachting de kosten beperkt.

• In het voorstel gaat het over de overbrenging van papieren archieven, het digitaal archief blijft bij de instellingen. Vraag is of bewaring van dit archief onder goede omstandigheden voldoende gewaarborgd is. Nederland vraagt aandacht voor het beheer van de digitaal gevormde archieven. De zorg voor permanent te bewaren digitaal gevormd archief zou een aandachtspunt voor de EU moeten worden voor de toekomst. Regelingen met standaarden en garanties voor bewaring en raadpleegbaarheid op lange termijn zouden daarvoor moeten worden ontwikkeld.