Het algemeen bestuur van Gemeenschappelijke regeling Cure te Eindhoven
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 23 juni 2021
gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 32 van de Gemeenschappelijke Regeling Cure d.d. van 15 januari 2013
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de documentaire informatie, het aanwijzen van het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de documentaire informatie voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Memorie van toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
De Archiefverordening beschrijft in essentie twee zaken, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de analoge en digitale documentaire informatie en het bij of op grond van de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de documentaire informatie die niet is overgedragen aan de archiefbewaarplaats.
Toelichting per artikel indien nodig:
Artikel 1
Voor zover begrippen wel in de artikelen voorkomen maar niet zijn opgenomen in de begripsbepalingen zijn deze ontleend aan de volgende wet- en regelgeving: de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en/of de Archiefregeling.
Artikel 2
Dit artikel is van toepassing bij in delegatie uitgevoerde taken en/of bevoegdheden. Documentaire informatie betreffende deze uitgevoerde taken en/of bevoegdheden van de deelnemers aan de regeling is en blijft de verantwoordelijkheid van de betrokken deelnemers en worden te zijner tijd overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 3
Het bedoelde beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van documentaire informatie van de gemeenschappelijke regeling zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 5
Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling. Analoge documentaire informatie kan snel worden aangetast door vocht, schimmels en andere invloeden van buiten. Om het lange-termijnbehoud van te bewaren analoge documentaire informatie veilig te stellen worden er eisen gesteld binnen de Archiefregeling.
Artikel 6
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7, van het Besluit informatiebeheer, te stellen voorschriften.
Artikel 10
Het algemeen bestuur verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.