Blad gemeenschappelijke regeling van Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant | Blad gemeenschappelijke regeling 2022, 489 | beleidsregel |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant | Blad gemeenschappelijke regeling 2022, 489 | beleidsregel |
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021
Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor onze Veiligheidsregio.
Het is namelijk belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid legt de doelen vast die we met inkoop willen nastreven. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen en verbeteringen van de kwaliteit van ingekochte leveringen en diensten, maar draagt ook bij aan de visie en de ambities van de organisatie.
Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid.
Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is in samenwerking met de vakgroep Inkoop van het IFV tot stand gekomen. Hierbij is gekozen voor aansluiting bij het Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De voornaamste reden hiervoor is dat een Veiligheidsregio een samenwerkingsverband (gemeenschappelijke regeling) van gemeenten is. Daarnaast komen de doelen die de Veiligheidsregio’s nastreven met inkoop overeen met de inhoud van het model van de VNG en hanteren de meeste gemeenten eveneens dit model.
Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid biedt een raamwerk van verschillende beleidsmaatregelen, waarbij we op basis van onze visie en ambitie onze eigen accenten leggen.
Ik ben ervan overtuigd dat het toepassen van dit nieuwe Inkoop-en aanbestedingsbeleid “Waar voor je geld” bijdraagt aan de visie en ambitie van onze Veiligheidsregio.
Afdelingshoofd Inkoop- en Contractmanagement
“Samen maken we de regio veiliger” is onze missie. Wij werken hecht samen met hulpverleners, bestuurders, ondernemers en inwoners aan onze ambitie:
“We zijn een betrouwbare partner in veiligheid en veerkracht”
Vanzelfsprekend is het dan ook van belang dat de Veiligheidsregio haar inkoopbeleid hierop afstemt en zich continu inspant voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.
Het vorige inkoopbeleid dateert alweer uit 2014. Door de vele ontwikkelingen in onze Veiligheidsregio, maar ook op het gebied van inkopen en aanbesteden is het tijd voor een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Hierin wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de Veiligheidsregio plaatsvindt. De Veiligheidsregio streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie hoofdstuk 2).
Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, zijn we continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen, rekening houdend met zowel juridische, ethische, economische als ook organisatorische uitgangspunten. (zie hoofdstuk 3 tot en met 6)
De missie en de ambities zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit daarom zoveel mogelijk aan op het beleidsplan 2019-2023 “Samenwerken aan Veiligheid en Veerkracht”. Dit houdt in dat wij ons werk professioneel en met passie doen. We werken slagvaardig, vakbekwaam, zichtbaar en samenwerkingsgericht.
In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Veiligheidsregio.
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
De Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)
(Rechts)handelingen van de Veiligheidsregio gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Veiligheidsregio voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aan- bestedingsrichtlijnen.
De Veiligheidsregio heeft met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen:
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Veiligheidsregio restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
3.2 Algemene beginselen bij Inkopen
De Veiligheidsregio neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
De Veiligheidsregio streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Veiligheidsregio past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:
In geval van paritair opgestelde voorwaarden: de betreffende voorwaarden, zoals de DNR2011.
In geval van aanbesteding van werken:
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling en budget beheerregeling van de Veiligheidsregio. De Veiligheidsregio wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
4 Ethische en ideële uitgangspunten
De Veiligheidsregio wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Veiligheidsregio kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Bij Inkopen neemt de Veiligheidsregio sociale, ecologische en economische aspecten in acht.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Veiligheidsregio de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. De Veiligheidsregio sluit aan bij de organisatie doelstellingen met betrekking tot duurzaamheid.
Waar mogelijk stimuleert zij de sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij het inkopen en aanbesteden.
De Veiligheidsregio heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Veiligheidsregio als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De Veiligheidsregio vergroot het effect van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. Bij het nemen van alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:
De Veiligheidsregio onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Veiligheidsregio wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Veiligheidsregio (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aan- gespoord tot CO2-reductie.
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Veiligheidsregio streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.
Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Veiligheidsregio kan bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.
Internationale Sociale Voorwaarden
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Veiligheidsregio bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Veiligheidsregio de ISV opnemen als uitvoeringseisen.
De Veiligheidsregio wil dat Inkopen ook een social return opleveren.
Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Veiligheidsregio, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Veiligheidsregio wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De Veiligheidsregio kan social return inzetten voor:
Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.
Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de Veiligheidsregio bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties.
Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).
De Veiligheidsregio acht het van belang om de markt te kennen door, indien mogelijk, een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Veiligheidsregio kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De Veiligheidsregio streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Veiligheidsregio moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
De Veiligheidsregio heeft oog voor:
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de regionale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Veiligheidsregio moet niet onnodig nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Veiligheidsregio houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Veiligheidsregio doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
Bij Inkopen kan de Veiligheidsregio opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
De Veiligheidsregio kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Veiligheidsregio zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.
De Veiligheidsregio hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere Veiligheidsregio’s of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten en werkvoorzieningsschappen.
5.6 Bepalen van de inkoopstrategie
De Veiligheidsregio heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien de Veiligheidsregio kiest voor het inkopen van een product, dienst of werk stelt zij in het geval van een aanbesteding conform “Procesbeschrijving II.2.03 Inkopen Aanbesteden” een inkoopstrategie op waarin de keuzes gemotiveerd worden.
5.7 Bepalen van de inkoopprocedure
Een belangrijk aspect is het bepalen van de inkoopprocedure. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.
De Veiligheidsregio zal met inachtneming van de onderstaande figuren, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit, de onderstaande procedures toepassen, tenzij de Veiligheidsregio gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.
Figuur 2: Tabellen Gids P. drempelbedragen
Indien men kiest voor een procedure in het rode gebied dient daarvoor een met relevante motieven onderbouwd besluit te worden genomen door de directie en dit besluit te worden opgenomen in het aanbestedingsdossier.
(met uitzondering van het rode gebied bij de meervoudig onderhandse aanbesteding tot ca € 25.000,-. Hier is het toegestaan meerdere offertes te vragen zonder onderbouwing)
5.8 Raming en financiële budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Veiligheidsregio wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.9 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Veiligheidsregio bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Veiligheidsregio een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Veiligheidsregio wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6 Organisatorische uitgangspunten
Voor de uitvoering van het inkopen is het inkoopproces “Procesbeschrijving II.2.03 Inkopen Aanbesteden” beschreven en vastgesteld door het afdelingshoofd Inkoop en Contractmanagement. Dit proces kan desgewenst tussentijds wijzigen. Uiteraard sluit het proces aan op dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Ons inkoopwiel geeft de verschillende fasen van het hele inkoopproces weer. Startend vanuit onze missie en ambities van onze organisatie en eindigend met een advies over de contracten. Onderstaande figuur geeft het cyclische inkoopproces weer.
In de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant is de Inkoop “centraal gecoördineerd” georganiseerd. Dit betekent dat het inkopen onder de verantwoordelijkheid van de integraal manager valt.
Om het inkoopproces te ondersteunen wordt binnen vastgestelde kaders gebruik gemaakt van de afdeling inkoop en contractmanagement (afd.ICM) zodat een functiescheiding (4 ogen principe) is geborgd.
Voor diegene die iets gaan inkopen is het onderdeel “inkoopproces” uit het inkoopwiel grafisch weergegeven in een inkoopkaart. Hierin worden de stappen aangegeven van “Ik wil iets kopen” tot het bestellen “Proces II.2.01 Inkopen Bestellen”
De integraal manager is verantwoordelijk voor het op juiste wijze uitvoeren van de processen. Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever, contracteigenaar, contractadviseur en inkoopadviseur essentieel.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2022-489.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.