Blad gemeenschappelijke regeling van Gelders Archief
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Gelders Archief | Blad gemeenschappelijke regeling 2022, 1141 | overige overheidsinformatie |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Het Gelders Archief bevindt zich in een dynamische omgeving, waarbinnen de organisatie zich in de afgelopen 17 jaar heeft ontwikkeld tot een sterke en onderscheidende speler. Innovatie, samenwerking en heldere keuzes op het gebied van dienstverlening hebben geleid tot een forse stijging van de klanttevredenheid en het kunnen bieden van een duidelijke toegevoegde waarde voor ons publiek. Dat neemt niet weg dat continu vernieuwing nodig is om dit zo te houden. Dit strategisch plan is daarvoor de basis. Hierin worden onze missie, visie, doelstellingen en strategie voor de komende vier jaar gepresenteerd. Deze zijn tot stand gekomen na een analyse van ontwikkelingen in de omgeving van het Gelders Archief. Ook deze ontwikkelingen zijn opgenomen in dit plan.
In 2019 is door de gezamenlijke Regionaalhistorische centra (RHC’s) een toekomstvisie ontwikkeld1, die een antwoord geeft op de uitdagingen die de digitalisering van de samenleving en van de werkprocessen van de overheid bieden en die tevens een reactie is op de heroverweging die de minister in 2018 aankondigde van de deelname van het Rijk aan de RHC’s. Sleutelwoorden in de visie zijn: bevordering van transparantie, goed informatiebeheer, stimuleren van hergebruik door (linked) open data, archiving by design en archiveren bij de bron. Dit strategisch plan sluit daarbij aan.
Wij zijn een ondernemende en vernieuwende informatiebeheerder met een sterk accent op digitale dienstverlening en duurzame toegankelijkheid. We leveren een actieve bijdrage aan het informatiebeheer van onze Gelderse partners en beheren de aan ons toevertrouwde informatie integer en professioneel. Door deze op een laagdrempelige manier beschikbaar te stellen, dragen wij maximaal bij aan een transparante overheid en zijn wij historisch informatiecentrum voor de geschiedenis van Gelderland en de regio Arnhem.
Uiterlijk in 2024 zal het Rijk zich hebben teruggetrokken uit de RHC’s, met dien verstande dat analoge archiefbescheiden als tevoren bij de RHC’s worden ondergebracht en de daarbij behorende lumpsum intact blijft. In de Archiefwet 2021 wordt daartoe geregeld dat de minister het beheer daarvan kan delegeren aan een RHC of een gemeente. Digitaal rijksarchief zal niet door de RHC’s worden beheerd, maar door het Nationaal Archief. Dit betekent dat de overbrenging van archiefbescheiden vanwege het Rijk naar de RHC’s op een zeker moment eindigt. De onderhandelingen tussen de individuele RHC’s en het Rijk zullen in deze beleidsperiode worden gevoerd en afgerond.
Een andere belangrijke wijziging in de Archiefwet 2021 ten opzichte van de huidige situatie is de verkorting van de overbrengingstermijn voor bestanden gevormd vanaf 2021. Bij gevolg zullen in 2031 voor het eerst op grotere schaal digitale bescheiden door overheden worden overgebracht. Om hiervoor klaar te zijn zullen overheden, ook onze partners, een forse inspanning moeten leveren om goed zicht te krijgen op de digitale bestanden die worden beheerd en de applicaties die daarmee zijn gemoeid. Een kwestie die daarbij speelt is of data in alle gevallen moeten worden overgebracht naar het e-Depot van een archiefdienst. Omdat in toenemende mate duurzaam archiveren van informatie tot bestanddeel wordt gemaakt van recordmanagementapplicaties, het zo genoemde archiving by design, lijkt het beter om de data in bepaalde databases in de betreffende systemen te laten en dus te archiveren bij de bron. Het is de taak van de betrokken overheden om dit alles helder krijgen, maar het Gelders Archief kan daarbij behulpzaam zijn. Uitgangspunt voor dat laatste is een behoeftenonderzoek dat in 2019 is ondernomen.
Het Nationaal Archief heeft in samenwerking met de RHC’s het Rijks-e-Depot gebouwd. De voorbereiding vond plaats in de periode 2008-2013, de werkelijke bouw in de periode sinds 2013. Het Nationaal Archief treedt op als leverancier van de e-Depotvoorziening. In 2020 wordt een onderzoek uitgevoerd om te bezien op welke wijze de RHC’s ook na de uittreding van het Rijk het Rijks-e-Depot kunnen blijven afnemen.
Informatie wordt meer dan ooit online gezocht en als die daar niet wordt gevonden, dan stokt het zoekproces. Dat vraagt om een sterke online aanwezigheid van archiefinstellingen om te voorkomen dat informatie in de vergetelheid raakt, maar ook om het inspelen op ontwikkelingen als (linked) open data en de inzet van kunstmatige intelligentie.
Uit missie en visie komen de volgende doelen voort:
Voor een goede relatie tussen burger en bestuur is transparantie levensvoorwaarde. Toegankelijke en duurzaam opgeslagen informatie draagt daar in het bijzonder aan bij. Nu ook het Gelders Archief steeds recenter gevormde archieven beheert, groeit onze bijdrage aan een transparante overheid. Met toezicht en advisering ondersteunt het Gelders Archief zijn partners bij een goed dynamisch informatiebeheer en denkt en helpt het mee aan een open en transparante overheid.
Beschikbaar stellen van (historische) informatie
Voor het verspreiden van kennis over het verleden van Gelderland is onlinedienstverlening op hetzelfde niveau als dienstverlening in onze studiezaal noodzakelijk. Een optimale toegankelijkheid van de collectie vraagt om een zo groot mogelijke digitale beschikbaarheid van de collectie. De opname van digitale archiefbescheiden bevordert deze onlinedienstverlening, evenals het digitaliseren van bescheiden op verzoek. Onlineaanwezigheid op verschillende platforms en kanalen vergroot de zichtbaarheid van het Gelders Archief en heeft een positieve invloed op hoe burgers, partners en andere belanghebbenden het Gelders Archief beleven.
Om deze doelen te bereiken staan wij de volgende strategie voor:
Wij zijn aanwezig in de gehele informatiebeheerketen, van creatie tot en met presentatie
Concreet betekent dit het volgende:
- •
- •
De advisering en het toezicht zullen in het bijzonder worden gericht op de gevolgen van de verkorting van de overbrengingstermijn en op archivering bij de bron. Meer en meer zal daarbij samen met de partners worden opgetrokken om zorg te dragen voor een gesloten informatiebeheerproces. Startpunt daarbij is het eind 2019 gehouden behoeftenonderzoek, dat inzichtelijk heeft gemaakt wat onze partners van het Archief verwachten ten aanzien van het informatiebeheer.
- •
- •
- •
- •
- •
Via een prominente onlineaanwezigheid op verschillende sociale media zal de collectie van het Archief onder de aandacht worden gebracht. Communicatie speelt een sleutelrol zowel in het uitdragen van de visie, kernwaarden en doelen van onze organisatie, als in het onderhouden van relaties met de verschillende stakeholders.
- •
- •
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2022-1141.html