Besluit van de Staatssecretaris van Economische Zaken van 8 november 2008, nr. WJZ/8157380, tot vaststelling Instructie rijksdienst inzake aanschaf ICT-diensten en ICT-producten

De Staatssecretaris van Economische Zaken,

Handelende mede namens de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en in overeenstemming met het gevoelen van de ministerraad;

Besluit:

Artikel 1

Vastgesteld wordt de als bijlage bij dit besluit gevoegde instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT-producten.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 3

Dit besluit wordt aangehaald als ‘Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT-producten’.

Dit besluit zal met de bijlage en de daarbij behorende toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 8 november 2008

De Staatssecretaris van Economische Zaken,

F. Heemskerk.

BIJLAGE INSTRUCTIE RIJKSDIENST INZAKE AANSCHAF VAN ICT-DIENSTEN EN ICT-PRODUCTEN

Artikel 1 (definities)

In deze instructie wordt verstaan onder:

a. ICT-dienst of ICT-product:

een dienst of product ingericht om de uitwisseling van gegevens of archivering digitaal te doen verlopen, en welke bij aanschaf een waarde vertegenwoordigt van ten minste € 50.000,–;

b. de aanschaf:

een complex van handelingen dat leidt tot het rechtmatig gebruik van een ICT-dienst of een ICT-product en dat resulteert in een overeenkomst met een derde, of dat leidt tot de ontwikkeling van die dienst of dat product door de Staat der Nederlanden.

Artikel 2 (adressaten)

Deze instructie wordt in acht genomen door de ministers en staatssecretarissen en de onder hen ressorterende dienstonderdelen.

Artikel 3 (pas toe of leg uit)

• 1. Bij de aanschaf van een ICT-dienst of ICT-product voor een toepassingsgebied dat voorkomt op de lijst die op de website www.forumstandaardisatie.nl is gepubliceerd, wordt gekozen voor een ICT-dienst of een ICT-product dat gebruikt maakt van een bij het desbetreffende toepassingsgebied vermelde open standaard.

• 2. Van het eerste lid kan worden afgeweken indien een dergelijke dienst of product naar verwachting in onvoldoende mate wordt aangeboden, onvoldoende veilig of zeker functioneert, of om andere redenen van bijzonder gewicht.

• 3. Afwijkingen van het eerste lid worden gemotiveerd vastgelegd in de departementale administratie, behalve wanneer ICT-diensten of ICT-producten voor militairoperationeel gebruik worden aangeschaft.

Artikel 4 (naleving)

Over de mate van naleving van artikel 3 wordt in de toelichting bij het departementaal jaarverslag bij de informatie over de bedrijfsvoering verantwoording afgelegd.

Artikel 5 (inwerkingtreding wijzigingen lijst)

Wijzigingen van de op de website www.forumstandaardisatie.nl gepubliceerde lijst met toepassingsgebieden met daarbij vermelde open standaarden zijn niet van toepassing bij de aanschaf van ICT-diensten of ICT-producten waarvan de aanschaf ten tijde van de inwerkingtreding van de lijst zodanig is gevorderd dat toepassing de continuïteit en betrouwbaarheid van de elektronische dienstverlening voor burgers en bedrijven in gevaar kan brengen.

TOELICHTING

Algemeen

Het kabinet streeft met ICT onder andere naar goede participatie van burgers, het verminderen van administratieve lasten en maatschappelijke problemen, duurzaamheid van gegevensopslag en innovatie. Het kabinet heeft aangegeven dat het gebruik van open standaarden en open source software belangrijke sleutels zijn voor innovatief en toekomstbestendig ICT-gebruik in (semi-) publieke sectoren. Hoe het gebruik van deze sleutels bevorderd wordt staat centraal in het actieplan Nederland Open in Verbinding dat bij brief van 17 september 2007 (Kamerstukken II 2006/07, 26 643, nr. 98), op 17 september 2007 namens het kabinet aan de Tweede Kamer is aangeboden door de Staatssecretaris van het ministerie van Economische Zaken en de Staatssecretaris van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Door als overheid gebruik te maken van open standaarden in ICT-producten en ICT-diensten wordt gegevensuitwisseling tussen informatiesystemen van overheden met burgers en overheden met overheden eenvoudiger (interoperabiliteit), wordt gegevensopslag meer duurzaam en wordt de afhankelijkheid van ICT leveranciers verminderd. Op termijn zal dit leiden tot hogere kwaliteit van overheidsdienstverlening, efficiënter beheer van ICT-systemen en daardoor besparing van kosten.

Het kabinet heeft in het actieplan Nederland Open in Verbinding aangegeven dat het gebruik van open standaarden door overheidsorganisaties niet meer vrijblijvend is. In het actieplan is daartoe onder meer actielijn 2 aangekondigd. Deze instructie geeft invulling aan de bedoelde actielijn.

Deze instructie geeft rijksbreed aan hoe bij de aanschaf van ICT-diensten of ICT-producten te werk moet worden gegaan. Als regel dient er in het besluitvormingsproces dat aan de aanschaf vooraf gaat te worden gekozen voor een ICT-dienst of -product dat gebruik maakt van open standaarden. Als er goede gronden zijn om dat toch niet te doen, dient te worden vastgelegd welke die goede gronden zijn. Deze instructie laat dus de mogelijkheid open om na een gedegen afwegingsproces te komen tot de aanschaf van niet op open standaarden gebaseerde ICT-diensten of ICT-producten. Redenen om van de hoofdregel af te wijken zijn onder meer dat voor bepaalde toepassingen (nog) geen open standaarden beschikbaar zijn of de wel beschikbare open standaarden niet of onvoldoende worden ondersteund door ICT-aanbieders.

Deze instructie fungeert vervolgens ook als voorbeeld voor andere overheden en (semi-) publieke instellingen en hun uitvoeringsorganisaties voor de wijze waarop zij het gebruik van open standaarden kunnen bevorderen binnen hun eigen organisaties.

Deze instructie treedt formeel in werking op de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het besluit waarbij deze instructie wordt vastgesteld, wordt geplaatst. Er is niet voorzien in een overgangsbepaling bij de inwerkingtreding. In voorkomende gevallen zal een keuze voor een niet-open standaard moeten worden gemotiveerd. Dat in een voorkomend geval ook door aan te geven dat het eisen van een open standaard in het concrete geval de continuïteit en betrouwbaarheid van de elektronische dienstverlening voor burgers en bedrijven in gevaar kan brengen.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Blijkens de definitie van ICT-dienst of -product geldt de instructie niet voor de aanschaf van dergelijke diensten of producten die naar verwachting minder zullen kosten dan € 50.000 euro (exclusief BTW). De keuze voor dit bedrag is zoals iedere keuze voor een bedrag in zekere mate arbitrair maar in de meeste gevallen zal het bij investeringen onder dit bedrag gaan om aanpassing van bestaande ICT-systemen. Het kiezen voor een andere standaard zal dan dikwijls leiden tot disproportioneel hoge kosten.

De definitie van het begrip ‘aanschaf’ maakt duidelijk dat de instructie niet alleen geldt bij de aankoop of de inhuur van ICT-producten en -diensten maar ook bij ontwikkeling daarvan door de Staat der Nederlanden. Ook maakt het voor de werking van de instructie niet uit of er sprake is van nieuwe diensten of producten, dan wel voorzetting van ook al eerder verleende diensten of de aanvulling op of wijziging van bestaande diensten of producten.

Artikel 3

Het eerste lid van artikel 3 laat zien dat de procedure alleen gevolgd moet worden als er ICT-diensten of ICT-producten worden aangeschaft voor een toepassinggebied waarvoor er een of meer open standaarden zijn die voldoende gangbaar zijn. De lijst met toepassingsgebieden en open standaarden laat de geleidelijke verbreding van de reikwijdte van instructie toe. De lijst met toepassingsgebieden en de daarvoor bruikbare open standaarden is te raadplegen door middel van de website www.forumstandaardisatie.nl. De eerste versie van deze lijst met een toelichting is vanaf 1 maart 2008 in te zien. De desbetreffende lijst op de genoemde website is dynamisch en zal niet vaker dan twee keer per jaar worden bijgewerkt. Bij het opnemen van standaarden in de lijst wordt gekeken naar de waarde voor de uitvoering van publieke taken, de mate van openheid van een standaard en de mate van ondersteuning van een standaard door de markt. Het ligt in de bedoeling over wijzigingen en aanvullingen in de lijst vooraf te overleggen met deskundigen bij het Forum Standaardisatie. De website van het Forum Standaardisatie laat zien langs welke weg het Forum komt tot de deskundige inbreng in het proces van het samenstellen van de lijst en hoe derden daarbij inbreng kunnen hebben.

Het tweede lid laat zien dat de instructie zelf geen technische specificaties voorschrijft. Zoals ook hiervoor al aangegeven verplicht de instructie tot een bepaalde werkwijze. Indien de keuze voor een open standaard als technische specificatie niet gewenst is bij de voorgenomen aanschaf, kan, mits gemotiveerd, gekozen worden voor een andere standaard.

Van de redenen die er kunnen zijn om toch te kiezen voor een ICT-dienst die of ICT-product dat niet is gebaseerd op een open standaard worden in artikel 3 genoemd onvoldoende aanbod, onvoldoende veiligheid, onvoldoende zekerheid bij het functioneren, of andere redenen van bijzonder gewicht. Bij de laatste categorie zal het praktisch gezien gaan om aspecten van geld, tijd of capaciteit. Van onvoldoende aanbod zal bijvoorbeeld sprake zijn indien tevoren is te verwachten dat een product of dienst gebaseerd op een standaard uit de lijst naar verwachting niet of door een zeer gering aantal aanbieders wordt aangeboden.

De reden om niet te kiezen voor een open standaard zal wel enige substantie moeten hebben. Het is niet de bedoeling dat voor gesloten standaarden gekozen wordt enkel en alleen omdat het tijdsbeslag dan wat korter is of de kosten wat lager zijn. Het niet zelf beschikken over capaciteit is geen goede reden als die capaciteit eenvoudig valt in te huren of als er in de eigen organisatie nooit aandacht besteed wordt aan het op peil brengen van bestaande tekorten in de eigen capaciteit.

Om de belemmeringen die er in de praktijk blijken te bestaan bij de besluitvorming omtrent een open standaard in concrete situaties op te lossen kunnen betrokkenen het programmabureau ‘Nederland Open in Verbinding’ om informatie en ondersteuning vragen.

Bij het aanschaffen van ICT-diensten of ICT-producten zal er in veel gevallen sprake zijn van een aanbesteding. Het spreekt voor zich dat in een dergelijk geval de aanbestedingsrechtelijke regels gevolgd moeten worden. De onderhavige instructie betreft uitsluitend het interne besluitvormingsproces en raakt in geen enkel opzicht de verplichtingen die gevolgd moeten worden bij de verdere werkelijke aanschaf van een ICT-dienst of ICT-product.

Omdat bij de aanschaf van ICT-diensten en ICT-producten voor militairoperationeel gebruik veelal geen keus bestaat vanwege de noodzakelijke interoperabiliteit met onder andere NATO partners, wordt hiervoor een uitzondering gemaakt op de administratieplicht. Dit is geregeld in het derde lid.

Artikel 4 maakt duidelijk dat de diverse onderdelen van de rijksdienst de toepassing van de instructie zullen moeten administreren en verantwoorden in het onderdeel van het jaarverslag dat handelt over de bedrijfsvoering. Dit artikel brengt mee dat er binnen de rijksdienst zal worden toegezien op de naleving.

Artikel 5 maakt duidelijk dat wijzigingen van de lijst met toepassingsgebieden en open standaarden niet toepasselijk zijn bij een aanschaf die al zo ver is gevorderd dat deze niet zonder de continuïteit en betrouwbaarheid van de elektronische dienstverlening voor burgers en bedrijven in gevaar te brengen kan worden onderbroken of aangepast.

De Staatssecretaris van Economische Zaken,

F. Heemskerk.