32 733 Beleidsbrief Defensie

Nr. 46 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

32 733 Beleidsbrief Defensie

Nr. 46 Lijst van vragen en antwoorden

Vastgesteld 18 oktober 2011

De vaste commissie voor Defensie¹ heeft een aantal vragen voorgelegd aan de minister van Defensie over de brief van 25 augustus 2011 inzake de appreciatie van het plan van aanpak onvolkomenheden beheer (Kamerstuk 32 733, nr. 38).

De minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 14 oktober 2011. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie,

Van Beek

De griffier van de commissie,

De Lange

1

Wat is uw reactie op de kritiek van hoge officieren die klagen over een gebrek aan kwaliteit van bestuur en zakelijkheid bij Defensie?

Zoals gemeld in de brief van 17 augustus jl. (Handelingen TK 2011–2012, aanhangsel nr. 100) heb ik ter voorbereiding op de beleidsbrief negentien werkgroepen ingesteld om verschillende gebieden bij Defensie door te lichten en aanbevelingen voor verbeteringen te doen. Enkele rapporten bevatten kritische uitspraken over elementen van het bestuur en andere organisatieaspecten bij Defensie. De rapporten van de werkgroepen hebben een belangrijke rol gespeeld bij de uiteindelijke besluiten die zijn opgenomen in de beleidsbrief. De aanbevelingen van de werkgroepen zijn tevens betrokken bij de vormgeving van de reorganisatie bij Defensie. De bestuursstaf en de staven bij de andere defensieonderdelen worden in die reorganisatie met 30 procent ingekrompen en de bestuurlijke relaties en processen worden vereenvoudigd. Zoals beschreven in de beleidsbrief Defensie na de kredietcrisis van 8 juni jl. (Kamerstuk 32 733, nr. 1) moeten de maatregelen resulteren in heldere verhoudingen tussen het bestuur, dat de regie op hoofdlijnen voert, en de operationele commandanten die meer ruimte voor de uitvoering krijgen. Het motto in het regeerakkoord «je gaat erover of niet» is daarbij het richtsnoer. Doublures worden opgeheven en verantwoordelijkheden geclusterd en herschikt. Rolvastheid is de norm. De hoofden van de defensieonderdelen werken inmiddels aan de reorganisatie bij hun onderdelen, waarbij zij oog houden voor deze uitgangspunten.

De kwaliteit van bestuur en de vereiste zakelijkheid beginnen bij de ambtelijke top, waarvan ook de in de vraag genoemde hoge militairen deel uitmaken. Naast de reguliere processen van bedrijfsvoering en management control, hanteert Defensie ook specifieke momenten van bijsturing door de ambtelijke top, zoals de Tussenbalans-vergaderingen rondom de bedrijfsvoering en het programma SPEER. Deze vormen van bestuur verlopen goed. Waar het bestuur van Defensie kan verbeteren, en ik sluit niet uit dat de defensiemedewerkers in het artikel daar op doelden, is het nakomen van afspraken die in goed overleg tot stand zijn gekomen. Met bestuurlijke inrichtingsprincipes als «je gaat erover of niet», streef ik naar een bestuurlijke cultuur waarin elkaar aanspreken op afspraken de norm wordt.

2

Wat is de stand van zaken ten aanzien van de implementatie van het Handtekeningen en Bevoegdhedenregister?

De invoering is voltooid. Het handtekeningen- en bevoegdhedenregister is per 1 september 2011 defensiebreed in gebruik genomen.

3

Ligt de oprichting van het Financieel Administratie- en Beheerkantoor op schema en zal deze dus per 1 augustus 2012 een feit zijn?

De plannen op hoofdlijnen zijn verwoord in de blauwdruk Financieel Administratie- en Beheerkantoor (FABK). Deze hoofdlijnen worden momenteel verder uitgewerkt in een reorganisatieplan, met als belangrijkste onderwerpen de verdere uitwerking van de processen binnen het FABK en het in kaart brengen van de raakvlakken tussen de verschillende defensieonderdelen. De defensieonderdelen hebben een haalbaarheidstoets uitgevoerd die in oktober zal leiden tot besluitvorming. Daarna wordt begonnen met de op- en inrichting van het FABK. Het streven is erop gericht hiermee eind 2012 klaar te zijn.

4

Kunt u de wijze waarop de defensieonderdelen worden ontvlochten, gestandaardiseerd en ingebed in de dagelijkse bedrijfsvoering van het Financieel Administratie en Beheerkantoor, omschrijven en hiervan een praktijkvoorbeeld geven?

De wijze van ontvlechting wordt nog nader uitgewerkt in het reorganisatieplan van het FABK. Daarom kan ik hierover op dit moment nog geen uitspraak doen.

5

Wanneer zal de Kamer de eerste rapportage over (een deel van) het feitelijke materieelbeheer bij Defensie ontvangen?

De eerste rapportage volgt bij het jaarverslag over 2011.

6

Welke data ontbreken in de munitie-administratiesystemen? Waarom ontbreken juist deze data?

De opschoning van het Warehouse Management Systeem (WMS) klasse V heeft zich in eerste instantie gericht op stamgegevens. Deze operatie is inmiddels klaar. De data in het WMS klasse V, waarin nog fouten voorkomen, betreffen verloopdata en informatie over toegestane verpakkingen voor bepaalde typen munitie voor vliegtuigen. Bij de toegestane verpakkingen gaat het om het ompakken van fabrieks- naar andere transportverpakkingen voor bepaalde typen explosief materieel, zoals voor het afwerpen van het cockpitdak. Dit is een beperkt aantal artikelen, waarbij het risico bij transport vrijwel nihil is. De verloopdata betreffen dynamische gegevens die verschillen per productieserie. Inmiddels zullen de vereiste gegevens naar verwachting in het WMS zijn verwerkt voor eind 2011.

7

Kunt u garanderen dat de munitie-administratiesystemen eind 2011 volledig op orde zijn gebracht?

De munitievoorraad is steeds aan veranderingen onderhevig. De kwaliteit van de data over de voorraad moet bij voortduring worden bewaakt. Dit is een proces waarbij in de dagelijkse bedrijfsvoering een volledige juistheid op elk moment niet altijd haalbaar is. De monitor Kwaliteit Materieelbeheer gaat voorzien in vaste meetmomenten waarop de volledigheid van de data wordt getoetst. Zie ook het antwoord op vraag 6.

8

Welke achterstanden bestaan er in het cryptobeheer? Wanneer zullen deze achterstanden zijn weggewerkt?

De door de Algemene Rekenkamer geconstateerde tekortkomingen «het niet aanwijzen van cryptofunctionarissen door de commandant» (bij het Commando landstrijdkrachten (CLAS) en het Commando luchtstrijdkrachten (CLSK)) en «het niet beschikken over de juiste veiligheidsmachtiging» (bij het CLAS) zijn in de lijnorganisaties opgepakt en inmiddels verholpen. De praktijk leert dat dit een aandachtspunt blijft door functiewisselingen bij de eenheden. De monitor gaat voorzien in vaste meetmomenten waarbij de aanwezigheid en toewijzing van veiligheidsfunctionarissen en de door de commandant verleende machtigingen worden getoetst.

De volgende achterstanden worden, mede door de introductie van de monitor in 2011, beter bewaakt: «het niet tellen», «geen administratieve discipline» en «het ontbreken van controle op verschillen tussen diverse administratiesystemen en het analyseren van verschillen tussen de administratieve en fysieke voorraad». De «administratieve achterstand» bij de Joint CIS Groep is in 2011 weggewerkt.

Cryptoapparatuur wordt vaak verplaatst. Daarbij horen veel administratieve handelingen die voortdurend moeten worden bewaakt. Op basis van de monitor zijn meetpunten ingesteld voor de tellingen en de analyse van verschillen. De administratieve discipline wordt bevorderd door de toepassing van de monitor.

9, 14 en 15

Waardoor wordt de achterstand inzake de controle van personeelsdossiers veroorzaakt? Welke maatregelen worden genomen om deze achterstand weg te werken?

Kunt u uiteenzetten hoe het komt dat het aantal gecontroleerde personeelsdossiers achter loopt op de planning, waarin er van uit werd gegaan dat in het eerste kwartaal van 2012 alle dossiers gecontroleerd zouden zijn?

Kunt u aangeven hoeveel van alle personeelsdossiers er nu daadwerkelijk op orde zijn op dit moment? Op welke termijn zullen alle dossiers op orde zijn?

De verwachting is dat midden 2012 alle digitale personeelsdossiers gecontroleerd zijn en waar nodig aangevuld. De achterstand is veroorzaakt door een onvoorzien langere verwerkingsduur per dossier en te weinig productiecapaciteit. Inmiddels is het proces verbeterd en is de capaciteit uitgebreid. Midden augustus waren 14 000 digitale personeelsdossiers gecontroleerd en opengesteld voor de individuele werknemer.

10

Op welke wijze is in de praktijk zichtbaar geworden dat de reorganisatie op materieellogistiek terrein veel aandacht vraagt van dezelfde mensen die belast zijn met het verbeteren van het beheer?

De logistieke staven die zijn belast met de aansturing van het feitelijke beheer en de daarvoor vereiste ondersteunende regelgeving, zijn ook belast met de uitwerking van de reorganisatie op het materieellogistieke terrein. Daarbij hebben deze staven een reductiedoelstelling gekregen van 30 procent.

11

Welke risico's met betrekking tot de gelijktijdige reorganisatie op materieellogistiek terrein en het verbeteren van het beheer zijn het grootst gebleken?

De volgende risico’s zijn onderkend:

• Er wordt gewerkt aan de inrichting van een defensiebrede IV-ondersteuning die aansluit bij de nieuwe structuur en die daarmee deze reorganisatie ondersteunt. Dit kost tijd en het betekent dat legacy systemen langer gehandhaafd blijven en dat administraties soms handmatig moeten worden aangepast.

• De grote reducties in personeel hebben ook invloed op de beschikbare omvang van de formatie voor materieelbeheer. De herschikking in het opleidingsveld heeft gevolgen voor de beschikbaarheid van het opleidingsprogramma materieelbeheer. Zie ook het antwoord op vraag 10.

• Het assortimentsmanagement wordt nu geïntroduceerd. Er ontstaan risico’s voor het beheer waar goederen niet alleen administratief, maar ook fysiek van het ene naar het andere subassortiment worden verplaatst.

• In de reorganisatie worden nieuwe organisatie-elementen opgericht en oude opgesplitst of opgeheven. Dit vraagt extra inspanningen op het gebied van continuïteit en de overdracht van beheertaken.

12

Op welke wijze is getracht de risico's van de reorganisatie voor het beheer te beperken? Welke maatregelen zijn er genomen?

Vooruitlopend op de oprichting van het FABK is een aantal activiteiten bij het Financieel Diensten Centrum Defensie belegd ter waarborging van de kwaliteit van het verplichtingenbeheer, het vorderingenbeheer en het voorschottenbeheer tijdens de reorganisatieperiode. Indien aanvullende maatregelen noodzakelijk blijken, zal worden gezocht naar maatwerk.

Met de Visie op materieelbeheer en de daarin opgenomen thema’s, zoals opleidingen, formatie, regelgeving, besturen en processen, beschikken de lijnorganisatie en de projectleiders over een aantal handvatten voor het beheer tijdens de reorganisatie. Ook bij de herziening van het Voorschrift Materieelbeheer Defensie wordt ernaar gestreefd de werklast van het materieelbeheer zo klein mogelijk te maken. Met passende beheerregimes wordt de beheerscapaciteit zo doelmatig mogelijk ingezet.

13

Zal de Kamer twee keer per jaar worden geïnformeerd over de voortgang van de verbeterprocessen? Op welk moment zal dit, naast het informeren van de Kamer in het jaarverslag, gebeuren?

In overeenstemming met de toezegging tijdens het notaoverleg van 6 juni jl. over de beleidsbrief zal Defensie de Kamer zowel met de begroting als met het jaarverslag informeren over de voortgang van de maatregelen, te beginnen bij het jaarverslag 2011. In de beleidsagenda van de ontwerpbegroting 2012 die op 20 september jl. aan de Kamer is aangeboden (Kamerstuk 33 000 X, nr. 2), wordt reeds in kort bestek ingegaan op de activiteiten die in 2012 worden ontplooid in het kader van de reorganisatie.

Ik zal de Kamer met de begroting en het jaarverslag tevens informeren over de voortgang van de verbeteringen in de bedrijfsvoering. De eerste rapportage daarover volgt in het jaarverslag 2011. De Algemene Rekenkamer heeft in het Rapport bij het Jaarverslag (RVJ) 2010 toegezegd de Kamer nog voor de begrotingsbehandeling te informeren over de voortgang van het plan van aanpak Onvolkomenheden Beheer. Voor deze werkwijze is gekozen in overleg met de Algemene Rekenkamer.

---

1 Samenstelling:

Leden: Beek, W.I.I. van (VVD), Voorzitter, Bommel, H. van (SP), Staaij, C.G. van der (SGP), Timmermans, F.C.G.M. (PvdA), Eijsink, A.M.C. (PvdA), Miltenburg, A. van (VVD), Knops, R.W. (CDA), Jacobi, L. (PvdA), Brinkman, H. (PVV), Voordewind, J.S. (CU), Broeke, J.H. ten (VVD), Dijk, J.J. van (SP), Thieme, M.L. (PvdD), Rouwe, S. de (CDA), Ondervoorzitter, Berndsen, M.A. (D66), Kortenoeven, W.R.F. (PVV), Monasch, J.S. (PvdA), Bosman, A. (VVD), El Fassed, A. (GL), Hernandez, M.M. (PVV), Hachchi, W. (D66), Grashoff, H.J. (GL) en Holtackers, M.P.M. (CDA).

Plv. Leden: Taverne, J. (VVD), Raak, A.A.G.M. van (SP), Dijkgraaf, E. (SGP), Smeets, P.E. (PvdA), Wolbert, A.G. (PvdA), Dijkhoff, K.H.D.M. (VVD), Ferrier, K.G. (CDA), Samsom, D.M. (PvdA), Helder, L.M.J.S. (PVV), Wiegman-van Meppelen Scheppink, E.E. (CU), Caluwé, I.S.H. de (VVD), Irrgang, E. (SP), Ouwehand, E. (PvdD), Ormel, H.J. (CDA), Schouw, A.G. (D66), Bontes, L. (PVV), Heijnen, P.M.M. (PvdA), Hennis-Plasschaert, J.A. (VVD), Peters, M. (GL), Roon, R. de (PVV), Pechtold, A. (D66), Braakhuis, B.A.M. (GL), Haverkamp en M.C. (CDA).