31 460 Project SPEER

Nr. 22 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 11 november 2011

Hierbij zend ik u de voortgangsrapportage van het programma SPEER over de periode 15 maart tot 15 september 2011. De rapportage is in de gebruikelijke vorm opgesteld. In de rapportage is mijn toezegging verwerkt uit de brief van 28 juni jl. (Kamerstuk 31 460, nr. 20) over de bezetting van sleutelposities in de programmaorganisatie.

Daarnaast had ik op 28 juni jl. toegezegd dat ik u in deze rapportage inzicht zou geven in de gevolgen van de beleidsbrief Defensie na de kredietcrisis (Kamerstuk 32 733, nr. 1) voor het programma SPEER. In mijn brief van 14 oktober jl. (Kamerstuk 31 460, nr. 21) heb ik uiteengezet op welke wijze de effecten van de beleidsbrief voor SPEER worden geïnventariseerd. Ik zal u over de resultaten van de inventarisatie informeren in de reguliere rapportages rondom de beleidsbrief.

Opzet

In deze rapportage komen achtereenvolgens aan de orde:

• I. samenvattend oordeel;

• II. de doelen en de reikwijdte van het programma;

• III. de financiën, verdeeld in investeringen en exploitatie;

• IV. de voortgang van het programma, de planning en de mijlpalen;

• V. de risico’s;

• VI. de sturing en de beheersing van het programma SPEER;

• VII. overige bijzonderheden.

I Samenvattend oordeel

In de afgelopen zes maanden toonde SPEER goede voortgang. De overeengekomen producten zijn geleverd binnen de tijd en het budget die daarvoor waren afgesproken. Verscheidene defensieonderdelen hebben in de verslagperiode toegang tot SAP gekregen. Indien SPEER in dit tempo doorgaat, zou eind 2013 de eindstreep volgens de afspraken uit de tussenbalans van 2010 kunnen worden gehaald. Het is van belang dat SPEER deze voortgang blijft vasthouden tijdens de komende reorganisaties. De komende maanden worden de beleidsvoornemens en de reorganisatieplannen van de defensieonderdelen geformuleerd. Ik zal er op toezien dat de lijnmanagers in hun veranderplannen de verdere invoering van ERP en de taakoverdracht van SPEER zullen ondersteunen.

Ik loop in deze rapportage niet vooruit op hoe Defensie die synergie zal bereiken maar u bent erover geïnformeerd dat op dit moment de benodigde maatregelen voor SPEER worden geïnventariseerd. Een speciaal «voortbrengingsteam» stelt een overzicht op van de benodigde wijzigingen. Zodra de resultaten van het voortbrengingsteam beschikbaar zijn, zal ik u nader informeren in het kader van de voortgangsrapportage over de reorganisaties ex Beleidsbrief.

II De doelen en de reikwijdte van het programma

De doelstellingen van het programma SPEER zijn vermeld in tabel 1. Bij de reikwijdte is rekening gehouden met de resultaten van de tussenbalans, maar nog niet met de gevolgen van de maatregelen in de beleidsbrief.

Tabel 1: Doelstellingen, normen, streefwaarden/indicatoren en de stand van zaken

Doelstelling	Norm	Streefwaarde/ indicator	Stand van zaken
Ondersteuning van de defensiebrede bedrijfsvoering en het joint operationeel optreden.	Volledige bevoorradingsketen voorzien van uniforme IV-ondersteuning (één ERP-systeem voor de gehele keten), inclusief de daartoe noodzakelijke koppeling met de financiële administraties. Onderhoudsketen gedeeltelijk voorzien van uniforme ondersteuning (één ERP-systeem voor alle operationele commando’s).	ERP-technologie volledig in bedrijf gesteld in de functiegebieden financiën, transport, bevoorrading en verwerving. ERP-technologie gedeeltelijk uitgerold in het functiegebied onderhoud (operationele commando’s en Marinebedrijf).	ERP-technologie is in bedrijf in het financiële functiegebied en wordt stapsgewijs in bedrijf gesteld in het materieellogistieke functiegebied.
Ondersteuning van het besturingsmodel.	Alle betrokken processen bij de defensieonderdelen gestandaardiseerd en geïntegreerd.	ERP-technologie in 2008 volledig in bedrijf gesteld in het financiële domein en eind 2014 in de gehele bevoorradingsketen (inclusief verwerving).	De bestaande kernel moet worden aangepast aan de nieuwe bedrijfsvoering op grond van de beleidsbrief.
Doelmatigheids-winst door procesdoelmatigheid en de herbelegging van processen.	Alle besparingen toegewezen aan de defensieonderdelen en ingeboekt in de begroting.	Eerste deel besparingen van 550 vte’n vanaf 2014 naar 610 vte’n in 2016 plus € 12 miljoen vanaf 2014 naar € 18 miljoen in 2016.	De opbrengsten zijn vervlochten met de beleidsbrief en de numerus fixus.[*]
Doelmatigheids-winst en betere beheersbaarheid van het IV-beheer door de uitfasering van de legacy systemen.	Alle grote legacy systemen vervangen door één ERP-systeem.	De meer dan twintig legacy systemen op materieellogistiek en financieel gebied worden uitgeschakeld volgens het migratieplan.	Het oude financiële legacy systeem is uitgefaseerd. Uitfasering van de overige systemen volgt uit de materieel-logistieke migratieplanning.

* De opbrengsten van SPEER vallen samen met besparingsmogelijkheden die in de beleidsbrief zijn vastgesteld. Voor een deel is die overlap al verrekend. In antwoord op vragen over de beleidsbrief is daarover gemeld dat – om dubbeltellingen met de reeds ingeboekte SPEER-opbrengsten te voorkomen – een deel van de opbrengsten van de beleidsbrief in het materieellogistieke domein is aangemerkt als opbrengst voor SPEER (Kamerstuk 32 733, nr. 2 van 20 mei jl.).

III De financiën, verdeeld in investeringen en exploitatie

De defensiebegroting 2011 bevat drie budgetten voor het programma SPEER:

• 1. ERP/M&F (SPEER). Dit investeringsbudget is bestemd voor de kosten van het ontwerpen, bouwen en invoeren van het nieuwe informatiesysteem. Het budget maakt deel uit van de ramingen voor «Investeringen Informatievoorziening» op beleidsartikel 26 van de defensiebegroting en is daarin vanwege de omvang afzonderlijk toegelicht.

• 2. Project Aanpassing Legacy SPEER (PALS). Dit investeringsbudget is bestemd voor de bedrijfsgroep IVENT, de interne ICT-leverancier van Defensie, voor het maken van koppelingen tussen de oude informatiesystemen en het nieuwe informatiesysteem. Ook dit budget wordt afzonderlijk toegelicht in de defensiebegroting. Het maakt deel uit van de ramingen voor «Investeringen Informatievoorziening» op beleidsartikel 26.

• 3. Exploitatievoorbereiding ERP. Dit exploitatiebudget is bestemd voor de dienstverlening door de bedrijfsgroep IVENT. Het budget voor exploitatievoorbereiding maakt deel uit van de ramingen voor «Exploitatie Informatievoorziening» op beleidsartikel 26.

Toelichting investeringsbudget ERP/M&F (SPEER)

Dit budget is bestemd voor de kosten van de voortbrengingsketen vanaf het ontwerp tot en met de migratie. Deze kosten betreffen vooral uitbesteed werk. Het budget bestaat uit vier kostencategorieën:

• 1. Programmakosten: de kosten van regievoering, de huur van deskundigheid onder andere voor second opinions en reviews, de aanschaf van licenties, de ontwikkeling van opleidingen en gebruikersinstructies en de training van programmamedewerkers.

• 2. Ontwerp- en bouwkosten: de kosten van het ontwerp van gestandaardiseerde en geïntegreerde financiële en materieellogistieke processen en de kosten van het stapsgewijs ontwerpen, bouwen en testen van nieuwe functionaliteiten van het nieuwe informatiesysteem.

• 3. Migratiekosten: de kosten van de stapsgewijze technische en organisatorische invoering van het nieuwe informatiesysteem in de defensieorganisatie.

• 4. Overige kosten, waaronder de «programmareserve», de voorziening om tegenvallers tijdens de uitvoering van het programma op te vangen binnen het huidige programmabudget.

Dit budget heeft sinds 2008 een omvang van € 268,1 miljoen. Hiervan is tot en met de rapportageperiode € 261,1 miljoen verplicht. Ten opzichte van de vorige rapportage is de stand van verplichtingen per saldo met € 3,1 miljoen toegenomen, onder ander vanwege nieuwe contracten voor regievoering, de aanschaf van licenties en meerwerk voor een van de grondgebonden projecten. Van het budget is tot nu toe € 225,6 miljoen uitgegeven, een verschil van € 11,3 miljoen ten opzichte van de vorige rapportage.

Tabel 2 geeft inzicht in de kostenraming volgens de vorige rapportage, de actuele kostenraming, de realisatie tot en met 2010, de meerjarenramingen tot en met 2014 en het verschil tussen de vorige en de actuele meerjarenramingen. De tabel bevat afrondingsverschillen.

Tabel 2: Investeringsbudget ERP/M&F (SPEER)

Toelichting bij de tabel:

• 1. Het budget van € 268,1 miljoen is taakstellend tot en met het einde van het programma SPEER.

• 2. De raming voor de jaren 2011 en verder is aangepast op grond van de realisatie tot nu toe.

• 3. De programmareserve is verlaagd vanwege de geplande aanschaf van licenties (€ 0,9 miljoen) en meerkosten van een van de grondgebonden projecten (€ 0,2 miljoen), maar ook verhoogd vanwege de aanpassing van projectramingen (€ 0,5 miljoen) en tariefwijzigingen (€ 0,3 miljoen). De resterende programmareserve bedraagt nu € 1,8 miljoen en is in tijd opnieuw verdeeld.

Toelichting investeringsbudget PALS

PALS zorgt voor tijdelijke en permanente verbindingen tussen de bestaande informatiesystemen (de legacy systemen) en het nieuwe informatiesysteem. Het taakstellende budget bedroeg € 36 miljoen, maar dit kon door een herziening van de ramingen met € 1,8 miljoen worden verminderd. Van het budget is nu € 26,1 miljoen verplicht en € 22,3 miljoen besteed.

Tabel 3: Investeringsbudget PALS

Toelichting bij de tabel:

• 1. Geen wijzigingen ten opzichte van de vorige rapportageperiode.

Toelichting Exploitatievoorbereiding ERP

De interne dienstverlening door IVENT wordt vanuit dit budget betaald. Er zijn zes budgetcategorieën:

• 1. Kennisoverdracht over de kernels, over het gebruik van infrastructuur ten behoeve van ERP en ten behoeve van het toekomstig beheer.

• 2. Programmaondersteuning, waarbij IVENT SPEER helpt met vraagstukken over legacy systemen en de technische infrastructuur van Defensie.

• 3. Datamigratie en -onderhoud ten behoeve van de ondersteuning door IVENT bij dataconversie en datasynchronisatie.

• 4. Testfaciliteiten, waarbij IVENT helpt bij de besturing van het testproces, het laden van data en het gebruik van de uitrusting voor de test.

• 5. Landschapbeheer, waarbij IVENT met SPEER samenwerkt voor het gebruik van techniek, voor de ontwikkeling en testen van nieuwe versies en voor de verwerking van wijzigingsverzoeken.

• 6. ICT-infrastructuur. Dit betreft een voorziening voor de ontwikkeling van ICT middelen.

De actuele raming van de kosten van de exploitatievoorbereiding bedraagt € 120,0 miljoen. Hiervan is nu € 90,3 miljoen verplicht en € 82,0 miljoen uitgegeven. Tabel 4 geeft per activiteit of project inzicht in de kostenraming volgens de vorige rapportage, de actuele kostenraming, de realisatie tot en met 2010, de meerjarenramingen tot en met 2014 en het verschil tussen de vorige en de actuele meerjarenramingen. De tabel bevat afrondingsverschillen.

Tabel 4: Exploitatievoorbereiding ERP

Toelichting bij de tabel:

• 1. Het budget van € 120,0 miljoen is taakstellend tot en met het einde van het programma SPEER.

• 2. De raming voor de jaren 2011 en verder is aangepast op grond van de realisatie tot op heden.

Gelijktijdig beheer van oude en nieuwe informatiesystemen

De stapsgewijze bouw en migratie brengen mee dat het nieuwe informatiesysteem en de oude informatiesystemen tijdens de looptijd van SPEER gelijktijdig in bedrijf zijn. De oude informatiesystemen worden pas uitgeschakeld als alle eindgebruikers het nieuwe systeem kunnen gebruiken. Dit leidt tijdens de uitvoering van het programma tot hogere uitgaven voor beheer. De hogere uitgaven voor beheer betreffen het saldo van de beheerkosten van het nieuwe informatiesysteem en de opbrengst als gevolg van de uitschakeling van oude informatiesystemen. In tabel 5 zijn deze uitgaven weergegeven.

Tabel 5: Tijdelijke hogere uitgaven voor beheer in de periode 2009 t/m 2014

Toelichting bij de tabel:

• 1. Geen wijzigingen ten opzichte van de vorige rapportageperiode.

Inzet interne en externe medewerkers

Op dit moment zijn bij het programma SPEER 469 mensen betrokken, van wie 389 defensiemedewerkers en 80 externe medewerkers. Tabel 6 geeft per activiteit of project het aantal interne en externe medewerkers weer. De aantallen zijn gerangschikt per defensieonderdeel, waarbij IVENT apart zichtbaar is gemaakt.

Tabel 6: Bij SPEER betrokken medewerkers

Toelichting bij de tabel:

• 1. De aantallen fluctueren, afhankelijk van de voortgang van projecten. Een aantal interne en externe medewerkers werkt in deeltijd.

• 2. De bezetting van het OTCLOG van het Commando landstrijdkrachten (CLAS) dat de opleiding en training van de gebruikers van het nieuwe informatiesysteem verzorgt, is toegevoegd aan de tabel (27 defensiemedewerkers).

IV De voortgang van het programma, de planning en de mijlpalen

Projecten die zijn voltooid in de rapportageperiode

In de rapportageperiode is het Defensie Helikopter Commando (DHC) gemigreerd voor de ondersteuning van de Alouette III helikopters. Ook verschillende eenheden van de Defensie Materieel Organisatie (DMO) zijn gemigreerd; het gehele wapensysteemmanagement voor landsystemen en dat voor C4I werken nu met het nieuwe informatiesysteem. Inmiddels werkt ook het Mariniers Training Commando (MTC) met SAP. Alle marinierseenheden zijn nu gemigreerd. In juli is de migratie van de Koninklijke marechaussee (Kmar) voltooid, waardoor dit het eerste defensieonderdeel is dat volledig met SAP werkt.

Projecten in uitvoering

Detailontwerp & Bouw

Het project Detailontwerp & Bouw, dat betrekking heeft op de ontwikkeling van nieuwe en de doorontwikkeling van bestaande ERP-functionaliteiten, richt de inspanning op de voltooiing van kernel 1. Hierbij worden de financiële en materieellogistieke functies gekoppeld. Daarnaast wordt een extra inspanning geleverd om de stabiliteit van de kernel te verbeteren, om de documentatie aan de normen te laten voldoen en om de beproevingen te standaardiseren. In de komende rapportageperiode begint een voortbrengingsteam met de aanpassing van kernel 1 aan de nieuwe bedrijfsvoering op grond van de beleidsbrief. Onlangs is begonnen met de beproeving van het concept van de Mobile Defense Security Solution (MDS). Met deze mobiele oplossing moeten operationele eenheden met SAP kunnen blijven werken wanneer ze tijdens een oefening of operationele inzet tijdelijk niet binnen bereik zijn van de centrale servers in Nederland of gedurende een radiostilte. Daarmee kunnen de eenheden onder alle omstandigheden hun belangrijkste materieellogistieke beheer blijven uitvoeren. In de komende rapportageperiode wordt de werking van de MDS getest en in de volgende voortgangsrapportage zal ik u informeren over de uitkomsten. Het projectbudget voor Detailontwerp & Bouw bedraagt € 77,1 miljoen waarvan tot nu toe € 69,7 miljoen is uitgegeven.

Maritieme migratie

In de rapportageperiode is gewerkt aan de stabilisatie van SAP aan boord van de twee gemigreerde schepen en zijn voorbereidingen getroffen voor volgende migraties bij het Commando zeestrijdkrachten (CZSK). De rapportageperiode tot 15 maart 2012 staat in het teken van de beproeving van het concept van de MDS, de migratie van de kleine lichte vaartuigen en de voorbereidingen van de migratie van het Marinebedrijf naar het nieuwe informatiesysteem. Het budget voor de maritieme migratieprojecten (exclusief de migratie van de MDS aan boord van varende eenheden) bedraagt € 15,1 miljoen, waarvan inmiddels € 8,5 miljoen is uitgegeven.

Grondgebonden migratie

Zoals vermeld zijn in de rapportageperiode migraties voltooid bij de ressorts Land en C4I van de directie Wapensystemen van de DMO en ook bij het MTC en de Kmar. In de rapportageperiode tot 15 maart 2012 worden delen van het Commando DienstenCentra (CDC) op SAP aangesloten en daarmee is in de bedrijfsvoering de eerste SAP-ondersteunde koppeling tussen het materieellogistieke en financiële domein een feit. Ook zal nog dit jaar een groter deel van het CLAS gebruik gaan maken van SAP. Het budget voor de grondgebonden migratie bedraagt € 33,6 miljoen, waarvan tot nu toe € 20,2 miljoen is uitgegeven.

Luchtgebonden migratie

In de rapportageperiode is de migratie van de Alouette III helikopters voltooid. De migratie van de PC-7 trainingsvliegtuigen wordt momenteel voorbereid. Het budget voor de luchtgebonden migratieprojecten bedraagt € 12,2 miljoen, waarvan tot nu toe € 6,8 miljoen is uitgegeven.

Opleiding & Training

Vorig jaar zijn de materieellogistieke opleidingen begonnen. In de rapportageperiode zijn meer dan 500 eindgebruikers opgeleid. De planning en verzorging van de opleiding van eindgebruikers worden nauwgezet gecoördineerd met de ketenprojecten. De ontwikkeling en productie van de gebruikersinstructies zijn in volle gang. De online helpfunctionaliteit wordt steeds completer en wordt steeds beter gebruikt. Sinds januari jl. is deze meer dan 16 000 keer geraadpleegd. Het projectbudget voor Opleiding & Training bedraagt € 3,7 miljoen, waarvan tot nu tot € 3,1 miljoen is uitgegeven.

Het mijlpalenoverzicht

Tabel 7 bevat een overzicht van de mijlpalen van het programma. Als gevolg van de maatregelen in de beleidsbrief zou de programmaplanning kunnen wijzigen. De gevolgen voor de verschillende mijlpalen zullen blijken uit de nadere uitwerking van de reorganisaties.

Tabel 7: Mijlpalenoverzicht

Mijlpaal	Toelichting	Datum gereed
Grondgebonden migratie: 1e tranche	Voltooiing van de migratie van grondgebonden eenheden in de eerste tranche	Tweede kwartaal 2011
Regulier centraal gegevensbeheer	De centrale gegevensbeheerorganisatie van de DMO is gereed	Tweede helft 2011
Ontwerp en bouw: aanpassing kernel 1	Kernel 1 wordt aangepast aan de nieuwe bedrijfsvoering op grond van de beleidsbrief	Tweede helft 2012
Ontwerp en bouw: eerste release van kernel 2	De eerste release van kernel 2 is beschikbaar voor de gebruikersorganisatie	Eerste helft 2012
Luchtgebonden migratie: primeur PC-7	De luchtketen heeft voor de PC-7 de eerste release van kernel 2 in gebruik genomen	Eerste helft 2012
Maritieme migratie: Marinebedrijf	Het Marinebedrijf migreert met het depot naar SAP	Eind 2012
Grondgebonden migratie: 2e tranche	De grondgebonden eenheden hebben de nieuwe transportfunctionaliteit in gebruik genomen	Midden 2012
Ontwerp en bouw: laatste release kernel 2	De laatste release van kernel 2 is beschikbaar voor de gebruikersorganisatie	Uiterlijk tweede helft 2013
Maritieme migratie: Opschaling	Voltooiing van de migratie van de maritieme eenheden	Eind 2013
Luchtgebonden migratie: Opschaling	Voltooiing van de migratie van de luchtgebonden eenheden	2014
Grondgebonden migratie: Opschaling	Voltooiing van de migratie van de grondgebonden eenheden	2014

V De risico’s

Ik onderken de volgende risico’s voor het programma.

• 1. Gevolgen van de beleidsbrief. Door de maatregelen in de beleidsbrief ontstaat het risico dat de staande organisatie onvoldoende in staat is om de taken van SPEER over te nemen, en tevens het risico dat de reorganisatieplannen en de plannen van SPEER onvoldoende gesynchroniseerd zijn. De planners van SPEER en de planners van de reorganisaties overleggen intensief om die risico’s te verminderen.

• 2. Personele capaciteit. De programmaorganisatie, de defensieonderdelen en IVENT moeten beschikken over personeel dat in kwantitatief en kwalitatief opzicht voldoet aan de eisen van kennis, continuïteit en inzetbaarheid. Dat blijft een forse uitdaging in het licht van de voorgenomen reorganisaties. De vulling van de programmaorganisatie is op dit moment 93 procent. De kennisopbouw van SAP bij de defensieonderdelen is een belangrijk punt van aandacht, als onderdeel van de transitie van SPEER-taken naar de lijnorganisatie.

  Bij IVENT wordt geïnvesteerd in de kwaliteit van mensen door het aanbieden van aanvullende opleidingen die de toegevoegde waarde van IVENT aan het programma SPEER zullen vergroten. Dit opleidingsproject is succesvol. Defensie werft aanvullend personeel voor IVENT zowel in de eigen defensieorganisatie als op de arbeidsmarkt. Naar verwachting worden met deze maatregelen de risico’s bij IVENT afdoende beheerst.

  In de afgelopen periode is de formatie van het OTCLOG met achttien functies uitgebreid om aan de groeiende vraag naar gebruikersopleidingen te kunnen voldoen. Deze functies worden momenteel gevuld.

• 3. Datamigratie en gegevensbeheer. Betrouwbare prestaties van SAP vergen betrouwbare data. In de vorige rapportageperiode zijn de grootste dataverzamelingen overgezet van de oude landmacht- en marine-informatiesystemen naar het nieuwe informatiesysteem. Vanwege de noodzakelijke migratievoortgang is het niet geheel gelukt om de gewenste datakwaliteit te bereiken. Dit wordt nu hersteld, waarbij per migratiestap de gegevens worden geschoond en verbeterd. Het beheer van de gemigreerde data is belegd bij de Gegevens Beheer Organisatie van de DMO. De vulling van deze organisatie laat nog te wensen over, maar de verwachting is dat deze in de volgende rapportageperiode is verbeterd.

VI De sturing en de beheersing van het programma SPEER

Audits en kwaliteitsonderzoeken

De Auditdienst Defensie (ADD) heeft verscheidene onderzoeken verricht, onder meer naar de inrichting van beheersingsmaatregelen in materieel-logistieke functionaliteiten, naar de kwaliteit van het gegevensbeheer en naar het functioneren van autorisatiebeheer. De aanbevelingen zullen door SPEER en de beleidsverantwoordelijken worden betrokken bij de doorontwikkeling van het nieuwe informatiesysteem en het beheer daarvan.

VII Overige bijzonderheden

Sleutelposities in de programmaorganisatie

In mijn vorige voortgangsrapportage heb ik toegezegd u te informeren over de mogelijkheden om medewerkers op sleutelposities langer op functie te kunnen houden. Besloten is dat er een «maatwerk»-oplossing komt waarmee de kennis en capaciteit binnen SPEER tot het einde van het programma zoveel mogelijk blijven gewaarborgd. Inmiddels zijn met de eerste gekwalificeerde medewerkers voor dit maatwerk gesprekken gevoerd met als doel hen voor SPEER te behouden. Ik ben positief gestemd over de uitkomsten.

De minister van Defensie,

J. S. J. Hillen