29 338 Wetenschapsbudget

Nr. 240 BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 17 december 2020

Bijgaand treft u de «Evaluatie universitaire ombudsfunctie» en het «Landelijk kader voor invulling universitaire ombudsfunctie» aan¹. Hiermee geef ik invulling aan de toezegging die ik heb gedaan in het AO Sociale veiligheid van januari 2020 om deze evaluatie naar uw Kamer te sturen.² In reactie op de motie van de leden Van Meenen en Paternotte stel ik uw Kamer op de hoogte van de inrichting van een ombudsfunctie bij universiteiten.³ Verder informeer ik hierbij uw Kamer over de vertrouwenspersonen binnen de universitaire zorgstructuur in reactie op de motie van de leden Özütok en Van den Hul en de motie van het lid Özütok.⁴

U bent recent geïnformeerd dat de pilot met ombudspersonen is geëvalueerd en dat aan de hand van de aanbevelingen die uit dit rapport voortvloeien, bij alle universiteiten een ombudsfunctie wordt ingericht.⁵ Universiteiten krijgen tot uiterlijk 1 juli 2021 om dit te regelen. Deze richtlijnen zijn op 12 oktober jl. door de werkgevers- en werknemersdelegaties vastgesteld. In deze brief ga ik nader in op dit landelijk kader als handvat om de ombudsfunctie vorm te geven binnen de bestaande hulp- en zorgstructuur van universiteiten. Het landelijk kader geeft vorm en richting aan de kwaliteiten waaraan een ombudsfunctie moet voldoen om op een effectieve manier bij te dragen aan een meer toereikend systeem voor de aanpak van ongewenst gedrag.

Achtergrond

De problematiek die speelt op het gebied van sociale (on)veiligheid raakt de gehele academie. Onderzoeken van het Landelijk Netwerk Vrouwelijke Hoogleraren, de vakbonden FNV/VAWO en Promovendi Netwerk Nederland geven aan dat grensoverschrijdend gedrag structureel voorkomt en vergaande gevolgen heeft. De VSNU en de universiteiten nemen deze signalen serieus en breiden de bestaande hulp- en zorgstructuur verder uit. Ik steun deze inzet vanuit de sector om een gezond studie- en werkklimaat te waarborgen. Daarbij dient ieder lid van de academische gemeenschap ongewenst gedrag op een laagdrempelige manier te kunnen melden.

Toelichting eindevaluatie – pilot met ombudspersonen

Ik heb uw Kamer recent geïnformeerd dat vorig jaar vier universiteiten onderdeel vormden van de pilot met een ombudspersoon. Deze pilot met ombudspersonen is geëvalueerd en de resultaten daarvan zijn vastgelegd in een eindrapport.⁶ In dit rapport zijn de behoeften en wensen van de sector ten aanzien van de toekomstige universitaire ombudsfunctionaris in kaart gebracht. Daarnaast besteedt het rapport aandacht aan de voorwaarden die bijdragen aan het effectief inbedden van een ombudsfunctie binnen de bestaande universitaire meldingsstructuur. Deze uitgangspunten worden hierna nader toegelicht.

Landelijk kader voor universitaire ombudsfunctie

De aanbevelingen die uit de evaluatie voortvloeien gaan in op de afbakening, rol en reikwijdte van de universitaire ombudsfunctie. Deze aanbevelingen zijn vertaald naar een landelijk kader. In het landelijke kader worden de volgende kerntaken van de ombudsfunctionaris beschreven: het signaleren van ongewenste patronen die aan ongewenst gedrag ten grondslag liggen, het (on)gevraagd advies geven over casussen, contact onderhouden met alle relevante partijen en het naar aanleiding van een melding onafhankelijk (en op eigen initiatief) onderzoek doen. De ombudsfunctionaris kan daarbij zowel voor melder als beklaagde optreden. De ombudsfunctionaris heeft een onderzoekende en adviserende rol ten aanzien van een casus. Daarnaast kan hij/zij desgewenst een bemiddelende rol innemen.

De volgende uitgangspunten vormen daarbij het fundament van de onderzoekbevoegdheid van de ombudsfunctie, ook om de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de ombudsfunctionaris te borgen:

• De ombudsfunctie wordt binnen de formele structuur van de universiteit ondergebracht en rapporteert en adviseert direct aan het college van bestuur van de universiteit (cvb);

• De onafhankelijke en gezaghebbende positie van de ombudsfunctie wordt formeel vastgelegd;

• Voorafgaand aan de aanstelling van de ombudsfunctionaris worden in een reglement of statuut de taken en bevoegdheden van de ombudsfunctie beschreven;

• De ombudsfunctie legt verantwoording af aan het cvb, en rapporteert de bevindingen in de vorm van een jaarverslag.

Tot slot neemt de universiteit een besluit of de ombudsfunctionaris voor het personeel ook toegankelijk is voor studenten. Ik roep de universiteiten op om dit te doen. De universiteiten kunnen dit bijvoorbeeld inrichten door het aanstellen van een gecombineerde ombudsfunctionaris voor zowel medewerkers als studenten, of door een gedeelde ombudsfunctie met twee verschillende functionarissen voor medewerkers en voor studenten.

Aansluiting ombudsfunctie op bestaande zorg- en hulpstructuur

Het is belangrijk dat de ombudsfunctie de bestaande vangnetten op het gebied van sociale veiligheid gaat versterken. In de eindevaluatie van de pilot wordt dit beeld bevestigd: de ombudsfunctionaris vult het werk van de vertrouwenspersonen, (klachten-)commissies en andere functionarissen aan. Dit licht ik hierna verder toe.

Complementariteit ombudsfunctie en vertrouwenspersonen

In het landelijke kader wordt een duidelijke, complementaire, rolverdeling tussen ombudsfunctionarissen en vertrouwenspersonen neergezet. Vertrouwenspersonen zijn gericht op de individuele melder, terwijl de ombudsfunctie juist breder kijkt en adviseert over achterliggende factoren die de individuele casus overstijgen.

Vertrouwenspersonen zijn in beginsel partijdig en ondersteunen de melder bij het vinden van een werkbare oplossing. De ombudsfunctie is onpartijdig, kan zelf de afweging maken om te onderzoeken, en kan een bemiddelende rol spelen tussen een melder en de instelling. De vertrouwenspersoon en ombudsfunctionaris zijn dus complementair in de hulpstructuur en dragen gezamenlijk bij aan de aanpak van grensoverschrijdend gedrag.

Andere partijen in de zorg- en hulpstructuur

De zorg- en hulpstructuur omvat meer dan vertrouwenspersonen en ombudsfunctionarissen. Ook leidinggevenden, personeelsfunctionarissen, studieadviseurs, studentendecanen, bedrijfsartsen, klachtencommissies, commissies ongewenst gedrag en commissies wetenschappelijke integriteit spelen een rol bij het werken aan een gezond en veilige studie- en werkomgeving. Buiten de instellingen kan een beroep gedaan worden op de Nationale ombudsman en op de vertrouwensinspecteurs van de Inspectie van het Onderwijs als tweedelijns klachtenbehandelaars.

In principe dienen klachten op een adequate wijze te worden behandeld door de universiteit zelf. Zo kan de instelling ervan leren. Voor die gevallen waarin de interne behandeling van een melding niet tot een bevredigende oplossing leidt, kan de melder terecht bij de Nationale ombudsman als externe en onafhankelijke tweedelijns klachtbehandelaar. Vanuit zijn kennis en expertise van het klachtrecht is de Nationale ombudsman ook betrokken bij het effectief inbedden van de ombudsfunctie en het ondersteunen van de ombudsfunctionarissen bij universiteiten. Ik waardeer de samenwerking tussen de VSNU, de universiteiten en de Nationale ombudsman om de ombudsfunctie goed op de bestaande klacht- en meldingsstructuren aan te laten sluiten.

Zichtbaarheid en duurzame inbedding

De zichtbaarheid van de relevante functionarissen en commissies is van het groot belang. Ik heb daarom uw Kamer op 8 oktober jl. geïnformeerd dat de VSNU een stroomschema heeft ontwikkeld (Kamerstuk 29 338, nr. 222). Dit schema biedt een overzicht van de verschillende routes om ongewenst gedrag te melden. In reactie op de motie van het lid Özütok, waarin wordt verzocht om de vindbaarheid van vertrouwenspersonen op onderwijsinstellingen te verhogen, heb ik er vertrouwen in dat dit stroomschema de bekendheid van vertrouwenspersonen (en andere functionarissen in de zorgstructuur) ten goede komt.

De ombudsfunctionaris heeft een rol in het signaleren van patronen van ongewenst gedrag en kan advies uitbrengen over oplossingen voor de onderliggende oorzaken hiervan. Ik ben daarom van mening dat de ombudsfunctie bij gaat dragen aan het vermogen van de instellingen om te leren van problemen die zich voordoen op het terrein van sociale veiligheid. Het aanstellen van ombudsfunctionarissen is daarbij een duidelijk signaal dat er een plek wordt gecreëerd waar ieder lid van de gemeenschap terecht kan om sociale (on)veiligheid aan te kaarten.

Vervolgstappen

De pilot is begonnen op universiteiten, maar sociale veiligheid is uiteraard in het héle hoger onderwijs van belang. Hogescholen kennen hun eigen zorg- en meldingsstructuren. Ook hogescholen besteden aandacht aan de zichtbaarheid van de relevante functionarissen en commissies om zo een omgeving te creëren waarin ongewenst gedrag gemeld en besproken kan worden. Een aantal hogescholen heeft reeds een ombudspersoon. Ik ga met de Vereniging Hogescholen in gesprek om te bezien of de ombudsfunctie ook voor de andere hogescholen een gewenste aanvulling op de zorg- en hulpstructuur is, zoals gevraagd in de motie van de leden Van Meenen en Paternotte.

Eind 2022 wordt het functioneren van de universitaire ombudsfunctie binnen de sector geëvalueerd. De samenhang tussen de ombudsfunctie en vertrouwenspersonen wordt tevens meegenomen in de evaluatie. Als antwoord op de motie Özütok/Van den Hul ga ik daarnaast het gesprek met de universiteiten aan over het verder versterken van de onafhankelijkheid van vertrouwenspersonen. Ik zal na het verschijnen van de eindevaluatie met de VSNU en de universiteiten in gesprek gaan over de bevindingen en zal deze uitkomsten te zijner tijd met uw Kamer delen.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, I.K. van Engelshoven

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl.

2 Kamerstuk 29 240, nr. 118.

3 Kamerstuk 29 240, nr. 114.

4 Kamerstuk 29 240, nr. 110 en Kamerstuk 29 240, nr. 111.

5 Kamerstuk 29 338, nr. 222.

6 De pilot met ombudspersonen is in opdracht van de cao partijen geëvalueerd door SoFoKleS.