Vragen van het lid Omtzigt (CDA) aan de Staatssecretarissen van Financiën over de illegale vernietiging van archieven bij de Belastingdienst/Toeslagen, mogelijke strafbaarheid daarvan en een stop op elke vernietiging van archieven van de Belastingdienst/Toeslagen tijdens de periode van de Uitvoering Herstel Toeslagen (ingezonden 31 augustus 2020).

Antwoord van Staatssecretaris Van Huffelen (Financiën, Toeslagen en Douane) (ontvangen 29 september 2020). Zie ook Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2020–2021, nr. 70.

Vraag 1

Herinnert u zich dat u eerder vragen beantwoord heeft over de illegale vernietiging van 9.000 beroepsdossiers toeslagen, die bewaard hadden moeten blijven?¹

Antwoord 1

Ja, ik betreur het enorm dat deze documenten vernietigd zijn. Zoals al in de tweede Voortgangsrapportage kinderopvangtoeslag toegezegd zullen de ouders die het betreft hier geen negatieve gevolgen van mogen ondervinden.² In de gelijk met deze antwoorden verstuurde derde Voortgangsrapportage kinderopvangtoeslag wordt tevens aangegeven dat er nog veel documenten wel beschikbaar zijn, we onderzoek doen naar van wie precies de beroepsdossiers vernietigd zijn en we met de Raad voor de Rechtspraak kijken of de betreffende beroepsdossiers nog op een andere manier beschikbaar zijn.

Vraag 2

Herinnert u zich dat u meldde dat deze dossiers vernietigd waren onder regel nummer 201 handeling 24?

Antwoord 2

Ja.

Vraag 3

Klopt het dat beroepsdossiers van toeslagen helemaal niet onder nummer 201, handeling 24 vallen, omdat het besluit waarnaar verwezen wordt³ en de bijbehorende selectielijst⁴ alleen maar over belastingen gaat (de blauwe dienst) en in zijn geheel niet over toeslagen en alle documenten die daarbij horen?

Antwoord 3

Ja, dat klopt. Voor de archivering van beroepsdossiers Belastingdienst/Toeslagen is toentertijd gebruik gemaakt van de selectielijst voor Belastingen (201) en de daarin genoemde handelingen, vanwege het ontbreken van een selectiedocument voor Toeslagen (die pas in 2015 is vastgesteld). Daardoor is er een vermenging ontstaan.

Vraag 4

Hoe kan het dat de Belastingdienst, dat een apart onderdeel vormt – en nu zelfs onder een andere Staatssecretaris en een andere directeur-generaal (DG) valt – in staat is om de archieven van de Belastingdienst/Toeslagen illegaal te vernietigen?

Antwoord 4

Binnen de Belastingdienst is er één onderdeel dat voor de gehele Belastingdienst, inclusief Belastingdienst/Toeslagen het archiefbeheer verzorgt. De voortijdige vernietiging van de dossiers had niet mogen plaatsvinden. Het is daarom goed dat de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft laten weten dat ze de vroegtijdige vernietiging van dossiers in haar onderzoek naar het informatie- en archiefbeheer bij Belastingdienst zal meenemen.

Vraag 5

Bent u ervan op de hoogte dat in de selectielijst van de Belastingdienst is opgenomen (paragraaf 6) dat stukken van blijvende waarde (SBW) bewaard moeten blijven en dat die gedefinieerd zijn als: «Stukken van blijvende waarde zijn alle documenten die moeten worden bewaard zo lang de belastingplicht of actualiteitswaarde (van het document) bestaat»?

Antwoord 5

Ja.

Vraag 6

Denkt u dat de stukken, die betrekking hebben op de toeslagenaffaire, waarnaar nu een parlementaire ondervraging (mini-enquete) loopt, waarvoor een nieuwe uitvoeringsorganisatie is opgezet met 500 miljoen euro, waarnaar de Kamer elke week vraagt en waarvan de ouders nog steeds wachten op hun dossier, actualiteitswaarde hebben en dus bewaard moeten worden of niet?

Antwoord 6

Ja, deze stukken hebben zeker actualiteitswaarde.

Vraag 7

Wilt u er onmiddellijk voor zorgen dat er een moratorium komt op de vernietiging van stukken, die betrekking hebben op toeslagen, waaronder (niet limitatief) inbegrepen; bezwaar- en beroepsdossiers, alle beschikkingen, alle onderzoeken en verslagen daarvan, alle managementverslagen, alle vermeldingen op zwarte lijsten en elk ander document dat relevant kan zijn voor individuele compensatie of individueel rechtsherstel?

Antwoord 7

Na het vaststellen van de onterechte vernietiging zijn de lopende vernietigingsactiviteiten door Doc-Direkt voor wat betreft toeslagendossiers stopgezet en zijn de dossiers die voor vernietiging in aanmerking zouden komen apart opgeslagen. Daarnaast is besloten om managementverslagen, mails en overige zaakgebonden informatie tot nader order niet te vernietigen.

Vraag 8

Kunt u onmiddellijk een apart archief instellen (een zogenaamd hotspot bij het Nationaal Archief) en daar de stukken over de kinderopvangtoeslagaffaire onderbrengen, inclusief de (kopieën van) persoonlijke dossiers en de zwarte lijsten?

Antwoord 8

Tot nader orde worden Belastingdienst breed geen fysieke archieven meer vernietigd. Dit is een forse ingreep, maar noodzakelijk. Ik zal eerst in overleg met Uw Kamer gaan voordat dit moratorium wordt opgeheven. Door de directe stopzetting van de vernietiging én het veilig stellen van de dossiers die voor vernietiging in aanmerking zouden komen (zie vraag 7) heeft het per direct aanmerken van de kinderopvangtoeslagaffaire als «hotspot» geen meerwaarde. Wel zal ik de deze op de «hotspotlijst Ministerie van Financiën» laten plaatsen. Vervolgens kan op termijn op basis van de geldende criteria beoordeeld worden of de hieronder vallende dossiers als permanent te bewaren moeten worden aangemerkt. Dit laatste betekent dat deze op termijn moeten worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Voor het Ministerie van Financiën is de hotspotmonitor als instrument nog in ontwikkeling en de bedoelde hotspotlijst is nog niet formeel beschikbaar.

Vraag 9

Is er bij het illegaal vernietigen van archieven in de kinderopvangtoeslagaffaire mogelijk sprake van een ambtsmisdrijf, bijvoorbeeld op basis van artikel 361 van het wetboek van strafrecht: «De ambtenaar of een ander met enige openbare dienst voortdurend of tijdelijk belast persoon, die opzettelijk zaken bestemd om voor de bevoegde macht tot overtuiging of bewijs te dienen, akten, bescheiden of registers, welke hij in zijn bediening onder zich heeft verduistert, vernielt, beschadigt of onbruikbaar maakt, of toelaat dat zij door een ander worden weggemaakt, vernield, beschadigd of onbruikbaar gemaakt, of die ander daarbij als medeplichtige ter zijde staat, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste vier jaren en zes maanden of geldboete van de vijfde categorie.»? Kunt u op deze vraag een heel precies antwoord geven?

Antwoord 9

De strafrechtelijke bepaling waar in deze vraag naar verwezen wordt, ziet op het opzettelijk verduisteren van bewijsstukken door ambtenaren. Er zijn geen aanwijzingen dat het vernietigen van de betreffende beroepsdossiers redelijkerwijs is te herleiden tot opzettelijk menselijk handelen. Voor zover vastgesteld kan worden zijn de geldende procedures bij de vernietiging van de betreffende dossiers gevolgd en nageleefd. De voortijdig vernietigde dossiers zijn echter het gevolg van vermenging van dossiers van de Belastingdienst met de dossiers van Toeslagen. Deze situatie leent zich dan ook niet voor de kwalificaties van deze strafrechtelijke bepaling.

Vraag 10

Bent u ervan op de hoogte dat een gemeente een medewerker terecht ontslagen heeft omdat deze medewerker illegaal archieven vernietigd had en dat dat een plichtsverzuim was?⁵

Antwoord 10

Ik ben bekend met de aangehaalde uitspraak.

Vraag 11

Kunt u de verklaringen van vernietiging van de stukken die in 2017, 2018 en 2019 vernietigd zijn op verzoek van de Belastingdienst/Toeslagen aan de Kamer doen toekomen? En kunt u daarin heel precies aangeven waarin in dat besluit de beroepszaken zitten?

Antwoord 11

In bijlage 1 treft u de «verklaring van vernietiging 2017» dit betreft de vernietiging van dossiers in het kalenderjaar 2017, welke na afloop in 2018 is opgemaakt. In bijlage 2 treft u de «verklaring van vernietiging 2018» van dossiers in het kalenderjaar 2018 welke in 2019 is opgemaakt. Bij de eerdere vragen en antwoorden rondom de vernietigde dossiers van 18 augustus jl. is deze laatste ook abusievelijk meegestuurd als «verklaring van vernietiging 2019».⁶ Hierbij had moeten worden aangegeven dat de verklaring van vernietiging van dossiers in kalenderjaar 2019 nog niet gereed is. In bijlage 1 en 2 zijn de regels die op documenten van Toeslagen betrekking kunnen hebben geel gemaakt, het betreft selectielijst 201 handeling 24. In 2017 en 2018 zijn voor zover nu bekend geen toeslagen beroepsdossiers vernietigd.⁷^, ⁸

Vraag 12

Kunt u de opdracht voor de vernietiging van archiefbescheiden van zowel de Belastingdienst als de Belastingdienst/Toeslagen over het jaar 2020 aan de Kamer doen toekomen?

Antwoord 12

Als bijlage 3 is bijgevoegd de opdracht voor vernietiging van archiefbescheiden van Belastingen met dagtekening 5 november 2019, voor dossiers met vernietigingsjaar 2020. Hierop bevinden zich alleen dossiers van Belastingen. Op het moment van opdrachtverstrekking waren we ons niet bewust van de vermenging die had plaatsgevonden. Vanwege het ontbreken van een selectielijst voor Toeslagen heeft vermenging plaatsgevonden door destijds gebruik te maken van de inventarislijst van Belastingen. Er is over het hoofd gezien dat zich onder dossiers Belastingen ook dossiers Toeslagen bevonden. Hierdoor is op beroepsdossiers van Toeslagen abusievelijk de vernietigingstermijn uit de selectielijst Belastingen toegepast. Hierdoor zijn met de opdrachtverstrekking ook onbedoeld beroepsdossiers van Toeslagen vernietigd. Sinds de invoering van de aparte selectielijst voor Toeslagen (2015) worden toeslagendossiers gekoppeld aan de juiste bewaartermijnen en vernietigingsjaren waarmee de mogelijkheid tot vermenging tot een minimum beperkt is.⁹

Vraag 13

Kunt u aangeven waarom in de brief van 20 november 2018¹⁰ (kenmerk 2018-0000895333) van het waarnemend hoofd bewerken aan het afdelingshoofd informatiehuishouding van de Belastingdienst, letterlijk staat: «De selectielijst betreffende het proces toeslagen hebben wij buiten beschouwing gelaten, aangezien het voor Doc-Direkt momenteel niet mogelijk is te bepalen of de betreffende dossiers daadwerkelijk zijn afgesloten»?

Antwoord 13

Door Doc-Direkt is deze zinsnede in het voorstel van vernietiging opgenomen omdat het Doc-Direkt niet bekend was of de betreffende dossiers van Toelagen beëindigd waren. Zolang niet bekend is of het proces volledig is afgehandeld, dan wel de toeslag is beëindigd mag conform de selectielijst Toeslagen van 2015 niet tot vernietiging worden overgegaan.¹¹ Deze selectielijst Toeslagen werkt weliswaar terug tot 2004 maar door de vermenging van toeslagendossiers met dossiers van de Belastingdienst, heeft vernietiging van toeslagendossiers in 2019 en 2020 toch plaatsgevonden.

Vraag 14

Kunt u deze vragen een voor een en binnen drie weken beantwoorden?

Antwoord 14

Nee, helaas heeft het iets langer geduurd, ik heb u dan ook op 23 september jl. een uitstelbrief gezonden.

---

1 Antwoord op Kamervragen, documentnummer 2020D31815

2 Bijlage bij Kamerstuk 31 066, nr. 679.

3 Staatscourant, 21 februari 2012, Besluit vaststelling selectielijst Belastingdienst voor de belastingregio's en fiscale processen vanaf 2007 (https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2012-3159.html)

4 Nationaal Archief, Selectielijst voor de administratieve neerslag voor wat betreft de werkprocessen van Belastingdienst, voor het onderdeel Belastingregio’s (fiscale processen), 2007 (Gehele dag) (https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/selectielijst-voor-de-administratieve-neerslag-voor-wat-betreft-de)

5 CRVB 26 februari 2019, ECLI:NL:CRVB:2019:547

6 Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2019–2020, nr. 3721

7 Verklaring van vernietiging 2017 (n.a.v. vraag 11), Raadpleegbaar via tweedekamer.nl

8 Verklaring van vernietiging 2018 (n.a.v. vraag 11), Raadpleegbaar via tweedekamer.nl

9 Opdracht voor vernietiging 2020 (n.a.v. vraag 12), Raadpleegbaar via tweedekamer.nl

10 Bijlage bij antwoord op Kamervragen, documentnummer 2020D31817

11 Staatscourant 2015, 31399.