Verordening klankbordgesprekken dijkgraaf Waterschap Drents Overijsselse Delta

Het algemeen bestuur van waterschap Drents Overijsselse Delta;

 

gelet op het advies van het fractievoorzittersoverleg d.d. 8 september 2026;

 

gelet op artikelen 56 en 78 van de Waterschapswet;

 

gelet op de handreiking ‘(Her)benoemingsprocedure en ambtstermijn voorzitter waterschap en hoogheemraadschap’ van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat;

 

Besluit

 

Vast te stellen de Verordening klankbordgesprekken dijkgraaf Waterschap Drents Overijsselse Delta

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • -

    dijkgraaf: de voorzitter van het waterschap als bedoeld in de Waterschapswet;

  • -

    algemeen bestuur: het algemeen bestuur van het waterschap;

  • -

    commissie: de klankbordcommissie als bedoeld in artikel 3;

  • -

    ambtsperiode: de periode waarvoor de dijkgraaf is benoemd;

  • -

    secretaris: de bestuursadviseur van het algemeen bestuur of een door de commissie aan te wijzen derde.

  • -

    gesprek: klankbordgesprek met de klankbordcommissie en dijkgraaf.

Artikel 2. Instelling en samenstelling klankbordcommissie

  • 1.

    Het algemeen bestuur stelt uit zijn midden een representatieve klankbordcommissie in.

  • 2.

    De commissie weerspiegelt zoveel mogelijk de bestuurlijke verhoudingen binnen het algemeen bestuur.

  • 3.

    De commissie telt ten minste drie en ten hoogste vijf leden, waarvan zo mogelijk ten minste twee leden in twee opeenvolgende commissies zitting hebben.

  • 4.

    Bij voorkeur is ten minste een lid van de commissie ook lid geweest van de vertrouwenscommissie voor de (her)benoeming van de dijkgraaf.

  • 5.

    De commissie wordt ondersteund door een secretaris.

Artikel 3. Voorzitter van de commissie

  • 1.

    De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

  • 2.

    De voorzitter leidt het gesprek en waarborgt het open en lerend karakter van het gesprek.

  • 3.

    De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder van de commissie.

  • 4.

    Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken waargenomen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen plaatsvervanger.

Artikel 4. Doel en frequentie klankbordgesprekken

  • 1.

    Deze gesprekken strekken tot bevordering van de continuïteit, kwaliteit en transparantie van het functioneren van de dijkgraaf gedurende de ambtsperiode.

  • 2.

    De commissie heeft tot taak om – namens het algemeen bestuur – jaarlijks een klankbordgesprek met de dijkgraaf te voeren, gericht op het optimaliseren van de samenwerking tussen beide bestuursorganen.

  • 3.

    Het gesprek heeft een open en lerend karakter.

  • 4.

    In de eerste ambtstermijn van de dijkgraaf voert de commissie ook een 100-dagen gesprek met de dijkgraaf.

  • 5.

    Als de commissie, dan wel de dijkgraaf, de wens daartoe kenbaar maakt, voeren zij een tussentijds gesprek.

  • 6.

    De commissie heeft geen rol bij geschillen met de dijkgraaf of bij meldingen of klachten over de dijkgraaf.

Artikel 5. Voorbereiding klankbordgesprek

  • 1.

    In de aanloop naar het jaarlijkse klankbordgesprek houdt de commissie voorbereidende overleggen met de fractievoorzitters, of zo nodig hun plaatsvervanger, met een afvaardiging van het college van dijkgraaf en heemraden en met de secretaris-directeur.

  • 2.

    De fractievoorzitters informeren voorafgaand aan het overleg bedoeld in het vorige lid, binnen hun fractie naar het beeld over het functioneren van de dijkgraaf.

  • 3.

    De afvaardiging van het college van dijkgraaf en heemraden informeert voorafgaand aan het overleg bedoeld in het eerste lid, bij de heemraden naar het beeld over het functioneren van de dijkgraaf.

  • 4.

    De commissie beslist over de eventuele verslaglegging op hoofdlijnen van de voorbereidende overleggen.

  • 5.

    De commissie maakt voorafgaand aan het gesprek aan de dijkgraaf kenbaar bij wie zij eventueel nadere informatie zal inwinnen over het functioneren van de dijkgraaf. De dijkgraaf kan hiervoor ook suggesties aandragen.

  • 6.

    De commissie en de dijkgraaf stellen in onderling overleg de agenda voor het gesprek vast. Beiden hebben de gelegenheid om bespreekpunten aan te dragen.

  • 7.

    Uiterlijk één week voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de dijkgraaf namens de voorzitter een uitnodiging voor het gesprek. In de uitnodiging worden in ieder geval gemeld de plaats, het tijdstip, de agenda en de bespreekpunten.

Artikel 6. Het klankbordgesprek

  • 1.

    Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de dijkgraaf als het functioneren van en de samenwerking met het algemeen bestuur zijn onderwerp van gesprek. Het gesprek heeft een ontwikkelgericht karakter en is niet gericht op het innemen van een standpunt over herbenoeming van de dijkgraaf.

  • 2.

    Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de dijkgraaf de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

  • 3.

    De commissie bespreekt het functioneren van de dijkgraaf in elk geval aan de hand van:

    • a.

      de profielschets voor de dijkgraaf;

    • b.

      de wettelijke taken van de dijkgraaf;

    • c.

      de bestuurlijke samenwerking binnen en buiten het waterschap;

    • d.

      relevante ontwikkelingen binnen het waterschapsbestuur;

    • e.

      andere aan de dijkgraaf toebedeelde taken (bewaker bestuurlijke integriteit, representatie);

    • f.

      het verslag van en de afspraken uit het vorige gesprek met deze dijkgraaf (indien beschikbaar).

  • 4.

    Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit zo spoedig mogelijk aan de secretaris mee.

  • 5.

    Een gesprek vindt uitsluitend doorgang als meer dan de helft van het aantal leden van de commissie aanwezig is. Als het gesprek geen doorgang vindt, zorgt de secretaris voor een nieuwe afspraak.

Artikel 7. Verslaglegging klankbordgesprekken

  • 1.

    Van het gesprek wordt een beknopt, vertrouwelijk verslag opgesteld door de secretaris.

  • 2.

    Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de dijkgraaf de gelegenheid om te reageren op het conceptverslag. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en ter kennis gebracht van de dijkgraaf.

  • 3.

    Het verslag bevat een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht, de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft beknopt een duidelijk en feitelijk beeld van hetgeen is besproken en afgesproken.

  • 4.

    Het verslag wordt niet openbaar gemaakt.

  • 5.

    Het verslag wordt onder geheimhouding ter inzage gelegd voor de fractievoorzitters van het algemeen bestuur. Dit is de enige terugkoppeling naar het algemeen bestuur.

  • 6.

    De verslagen zijn gedurende de benoemingsperiode van de dijkgraaf beschikbaar voor de volgende klankbordcommissie en de vertrouwenscommissie in het kader van herbenoeming van de dijkgraaf.

Artikel 8. Geheimhouding

  • 1.

    De klankbordgesprekken en overleggen als bedoeld in deze verordening vinden plaats in beslotenheid.

  • 2.

    De leden van de commissie hebben geheimhoudingsplicht ten aanzien van de informatie die bij de commissie rust. Dit betreft zowel de schriftelijke informatie als het mondeling behandelde.

  • 3.

    De commissie legt in elke vergadering, op grond van artikel 55b van de Waterschapswet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering.

  • 4.

    Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt geen informatie verstrekt over de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering, behalve voor zover artikel 7 daarin voorziet.

  • 5.

    De leden 2 tot en met 4 zijn van overeenkomstige toepassing op eenieder die van de informatie kennis draagt.

  • 6.

    De geheimhoudingsplicht blijft ook van kracht in het geval de commissie is ontbonden.

  • 7.

    Op de stukken die onder de commissie zijn en die van haar uitgaan wordt ‘geheim’ vermeld.

Artikel 9. Relatie tot herbenoeming

  • 1.

    De gesprekken laten de formele bevoegdheden inzake (her)benoeming onverlet.

  • 2.

    In het laatste gesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure van de dijkgraaf geven zowel de commissie als de dijkgraaf een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 10. Archivering

De secretaris draagt zorg voor archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde en ondertekende verslag.

Artikel 11. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van haar voorzitter.

Artikel 12. Intrekken verordening

De Verordening Voortgangsgesprekken met de dijkgraaf van het Waterschap Drents Overijsselse Delta 2021 wordt ingetrokken.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na van de bekendmaking ervan.

Artikel 14. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken dijkgraaf Waterschap Drents Overijsselse Delta

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur voornoemd in zijn openbare vergadering van 3 november 2026.

de secretaris a.i.,

R.H. van der Spank

de waarnemend dijkgraaf,

H.J. Pereboom

Naar boven