Verordening Functioneringsgesprekken dijkgraaf en algemeen bestuur Waterschap Rivierenland

 

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Gesprek: functioneringsgesprek van (de vertegenwoordiging vanuit) het algemeen bestuur met de dijkgraaf.

  • b.

    Commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van het algemeen bestuur die namens het algemeen bestuur het functioneringsgesprek voeren.

  • c.

    Voorzitter: de voorzitter van de commissie.

  • d.

    Secretaris: de ambtelijk ondersteuner van de commissie.

Artikel 2 Taak en samenstelling commissie

  • 1.

    De commissie heeft tot taak om – namens het algemeen bestuur – jaarlijks een gesprek met de dijkgraaf te voeren, gericht op het optimaliseren van de samenwerking tussen beide bestuursorganen.

  • 2.

    De commissie heeft geen rol bij geschillen met de dijkgraaf of bij meldingen/klachten over de dijkgraaf.

  • 3.

    De commissie bestaat uit vier leden van het algemeen bestuur: twee leden van een college-schragende partij en twee leden van een niet-college-schragende partij.

  • 4.

    De commissie bestaat uit leden die elkaar qua competenties goed aanvullen, die het in zich hebben om zuiver, integer en duidelijke feedback te geven en beschikken over reflecterend vermogen.

  • 5.

    Ieder jaar wordt een nieuwe commissie ingesteld door het Fractievoorzittersoverleg, bij voorkeur in een enigszins wisselende samenstelling.

  • 6.

    De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

  • 7.

    Na afronding van het functioneringsgesprek en het ondertekenen van het gespreksverslag wordt de commissie geacht te zijn ontbonden.

Artikel 3 Bijstand en advies

  • 1.

    De commissie laat zich bijstaan door een ambtelijk ondersteuner.

  • 2.

    De ambtelijk ondersteuner is secretaris van de commissie.

  • 3.

    De commissie kan zich tevens laten bijstaan door een externe adviseur.

Artikel 4 Procedure en tijdschema

  • 1.

    De commissie voert jaarlijks een gesprek met de dijkgraaf.

  • 2.

    Indien de commissie, dan wel de dijkgraaf, de wens daartoe kenbaar maakt, wordt tussentijds een gesprek gevoerd.

  • 3.

    De secretaris agendeert en organiseert het gesprek.

Artikel 5 Voorzitter van de commissies

  • 1.

    De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan.

  • 2.

    De voorzitter leidt het gesprek en waarborgt het open en lerende karakter van het gesprek.

  • 3.

    De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder van de commissie.

  • 4.

    Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken waargenomen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen plaatsvervanger.

Artikel 6 Voorbereiding gesprek

  • 1.

    In de aanloop naar het functioneringsgesprek houdt de commissie een voorbereidend overleg met de (plv.) fractievoorzitters, met een afvaardiging van het dagelijks bestuur en met de secretaris-directeur.

  • 2.

    De fractievoorzitters informeren voorafgaand aan het overleg uit het vorige lid, binnen hun fractie naar het beeld over het functioneren van de dijkgraaf.

  • 3.

    De commissie beslist over eventuele verslaglegging op hoofdlijnen van de voorbereidende overleggen.

  • 4.

    De commissie maakt voorafgaand aan het gesprek aan de dijkgraaf kenbaar bij wie zij eventueel nadere informatie zal inwinnen over het functioneren van de dijkgraaf. De dijkgraaf kan hiervoor ook suggesties aandragen.

  • 5.

    De commissie en de dijkgraaf stellen in onderling overleg de agenda voor het gesprek vast; beiden hebben de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

  • 6.

    Uiterlijk één week voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de dijkgraaf namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging voor het gesprek. In de uitnodiging worden in ieder geval gemeld de plaats, het tijdstip, de agenda en de bespreekpunten.

  • 7.

    Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de secretaris mee.

  • 8.

    Een gesprek vindt uitsluitend doorgang indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. Indien het gesprek geen doorgang vindt, zorgt de secretaris voor een nieuwe afspraak.

Artikel 7 Geheimhouding

  • 1.

    De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

  • 2.

    Op basis van artikel 55b van de Waterschapswet legt de commissie geheimhouding op ten aanzien van alle informatie die tijdens het functioneringsgesprek, ter voorbereiding van dat gesprek en eventueel na afloop van dat gesprek wordt gedeeld.

  • 3.

    De verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.

  • 4.

    De verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat de commissie of het algemeen bestuur haar op grond van artikel 55d Waterschapswet opheft.

Artikel 8 Het gesprek

  • 1.

    Het gesprek is wederkerig; zowel het functioneren van de dijkgraaf als het functioneren en de samenwerking met het algemeen bestuur zijn onderwerp van gesprek.

  • 2.

    Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de dijkgraaf de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

  • 3.

    De commissie toetst het functioneren van de dijkgraaf in elk geval aan:

    • a.

      De profielschets voor de dijkgraaf;

    • b.

      De wettelijke taken van de dijkgraaf;

    • c.

      Andere aan de dijkgraaf toebedeelde taken (bewaker bestuurlijke integriteit, representatie);

    • d.

      Het verslag van en de afspraken uit het vorige gesprek met deze dijkgraaf (indien beschikbaar).

  • 4.

    In het laatste gesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure van de dijkgraaf geven zowel de commissie als de dijkgraaf een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

  • 5.

    Het vierde lid is niet van toepassing waar het een waarnemend dijkgraaf betreft.

Artikel 9 Verslaglegging

  • 1.

    Van het gesprek wordt door de secretaris een conceptverslag opgemaakt.

  • 2.

    Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft beknopt een duidelijk en feitelijk beeld van hetgeen is besproken en afgesproken.

  • 3.

    Alvorens het verslag vast te stellen, krijgen de commissie en de dijkgraaf de gelegenheid om te reageren op het concept.

  • 4.

    Het definitieve verslag wordt ondertekend door alle deelnemers aan het gesprek.

  • 5.

    Een afschrift van het verslag van het gesprek wordt ter beschikking gesteld aan de dijkgraaf.

  • 6.

    Het vastgestelde verslag wordt onder geheimhouding ter kennisneming gebracht aan de leden van het algemeen bestuur en dit is de enige terugkoppeling naar de leden van het algemeen bestuur.

  • 7.

    Indien het verslag vragen oproept, wordt door de commissie(voorzitter) een mondelinge toelichting gegeven in een besloten overleg van het algemeen bestuur of in het Fractievoorzittersoverleg.

  • 8.

    Het vastgestelde verslag wordt onder geheimhouding ter kennisneming gebracht aan de Commissaris van de Koning van de provincie Gelderland.

Artikel 10 Archivering

De secretaris draagt zorg voor archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde en ondertekende verslag.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van haar voorzitter.

Artikel 12 Slotartikel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking daarvan.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening functioneringsgesprekken dijkgraaf en algemeen bestuur Waterschap Rivierenland.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van Waterschap Rivierenland op 29 december 2025,

de secretaris-directeur,

ir. Z.C. Vonk

de dijkgraaf,

drs. T.J.A.M. Cuppen MBA

Naar boven