Activabeleid 2025 van Waterschap Drents Overijsselse Delta

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1 Kaders

Aan deze nota liggen ten grondslag:

• a) de voorschriften rond waardering, activering en afschrijvingen zoals die zijn vastgelegd in hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit “De beleidsvoorbereiding en verantwoording”(BBVW);

• b) de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Waterschap Drents Overijsselse Delta 2025.

Hoofdstuk 2 Activering en waardering

Artikel 2 Activering

• 1. Uitgaven voor zaken die een meerjarig nut hebben, worden geactiveerd. Deze uitgaven komen als vaste activa op de balans te staan en worden niet in totaliteit als kosten in de exploitatierekening verantwoord.

• 2. Het kan voorkomen dat een actief ‘om niet’ wordt overgenomen. Een dergelijk actief is normaal in bedrijf en vertegenwoordigt derhalve een bepaalde waarde. Dit actief wordt opgenomen in de activa administratie en vertegenwoordigt geen waarde op de balans. Hiervoor zal in de jaarrekening een toelichting worden opgenomen.

Artikel 3 Waardering

• 1. Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met subsidies/bijdragen van derden en met de gecumuleerde afschrijvingen.

• 2. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

• 3. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs wordt in beginsel zowel de inzet van eigen personeel als de rente (bouwrente), over het tijdvak waarin de vervaardiging van het actief plaatsvindt opgenomen.

• 4. Voorraden worden, om redenen van administratieve eenvoud, niet op de balans gewaardeerd; met uitzondering van strategische grondposities.

• 5. Deelnemingen worden op de balans gewaardeerd; dit gebeurt tegen marktwaarde indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

• 6. Een materieel vast actief waarvoor een financieel leasecontract is aangegaan en waarbij het waterschap het genot heeft, het risico op waardeverandering draagt en bijvoorbeeld kosten van onderhoud, verzekering betaalt (economisch eigendom), wordt op de balans onder de materiële vaste activa verantwoord. Bij operational lease is geen sprake van economisch eigendom en wordt het actief niet op de balans opgenomen. Een dergelijke verplichting wordt wel nader in de jaarstukken toegelicht.

Artikel 4 Inzet van eigen personeel

• 1. In principe worden uren van eigen personeel die direct bijdragen aan de realisatie van het actief geactiveerd. Deze uren worden vermeerderd met de uren van eigen personeel werkzaam bij de ondersteunende afdelingen als deze uren in aanmerking komen voor subsidiering door derden.

• 2. Kosten van de uren van eigen personeel worden uitsluitend geactiveerd, wanneer deze via het tijdverantwoordingsysteem van het waterschap aan de investeringen zijn toegerekend.

• 3. Kosten voor aansturing en ondersteuning van direct bij de realisatie van het actief betrokken eigen medewerkers mogen door middel van een opslag op de uurtarieven van het personeel dat direct bijdraagt aan de realisatie worden geactiveerd. Dekkingsverschillen tussen de werkelijke kosten en de doorbelasting worden in beginsel naar rato toegerekend aan de onderhanden werken. Het DB stelt hiervoor een uitwerkingsnotitie op.

• 4. Toerekening van de werkelijke kosten (= uren x tarief) uit hoofde van eigen personeel vindt plaats op basis van de uit de begroting afgeleide (voorcalculatorische) uurtarieven. De uurtarieven worden niet op basis van werkelijkheid geactualiseerd.

Artikel 5 Inzet van extern personeel

• 1. In principe worden uren van extern personeel die direct bijdragen aan de realisatie van het actief geactiveerd.

• 2. Kosten van de uren van extern personeel worden uitsluitend geactiveerd, wanneer deze via het tijdverantwoordingsysteem van het waterschap aan de investeringen zijn toegerekend.

• 3. Kosten voor aansturing van direct bij de realisatie van het actief betrokken externe medewerkers worden door middel van een opslagmethode via het uurtarief van het eigen personeel geactiveerd.

• 4. Toerekening van de werkelijke kosten (= uren x tarief) uit hoofde van extern personeel vindt plaats op basis van het werkelijke inhuurtarief (incl. btw).

Artikel 6 Bouwrente

• 1. Aan meerjarige investeringsprojecten wordt tijdens de onderhanden werk fase rente toegerekend. Deze rente wordt bouwrente genoemd.

• 2. Bij de raming van het investeringsbedrag van een project wordt rekening gehouden met de te activeren bouwrente, waarbij een inschatting wordt gemaakt van de doorlooptijd van het project en de investeringsbedragen (netto uitgaven) per jaar.

• 3. De op begrotingsbasis berekende (te activeren) bouwrente wordt in beginsel geijkt op basis van de op het moment van begroten actuele meerjarige renteverwachting, tenzij in de begrotingsbrief anders wordt besloten.

• 4. Toerekening van bouwrente geschiedt na afsluiting van het boekjaar op basis van het in de begroting vastgelegde rentepercentage.

• 5. De bouwrente wordt berekend over de boekwaarde van het onderhanden werk per 1 januari en het gemiddelde van de toename van de boekwaarde in het verslagjaar (zie bijlage: Toelichting).

• 6. Inkomsten die ten gunste komen van het onderhanden werk en ook daadwerkelijk ontvangen zijn, worden op basis van het gemiddelde van de afname verrekend met de toe te rekenen bouwrente.

• 7. Subsidievoorschotten die werkelijk ontvangen zijn, maar vanwege de voortgang naar rato van het project nog niet toegerekend mogen worden en daarom als vooruitontvangen bedrag op de balans staan, worden op basis van het gemiddelde verrekend met de gemiddelde boekwaarde van het project (toe te rekenen bouwrente). De uiteindelijk (per saldo) netto toegerekende bouwrente mag niet lager dan nul zijn.

Artikel 7 Ondergrens activering

• 1. Investeringen met een bruto verkrijgings- of vervaardigingsprijs kleiner dan € 50.000 (m.u.v. grond) worden niet geactiveerd, maar in het jaar van aanschaf c.q. vervaardiging ten laste gebracht van de exploitatie.

• 2. Soortgelijke kapitaalgoederen die afzonderlijk gezien niet boven de drempelwaarde voor activeren uitkomen, maar die gelijktijdig in bulk zijn aangeschaft en dan wel boven de drempelwaarde komen, worden als één kapitaalgoed geactiveerd. Dit betreft het “bundelen” van investeringen.

• 3. Kapitaalgoederen met een verwachte gebruiksduur korter dan 5 jaar worden niet geactiveerd, maar in het jaar van aanschaf c.q. vervaardiging ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 8 Onderhoud, groot onderhoud en componentenmethode

• 1. Onderhoud is erop gericht om een activum in goede staat te houden en ervoor te zorgen dat dit gedurende zijn gebruiksduur goed blijft functioneren. De kosten van dit onderhoud worden in de exploitatierekening verantwoord, tenzij er sprake is van een groot onderhoudsinvestering die leidt tot levensduurverlenging, kwaliteitsverbetering en/of verplicht is om daarmee te voldoen aan wettelijke voorschriften. In een dergelijke situatie mogen de kosten worden geactiveerd, mits deze boven de minimale ondergrens voor activering uitkomen.

• 2. Er is sprake van ‘levensduur verlengend groot onderhoud’ wanneer de verwachte gebruiksduur van een activum verlengd wordt met minimaal 5 jaren. De afschrijvingstermijn van het desbetreffende actief wordt daarvoor aangepast.

• 3. Activering vindt waar mogelijk plaats volgens de componentenbenadering. Dit houdt in dat uitgaven voor een bepaald onderdeel van het actief, waarvan de vervanging telkens na een langere gebruiksperiode plaatsvindt, bij aanvang van het gebruik van het actief als afzonderlijk activacomponent met bijbehorende afschrijvingstermijn wordt geactiveerd en afgeschreven. De desbetreffende component van het actief moet op het moment van activering als zelfstandig financieel onderdeel herleidbaar zijn. Dit component wordt dan afgeschreven tot aan het moment van vervanging (d.w.z. aan het einde van de gebruiksduur) conform bestand beleid. De investering wordt opnieuw geactiveerd, waarna dit afzonderlijke component opnieuw op dezelfde wijze wordt afgeschreven (zie bijlage: Toelichting).

Hoofdstuk 3 Afschrijving en waardering

Artikel 9 Afschrijvingsmethode

• 1. Vaste activa met een beperkte economische levensduur moet jaarlijks worden afgeschreven, waarbij de jaarlijkse afschrijving de waardevermindering in dat jaar representeert. De afschrijvingen zijn gebaseerd op de lineaire afschrijvingsmethode.

• 2. Er wordt afgeschreven met inachtneming van de verwachte (economisch rendabele) gebruiksduur, waarbij de mogelijke restwaarde van activa niet in beschouwing wordt genomen. Investeringen worden na ingebruikname van het project geactiveerd dan wel na het in eigendom verkrijgen van het activum.

• 3. Deelactivering van een individuele investering is niet toegestaan, met uitzondering van voorbereidingskosten en het budget bestemd voor nazorg als het actief reeds in gebruik is genomen.

• 4. Budget voor nazorg is maximaal gelijk aan het verschil tussen het beschikbare krediet en de uitgevoerde deelactivering, tenzij anders door het kredietverstrekkende orgaan wordt besloten. Na oplevering van de nazorg-fase vindt activering plaats. De afschrijvingstermijn eindigt op hetzelfde moment als de afschrijvingstermijn van de bijbehorende deelactivering.

• 5. De afschrijving vindt plaats vanaf het jaar volgend op het jaar van (deel)activering.

Artikel 10 Afschrijvingstermijnen

• 1. De afschrijvingstermijnen worden gebaseerd op de verwachte gebruiksduur van het actief.

• 2. Immateriële vaste activa

  • a. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden afgeschreven conform de looptijd van de desbetreffende lening.

  • b. Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden afgeschreven in 5 jaar, mits dit actief ook tot stand komt. Wanneer later blijkt dat het actief om wat voor redenen dan ook niet doorgaat, zal de boekwaarde in één keer worden afgeschreven ten laste van de exploitatie in het betreffende jaar.

  • c. Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden afgeschreven conform het aantal jaren dat het betreffende actief naar verwachting door de derde zal worden gebruikt. Indien deze termijn niet bekend is of onzeker is, wordt een termijn van 5 jaar gehanteerd.

  • d. Uitgaven voor toetsingen van keringen, planvorming, gebiedsprocessen worden niet geactiveerd.

• 3. Voorbereidingskosten

  Voorbereidingskosten (in de vorm van een separaat investeringskrediet) worden afgeschreven in dezelfde termijn als ook het project waartoe ze behoort. Wanneer een project een lange voorbereidingstijd kent dan wordt het verstandig geacht om op voorhand al te starten met de afschrijving op deze kosten gedurende de termijn dat ook het project wordt afgeschreven. Wanneer later blijkt dat een project om wat voor redenen dan ook niet doorgaat, zal de boekwaarde in één keer worden afgeschreven ten laste van de exploitatie in het betreffende jaar.

• 4. Materiele vaste activa

  De investeringen in vaste activa worden afgeschreven in:

  Waterkeringen robuust	40 jaren
  Waterkeringen niet robuust	12 jaren
  Solidariteitsheffing HWBP	5 jaren
  Legger	10 jaren
  Stuwen:
  Bouwkundig (civiel)	30 jaren
  Werktuigbouwkundig (mechanisch)	15 jaren
  Elektrotechnisch	15 jaren
  Inlaten / sluizen / zinkers / betuiningen	20 jaren
  Overige peilregulerende kunstwerken	10 jaren
  Grondwerken watergangen	30 jaren
  Gebiedsontwikkelingen	30 jaren
  Baggerwerkzaamheden (alleen profiel bepalend)	10 jaren
  Gemalen:
  Bouwkundig (civiel)	30 jaren
  Werktuigbouwkundig (mechanisch)	15 jaren
  Elektrotechnisch	15 jaren
  Rioolwaterzuiveringen en slibontwatering:
  Bouwkundig (civiel)	30 jaren
  Werktuigbouwkundig (mechanisch)	20 jaren
  Elektrotechnisch	20 jaren
  Processystemen	10 jaren
  Transportleidingen	40 jaren
  Apparatuur (kantoor machines)	5 jaren
  Hardware en software (niet zijnde SaaS)	5 jaren
  Kantoormeubilair	10 jaren
  Bureau inrichting (excl.telefoons)	5 jaren
  Communicatiemiddelen (telefoons, tablets, etc.)	4 jaren
  Tractiemiddelen en vervoersmiddelen	7 jaren
  Huisvesting:
  Bouwkundig (civiel)	40 jaren
  Werktuigbouwkundig (mechanisch)	15 jaren
  Elektrotechnisch	10 jaren
  Verbouwingen	20 jaren
  Werkplaatsen	30 jaren
  Loodsen en depots	15 jaren

• 5. Een materiële vaste activa investering in een actief dat niet in eigendom is (bijvoorbeeld huur), wordt afgeschreven in dezelfde termijn als genoemd in lid 4, met als maximum de nog resterende looptijd van het gebruiks-/huurcontract.

• 6. Investeringen moeten zo goed mogelijk worden toegerekend aan de activacategorieën zoals genoemd in lid 4. Daar waar splitsing niet mogelijk of administratief inefficiënt is, dient de verdeling op basis van de SSK-raming toegepast te worden.

• 7. Vanwege (vernieuwende) ontwikkelingen in de uitvoering van onze waterschapstaken (bijvoorbeeld op het gebied van technologie of modulair bouwen), kan het kredietverstrekkende bestuursorgaan gemotiveerd afwijken van de afschrijvingstermijnen genoemd in lid 4.

• 8. Indien de afschrijvingstermijnen genoemd in lid 4 niet voorzien in een duiding van de verwachte economische levensduur van een actief; wordt een nadere inschatting gemaakt op basis van algemeen geaccepteerde standaarden (bijv. opgave fabrikant). De ingeschatte levensduur wordt ter vaststelling voorgelegd aan het kredietverstrekkende bestuursorgaan.

• 9. Op het moment van activeren wordt bekeken of de aangegeven afschrijvingstermijn bij het vrijmaken van het investeringskrediet nog steeds correct is voor het gerealiseerde c.q. verkregen actief. Hierbij wordt tevens getoetst of conform de raming de afschrijvingstermijn van toepassing is voor het gehele actief of dat er bijvoorbeeld op basis van de uitgevoerde werkzaamheden sprake is van verschillende afschrijvingstermijnen. Indien dit laatste het geval is, wordt op het moment van activeren op basis van een financiële onderbouwing bepaald welke afschrijvingstermijn van toepassing is voor welk deel van het opgeleverde actief.

• 10. Indirecte projectkosten (bijv. rente of advieskosten) worden toegerekend aan de componenten uit de afschrijvingstabel op grond van de financiële verhouding tussen de componenten binnen de investering.

• 11. Voor het toerekenen van rentekosten tijdens de afschrijvingsperiode wordt gebruik gemaakt van de renteomslag-methode. De renteomslag-methode gaat uit van totaalfinanciering. Dit wil zeggen dat er geen verband wordt gelegd tussen individuele activa en de wijze van financiering. Hierbij worden de rentelasten periodiek toegerekend aan de kostendragers op basis van de boekwaarde per 1 januari van reeds geactiveerde investeringen. De toegerekende rente komt ten laste van de exploitatie.

Artikel 11 Grond

• 1. Op grond wordt in beginsel niet afgeschreven, omdat grond zijn waarde behoudt. Een uitzondering kan gelden wanneer sprake is van waardevermindering van de grond.

• 2. Op grond waarop gebouwd wordt of is, kan worden afgeschreven over dezelfde termijn waarover de bouwwerken op deze grond ook worden afgeschreven. Dit geldt niet voor het hoofdkantoor.

Artikel 12 Desinvestering, sloopkosten en verkoop

• 1. Van een desinvestering is sprake, als een vast actief, voordat het volledig is afgeschreven, uit het productieproces wordt gehaald, vanwege sloop, verkoop of buitengebruikstelling. Op dat moment moet de restant boekwaarde als een extra afschrijving in één keer ten laste van de exploitatierekening gebracht worden en wordt het actief uit de activa- administratie verwijderd.

• 2. Bij verkoop van een actief wordt de boekwinst of het boekverlies ten gunste of ten laste van de exploitatierekening gebracht.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 13 Hardheidsclausule

• 1. In niet voorziene situaties of bij substantiële financiële tegenslagen kan op incidentele basis afgeweken worden van de richtlijnen in deze nota. Het voorstel tot afwijking wordt voorzien van argumenten en wordt vastgesteld door het algemeen bestuur.

Artikel 14 Intrekking

• 1. Het Afschrijvings- en activeringsbeleid 2016 wordt ingetrokken, met dien verstande dat de daarin opgenomen afschrijvingstermijn van toepassing blijft op investeringen die voor 1 januari 2025 hebben plaatsgevonden.

Artikel 15 Inwerkingtreding

• 1. Deze beleidsregels treden met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2025.

Artikel 16 Citeertitel

• 1. Deze beleidsregels worden aangehaald als Activabeleid Waterschap Drents Overijsselse Delta 2025.

BIJLAGE: TOELICHTING

Bouwrente

De toe te rekenen bouwrente wordt als volgt berekend:

Activering van het OHW (geheel of gedeeltelijk) vindt in principe per ultimo het boekjaar plaats.

Bij de berekening van de toe te rekenen bouwrente wordt rekening gehouden met de maand waarin het project opgeleverd/gestart is. De bouwrente wordt dus naar rato berekend.

Voorbeeld componentenmethode

Aanschaf/bouw van een gebouw met een kostprijs van € 2.000.000. Op het moment van investeren worden de volgende schattingen gemaakt m.b.t. het gebouw zelf, de lift en de dakbedekking. De gebruiksduur van het gebouw bedraagt 40 jaar. Eens per 10 jaar dient de bitumenlaag van het dak te worden vervangen (investering € 50.000). De lift zal om de vijf jaar worden geïnspecteerd en er zullen onderdelen worden vervangen. Het investeringsbedrag voor de lift bedraagt € 100.000. Na vijf jaar wordt de lift daadwerkelijk aangepakt ten bedrage van € 110.000 en na acht jaar wordt de dakbedekking vervangen ten bedrage van € 45.000.

Uitwerking:

Indien de oorspronkelijke bestanddelen van de dakbedekking en de lift volgens de componenten-benadering zijn afgesplitst van de totale kostprijs, worden de afschrijvingen als volgt bepaald:

dakbedekking	: €	50.000 / 10 jaar €	5.000
lift	: €	100.000 / 5 jaar €	20.000
gebouwresteert	: €	1.850.000 / 40 jaar €	46.250
Afschrijving jaar 1	: €	71.250

Na vijf jaar wordt de lift aangepakt: de kosten van de vervanging ad € 110.000 wordt als nieuw afzonderlijk bestanddeel geactiveerd en wordt vervolgens afgeschreven over de verwachte levensduur. Er is geen desinvestering noodzakelijk, aangezien de boekwaarde van het liftbestanddeel aan het eind van jaar vijf nihil is.

De kostprijs van het vervangen van de dakbedekking na acht jaar ad. € 45.000 wordt als nieuw afzonderlijk bestanddeel geactiveerd als onderdeel van het gebouw en wordt afgeschreven over de verwachte gebruiksduur. Aangezien de dakbedekking eerder wordt vervangen dan was voorzien, wordt de resterende boekwaarde van de initiële investering, ad € 10.000 (= € 50.000 minus 8 x € 5.000 afschrijving) als boekverlies verantwoord in de exploitatie.

De huidige werkwijze van activering van levensduur verlengend groot onderhoud is conform de hierboven beschreven componentenbenadering.

Voorbeelden groot onderhoud (niet geactiveerd via de componentenmethode)

• vervangen van pompen van een rioolstelsel;

• vervangen van rioolbuizen;

• periodiek baggeren van watergangen;

• vervangen zink van een dakgoot;

• vervangen van deuren, ramen en/of kozijnen van een gebouw;

• uitvoeren periodiek schilderwerk;

• vervangen van de cv-ketel, vloerbedekking, zonwering, vloer- en wandtegels.