Protocol Internetgebruik en Digitale Communicatie Waterschap Hunze en Aa’s 2026

Het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s;

Overwegende dat door gebruik van e-mail, internet en social media een grote invloed op de vorming van imago, identiteit en reputatie wordt verkregen maar tegelijkertijd de kans op reputatie schade kan toenemen;

Gelet op het bepaalde in de Gedragscode waterschap Hunze een Aa’s;

Besluit:

Vast te stellen het volgende Protocol Internetgebruik en Digitale Communicatie Waterschap Hunze en Aa’s 2026.

Artikel 1 E-mail gebruik

• 1. Zodra een gebruiker (een gebruiker in dit protocol is iedereen die gebruik maakt van door of namens het waterschap Hunze en Aa’s ter beschikking gestelde ICT-communicatiemiddelen) vermoedt dat bepaalde door hem/haar ontvangen berichten strijdig zijn met wet- en regelgeving, niet van gepaste aard zijn dan wel de integriteit en goede naam van het waterschap Hunze en Aa’s en/of gebruikers zouden kunnen schaden, dient hij/zij zijn leidinggevende te informeren.

• 2. Alle gegevens over e-mail gebruik worden op persoonsniveau geregistreerd.

• 3. Het e-mailsysteem mag alleen voor zakelijk verkeer worden gebruikt, behalve de in artikel 6 van dit protocol opgenomen uitzondering.

• 4. De werkgever zal niet de inhoud van de e-mailberichten lezen. Persoonsgegevens over het aantal e-mails, de mailadressen en andere data die hiermee te maken hebben worden uitsluitend voor technische doeleinden geregistreerd en gecontroleerd.

• 5. Team ICT heeft, vanuit beveiligingsoogpunt, voor het tegengaan van systeemaanvallen door virussen of andere schadelijke programma’s altijd de bevoegdheid om verdachte e-mail berichten, zowel inkomende als uitgaande, al dan niet geautomatiseerd (inhoudelijk) te controleren.

• 6. Er kunnen controles op incidentele basis vanwege zwaarwichtige redenen plaatsvinden. Daarvan is in ieder geval sprake, indien er een reëel vermoeden bestaat dat in strijd met dit protocol opgenomen regels wordt gehandeld. Een verzoek om een controle als hier bedoeld kan uitsluitend door de secretaris-directeur worden ingediend bij het afdelingshoofd PFB.

• 7. De ondernemingsraad wordt door de secretaris-directeur vooraf vertrouwelijk geïnformeerd over de in lid 6 van dit artikel bedoelde controles.

Artikel 2 Rechtsgeldigheid e-mail

• 1. Indien per e-mail een bericht wordt ontvangen dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, is de ontvanger ervan ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt gemeld dat het bericht op de juiste manier ondertekend moet worden.

• 2. Een individuele gebruiker mag niet zelf, bijvoorbeeld met behulp van e-mail, besluiten nemen en bekendmaken aan belanghebbenden of belangstellenden. Als een besluit genomen is door of namens het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur kan wel (een kopie van) het besluit via de mail verstrekt worden aan belanghebbenden of belangstellenden.

Artikel 3 Internetgebruik

• 1. Het internetsysteem mag uitsluitend voor zakelijk verkeer worden gebruikt, behalve de in artikel 6 van dit protocol opgenomen uitzondering.

• 2. Alle gegevens over internetgebruik worden op persoonsniveau geregistreerd. Algemene overzichtsrapportages zijn niet tot personen herleidbaar.

• 3. Systeem- en netwerkbeheer, helpdesk en de ISO van Team ICT heeft, vanuit beveiligingsoogpunt, voor het tegengaan van systeemaanvallen door virussen of andere schadelijke programma’s altijd de bevoegdheid om het internetgebruik al dan niet geautomatiseerd (inhoudelijk) te controleren.

• 4. Op incidentele basis kunnen vanwege zwaarwichtige redenen controles van persoons- gegevens over internetgebruik plaatsvinden. Van zwaarwichtige redenen is in ieder geval sprake indien er een reëel vermoeden bestaat dat in strijd met dit protocol opgenomen regels wordt gehandeld. Een verzoek om een controle kan alleen door de secretaris-directeur worden ingediend bij het hoofd PFB.

• 5. De ondernemingsraad wordt door de secretaris-directeur vooraf vertrouwelijk geïnformeerd over de in lid 4 van dit artikel bedoelde controles.

Artikel 4 Social media en communicatieplatformen

• 1. Uitlatingen op social media moeten gepast zijn en mogen het waterschap niet schaden.

• 2. De gebruiker maakt bij publicaties op social media, websites etc., anders dan die van Hunze en Aa’s, altijd kenbaar of hij/zij op persoonlijke titel of namens het waterschap publiceert.

• 3. Bij publicaties namens het waterschap vermeldt de gebruiker de naam van de organisatie en de functie.

Artikel 5 Algemene uitzondering

• 1. De werkgever erkent dat een absoluut verbod van privégebruik van e-mail, internet, social media en kunstmatige intelligentie niet realistisch en praktisch is. Om deze reden is, in afwijking van het algemeen uitgangspunt, beperkt privé gebruik toegestaan.

• 2. In overleg met de direct leidinggevende kunnen afspraken worden gemaakt over het gebruik van e-mail en/of internet.

• 3. Indien een gebruiker aantoonbaar meer dan beperkt privé gebruik maakt van e-mail, internet of social media, en dit wordt vastgesteld door monitoring of signalering, behoudt de werkgever het recht om een controle uit te voeren en een gesprek te initiëren onder leiding van de leidinggevende, om het gebruik in lijn te brengen met de bepalingen in dit protocol.

Artikel 6 Richtlijnen gebruik e-mail, internet, social media en communicatieplatformen

• 1. Gebruikers mogen (waterschaps-)informatie delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is en het delen daarvan Hunze en Aa’s niet schaadt.

• 2. Wanneer een gebruiker werkgebonden informatie wil publiceren wordt eerst toestemming gevraagd aan de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of persoon.

• 3. Gebruikers verstrekken geen vertrouwelijke informatie over klanten, partners of leveranciers zonder hun goedkeuring.

• 4. Gebruikers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki’s, fora of vergelijkbare media.

• 5. Gebruikers zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal zijn, met gevolgen voor hun privacy.

• 6. Gebruikers moeten zich ervan bewust zijn dat verkeerd opgevatte of slecht onderbouwde stukken, direct nadelige gevolgen kunnen hebben voor Hunze en Aa’s.

• 7. Wanneer een online discussie dreigt te ontsporen, of in het ergste geval al helemaal ontspoord is, neemt de gebruiker direct contact op met de verantwoordelijke afdeling/persoon en overlegt over de te volgen strategie.

• 8. Het verzenden van vertrouwelijke (bedrijfs-) informatie naar externen is alleen toegestaan wanneer dit beveiligd plaatsvindt en gebruik gemaakt wordt van de verzendapplicatie Filetransfer van het waterschap. Afwijken van de verzendapplicatie Filetransfer voor het versturen van vertrouwelijke informatie kan enkel na beoordeling van de alternatieve verzendapplicatie door het team ICT en goedkeuring van het teamhoofd ICT. Intern kan vertrouwelijke informatie veilig via de e-mail worden verstuurd.

• 9. Het is niet toegestaan voor bestuursleden en ambtenaren om bijvoorbeeld via WhatsApp, Telegram of Signal te communiceren over besluitvorming en de voorbereiding daarvan, met het oog op het waarborgen van de beveiligingsbelangen.

Artikel 7 Maatregelen

• 1. Bij gebruik voor andere dan zakelijke doeleinden, zoals bedoeld onder artikel 1, derde lid en artikel 3, tweede lid van dit protocol kunnen maatregelen c.q. sancties worden getroffen.

• 2. De mogelijke sancties zijn opgenomen in boek 7 van het Burgerlijk Wetboek.

• 3. De sanctie wordt niet eerder opgelegd dan nadat de gebruiker in de gelegenheid is gesteld zich mondeling of schriftelijk te verantwoorden ten overstaan van de secretaris-directeur en het hoofd PFB. De Ondernemingsraad wordt in voorkomende gevallen geïnformeerd

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit protocol treedt in werking op 1 januari 2026 onder gelijktijdige intrekking van het Protocol Internetgebruik en Digitale Communicatie Waterschap Hunze en Aa’s 2024.

• 2. Het protocol kan worden aangehaald als Protocol Internetgebruik en Digitale Communicatie Waterschap Hunze en Aa’s 2026.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 10 december 2025.

Jelmer Kooistra

secretaris-directeur

Geert-Jan ten Brink

dijkgraaf