Waterschapsblad van Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard | Waterschapsblad 2025, 23196 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Controleprotocol hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard vanaf verslagjaar 2025
De verenigde vergadering van Schieland en de Krimpenerwaard;
gelet op artikel 109 van de Waterschapswet en artikel 5 van de Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard 2025;
op voordracht van het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard van 20 mei 2025;
- 1.
- 2.
- 3.
De Waterschapswet verplicht elk hoogheemraadschap om een controleverordening op te stellen. Dit betreft het document ‘Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard’ (hierna “controleverordening”). Ter aanvulling op deze controleverordening is dit controleprotocol opgesteld.
In dit protocol worden door het algemeen bestuur verschillende zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, de opstelling van de rechtmatigheids-verantwoording en daarmee het financieel beheer, zoals uitgevoerd door of namens het dagelijks bestuur.
Met dit controleprotocol stelt het algemeen bestuur nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2025 en de daaropvolgende controlejaren. Dit protocol is van toepassing op de controle van de jaarrekening door de externe accountant, en het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur, met ingang van verslagjaar 2025 van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard.
Artikel 109, tweede lid, van de Waterschapswet verplicht het algemeen bestuur één of meer accountants aan te wijzen, zoals bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, voor de controle van de jaarstukken, het verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
Artikel 3 van de controleverordening bepaalt dat het algemeen bestuur in het controleprotocol de aspecten die door de accountant in acht moeten worden genomen w.o. de goedkeurings- en rapporteringstoleranties opneemt.
2. Algemene uitgangspunten van de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)
De controle van de jaarrekening wordt uitgevoerd door de accountant die door het algemeen bestuur is benoemd.
Zoals in artikel 109 Waterschapswet is voorgeschreven zal de controle van de jaarrekening gericht zijn op het geven van een oordeel over:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel over de rechtmatigheid gegeven. Het dagelijks bestuur neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening, en de accountant toetst of deze een getrouwe weergave biedt.
De controle wordt uitgevoerd op basis van de relevante bepalingen uit het Waterschapsbesluit, de Kadernota rechtmatigheid en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Controle- en overige standaarden (NBA).
De financiële rechtmatigheid betreft de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met relevante interne en externe wet- en regelgeving.
2.2 Verantwoordingscriteria rechtmatigheid
In de jaarrekening legt het dagelijks bestuur verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording.
In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
De criteria genoemd bij de nummers 1 tot en met 6 worden afgedekt door het getrouw beeld van de accountantsverklaring. De criteria genoemd bij de nummers 7 tot en met 9 worden afgedekt door de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur.
In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Ondanks dat deze criteria door de accountantscontrole worden afgedekt, worden ze door de organisatie, de (verbijzonderde) interne controle, waar van toepassing ook meegenomen bij de rechtmatigheidscontrole.
Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt aandacht besteed aan het begrotingscriterium, het voorwaardecriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. In hoofdstuk 4 van dit protocol zijn die drie criteria verder uitgewerkt.
3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties accountant
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.
Het uitvoeren van de werkzaamheden met inachtneming van de toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren. De weging van afwijkingen en onzekerheden vindt ook plaats op basis van deze kwalitatieve beoordeling.
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van afwijkingen in de jaarrekening en de som onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en daarmee de strekking van de af te geven controleverklaring.
In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (verder: “Bado”) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstolerantie voorgeschreven. Het hoogheemraadschap mag de goedkeuringstolerantie scherper vaststellen dan deze minimumeis. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. In praktijk wordt nauwelijks afgeweken van deze tolerantie.
De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Hierbij wordt het bedrag van de totale lasten vanuit de exploitatie naar kosten en opbrengsten genomen. Onderstaande minimumeisen voor de inrichting van de controle zijn het uitgangspunt voor de accountant.
Op grond van de Bado is de rapporteringstolerantie een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de goedkeuringstolerantie. Deze tolerantie vormt de basis voor het verslag van bevindingen van de accountant. Het algemeen bestuur kan een rapporteringstolerantie voorschrijven. Een lagere rapporteringstolerantie leidt niet tot extra controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Fouten of onzekerheden die boven de rapporteringstolerantie liggen, worden opgenomen in het verslag van bevindingen.
De maatstaf voor de rapporteringstolerantie is door het algemeen bestuur vastgesteld op € 100.000. Dit houdt in dat de accountant elke fout of onzekerheid vanaf € 100.000 in zijn verslag van bevindingen meldt.
3.4. Rapporteringstolerantie voor Single Information Single Audit (SiSa)
Het hoogheemraadschap kan extra geld verkrijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen waarvan de verantwoording verloopt via de SiSa-systematiek. SiSa, oftewel single information, single audit, betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken van het hoogheemraadschap. Voor deze verantwoordingen gelden veelal specifieke toetsingsvoorwaarden. De accountant stelt vast dat de besteding van specifieke uitkeringen in overeenstemming met deze voorwaarden plaatsvindt. Het betreft dus een specifieke rechtmatigheidscontrole. Als bij de controle materiële financiële onrechtmatigheden worden geconstateerd, worden deze ook in de rechtmatigheidsverantwoording meegenomen.
Voor fouten en onzekerheden van specifieke uitkeringen geldt een andere rapporteringstolerantie dan voor de jaarrekening. De accountant dient specifieke controlewerkzaamheden verrichten voor de oordeelsvorming, zoals vastgelegd in artikel 3a en artikel 5, lid 4 van het Bado. Artikel 3a van het Bado luidt:
De accountant beoordeelt voor elke specifieke uitkering of er sprake is van risico’s die richtinggevend zijn voor de inrichting van de accountantscontrole. Indien het hoogheemraadschap een of meer specifieke uitkeringen ontvangt met een omvang van tenminste € 125.000 in het verantwoordingsjaar voert de accountant in ieder geval voor elk van die specifieke uitkeringen een deelwaarneming uit.’
Op grond van artikel 3a van het Bado kan het volstaan met één deelwaarneming per specifieke uitkering, bestaande uit één post, waarbij de accountant beoordeelt of deze post voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
Er kan op grond van art. 3a van het Bado worden volstaan met één deelwaarneming per specifieke uitkering (dus niet per indicator per specifieke uitkering), bestaande uit één post. Een deelwaarneming houdt in dat de accountant beoordeelt of een post in overeenstemming met de voorschriften in wet- en regelgeving is uitgevoerd en verantwoord door het hoogheemraadschap.
Voor bevindingen met betrekking tot specifieke uitkeringen gelden op basis van artikel 5, lid 4 van het Bado strengere rapporteringstoleranties dan voor de reguliere jaarrekening, zodat vakdepartementen de benodigde informatie hebben voor de vaststelling van de specifieke uitkeringen en voor de rapportage aan de Algemene Rekenkamer. Artikel 5 lid 4 van het Bado luidt:
‘In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering gerapporteerd met een rapporteringstolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar of, bij meerjarige financiële afrekening op basis van prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering, in alle gevallen met een ondergrens van te melden bevindingen van:
- a.
- b.
- c.
3.5. Rapporteringstolerantie voor Wet Normering Topinkomens (WNT)
Van de volgens de WNT in de jaarrekening verantwoorde bedragen zullen de constateerde afwijkingen, de niet gecorrigeerde afwijkingen dan wel onzekerheden in de controle daarvan, ook indien die niet van materieel belang zijn, door de accountant worden opgenomen in een rapport van bevindingen. Daarbij hanteert de accountant de in onderstaande tabel opgenomen rapportagegrenzen in overeenstemming met het controleprotocol WNT.
4. Reikwijdte controle op rechtmatigheid
4.1. Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van het verslagjaar 2025 is het dagelijks bestuur verantwoordelijk om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven bij de jaarrekening. De controle van de rechtmatigheid is hiermee geen verantwoordelijkheid meer van de accountant, maar van het dagelijks bestuur zelf. Concreet betekent het invoeren van de rechtmatigheidsverantwoording dat het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening en in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting hierop geeft. Voorheen gaf de accountant een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Vanaf verslagleggingsjaar 2025 zal de accountant enkel nog een oordeel geven over de getrouwheid, al neemt hij de rechtmatigheids-verantwoording wel mee in het oordeel over de getrouwheid, omdat dit een onderdeel van de jaarrekening is.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (“Bado”), dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en relevante interne en externe wet- en regelgeving”.
Rechtmatig handelen is handelen overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, regels en besluiten. Met de rechtmatigheidsverantwoording geeft het dagelijks bestuur aan in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en vastlegging daarvan in overeenstemming met de begroting en met relevante interne en externe wet- en regelgeving.
De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door het algemeen bestuur. Ook afwijkingen die voortvloeien uit de verantwoording van specifieke uitkeringen (SiSa) dienen te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een model tekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Deze zal door het hoogheemraadschap opgenomen worden in de jaarrekening. Een nadere toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording zal worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt onder meer ingegaan op de volgende aspecten:
- •
- •
- •
Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria, welke expliciet tot uitdrukking komen in de rechtmatigheidsverantwoording:
- •
- •
- •
De afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording hebben betrekking op fouten en onduidelijkheden. Een onduidelijkheid heeft hierbij een andere strekking dan het begrip onzekerheid bij de accountantscontrole. Een fout in de rechtmatigheidsverantwoording kan ontstaan doordat bijvoorbeeld financiële wet- en regelgeving niet is nageleefd. Een onduidelijkheid in de verantwoording kan ontstaan doordat bijvoorbeeld financiële wet- en regelgeving voor meerdere uitleg vatbaar is.
Bij het begrotingscriterium gaat het om de controle of de financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s. In de (programma)begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het Bestuur zijn vastgesteld. Uitgangspunt hiervoor is het niveau waarop het algemeen bestuur de budgetten in de begroting en de kredieten geautoriseerd heeft. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van het algemeen bestuur is gerespecteerd.
Van begrotingsonrechtmatigheden is sprake als het dagelijks bestuur bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door het algemeen bestuur vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door het algemeen bestuur zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met de begrotingswijzigingen is aangepast (3). Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor het totaalbedrag van fouten én onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording is dus het vaststellen of er sprake is van afwijkingen en of deze passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur. In het bestaande beleid is uitgewerkt wanneer afwijkingen als acceptabel en als tijdig gemeld worden aangemerkt. Hiervoor geldt:
- •
Overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten); Deze zijn altijd onrechtmatig, ook al zijn deze tijdig gemeld. Indien de overschrijding van de lasten past binnen de vooraf vastgestelde afspraken met het algemeen bestuur dan zijn de begrotingsonrechtmatigheden vooraf als acceptabel bestempeld.
- •
Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten; Deze zijn op zichzelf niet onrechtmatig en kunnen alleen onrechtmatig zijn als deze niet tijdig aan het dagelijks bestuur zijn gemeld. Voor wat onder tijdig wordt verstaan wordt verwezen naar artikel 13 van de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard.
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen het hoogheemraadschap voldoen aan de voorwaarden, zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het normenkader zijn de interne en externe regels opgenomen, die het dagelijks bestuur in hun controle van het voorwaardencriterium moet betrekken.
De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Gezien de omvang van de wet- en regelgeving en de veelheid aan voorwaarden die in de diverse wetten en regels gesteld worden, is het niet haalbaar om alles te betrekken in de rechtmatigheidscontrole. Over het voorwaardencriterium worden daarom de volgende uitgangspunten voor boekjaar 2025 en verder genomen:
- •
- •
- •
De naleving van de overige kaders en regels, zoals opgenomen in het normenkader onder interne regelgeving. Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De rechtmatigheidscontrole heeft alleen betrekking op externe wet- en regelgeving, verordeningen van het algemeen bestuur en besluiten van het dagelijks bestuur die verplicht voortvloeien uit externe wet- en regelgeving. Interne regels en besluiten van het dagelijks bestuur, de directie en afdelingshoofden naar de ambtelijke organisatie, vallen daar buiten
- •
Als en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door het algemeen bestuur of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van het dagelijks bestuur, de directie en afdelingshoofden en niet-kaderstellende besluiten van het dagelijks bestuur vallen hierbuiten.
Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan het dagelijks bestuur in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken aan welke regels het betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen.
Tenslotte is de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV van toepassing bij de controle. Deze commissie heeft de opdracht zwaarwegende adviezen uit te brengen. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. Deze dienen dan door het hoogheemraadschap en accountant te worden gedocumenteerd.
4.4. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium)
Dit criterium spitst zich toe op de toetsing van de juistheid en volledigheid van de gegevens die door belanghebbenden, waaronder het hoogheemraadschap zelf, verstrekt moeten worden om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het bij het M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen, en dat de wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het dagelijks bestuur zich over de opzet, de uitvoering van het M&O-beleid.
- •
- •
Oneigenlijk gebruik: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.
Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig. In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het bij het M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruikte voorkomen, dan wel op te sporen, en dat de vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is.
Het is aan het hoogheemraadschap om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Waar het hoogheemraadschap afhankelijk is van door derden verstrekte informatie, is het van belang dat gecontroleerd wordt of deze informatie juist en volledig is. Deze controle is met name van belang bij die regelingen die gevoelig zijn voor misbruik en oneigenlijk gebruik.
Als het hoogheemraadschap geen toereikend M&O-beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel. Als bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid – die inherent is aan de regeling – blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven.
5. Te hanteren grenzen voor rechtmatigheid
De verantwoordingsgrens is een totaalbedrag voor rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid. De verantwoordingsgrens wordt bepaald op basis van een door het algemeen bestuur vastgesteld percentage, waarboven het dagelijks bestuur de afwijkingen (het totaalbedrag van rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverklaring. Fouten en onduidelijkheden worden bij elkaar opgeteld. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten zoals opgenomen in de exploitatierekening naar programma’s en kostendrager van het hoogheemraadschap, exclusief dotatie aan de reserves.
Het algemeen bestuur is vrij om binnen deze bandbreedte de grens te bepalen. Ligt het bedrag van de afwijkingen onder de grens dan is er sprake van goedkeuring en kan het dagelijks bestuur aangeven rechtmatig te hebben gehandeld. Boven het vastgestelde percentage moet het dagelijks bestuur de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden separaat) opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De te kiezen grens moet een juiste balans bewaken tussen het niveau van informatievoorziening aan het algemeen bestuur en de hoogte van uitvoeringskosten die gemaakt worden om de verantwoording te verzorgen.
Omdat de rechtmatigheidsverantwoording een nieuwe ontwikkeling betreft en er nog sprake is van een groeiproces, is het verstandig aansluiting te zoeken bij de getrouwheid. Het algemeen bestuur kiest ervoor om de rechtmatigheidsverantwoording vorm te geven met een verantwoordingsgrens van 2%. Deze verantwoording is onderdeel van de jaarrekening en zal daarmee getoetst worden op getrouwheid door de accountant. De verantwoordingsgrens komt overeen met de grens van 2% voor een goedkeurende verklaring van de accountant.
Ter transparantie van de jaarrekening stelt het algemeen bestuur ook een rapportagegrens vast.
Het dagelijks bestuur is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering als de geconstateerde onrechtmatigheden de verantwoordingsgrens overschrijdt. Het dagelijks bestuur hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het dagelijks bestuur zich niet alleen tot het geven van een toelichting bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens. Het dagelijks bestuur rapporteert alle bevindingen over de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting vanuit haar actieve informatieplicht richting het algemeen bestuur.
Het hoogheemraadschap kiest ervoor om voor de rapportagegrens aansluiting te zoeken bij de door het hoogheemraadschap vastgestelde rapportagetolerantie, die de accountant hanteert bij de controle van de jaarrekening. De rapportagegrens wordt vastgesteld op € 100.000.
6. Ondersteuning van de commissie van de rekening
De accountant woont waar nodig de vergaderingen van de commissie van de rekening op uitnodiging bij. Van de accountant wordt verwacht dat deze met zijn gevraagde en ongevraagde inbreng in het overleg bijdraagt aan het versterken van het functioneren van het algemeen bestuur in al zijn functies en het versterken van de commissie van de rekening in zijn rol als adviseur en werkvoorbereider van het algemeen bestuur.
7. Rapportering door het dagelijks bestuur en de accountant
7.1. Het dagelijks bestuur: Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf verslagjaar 2025 rapporteert en verantwoordt het dagelijkse bestuur in de jaarrekening over de rechtmatigheid van financiële handelingen. Het dagelijks bestuur geeft met de door de commissie BBV voorgeschreven rechtmatigheidsverantwoording (standaardtekst, format opgesteld door commissie BBV) aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving.
Daarnaast legt het dagelijks bestuur in de jaarstukken verantwoording af over de rechtmatigheidscontroles in de paragraaf bedrijfsvoering, waarbij wordt ingegaan op de wijze van controle, bevindingen en maatregelen tot verbetering. Gedurende het jaar worden de controlebevindingen, gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag met de procesverantwoordelijke besproken. Daarnaast worden er aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de rechtmatigheidscontroles om de toekomstige fout of onduidelijkheid te mitigeren. De opvolging van de aanbevelingen zal worden gemonitord door team concern control.
7.3. Accountant: Accountantsverslag
Overeenkomstig de Waterschapswet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur. Het verslag van bevindingen wordt in afschrift toegestuurd aan het dagelijks bestuur en aan de commissie van de rekening. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheerorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.
7.4. Accountant: Controle verklaring
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur. Deze controleverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur, zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
8. Communicatie en periodiek overleg
Voorafgaand aan de interim-controle vindt een vooroverleg plaats tussen de accountant en de betrokkenen uit de organisatie. Hierbij wordt ingegaan op algemene ontwikkelingen binnen de organisatie en wordt nagegaan wat de belangrijkste aandachtspunten voor de interim-controle zijn. Deze bespreking vindt plaats op basis van het controleplan van de accountant.
8.2. Coördinatie accountantscontrole
Er vindt periodiek afstemming plaats tussen het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en/of door hem/haar aangewezen contactpersoon en de accountant. Ter voorbereiding hierop vindt ambtelijke afstemming plaats. Daarbij komen onder meer de interim-controle en de jaarrekeningcontrole aan de orde. De accountant zorgt voor goede werkafspraken met het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en/of door hem/haar aangewezen contactpersoon, met minimale verstoring van werkzaamheden van het personeel van het hoogheemraadschap. Dit houdt in dat afspraken worden gemaakt ten aanzien van de doorlooptijd van de controle, de inzet van de organisatie, de invulling van de samenwerking en de aan te leveren gegevens. Extra, aanvullende dan wel specifieke werkzaamheden door de accountant kunnen alleen in overleg worden uitgevoerd.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/wsb-2025-23196.html