Waterschapsblad van Hoogheemraadschap van Delfland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Hoogheemraadschap van Delfland | Waterschapsblad 2025, 11487 | algemeen verbindend voorschrift (verordening) |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het Hoogheemraadschap van Delfland 2025
De Verenigde Vergadering van Delfland besluit.
Op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van 18 februari 2025.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Vast te stellen onderstaande Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het Hoogheemraadschap van Delfland 2025.
Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het Hoogheemraadschap van Delfland 2025.
Deze verordening verstaat onder:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
financiële rechtmatigheid: rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de vastgestelde begroting en met relevante wettelijke voorschriften, alsmede besluiten van de verenigde vergadering, onder meer zoals opgenomen in het normenkader financiële rechtmatigheid.
- h.
- i.
- j.
- k.
- l.
- m.
Artikel 2 (Verbijzonderde) interne controle
- 1.
- 2.
Het college zorgt ervoor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen, schulden en het vermogen van het hoogheemraadschap systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 3 jaar.
- 3.
- 4.
Artikel 4 Overige controles en opdrachten
- 1.
Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert vooraf de auditcommissie over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
- 2.
- 3.
Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze eisen moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de verenigde vergadering benoemde accountant.
Artikel 8 Toegang tot informatie
- 1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college zorgt ervoor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot relevante locaties en informatiedragers van het hoogheemraadschap.
- 2.
- 3.
Het college draagt er zorg voor, dat alle bij het hoogheemraadschap werkende personen en leden van de verenigde vergadering zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de rechtmatigheidsverantwoording van het college.
- 1.
Als de accountant bij een accountantscontrole afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, of tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, meldt hij dit feit terstond schriftelijk aan de verenigde vergadering en zendt een afschrift hiervan aan het college en de directie en vraagt hij het college daarop te reageren. Als de accountant na het overleg met het college daarover de mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij dit aan de verenigde vergadering en vermeldt hij daarbij de reactie van het college.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Artikel 10 Intrekking, inwerkingtreding, tijdstip van ingang en citeertitel
- 1.
De Controleverordening Hoogheemraadschap van Delfland, vastgesteld bij besluit van 28 februari 2013 wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop Controleverordening Hoogheemraadschap van Delfland 2025 van kracht zal zijn met dien verstande dat zij van toepassing blijft op het begrotingsjaar 2024 en de daaraan voorafgaande jaren.
- 2.
- 3.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 10 april 2025.
De verenigde vergadering voornoemd,
De secretaris
Ir. P.C. Janssen
de voorzitter,
dr. P.H.W.M. Daverveldt
Hierna worden de bepalingen die verdere toelichting behoeven, nader toegelicht.
Verschillende begrippen die in deze verordening zijn opgenomen, worden ook gebruikt in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Uiteraard zijn de definities die in die regelgeving zijn opgenomen ook van toepassing op de begrippen uit dit besluit. Belangrijke andere begrippen uit deze verordening worden in dit artikel van een definitie voorzien.
Artikel 2 (Verbijzonderde) interne controle
De interne controle wordt vooral vormgegeven als onderdeel van de administratieve organisatie. Voor een goede interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig. In dit artikel legt de verenigde vergadering daarom ‘bovenop’ de reguliere interne controle enkele basiscondities vast voor de verbijzonderde interne controle. Daarmee verkrijgt de verenigde vergadering een extra zekerheid dat het college aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid zal kunnen voldoen.
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de bezittingen van het hoogheemraadschap onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit lid het college opgedragen periodiek de registratie te controleren. Daarbij wordt aangegeven met welke frequentie deze onderzoeken moeten worden uitgevoerd.
Dit lid regelt dat het college op grond van de uitkomsten van de onderzoeken uit het eerste en tweede lid bij tekortkomingen maatregelen tot herstel treft.
Dit lid bepaalt dat het college doelmatigheid en doeltreffendheid onderzoeken uit kan laten voeren over het door hen gevoerde beleid. Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid van het hoogheemraadschap geeft inzicht in het gevoerde beleid. Met de instelling van de onderzoeken wordt beoogd de transparantie van het handelen van het hoogheemraadschap te vergroten en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken.
Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole
Dit artikel regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening van het hoogheemraadschap. Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de verenigde vergadering over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Voordat deze stukken worden aangeboden, moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de verenigde vergadering. Het is dan ook de verenigde vergadering die de accountant aanwijst. Dit kan niet worden gedelegeerd aan het college. Wel is het college nauw betrokken bij de aanwijzing (de aanbesteding) van de accountant.
De verenigde vergadering is niet het bestuursorgaan dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Omdat de voorzitter degene is die het hoogheemraadschap in en buiten rechte vertegenwoordigt, is hij/zij degene die dat doet.
De overeenkomst met de accountant voor de controle van de jaarrekening wordt bij de meeste waterschappen voor meerdere jaren aangegaan. Omdat de dienst wordt aanbesteed, zal er vooraf een programma van eisen moeten worden ontwikkeld. Dit lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van deze aanbesteding.
De verenigde vergadering zou kunnen besluiten dat bij de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding niet het gehele, maar een delegatie van de verenigde vergadering i.c. de auditcommissie betrokken is.
Hoewel de aanwijzing van de accountant door de verenigde vergadering gebeurt, zullen de werkzaamheden voor de aanbesteding worden verricht door het college en de medewerkers van het hoogheemraadschap. De controleverordening zal dan ook regels voor de aanbesteding moeten bevatten.
De eisen die de verenigde vergadering aan de accountantscontrole stelt, worden opgenomen in het programma van eisen dat in dit lid aan de orde komt. De kaders voor deze eisen liggen onder andere vast in het Bado.
Zo bevat het Bado onder andere regels voor de goedkeuringstolerantie voor de accountantsverklaring en de rapporteringstolerantie voor het verslag van bevindingen. Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie wordt verwezen naar de algemene toelichting van deze verordening. In dit lid wordt invulling gegeven aan de nadere bepaling van de toleranties. Deze toleranties moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en worden opgenomen in het programma van eisen.
Het derde lid, onderdeel b, gaat in op de deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren. Ook bij de deelverantwoordingen gelden de bovengrenzen van de in het Bado vastgelegde goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie. De verenigde vergadering kan ook hier de percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage zetten.
Op grond van (bijzondere) activiteiten van een deel van de organisatie van het hoogheemraadschap, kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording (artikel 2, zesde lid van het Bado).
Daarnaast zijn onder dit lid ook andere zaken opgenomen zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen, tussentijdse controles en tussentijdse rapportages. Deze zaken werken mogelijk kostenverhogend. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voorde opdrachtverlening benoemd moeten worden.
De accountantscontrole zal afhankelijk van de verwachte omvang van de kosten van de accountantscontrole conform de nationale en/of Europese aanbestedingsregels moet worden aanbesteed. Bij een aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van de jaarrekening bepalen. In dit lid wordt geregeld dat de verenigde vergadering de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen omdat de verenigde vergadering het orgaan is dat de accountant benoemt.
Artikel 4 Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen het hoogheemraadschap die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo kan het college besluiten om advieswerkzaamheden zoals bijvoorbeeld de verbetering van de administratieve organisatie, uit te besteden aan de door de verenigde vergadering benoemde accountant.
Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de verenigde vergadering benoemde accountant, kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de verenigde vergadering in het geding komen. Belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren.
Als het college dit voornemen heeft, moet hij de leden van de auditcommissie hier vooraf over informeren. Dit biedt de auditcommissie als afvaardiging van de verenigde vergadering de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. Zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een ander waterschap of met gemeenten betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere partij worden uitgevoerd. De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.
Artikel 5 Protocol accountantscontrole
In artikel 3 van deze verordening is de algemene opdracht aan de accountant aan de orde geweest. In het controleprotocol worden de eisen aan de accountantscontrole van de verenigde vergadering vastgesteld.
Het protocol is het aangewezen instrument als de verenigde vergadering de behoefte heeft van jaar op jaar te willen vaststellen voor welke onderdelen van de jaarrekening, onderdelen van deelverantwoordingen en organisatieonderdelen afwijkende eisen gelden. In het controleprotocol kunnen ook afspraken over het verloop van de accountantscontrole en eventueel uit te brengen tussentijdse rapportages kunnen een plaats in het protocol krijgen. Het controleprotocol kan op één jaar of op meerdere jaren betrekking hebben. Omdat de verenigde vergadering opdrachtgever van de accountantscontrole is, zal uiteindelijk dit orgaan het protocol moeten vaststellen.
In het tweede lid is opgenomen dat het controleprotocol de te hanteren goedkeuringstolerantie (controle) en rapporteringstolerantie (rapportage) bevat. In het Bado zijn voor beide begrippen de minimumeisen aan de accountantscontrole opgenomen.
Als de goedkeuringstolerantie wordt overschreden zal geen goedkeurende accountantsverklaring worden verstrekt door de accountant.
De te hanteren goedkeurings- en rapporteringstolerantie voor Delfland worden in het controleprotocol verder toegelicht.
Artikel 6 Inrichting accountantscontrole
Dit lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van deze inrichting.
In dit lid staat dat de accountant ook kan besluiten de controlewerkzaamheden onaangekondigd te verrichten. Voorafgaand aan de accountantscontrole vraagt de accountant de voor de controle benodigde dossierstukken wel zoveel mogelijk schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.
Ter bevordering van een soepele accountantscontrole wordt aanbevolen periodiek overleg te voeren tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van het hoogheemraadschap. Vanuit verschillende invalshoeken vinden controlerende werkzaamheden plaats: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle, onderzoeken die worden uitgevoerd door de rekenkamer en doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken. Periodiek overleg kan dubbel werk voorkomen. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Artikel 7 Informatieverstrekking door het college
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van het jaarverslag en de jaarrekening, en voor eventuele door de verenigde vergadering geëiste deelverantwoordingen. Dit artikel regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de bescheiden zoals bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Dit lid draagt aan het college op dat deze bescheiden ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn voor de accountant.
In dit lid wordt verwezen naar de datum uit de door de verenigde vergadering vastgestelde verordening beleids- en verantwoordingscyclus waarop het college de gecontroleerde jaarrekening moet aanbieden aan de verenigde vergadering. De jaarrekening moet op grond van artikel 107 van de Waterschapswet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten. Voor deze datum moet de jaarrekening door de verenigde vergadering zijn behandeld, moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
Een ander aspect is dat in het vijfde lid van artikel 109 van de Waterschapswet expliciet is opgenomen dat de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen direct door de controlerend accountant aan de verenigde vergadering moet worden aangeboden.
Dit lid verplicht het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de verenigde vergadering bekend is geworden, direct te melden aan de verenigde vergadering en de accountant. Dit sluit verrassingen tijdens de behandeling van de jaarstukken uit.
Dit lid beoogt te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne controlewerkzaamheden. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan moet de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.
Artikel 8 Toegang tot informatie
Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit artikel kent de accountant deze bevoegdheid toe. Dit met in acht name van de afspraken met de verenigde vergadering zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding en het controleprotocol. Dit artikel legt aan het college de plicht op om ervoor te zorgen, dat de accountant binnen het hoogheemraadschap onbelemmerde toegang heeft tot informatie en dat de medewerkers en leden van de verenigde vergadering van het hoogheemraadschap volledig meewerken aan de accountantscontrole.
De accountant kan op grond van dit lid ook derden die namens het hoogheemraadschap werken of werkzaam zijn geweest (zoals uitzendkrachten, aannemers en adviesbureaus) om inlichtingen en verklaringen vragen. In principe wordt deze informatie altijd via een bestuurder of medewerker van het hoogheemraadschap opgevraagd en niet rechtstreeks bij de derde.
Het derde en vierde lid van artikel 109 van de Waterschapswet regelen de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de verenigde vergadering en het college. Aanvullend daarop kan de verenigde vergadering in zijn programma van eisen bij de aanbesteding of in het controleprotocol aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen. Dit artikel regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de verenigde vergadering in het programma van eisen van de aanbesteding en/of in het controleprotocol opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Dit lid regelt dat het college in elk geval in kennis wordt gesteld als de accountant afwijkingen constateert die bij het niet tijdig herstellen tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening zouden leiden. Dit opdat het college (in overleg met de verenigde vergadering en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Dit lid regelt dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van het hoogheemraadschap kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Net zoals in het eerste lid is ook in dit lid een procedure van hoor en wederhoor opgenomen. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de verenigde vergadering door de accountant besproken met het college. Het geeft dit orgaan de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Tot slot is in dit lid opgenomen dat de accountant zijn verslag van bevindingen mondeling aan de verenigde vergadering of een delegatie daarvan i.c. auditcommissie toelicht.
Artikel 10 Intrekking, inwerkingtreding, tijdstip van ingang en citeertitel
Dit lid regelt het intrekken van de oude verordening. Daarnaast regelt dit lid tot en met welk jaar de oude verordening van toepassing is.
In dit lid wordt een naam aan de verordening gegeven waarmee in stukken naar deze verordening kan worden verwezen.
Het college moet de verordening op grond van artikel 109b van de Waterschapswet binnen twee weken na vaststelling door de verenigde vergadering naar gedeputeerde staten zenden.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/wsb-2025-11487.html