Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie waterschap Noorderzijlvest

Het algemeen bestuur van het Waterschap Noorderzijlvest;

gelezen het bestuursvoorstel van 4 maart 2025;

gelet op artikel 109 van de Waterschapswet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

BESLUIT:

Vast te stellen de Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Waterschap Noorderzijlvest.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

• a. accountant: door het algemeen bestuur benoemde accountant die voldoet aan het in artikel 109, tweede lid van de Waterschapswet opgenomen criterium en die is belast met de onder b omschreven accountantscontrole;

• b. accountantscontrole: in artikel 109 van de Waterschapswet bedoelde controle uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant;

• c. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens en het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• d. deelverantwoording: in opdracht van het algemeen bestuur opgestelde afzonderlijke verantwoording van een deel van de organisatie van het waterschap;

• e. financieel beheer: totaal van de activiteiten die er voor zorgen dat de uitvoering van het in de begroting opgenomen, vastgestelde beleid volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is;

• f. financiële rechtmatigheid: rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordeningen;

• g. goedkeuringstolerantie: maximaal bedrag dat de accountant hanteert voor afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle tezamen voor het verstrekken van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening;

• h. rapporteringstolerantie: minimaal bedrag dat de accountant hanteert voor afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle ten behoeve van de rapportering in het verslag van bevindingen;

• i. rechtmatigheid: mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van algemeen en dagelijks bestuur, wordt gehandeld;

• j. rechtmatigheidsverantwoording: verantwoording van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en vastlegging daarvan overeenstemmen met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordeningen.

• k. Verbijzonderde interne controle: de verbijzonderde interne controle heeft als doel om namens het dagelijks bestuur, onafhankelijk van het voor de uitvoering van (financiële) processen verantwoordelijk management, vast te stellen of de interne controlemaatregelen binnen de processen zijn uitgevoerd en voldoende hebben gewerkt.

Artikel 2 (Verbijzonderde) interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties minimaal jaarlijks een interne toetsing plaatsvindt.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen, schulden en het vermogen van het waterschap systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

• 3. Bij afwijkingen tijdens de toetsing zoals bedoeld in het eerste lid en in de registratie zoals bedoeld in het derde lid, neemt het dagelijks bestuur tijdig maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 4. De resultaten van de interne toetsing en eventuele maatregelen tot herstel zoals bedoeld in het voorgaande deel van dit artikel worden op hoofdlijnen ter kennisneming aan de door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van het algemeen bestuur aangeboden.

Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole vindt plaats door een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met een delegatie van het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

• a. de toe te passen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie bij de controle van de jaarrekening;

• b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties;

• c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportage;

• f. de posten van de jaarrekening, de producten of organisatieonderdelen van het waterschap met bijbehorende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

• 4. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen, de selectie- en gunningscriteria en bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 4 Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur achteraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van door derden verstrekte subsidies bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze eisen moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

Artikel 5 Protocol accountantscontrole

• 1. Voorafgaande aan de accountantscontrole van de jaarrekening legt het algemeen bestuur in het ‘controleprotocol’ in ieder geval vast wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidstraject is.

• 2. In het in eerste lid bedoelde protocol wordt in ieder geval ingegaan op:

• a. de rechtmatigheidscriteria die in beschouwing worden genomen;

• b. de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen;

• c. de regelgeving die in het kader van de begrotingsrechtmatigheid in beschouwing moet worden genomen;

• d. de aspecten die binnen het misbruik & oneigenlijkgebruikcriterium in beschouwing worden genomen;

• e. de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd;

• f. de rapporteringstoleranties die worden gehanteerd;

• g. de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma’s, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• h. de looptijd van het controleprotocol.

Artikel 6 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers van het algemeen en dagelijks bestuur alsmede van de organisatie.

Artikel 7 Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen overeenkomstig het daarover bepaalde in de ‘Verordening financieel beleid, beheer en organisatie waterschap Noorderzijlvest’ voor aan het algemeen bestuur.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 5. De accountant maakt bij de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de uitkomsten van de interne controlewerkzaamheden van het waterschap en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering hiervan.

Artikel 8 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot relevante locaties en informatiedragers van het waterschap.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle bij het waterschap werkende personen en leden van het algemeen en dagelijks bestuur mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle bij het waterschap werkende personen en leden van het algemeen bestuur zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur.

Artikel 9 Rapportage

• 1. Als de accountant bij een accountantscontrole afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, of tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het dagelijks bestuur en vraagt hij het dagelijks bestuur daarop te reageren. Als de accountant na overleg met het dagelijks bestuur de mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controle verklaring, meldt hij dit aan het algemeen bestuur en vermeldt hij daarbij de reactie van het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen, brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit aan de directie over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd, waarbij het dagelijks bestuur de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant zendt zijn controleverklaring bij de jaarrekening en zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur.

• 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door het algemeen bestuur van de jaarstukken, de controleverklaring en het verslag van bevindingen met een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van het algemeen bestuur.

Artikel 10 Intrekking, inwerkingtreding, tijdstip van ingang en citeertitel

• 1. De Controleverordening waterschap Noorderzijlvest, vastgesteld bij besluit van 6 juli 2016, wordt ingetrokken met dien verstande dat zij van toepassing blijft op het jaarverslag, de jaarrekening en bijbehorende stukken en de deelverantwoordingen van de begrotingsjaren tot en met 2024.

• 2. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2025, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van het jaarverslag, de jaarrekening en bijbehorende stukken en de deelverantwoordingen van het begrotingsjaar 2025 en later.

• 3. Deze verordening wordt aangehaald als Controleverordening waterschap Noorderzijlvest 2025.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het waterschap Noorderzijlvest op 2 april 2025 te Groningen.

R. van der Schaaf, dijkgraaf

B. Tammes, secretaris-directeur