Verordening financieel beleid, beheer en organisatie waterschap Noorderzijlvest

Het algemeen bestuur van het waterschap Noorderzijlvest;

gelezen het bestuursvoorstel van 4 maart 2025;

gelet op artikel 108 van de Waterschapswet en hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit;

BESLUIT:

Vast te stellen de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie waterschap Noorderzijlvest.

Hoofdstuk I Inleidende bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

• a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens en het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b. administratieve organisatie: stelsel van organisatorische maatregelen dat is gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging;

• c. autorisatie: toestemming van het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur om in een bepaald jaar voor een bepaald doel uitgaven te doen en verplichtingen aan te gaan tot een bepaald bedrag;

• d. begrotingscriterium: criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting (jaarplan) van exploitatie en investeringskredieten waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• e. besluit: Waterschapsbesluit;

• f. doelmatigheid: mate waarin bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen worden gerealiseerd;

• g. doeltreffendheid: mate waarin de doelen en effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• h. financiële administratie: onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch verzamelen, verwerken en vastleggen van de financiële gegevens van de organisatie van het waterschap, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• de financiële positie;

• het financieel beheer;

• de uitvoering van de begroting (jaarplan);

• de uitvoering van investeringsprojecten;

• het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

• i. financiële rechtmatigheid: rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordeningen;

• j. misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium: criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van het waterschap bij financiële beheershandelingen;

• k. rechtmatigheidsverantwoording: verantwoording van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en vastlegging daarvan overeenstemmen met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordeningen.

• l. voorwaardencriterium: criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen;

• m. wet: Waterschapswet.

Hoofdstuk II Beleidsvoorbereiding en -verantwoording

Kaderstelling

Artikel 2 Beleids- en verantwoordingscyclus

• 1. Het algemeen bestuur stelt de onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus voor het jaarplan (begrotingsjaar) en de periode van de meerjarenraming vast en geeft jaarlijks aan op welk moment de onderdelen daarvan moeten worden aangeboden en wanneer deze zullen worden behandeld.

• 2. Het waterbeheerprogramma maakt onderdeel uit van de beleids- en verantwoordingscyclus en wordt eenmaal in de zes jaar vastgesteld.

• 3. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus voldoen aan de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het besluit, aan relevante overige wetgeving en aan datgene wat in deze verordening wordt bepaald.

Artikel 3 Vaststellen programma-indeling en paragrafen

• 1. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van de bestuursperiode middels het jaarplan een programma-indeling vast.

• 2. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur bij aanvang van iedere bestuursperiode vast welke onderwerpen in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in het jaarplan en de jaarstukken worden opgenomen.

 

Beleidsbepaling

Artikel 4 Kaders meerjarenbeleid (Kaderbrief)

Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks een kaderbrief met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders voor het jaarplan inclusief meerjarenraming van het volgende begrotingsjaar ter vaststelling aan het algemeen bestuur aan. De kaders geven richting aan het dagelijks bestuur voor het opstellen van het jaarplan en de meerjarenraming.

Artikel 5 Jaarplan en meerjarenraming

• 1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks een jaarplan inclusief meerjarenraming met toelichting ter vaststelling aan het algemeen bestuur aan.

• 2. In het jaarplan wordt een post onvoorzien opgenomen.

• 3. In het onderdeel ‘uiteenzetting van de financiële positie’ wordt in ieder geval ingegaan op:

• a. een financieringsbehoefteplanning (als onderdeel van de financiering);

• b. een beschouwing over de rente–ontwikkeling (als onderdeel van de financiering);

• c. een rentegevoeligheidsanalyse (als onderdeel van de financiering).

Artikel 6 Autorisatie jaarplan en investeringskredieten

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van het jaarplan de baten en lasten per programma alsmede de raming van de dekkingsmiddelen waaronder de belastingopbrengsten.

• 2. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van het jaarplan de voorgenomen investeringen per programma.

• 3. Bij de behandeling van het jaarplan stelt het algemeen bestuur in aanvulling op het tweede lid vast van welke investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

• 4. Voor investeringen waarvoor geen autorisatie is verleend bij het vaststellen van het jaarplan legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

• 5. In het jaarplan wordt op basis van het investeringsvolume de te verwachten schuldpositie per jaareinde voor het komende jaar bepaald.

Uitvoering, sturing en beheersing

Artikel 7 Uitvoering jaarplan

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt voor het per programma verzamelen en vastleggen van gegevens over de doelstellingen en beoogde te bereiken effecten, de middeleninzet, de maatregelen die getroffen zijn, de prestaties die geleverd worden en de baten en lasten die gemaakt worden, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de lasten van de programma’s en de investeringsuitgaven, zoals geautoriseerd door het algemeen bestuur, met inachtneming van artikel 8, niet worden overschreden.

• 3. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de baten waaronder de dekkingsmiddelen die zijn opgenomen in de raming van de belastingopbrengsten en de inkomsten die in investeringskredieten zijn opgenomen, zoals geautoriseerd door het algemeen bestuur, met inachtneming van artikel 8, niet worden onderschreden.

Artikel 8 Ruimte bij uitvoering jaarplan

• 1. Het dagelijks bestuur is bevoegd een onderschrijding van de baten of een overschrijding van de lasten te dekken uit het bedrag voor onvoorziene uitgaven in het jaarplan.

• 2. Het dagelijks bestuur is bevoegd de lasten en baten van een programma te overschrijden of te onderschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien de middeleninzet;

  • a. past binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde beleid en

  • b. indien de hiervoor benodigde financiële ruimte elders binnen het jaarplan kan worden gevonden. Dit geldt ook in het geval waarbij gerelateerde inkomsten de overschrijding van de lasten compenseren.

• Dergelijke wijzigingen worden tijdig achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd.

• 3. Het dagelijks bestuur is bevoegd de voor een investering geraamde uitgaven met een in het financieel beleid genoemd percentage van de geraamde uitgaven te overschrijden en de geraamde inkomsten met een in het financieel beleid genoemd percentage van de geraamde inkomsten te onderschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur. Een dergelijk feit wordt tijdig achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd.

Rapportage en verantwoording

Artikel 9 Informatieplicht, tussentijdse rapportage en begrotingswijzigingen

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur tijdig als de realisatie van het beleid in betekende mate afwijkt van hetgeen in het jaarplan is opgenomen.

• 2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van het jaarplan en afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programma(onderdelen) en de uitgaven en inkomsten van investeringskredieten in het jaarplan worden op programmaniveau toegelicht.

• 3. De tussentijdse rapportages gaan in op afwijkingen van betekenende mate, zowel wat betreft de doelstellingen en effecten die bereikt worden, als de middeleninzet, de maatregelen die getroffen en de prestaties die geleverd worden. Een concrete uitwerking van ‘afwijkingen van betekende mate’ is vastgelegd in het financieel beleid.

• 4. In de tussentijdse rapportages informeert het dagelijks bestuur over de realisatie van beleid dat in het jaarplan is opgenomen en over de uitvoering van investeringen en doet het dagelijks bestuur als dat noodzakelijk is voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en (meerjarige) investeringskredieten en voor bijstellingen van het beleid. Waar nodig legt het dagelijks bestuur een voorstel tot begrotingswijziging danwel aanvullend krediet voor.

Artikel 10 Jaarstukken

• 1. Het dagelijks bestuur legt na afloop van ieder begrotingsjaar verantwoording af aan het algemeen bestuur over de uitvoering van de programma’s door middel van het aanbieden van het jaarverslag en de door de accountant gecontroleerde jaarrekening.

• 2. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

• 3. In de jaarrekening worden de niet programma gerelateerde incidentele baten en lasten afzonderlijk gespecificeerd.

 

Hoofdstuk III Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 11 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het dagelijks bestuur legt na afloop van ieder begrotingsjaar verantwoording af aan het algemeen bestuur over de geconstateerde rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de jaarrekening door middel van een rechtmatigheidsverantwoording met in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting daarop.

• 2. Voor zover het totaalbedrag aan rechtmatigheidsfouten of het totaalbedrag aan onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid hoger is dan de verantwoordingsgrens, neemt het dagelijks bestuur deze op in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze verantwoordingsgrens wordt jaarlijks door het algemeen bestuur vastgesteld, gelijktijdig met het vaststellen van het Controleprotocol.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag worden alle geconstateerde rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden groter dan de rapportagegrens nader toegelicht. Deze rapportagegrens wordt jaarlijks door het algemeen bestuur vastgesteld, gelijktijdig met het vaststellen van het Controleprotocol.

Artikel 12 Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium als bedoeld in artikel 1 heeft betrekking op de eisen/voorwaarden die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks bij de vaststelling van het Controleprotocol een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 13 Begrotingscriterium

• 1. De begrotingsrechtmatigheid als bedoeld in artikel 1 wordt beoordeeld op het niveau waarop het jaarplan door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6.

• 2. Bij meerjarige investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal beschikbaar gestelde investeringskrediet. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal beschikbaar gestelde investeringskrediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd.

• 4. Onderschrijdingen van de lasten of investeringsuitgaven en over- en onderschrijdingen van de baten of investeringsinkomsten worden niet als begrotingsonrechtmatigheid aangemerkt wanneer deze onder- en overschrijdingen tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld.

• 5. Onder tijdig wordt verstaan bij de momenten in de door het algemeen bestuur vastgestelde beleids- en verantwoordingscyclus als bedoeld in artikel 2. Indien deze onder- of overschrijdingen zich voordoen na de laatste tussentijdse rapportage worden ze als rechtmatig aangemerkt wanneer ze voor het laatst aan het algemeen bestuur worden gemeld tijdens het aanbieden van de jaarstukken.

• 6. Afwijkingen van het jaarplan die onrechtmatig zijn worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a. er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

• b. overschrijdingen van lasten of investeringsuitgaven die vallen binnen de bepalingen van artikel 8;

• 7. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen als acceptabele afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording (wanneer de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 14 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het waterschap.

Hoofdstuk IV Financieel beleid

Artikel 15 Financieel beleid algemeen

• 1. Het dagelijks bestuur doet voorstellen aan het algemeen bestuur die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het waterschap ten aanzien van de volgende onderwerpen:

• a. waardering en afschrijving van activa;

• b. weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen;

• c. kostentoerekening en onderbouwing tarieven en prijzen;

• d. financieringsfunctie.

• Deze onderwerpen zijn nader uitgewerkt in het “Financieel beleid” van Noorderzijlvest, welke integraal onderdeel is van deze verordening. Het onderwerp financieringsfunctie is nader uitgewerkt in het “Treasurystatuut”.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de in het eerste lid bedoelde voorstellen in overeenstemming zijn met de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het besluit, met andere regelgeving die van toepassing is en met de in deze verordening opgenomen aanvullende eisen.

• 3. Wanneer tijdens de realisatie is afgeweken van de kaders die zijn vastgelegd in het desbetreffende onderdeel van het in het eerste lid bedoelde beleid wordt daarop specifiek ingegaan, waarbij de reden van afwijking wordt vermeld.

Artikel 16 Waardering en afschrijving van activa

Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van activa wordt door het algemeen bestuur vastgesteld in een afzonderlijk Financieel beleid, waarin alle relevante aspecten aan de orde worden gesteld.

Artikel 17 Risicomanagement, weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen

Het beleid omtrent risicomanagement, weerstandsvermogen reserves en voorzieningen wordt door het algemeen bestuur vastgesteld in een afzonderlijk Financieel beleid, waarin alle relevante aspecten aan de orde worden gesteld.

Artikel 18 Kostentoerekening en onderbouwing tarieven en prijzen

Het beleid omtrent kostentoerekening en onderbouwing van tarieven en prijzen wordt door het algemeen bestuur vastgesteld in een afzonderlijk Financieel beleid, waarin alle relevante aspecten aan de orde worden gesteld.

Artikel 19 Financieringsfunctie

Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat wordt voldaan aan een goede uitoefening van de financieringsfunctie, waarvoor nadere regels zijn vastgelegd in het “Treasurystatuut”.

 

Hoofdstuk V Paragrafen in jaarplan en jaarstukken

Artikel 20 Paragrafen

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de wettelijk voorgeschreven paragrafen in het jaarplan en het jaarverslag worden opgenomen.

• 2. Het betreft de paragraaf uiteenzetting van de financiële positie, de paragraaf assetmanagement, de paragraaf bedrijfsvoering, de paragraaf openbaarheid en de paragraaf verbonden partijen.

• 3. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de paragrafen in het jaarplan en in het jaarverslag voldoen aan de relevante bepalingen van het Waterschapsbesluit

Hoofdstuk VI Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 21 (Financiële) administratie

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het waterschap als geheel en in zijn organisatieonderdelen;

• b. het geven van een actueel en volledig inzicht in de bezittingen van het waterschap, waaronder ook worden begrepen de niet-geactiveerde objecten met cultuurhistorische waarde (waaronder panden, bedrijfsgebouwen, bedrijfsmiddelen en kunstvoorwerpen) alsmede overige investeringen die niet zijn geactiveerd;

• c. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de (vaste) activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• d. het verstrekken van informatie over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten van het beleid;

• e. het verstrekken van informatie over baten, lasten, prestaties, maatregelen en effecten aan budgethouders voor zowel de planning, de uitvoering als de verantwoording van de realisatie;

• f. een doelmatig beheer van geldstromen en financiële posities;

• g. een goede interne en externe informatievoorziening over de uitvoering van de financieringsfunctie;

• h. het inzicht krijgen in en bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• i. het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• j. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat:

• a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoen aan het besluit en andere relevante wet- en regelgeving;

• b. de financiële administratie tijdig alle door het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur genomen besluiten waaraan financiële gevolgen verbonden zijn alsmede alle overige gegevens en stukken verstrekt krijgt die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de verslaggeving en het beheer van de vermogenswaarden nodig is;

• c. de vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het rijk, de provincie(s), de Europese Unie en het Centraal Bureau voor de Statistiek, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het waterschap.

Artikel 22 (Administratieve) organisatie

Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie van het waterschap en een eenduidig toewijzing van de taken van het waterschap aan organisatorische eenheden;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt;

• d. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• e. de te maken afspraken met de verantwoordelijken voor de organisatorische eenheden van het waterschap over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen;

• g. regels die aangeven welke elementen in ieder geval moeten worden opgenomen in voorstellen voor investeringsbesluiten die aan het algemeen of dagelijks bestuur worden voorgelegd;

• h. regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• i. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen van het waterschap, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;

• j. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

Hoofdstuk VII Slotbepalingen

Artikel 23 Intrekking, inwerkingtreding, tijdstip van ingang en citeertitel

• 1. De verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Noorderzijlvest vastgesteld bij besluit van 6 juli 2016 wordt ingetrokken met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotings- en verslagjaar 2024 .

• 2. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2025.

• 3. Deze verordening is van toepassing op alle planning en control producten die vanaf het begrotingsjaar 2025 tot stand komen.

• 4. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘financiële verordening Waterschap Noorderzijlvest 2025’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het Waterschap Noorderzijlvest

gehouden op 2 april 2025 te Groningen,

R. van der Schaaf , dijkgraaf

B. Tammes, secretaris-directeur