Wijziging Besluit informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2016

Het college van dijkgraaf en hoogheemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier;

gelezen het voorstel van 14 februari 2025 nummer 25.0282115

gelet op de Archiefwet 1995 en artikel 6 van de Archiefverordening Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2016;

b e s l u i t :

Artikel I

• A. Artikel 7, tweede lid, komt te luiden:

  • 2. De secretaris-directeur stelt alvorens tot vernietiging van de informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst. De lijst behoeft de goedkeuring van de waterschapsarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel II

• • 1. Dit besluit wordt vastgesteld onder de opschortende voorwaarde dat het College van hoofdingelanden het besluit tot wijziging van de Archiefverordening Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2016 met registratienummer 25.0255890 vaststelt.

  • 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag van de inwerkingtreding van het in het eerste lid bedoelde besluit.

Aldus besloten in de vergadering van 11 maart 2025 van het college van dijkgraaf en hoogheemraden,

de secretaris, M.J. Kuipers

de voorzitter, ir. R.P.G. Bosma

Toelichting

Algemene toelichting

Met het oog op de naderende nieuwe Archiefwet, de elkaar snel opvolgende ontwikkelingen en de groeiende complexiteit van informatiebeheer heeft het CHI op 18 september 2024 besloten dat het noodzakelijk is om een externe waterschapsarchivaris aan te wijzen. Omdat het hoogheemraadschap een waterschapsarchivaris wil aanwijzen dient de Archiefverordening Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2016 hierop te worden aangepast.

Artikelsgewijze toelichting

A.

Dit artikel spreekt voor zich.

B.

Op grond van artikel 37, derde lid van de Archiefwet 1995 wijst 'het bestuur' de waterschapsarchivaris. De huidige wet geeft niet specifiek aan welk bestuursorgaan van het waterschap bedoeld wordt met 'bestuur'. Omdat in artikel 35 van de wet ook wordt gerefereerd aan 'het bestuur' waar het gaat om de verplichting van het bestuur tot het vaststellen van een (archief)verordening waarin de zorg voor de archiefbescheiden van de organen van het waterschap wordt opgedragen aan het dagelijks bestuur, moet er vanuit worden gegaan dat in artikel 37 gedoeld wordt op het algemeen bestuur. Daarnaast is het vaststellen van verordeningen op grond van de Waterschapswet voorbehouden aan het algemeen bestuur van het waterschap en liggen bevoegdheden, voor zover niet specifiek aan het dagelijks bestuur opgedragen of gedelegeerd, bij het algemeen bestuur. Dit betekent dat het algemeen bestuur ook de waterschapsarchivaris zou moeten aanwijzen.

Ten aanzien van provincies en gemeenten ligt dit anders. Voor deze overheidsorganisaties is de bevoegdheid tot het aanwijzen van de archivaris in de Archiefwet 1995 (artikelen 29 en 32) neergelegd bij respectievelijk gedeputeerde staten en het college van burgemeester en wethouders. In de nieuwe Archiefwet die nog in voorbereiding is, zal de bevoegdheid om de archivaris aan te wijzen worden neergelegd bij respectievelijk gedeputeerde staten, het college van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van het waterschap.

Vooruitlopend hiervoor wordt voorgesteld om de bevoegdheid tot aanwijzing van de waterschapsarchivaris in de Archiefverordening te delegeren aan het dagelijks bestuur. Dit past bij de taak van het dagelijks bestuur om zorg te dragen voor het beheer van de archiefbescheiden en de reeds in de verordening aan het dagelijks bestuur toegekende bevoegdheid om de archiefbewaarplaats aan te wijzen (artikel 9 Archiefverordening). Voorts is dit in lijn met de huidige situatie voor provincies en gemeenten en het wetsontwerp van de nieuwe Archiefwet.

De archiefbescheiden van het hoogheemraadschap die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats berusten momenteel bij het Regionaal Archief te Alkmaar. Het ligt in de bedoeling van het dagelijks bestuur om de directeur-archivaris van het Regionaal Archief Alkmaar aan te wijzen als waterschapsarchivaris.