Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap Hollandse Delta

De Verenigde Vergadering van Waterschap Hollandse Delta.

Op voordracht van het college van D&H van 5 november 2024;

 

gelet op artikel 109 van de Waterschapswet en het Besluit Accountantscontrole de-centrale overheden;

 

Besluit:

vast te stellen de volgende Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap Hollandse Delta 2025.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

  • a.

    accountant: de door de Verenigde Vergadering benoemde accountant die vol-doet aan het in artikel 109, tweede lid van de Waterschapswet opgenomen cri-terium en die is belast met de onder b omschreven accountantscontrole.

  • b.

    accountantscontrole:

    de in artikel 109 van de Waterschapswet bedoelde controle uitgevoerd door de door de Verenigde Vergadering benoemde accountant van:

    • •

      het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en las-ten alsmede grootte en samenstelling van het vermogen;

    • •

      het in overeenstemming zijn van de door het college van dijkgraaf en heem-raden opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 98a van de Waterschapswet;

    • •

      het verenigbaar zijn van het jaarverslag met de jaarrekening;

    • •

      de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

    • •

      waarbij de nadere regels in het Besluit accountantscontrole decentrale over-heden in acht worden genomen.

  • c.

    administratie:

    het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onder¬delen van) de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • d.

    deelverantwoording: een in opdracht van de Verenigde Vergadering opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie van het waterschap. welke ver-antwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

  • e.

    financieel beheer: het totaal van de activiteiten die ervoor zorgen dat de uitvoe-ring van het in de begroting op¬genomen, vastgestelde beleid volgens de ge-stelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de fi-nanciële positie daarmee in overeenstemming is;

  • f.

    financiële rechtmatigheid: de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordenin-gen;

  • g.

    rechtmatigheid: de mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van de Verenigde Vergadering en college van dijkgraaf en heemraden, wordt gehan-deld;

  • h.

    rechtmatigheidsverantwoording: overzicht van de rechtmatigheidsfouten en on-duidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid.

Artikel 2 Verbijzonderde interne controle

  • 1.

    Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt ervoor dat ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opge-nomen baten, lasten en balansmutaties een jaarlijkse interne toetsing plaats-vindt.

  • 2.

    Bij afwijkingen die tijdens de in het eerste lid bedoelde toetsing worden gevon-den neemt het college van dijkgraaf en heemraden tijdig maatregelen tot her-stel.

  • 3.

    Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt ervoor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen, schulden en het vermogen van het waterschap systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapie-ren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren)vorderingen, de liqui-diteiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 3 jaar.

  • 4.

    Bij afwijkingen in de registratie zoals bedoeld in het derde lid neemt het college van dijkgraaf en heemraden tijdig maatregelen voor herstel van de tekortko-mingen.

  • 5.

    De resultaten van de controle en eventuele maatregelen tot herstel, zoals be-doeld in het voorgaande deel van dit artikel worden aan het college van dijkgraaf en heemraden aangeboden.

  • 6.

    De resultaten van de controle en eventuele maatregelen van herstel worden ter kennisname aan de Auditcommissie voorgelegd.

Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de Verenigde Vergade-ring te benoemen accountant.

  • 2.

    Het college van dijkgraaf en heemraden bereidt in overleg met de Auditcom-missie het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscon-trole voor en (een afvaardiging van) de Auditcommissie neemt deel aan de se-lectieprocedure.

  • 3.

    De Verenigde Vergadering stelt voor de aanbesteding van de accountantscon-trole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole van de jaarrekening; de verantwoordingsgrens door het college van dijkgraaf en heemraden en afwijkende rapportagegrenzen;

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbases en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstole-ranties;

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • d.

      de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapporte-ring;

    • f.

      de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringsto-leranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aan-dacht dient te besteden;

    • g.

      de producten of organisatieonderdelen van het waterschap met bijbehoren-de afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn ac-countantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

  • 4.

    In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de Verenigde Vergadering in het pro-gramma van eisen opnemen, dat de Verenigde Vergadering jaarlijks vooraf-gaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

  • 5.

    De Verenigde Vergadering stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

  • 6.

    In geval van aanbesteding van de accountantscontrole op grond van Europese of Nederlandse wetgeving stelt de Verenigde Vergadering voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende we-ging vast.

Artikel 4 Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het college van dijkgraaf en heemraden kan de door de Verenigde Vergadering benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werk-zaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college van dijkgraaf en heemraden informeert de Verenigde Vergadering vooraf over deze aan de accountant te verstrekken op-drachten.

  • 2.

    Het college van dijkgraaf en heemraden is voor de controle van de rechtmatige besteding van subsidies bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de Verenigde Vergadering benoemde accountant, indien dit in het be-lang van het waterschap is.

  • 3.

    Het college van dijkgraaf en heemraden draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze eisen moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college van dijkgraaf en heemraden bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een an-dere dan de door de Verenigde Vergadering benoemde accountant, indien dit in het belang van het waterschap is.

Artikel 5 Protocol accountantscontrole

  • 1.

    Voorafgaande aan de accountantscontrole van de jaarrekening legt de Verenigde Vergadering in het 'controleprotocol' in ieder geval vast wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidstraject is en wat de rol van de accountant ten aan-zien van rechtmatigheid is.

  • 2.

    In het eerste lid bedoelde protocol wordt met het oog op het getrouwe beeld over de rechtmatigheid in ieder geval ingegaan op:

    • a.

      de regelgeving die in het kader van het rechtmatigheid traject in beschou-wing moet worden genomen (het normenkader);

    • b.

      de rechtmatigheidscriteria die in beschouwing worden genomen;

    • c.

      de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen;

    • d.

      de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd;

    • e.

      de rapporteringstoleranties die worden gehanteerd;

    • f.

      de looptijd van het controleprotocol;

    • g.

      de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma's, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 6 Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waar-op de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de fre-quentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerk-zaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3.

    Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en verte-genwoordigers van de Verenigde Vergadering en het college van dijkgraaf en heemraden alsmede van de organisatie.

Artikel 7 Informatieverstrekking door het college van dijkgraaf en heemraden

  • 1.

    Het college van dijkgraaf en heemraden is verantwoordelijk voor de samenstel-ling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de ac-countant voor de accountantscontrole.

  • 2.

    Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt ervoor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3.

    Het college van dijkgraaf en heemraden overlegt de gecontroleerde jaarreke-ning samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen overeen-komstig het daarover bepaalde in de 'Verordening beleids- en verantwoordings-functie Waterschap Hollandse delta' aan de Verenigde Vergadering.

  • 4.

    Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de Verenigde Vergadering beschikbaar komt en die van in-vloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college van dijkgraaf en heemraden aan de Verenigde Vergadering en de accountant gemeld.

  • 5.

    De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college van dijkgraaf en heemraden zo veel mogelijk gebruik van het namens het college van dijkgraaf en heemraden uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

  • 6.

    De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunc-tie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountants-controle de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 8 Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt ervoor dat de accoun-tant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en infor-matiedragers van het waterschap.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle bestuurders en ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoe-ring van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college van dijkgraaf en heemraden zorgt ervoor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun mede-werking verlenen.

  • 3.

    Het college van dijkgraaf en heemraden draagt er zorg voor, dat alle bestuurders en ambtenaren zich gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, op-dat de accountant zicht een juist en volledig oordeel kan vormen over het ge-voerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 9 Rapportage

  • 1.

    Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college van dijkgraaf en heemreden niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de Verenigde Vergadering en zendt een afschrift hiervan aan het college van dijkgraaf en heemraden en de directie en vraagt hij het college van dijkgraaf en heemraden daarop te reageren. Indien de accountant na het over-leg met het college van dijkgraaf en heemraden daarover de mening blijft toe-gedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij dit aan de Verenigde Vergadering en ver-meldt hij daarbij de reactie van het college van dijkgraaf en heemraden.

  • 2.

    In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit aan de directie over zijn bevindin-gen die niet van bestuurlijk belang zijn.

  • 3.

    De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de Verenigde Vergadering door de accountant aan het college van dijkgraaf en heemraden voorgelegd, waarbij het college van dijkgraaf en heemraden de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.

  • 4.

    De accountant zendt zijn verklaring bij de jaarrekening en zijn verslag van bevin-dingen aan de Verenigde Vergadering.

  • 5.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door de Verenigde Vergadering van de jaarstukken, de controleverklaring en het verslag van bevin-dingen met de Auditcommissie.

Artikel 10 Intrekking, inwerkingtreding, tijdstip van ingang en citeertitel

  • 1.

    De 'Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van waterschap Hollandse Delta', die is vastgesteld bij be-sluit van 9 oktober 2008 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2025 met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

  • 2.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2025.

  • 3.

    Deze verordening kan worden aangehaald als 'Controleverordening Waterschap Hollandse Delta 2025'.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de Verenigde Vergadering op 18 december 2024.

De Verenigde Vergadering voornoemd

secretaris-directeur

V. Bergsma

dijkgraaf

J.F. Bonjer

Naar boven