Controleverordening Wetterskip Fryslân

Het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân,

gelet op artikel 109 van de Waterschapswet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden,

besluit

vast te stellen de verordening Controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Wetterskip Fryslân.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

• a. accountant: de door het algemeen bestuur benoemde accountant die voldoet aan het in artikel 109, tweede lid van de Waterschapswet opgenomen criterium en die is belast met de onder b omschreven accountantscontrole;

• b. accountantscontrole: de in artikel 109 van de Waterschapswet bedoelde controle van de jaarrekening uitgevoerd door de, door het algemeen bestuur benoemde, accountant;

• c. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens en het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• d. deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaggeving opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie van het waterschap, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• e. financieel beheer: het totaal van de activiteiten die ervoor zorgen dat de uitvoering van het in de begroting opgenomen, vastgestelde beleid volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is;

• f. financiële rechtmatigheid: de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen de waterschapsverordeningen;

• g. rechtmatigheid: de mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van algemeen en dagelijks bestuur, wordt gehandeld;

• h. rechtmatigheidsverantwoording: overzicht van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid; het overzicht vormt een onderdeel van de jaarrekening.

Artikel 2 Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat ten behoeve van de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties interne toetsing plaatsvindt.

• 2. Bij afwijkingen die tijdens de in het eerste lid bedoelde toetsing worden gevonden, neemt het dagelijks bestuur tijdig maatregelen tot herstel.

• 3. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen, schulden en het financieel vermogen van het waterschap.

• 4. Bij afwijkingen in de registratie zoals bedoeld in het vierde lid neemt het dagelijks bestuur tijdig maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a. de (wettelijke) goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening, de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportage;

  • f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g. de producten of organisatieonderdelen van het waterschap met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

• 4. In afwijking van het derde lid, kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de o-der f en g genoemde onderdelen vaststelt;

• 5. Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 4 Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van subsidies bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van het waterschap is.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze eisen moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van het waterschap is.

Artikel 5 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers van het algemeen en dagelijks bestuur alsmede van de organisatie.

Artikel 6 Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarstukken waaronder de recht-matigheidsverantwoording conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen overeenkomstig het daarover bepaalde in de ‘Verordening financieel beleid en beheer Wetterskip Fryslân’ voor aan het algemeen bestuur.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 5. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 6. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van het waterschap en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 7 Toegang tot informatie

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot relevante werkplaatsen en informatiedragers van het waterschap.

• 2. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

• 3. De accountant is bevoegd om van alle bij het waterschap werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de bij het waterschap werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 4. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle bij het waterschap werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 8 Rapportage

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze schriftelijk aan het dagelijks bestuur en vraagt hij het dagelijks bestuur daarop te reageren. Indien de accountant na het overleg met het dagelijks bestuur daarover de mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij dit aan het algemeen bestuur en vermeldt hij daarbij de reactie van het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen, brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit aan de directie over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd, waarbij het dagelijks bestuur de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant zendt zijn verklaring bij de jaarrekening en zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur.

• 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door het algemeen bestuur van de jaarstukken, de controleverklaring en het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2025.

• 2. Deze verordening kan worden aangehaald als de Controleverordening Wetterskip Fryslân.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur op 17 december 2024.

L.M.B.C. Kroon

Dijkgraaf

W. Zuidema-Haans

Wnd. Secretaris-directeur