Controleverordening waterschap Limburg

Het algemeen bestuur van het waterschap Limburg,

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 15 oktober 2024;

gehoord de commissie WBO van 30 oktober 2024;

gelet op artikel 109 van de Waterschapswet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

besluit de volgende verordening vast te stellen:

‘Controleverordening waterschap Limburg’

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

accountant: de door het algemeen bestuur benoemde accountant conform artikel 109 van de Waterschapswet;

accountantscontrole: de in artikel 109 van de Waterschapswet bedoelde controle, uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant;

rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

verbijzonderde interne controle: de verbijzonderde interne controle heeft als doel om namens het dagelijks bestuur, onafhankelijk van het voor de uitvoering van (financiële) processen verantwoordelijk management, vast te stellen of de interne controlemaatregelen binnen de processen zijn uitgevoerd en voldoende hebben gewerkt.

Artikel 2 Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat interne controles worden uitgevoerd ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de onafhankelijke uitvoering van de verbijzonderde interne controle ten aanzien van de financiële rechtmatigheid.

• 3. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van het waterschap met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 3 jaar. Het vaststellen van de functionele en de technische staat van de assets van het waterschap op het gebied van watersysteem, waterkeringen en waterzuivering maakt hier geen onderdeel van uit. Deze worden vastgesteld op basis van periodieke (wettelijke) beoordelingen en assetmanagementbeleid.

• 4. Bij afwijkingen die tijdens de hiervoor genoemde controles worden gevonden neemt het dagelijks bestuur tijdig maatregelen tot herstel. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag een toelichting op de belangrijkste bevindingen en genomen maatregelen.

Artikel 3 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen, de selectie- en gunningscriteria en bijbehorende wegingsfactoren vast.

• 4. Het algemeen bestuur stelt voor de uitvoering van de accountantscontrole een 'controleprotocol accountantscontrole' vast. Dit protocol vormt de basis voor het verrichten van de accountantscontrole.

• 5. Het controleprotocol wordt voor meerdere jaren vastgesteld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers van het algemeen en dagelijks bestuur alsmede van de ambtelijke organisatie.

• 4. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing en de onafhankelijke interne controle en auditfunctie van het waterschap.

Artikel 5 Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarstukken conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen overeenkomstig het daarover bepaalde in de ‘Verordening voor het financieel beleid, financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie waterschap Limburg 2025’ voor aan het algemeen bestuur.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 6 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opvragen van alle informatie, documenten en bestanden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot relevante werkplaatsen en informatiedragers van het waterschap.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle bestuurders en ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

Artikel 7 Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van aanvullende specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2. Het dagelijks bestuur is voor het uitvoeren van aanvullende specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, waaronder de controle van de rechtmatige besteding van subsidies, bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze eisen moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

Artikel 8 Rapportage

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheids-verantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het dagelijks bestuur en biedt hij het dagelijks bestuur de gelegenheid daarop te reageren. Indien de accountant na het overleg met het dagelijks bestuur daarover de mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij dit aan het algemeen bestuur en vermeldt hij daarbij de reactie van het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit aan de directie over zijn bevindingen die hij niet van bestuurlijk belang acht.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd, waarbij het dagelijks bestuur de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant zendt zijn verklaring bij de jaarrekening en zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur.

• 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door het algemeen bestuur van de jaarverslaggeving de controleverklaring en het verslag van bevindingen met een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van het algemeen bestuur.

Artikel 9 Intrekking, inwerkingtreding en citeertitel

• 1. De verordening Controleverordening Waterschap Limburg 2017, vastgesteld bij besluit van 2 januari 2017 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2025 met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening, jaarverslag en bijbehorende stukken ten aanzien van de begrotingsjaren tot en met 2024.

• 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2025.

• 3. Deze verordening kan worden aangehaald als 'Controleverordening waterschap Limburg'.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur op 27 november 2024.

De secretaris-directeur,

ir. E.J.M. Keulers MMO

de Dijkgraaf

S.M.M. Borgers