De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, het college van gedeputeerde staten van de provincie Flevoland, het dagelijks bestuur van het waterschap Zuiderzeeland, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde,
Gelet op hoofdstuk VI en VIII van de Wet gemeenschappelijke regelingen,
Overwegende dat de gemeenschappelijke regeling is geactualiseerd in verband met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022,
Besluiten:
De Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief als volgt gewijzigd vast te stellen:
Hoofdstuk I. Begripsbepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:
- a.
de Minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
- b.
de provincie: het college van gedeputeerde staten van de provincie Flevoland;
- c.
de gemeenten: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde;
- d.
het waterschap: het dagelijks bestuur van het Waterschap Zuiderzeeland;
- e.
de deelnemers: de Minister, gedeputeerde staten van de provincie, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten, het dagelijks bestuur van het waterschap;
- f.
archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;
- g.
collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom van of beheer bij de deelnemers voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden bij de archiefbewaarplaatsen van de deelnemers;
- h.
regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief.
Hoofdstuk II. Het Flevolands Archief
Artikel 2 Openbaar lichaam
- 1.
Er is een openbaar lichaam genaamd Het Flevolands Archief, dat gevestigd is in Lelystad.
- 2.
Het openbaar lichaam heeft rechtspersoonlijkheid.
- 3.
De bestuursorganen van Het Flevolands Archief zijn:
Hoofdstuk III. Doel en taken
Artikel 3 Te behartigen belangen
- 1.
De regeling wordt getroffen met het doel de belangen die de deelnemers hebben bij goed beheer van de archiefbescheiden en collecties, die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de archiefbewaarplaats van de provincie, de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten en de archiefbewaarplaats van het waterschap, en alle daarbij behorende aangelegenheden, in gezamenlijkheid te behartigen.
- 2.
Het Flevolands Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de deelnemers mede uit.
Artikel 4 Taken
Aan Het Flevolands Archief zijn de volgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de deelnemers overgedragen:
- a.
de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden en collecties die berusten in de in artikel 3, eerste lid, genoemde archiefbewaarplaatsen;
- b.
de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, tweede en derde lid, 16, tweede lid, 19, 28, 29, derde lid, 31, 32, derde lid, 36 en 37, derde lid, van de Archiefwet 1995;
- c.
de bevoegdheid van de Minister om op grond van de artikelen 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie aan te wijzen, te schorsen en te ontslaan;
- d.
het adviseren en doen van voorstellen aan de deelnemers over de taken en bevoegdheden, die door de deelnemers worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 27, 29, tweede lid, 30, 32, tweede lid, 35 en 37, tweede lid van de Archiefwet 1995;
- e.
het adviseren aan de provincie, de gemeenten en het waterschap op grond van artikel 15, eerste lid van de Archiefwet 1995 inzake het vaststellen van beperkingen aan de openbaarheid van over te brengen archiefbescheiden;
- f.
het verrichten van door een of meer deelnemers opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 3, eerste lid.
Artikel 5 Mededelingen vanuit de deelnemers
- 1.
De deelnemers doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 3, eerste lid, voor Het Flevolands Archief van belang zijn.
- 2.
De deelnemers kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, een zienswijze vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de deelnemers kenbaar maken.
Hoofdstuk IV. Het algemeen bestuur
Artikel 6 Samenstelling algemeen bestuur
- 1.
Het algemeen bestuur bestaat uit zeven leden, de voorzitter, bedoeld in artikel 13, inbegrepen.
- 2.
Elk van de deelnemers wijst uit zijn midden een lid aan dat hem in het algemeen bestuur vertegenwoordigt.
- 3.
De deelnemers kunnen voor ieder door hen aangewezen lid tevens één plaatsvervangend lid aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.
- 4.
Het lidmaatschap van het lid, aangewezen door de Minister, eindigt op het moment dat de termijn waarvoor het lid is aangewezen, afloopt.
- 5.
Het lidmaatschap van de leden, aangewezen door de provincie, de gemeenten en het waterschap, eindigt op het moment dat de zittingsperiode van gedeputeerde staten van de provincie, van het college van burgemeester en wethouders van een van de gemeenten of van het dagelijks bestuur van het waterschap afloopt, of bij beëindiging van het lidmaatschap van die leden.
- 6.
Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vierde of vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.
- 7.
Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst de eigen deelnemer zo spoedig mogelijk een nieuw lid uit zijn midden aan.
- 8.
Een lid van het algemeen bestuur kan te allen tijde zijn lidmaatschap ter beschikking stellen. Het lid blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.
- 9.
Een lid van het algemeen bestuur kan door de deelnemer die hem heeft aangewezen worden ontslagen, indien dit lid het vertrouwen van de deelnemer niet meer heeft.
Artikel 7 Werkwijze en besluitvorming algemeen bestuur
- 1.
Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.
- 2.
Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenverstrengeling speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.
- 3.
Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.
- 4.
Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.
- 5.
Het vierde lid is niet van toepassing:
- a.
ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een aanwijzing, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;
- b.
voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.
- 6.
Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, tenzij in de regeling anders is bepaald.
- 7.
Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.
Hoofdstuk V. De taken en bevoegdheden van het algemeen bestuur
Artikel 8 Taken en bevoegdheden algemeen bestuur
- 1.
Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan Het Flevolands Archief toegekende taken alle bevoegdheden toe die niet bij wet of deze regeling aan een ander orgaan binnen de gemeenschappelijke regeling, zoals bedoeld in artikel 2, derde lid van deze regeling, zijn opgedragen.
- 2.
Tot de in het eerste lid bedoelde bevoegdheden behoren in ieder geval de volgende bevoegdheden:
- a.
de bevoegdheid van de Minister om op grond van artikel 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie aan te wijzen, te schorsen en te ontslaan;
- b.
de bevoegdheid van de provincie om ingevolge artikel 28 van de Archiefwet 1995 de provinciale archiefbewaarplaats(en) aan te wijzen;
- c.
de bevoegdheid van de provincie om de provinciearchivaris, bedoeld in artikel 29, derde lid, van de Archiefwet 1995, aan te wijzen, te schorsen en te ontslaan;
- d.
de bevoegdheid van de gemeenten om ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 de gemeentelijke archiefbewaarplaats(en) aan te wijzen;
- e.
de bevoegdheid van de gemeenten om ingevolge artikel 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 de gemeentearchivaris aan te wijzen, te schorsen en te ontslaan;
- f.
de bevoegdheid van het waterschap om ingevolge artikel 36 van de Archiefwet 1995 de archiefbewaarplaats(en) van het waterschap aan te wijzen;
- g.
de bevoegdheid van het waterschap om ingevolge artikel 37, derde lid, van de Archiefwet 1995 de waterschapsarchivaris aan te wijzen, te schorsen en te ontslaan.
- 3.
De aanwijzing van de in het tweede lid, onder a, c, e en g, bedoelde rijksarchivaris, provinciearchivaris, gemeentearchivaris en waterschapsarchivaris geschiedt op voordracht van het dagelijks bestuur.
- 4.
Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 31 van de regeling, aanwijzen tot rijksarchivaris in de provincie, tot provinciearchivaris van de provincie, tot gemeentearchivaris van de gemeente(n) en tot waterschapsarchivaris van het waterschap.
- 5.
Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 77 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van de artikelen 21, 22 en 23 van de regeling.
- 6.
Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het dagelijks bestuur van het waterschap in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.
Artikel 9 Kosten
Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 19 van de Archiefwet 1995, vast bij unanimiteit en volgt daarbij zoveel mogelijk de regels die de Minister op grond van artikel 19 van de Archiefwet 1995 heeft vastgesteld voor het Nationaal Archief.
Hoofdstuk VI. Het dagelijks bestuur
Artikel 10 Samenstelling en besluitvorming dagelijks bestuur
- 1.
Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, bedoeld in artikel 16, en twee door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen leden.
- 2.
Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.
- 3.
Artikel 6, zevende lid, is van overeenkomstige toepassing.
- 4.
Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling.
- 5.
In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
- 6.
Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.
Artikel 11 Vergaderingen
- 1.
Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.
- 2.
Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.
Hoofdstuk VII. De taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur
Artikel 12 Taken en bevoegdheden dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:
- a.
het voeren van het dagelijks bestuur van Het Flevolands Archief, voor zover niet bij of krachtens de wet of de regeling het algemeen bestuur hiermee is belast;
- b.
het voorbereiden en uitvoeren van beslissingen van het algemeen bestuur;
- c.
het vaststellen van regels over de ambtelijke organisatie van Het Flevolands Archief;
- d.
het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met het personeel van Het Flevolands Archief;
- e.
het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van Het Flevolands Archief, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 8, zesde lid;
- f.
het besluiten namens Het Flevolands Archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;
- g.
het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte, ook alvorens is besloten tot het voeren van een rechtsgeding, en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;
- h.
het beheer van de activa en passiva van Het Flevolands Archief; en
- i.
de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van Het Flevolands Archief.
Hoofdstuk VIII. De voorzitter
Artikel 13 Aanwijzing voorzitter
- 1.
De voorzitter van het algemeen bestuur en zijn plaatsvervanger worden door en uit het algemeen bestuur aangewezen. Tot plaatsvervangend voorzitter kan alleen een ander lid van het dagelijks bestuur worden aangewezen.
- 2.
De voorzitter van het algemeen bestuur is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur. De plaatsvervangend voorzitter van het algemeen bestuur is tevens plaatsvervangend voorzitter van het dagelijks bestuur.
Artikel 14 Taken voorzitter
- 1.
De voorzitter belegt de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.
- 2.
De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.
- 3.
De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.
- 4.
De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen en dagelijks bestuur uitgaan, met inachtneming van artikel 32, derde lid van de regeling, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.
- 5.
De voorzitter vertegenwoordigt Het Flevolands Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem schriftelijk aan te wijzen gemachtigde.
Hoofdstuk IX. Informatie en participatie
Artikel 15 Verstrekken van inlichtingen door (de leden van) het algemeen bestuur
- 1.
Het algemeen bestuur verstrekt gevraagd en ongevraagd schriftelijk alle inlichtingen aan de deelnemers, die voor een juiste beoordeling van het door hen gevoerde en te voeren beleid nodig is.
- 2.
Een verzoek tot het verstrekken van inlichtingen wordt gericht aan het algemeen bestuur en ingediend bij de voorzitter. De gevraagde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen verstrekt.
- 3.
Een lid of plaatsvervangend lid verstrekt met inachtneming van artikel 16, vijfde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen de gevraagde inlichtingen aan de deelnemer die hem heeft aangewezen. De inlichtingen worden zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen verstrekt.
- 4.
Het algemeen bestuur stelt de deelnemers te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de archiefbewaarplaats van de provincie, de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten en de archiefbewaarplaats van het waterschap.
- 5.
De deelnemers kunnen een door hen aangewezen lid of plaatsvervangend lid van het algemeen bestuur mondeling of schriftelijk ter verantwoording roepen voor het door hem in dat bestuur gevoerd beleid.
Artikel 16 Verstrekken van inlichtingen door (de leden van) het dagelijks bestuur
- 1.
Het dagelijks bestuur en één of meer leden daarvan geven gevraagd en ongevraagd schriftelijk alle inlichtingen aan het algemeen bestuur, die voor een juiste beoordeling van het door het dagelijks bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig is. Zij geven het algemeen bestuur alle inlichtingen die het algemeen bestuur voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.
- 2.
Het dagelijks bestuur verstrekt gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen aan de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap, die voor een juiste beoordeling van het door hen gevoerde en te voeren beleid nodig is.
- 3.
Een verzoek tot het verstrekken van inlichtingen wordt gericht aan het dagelijks bestuur en ingediend bij de voorzitter. De gevraagde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen verstrekt.
- 4.
De leden van het dagelijks bestuur zijn, tezamen en ieder afzonderlijk, aan het algemeen bestuur verantwoording schuldig over het door hen gevoerde bestuur.
- 5.
Eén of meer leden van het algemeen bestuur kunnen het dagelijks bestuur, of één of meer leden van het dagelijks bestuur, mondeling of schriftelijk, ter verantwoording roepen voor het door hem in dat bestuur onderscheidenlijk dat orgaan gevoerde beleid.
Artikel 17 Participatie ingezeten en belanghebbenden
Ingezetenen van de provincie, ingezetenen van de gemeenten, ingezetenen vallend onder het waterschap en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de deelnemers betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid.
Hoofdstuk X. Tegemoetkoming en vergoeding
Artikel 18 Tegemoetkoming en vergoeding
- 1.
Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen bestuur of dagelijks bestuur, voor zover zij niet een functie vervullen bij of als ambtenaar in dienst zijn van een van de deelnemers, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Het Flevolands Archief.
- 2.
De leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.
- 3.
De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.
Hoofdstuk XI. Financiële bepalingen
Artikel 19 Kostenverdeling en bijdrage
- 1.
De deelnemers dragen er zorg voor dat Het Flevolands Archief te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen.
- 2.
De middelen, bedoeld in het eerste lid, worden verschaft door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van een vastgestelde begroting. De jaarlijkse bijdrage is gebaseerd op het bepaalde in de financiële bijlage bij deze regeling.
- 3.
De bijdrage van deelnemers kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen op basis van recente afspraken uit de van toepassing zijnde CAO of prijzen met een percentage, zoals organisaties zoals het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS), het Centraal Planbureau (CPB) en/of De Nederlandse Bank (DNB) die hanteren. HFA doet door middel van de begroting voorstellen tot indexaties op basis van de werkwijze, die in de financiële bijlage bij deze regeling staat beschreven.
- 4.
Het Flevolands Archief kan bij de vaststelling van de begroting een voorlopige raming opnemen van de vast te stellen percentages bedoeld in het derde lid.
- 5.
Voor zover de bijdrage wordt verleend ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld of goedgekeurd, kan zij worden verleend onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.
- 6.
Indien een van de deelnemers een andere taak opdraagt als bedoeld in artikel 4, onder f van de regeling, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door die deelnemer in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.
- 7.
Indien aan het algemeen bestuur blijkt dat een deelnemer weigert de in het eerste lid bedoelde middelen op de begroting te zetten, doet het algemeen bestuur onverwijld een verzoek aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties tot toepassing van de artikelen 198 en 199 van de Provinciewet dan wel een verzoek aan gedeputeerde staten van de provincie tot toepassing van de artikelen 194 en 195 van de Gemeentewet of artikel 104 van de Waterschapswet.
Artikel 20 Beleidsplan
- 1.
Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan op.
- 2.
Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan ter vaststelling aan het algemeen bestuur. De Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeente en het algemeen bestuur van het waterschap worden vervolgens gedurende twaalf weken in de gelegenheid gesteld om schriftelijk op het concept hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het algemeen bestuur stelt het beleidsplan daarna vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan betrekking heeft, wordt dit toegezonden aan de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap.
- 3.
De deelnemers maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het tweede lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met Het Flevolands Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.
Artikel 21 Financiële en beleidsmatige kaders
- 1.
Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste twaalf weken voor de in artikel 22, eerste lid, bedoelde vaststelling, de Minister, de provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap, een ontwerpbegroting aan met toelichting en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.
- 3.
Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid, bedoeld in artikel 3, tweede lid van de regeling, en de afspraken, bedoeld in artikel 20, derde lid van de regeling, in acht.
- 4.
In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten Het Flevolands Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.
- 5.
De ontwerpbegroting wordt door de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.
- 6.
De Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap kunnen twaalf weken na aanbieding door het dagelijks bestuur, bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijzen zijn vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.
- 7.
Het dagelijks bestuur stelt de indiener van de zienswijze, voorafgaande aan het vaststellen van de begroting, schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het zesde lid, alsmede van de conclusies die het daaraan verbindt.
Artikel 22 Vaststellen begroting
- 1.
Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. Het besluit tot vaststelling wordt genomen bij twee derde meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
- 2.
Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap, die ter zake bij de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hun zienswijze naar voren kunnen brengen.
- 3.
Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Artikel 23 Wijzigen begroting
- 1.
Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.
- 2.
De artikelen 21 en 22, eerste en tweede lid van de regeling, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen, waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 19, tweede lid van de regeling.
- 3.
Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Artikel 24 Voorschot bijdrage
De deelnemers voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in door hen nader te bepalen termijnen.
Artikel 25 Jaarrekening
- 1.
Het dagelijks bestuur zendt de voorlopige jaarrekening vóór 30 april van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de deelnemers in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.
- 3.
Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap vóór 30 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.
- 4.
Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.
- 5.
Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap.
- 6.
Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste, derde en vijfde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.
Artikel 26 Reserves
- 1.
Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdragen uitgekeerd aan de deelnemers.
- 2.
De algemene reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de deelnemers van dat jaar.
Artikel 27 Vaststelling definitieve bijdrage
Bij de jaarrekening stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de deelnemers vast.
Artikel 28 Regels financiële administratie en kasbeheer
- 1.
Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van Het Flevolands Archief. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van Het Flevolands Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.
- 2.
Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.
Artikel 29 Nadere regels financieel en materieel beheer
Het algemeen bestuur kan nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting en het jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole geven.
Hoofdstuk XII. Het Archief
Artikel 30 Archief
- 1.
Overeenkomstig door het algemeen bestuur met inachtneming van de Archiefwet 1995 vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie Flevoland worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van Het Flevolands Archief.
- 2.
De directeur, bedoeld in artikel 31 van de regeling, is belast met het beheer van de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, overeenkomstig de door het dagelijks bestuur vast te stellen nadere regeling.
- 3.
De archiefbescheiden van Het Flevolands Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Flevoland.
- 4.
De gemeentearchivaris van de gemeente Lelystad is belast met het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden van Het Flevolands Archief.
- 5.
Bij opheffing van deze gemeenschappelijke regeling wordt ten aanzien van de archiefbescheiden een voorziening getroffen conform artikel 4, eerste lid, van de Archiefwet 1995.
Hoofdstuk XIII. De directeur en het overige personeel
Artikel 31 De directeur
- 1.
Het dagelijks bestuur beslist omtrent het aangaan, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst met de directeur van Het Flevolands Archief.
- 2.
Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.
- 3.
Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.
- 4.
Het dagelijks bestuur beslist omtrent schorsing van de directeur.
Artikel 32 Taken directeur
- 1.
De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden van Het Flevolands Archief die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 3, eerste lid van de regeling, voor zover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de voorzitter.
- 2.
De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.
- 3.
Met inachtneming van artikel 14, vierde lid van de regeling, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.
Artikel 33 Personeel
Op het personeel van Het Flevolands Archief is de Cao Rijk van toepassing.
Hoofdstuk XIV. Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing
Artikel 34 Toetreding
- 1.
Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend besluit van de deelnemers, na verkregen toestemming van provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap, alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.
- 2.
Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de toetreding en kan hieraan voorwaarden verbinden.
Artikel 35 Uittreding
- 1.
Uittreding uit de regeling geschiedt door toezending van een daartoe strekkend besluit van de uittredende deelnemer. De deelnemer overlegt daarbij het besluit tot toestemming van de raad, onderscheidenlijkprovinciale staten of algemeen bestuur van het waterschap.
- 2.
De uittredende deelnemer zendt het besluit tot uittreding aangetekend aan het algemeen bestuur. Daarbij wordt een opzegtermijn van één jaar, ingaande op 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar, in acht genomen, tenzij de deelnemers unaniem een andere opzegtermijn overeenkomen.
- 3.
Het dagelijks bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding, welke nadien worden vastgelegd in een door het algemeen bestuur vast te stellen uittredingsplan, als bedoeld in artikel 36 van de regeling.
- 4.
Onder de gevolgen van uittreding behoren in ieder geval de gevolgen voor het personeel en de financiële gevolgen.
- 5.
De financiële gevolgen van de uittreding worden door de uittredende deelnemer gedragen.
- 6.
Het derde, vierde en vijfde lid zijn van overeenkomstige toepassing op het beëindigen of verminderen van een bepaalde taak of dienst van Het Flevolands Archief.
- 7.
Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur het uittredingsplan vast. De daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen zijn bindend.
- 8.
Na vaststelling van het uittredingsplan is de uittreden deelnemer gehouden om binnen zes maanden aan de daarin omschreven financiële verplichtingen te voldoen.
Artikel 36 Uittredingsplan en uittreedsom
- 1.
Het in artikel 35, derde lid van de regeling, bedoelde uittredingsplan bevat de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die gedurende een periode van vijf jaar het directe gevolg zijn van de uittreding. Daarnaast bevat het uittredingsplan de uittreedsom die betaald moet worden door de uittredende deelnemer.
- 2.
De uittreedsom wordt als volgt bepaald: de uittredende deelnemer betaalt over het eerste kalenderjaar na de uittreding 100% van de jaarlijkse bijdrage, over het tweede jaar 80%, over het derde jaar 60%, over het vierde jaar 40% en over het vijfde jaar 20% van de laatste jaarlijkse bijdrage vóór uittreding.
- 3.
Het algemeen bestuur onderzoekt met de uittredende deelnemer de mogelijkheid tot overname van personeel, activa en contracten. Dit hoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het algemeen bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemer.
Artikel 37 Wijziging
- 1.
De regeling kan worden gewijzigd bij unaniem besluit van de deelnemers.
- 2.
De Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijzen binnen acht weken na ontvangst van de ontwerpregeling naar voren brengen.
- 3.
De deelnemers hebben voor het besluit tot wijziging van de regeling toestemming nodig van de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap.
- 4.
Het algemeen bestuur, op voorstel van het dagelijks bestuur, en de deelnemers kunnen voorstellen doen tot wijziging van de regeling.
Artikel 38 Opheffing
- 1.
Deze regeling kan worden opgeheven bij unaniem besluit van de deelnemers.
- 2.
Het besluit tot opheffing wordt niet genomen voordat de Minister, provinciale staten van de provincie, de raden van de gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap gedurende twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk op de voorgestelde opheffing hun zienswijze ter kennis te brengen.
- 3.
Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichtingen van de deelnemers om alle rechten en plichten van Het Flevolands Archief over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.
- 4.
Het liquidatieplan voorziet in ieder geval in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel en stelt regels voor de wijze waarop de deelnemers, voor zover het saldo ontoereikend is, zorgdragen voor de nakoming van de verplichtingen van Het Flevolands Archief.
- 5.
In geval van een batig saldo wordt dit naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de deelnemers.
- 6.
Het dagelijks bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie, tenzij het algemeen bestuur anders besluit.
- 7.
De deelnemers blijven na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid.
Hoofdstuk XV. Slotbepalingen
Artikel 39 Slotbepalingen
- 1.
Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking in de Staatscourant door de Minister.
- 2.
De Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief, geldend vanaf 1 juni 2017 en bekendgemaakt in Staatscourant 2017, 25706, wordt ingetrokken met ingang van de dag waarop deze regeling in werking treedt.
- 3.
De werking van de regeling zal geëvalueerd worden indien het algemeen bestuur daartoe besluit. Het dagelijks bestuur zal dan een onderzoeksvoorstel aan de deelnemers voorleggen.
- 4.
De Minister maakt een volledig ondertekend exemplaar van deze regeling alsmede van besluiten tot wijziging, tot uittreding van, van toetreding tot en tot opheffing van deze regeling tijdig bekend in de Staatscourant.
- 5.
Het dagelijks bestuur is belast met de registratie van de regeling overeenkomstig artikel 74, eerste lid juncto artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.
Artikel 40 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief
Financiële bijlage bij de Gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief
Algemeen
In deze bijlage zijn de afspraken over de structurele bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief nader gespecificeerd (art. 19, tweede lid). Oorspronkelijk waren in 2017 de volgende bedragen per deelnemer vastgesteld:
Het Rijk (OCW/M&C) € 416.000
Provincie Flevoland € 66.765
Gemeente Lelystad € 167.560
Gemeente Dronten € 88.571
Gemeente Zeewolde € 48.251
Gemeente Urk € 43.612
Waterschap Zuiderzeeland € 15.000
Conform artikel 19, derde lid en vierde lid, van de gemeenschappelijke regeling worden de bijdragen jaarlijks aangepast aan de correctie voor loon- en prijsstijgingen. De indexaties vinden doorgaans plaats via de begroting. Doorgaans worden als basis van indexaties uitkomsten van CAO-aanpassingen en/of statistieken van het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS) en/of het Centraal Planbureau (CPB) toegepast, zoals de nationale consumentenprijsindex (cpi). In de begroting kunnen wel zowel bijdragen als kosten worden geïndexeerd.
De bijdragen van de deelnemers worden jaarlijks aangepast met een door het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS) voor dit doel berekende percentage van de nationale consumentenprijsindex (cpi). Dit percentage mag naar boven worden afgerond. Aan de hand van overige, macro-economische voorspellingen over inflatie of indexatie (zoals bijvoorbeeld analyses van het Centraal Planbureau (CPB) of De Nederlandsche Bank (DNB)), kan dit percentage verder naar boven (of beneden) worden bijgesteld.
In het begroten van lasten voor salarissen en overige personeelsgerelateerde kosten past Het Flevolands Archief (HFA) voor indexering percentages uit (ten tijde van het begroten) recente afspraken uit de van toepassing zijnde
CAO toe. Voor het begroten van kosten van overige goederen en diensten past Het Flevolands Archief ter
indexering de nationale consumentenprijsindex (cpi) toe, zoals het CBS die omstreeks het begroten heeft geschat. De percentages mogen naar boven worden afgerond en kunnen op basis van overige macro-economische voorspellingen over indexaties of inflatie verder naar boven (of beneden) worden bijgesteld.
Overige bijdragen
Het Flevolands Archief kan naast de reguliere bijdragen van deelnemers ook andere bijdragen ontvangen van structurele of incidentele aard van deelnemers of andere partijen. Zoals afgesproken met betreffende deelnemers, brengt HFA op basis van het kostenmodel vanaf 2024 jaarlijks een bijdrage voor haar e-depotvoorziening in rekening.
Historisch gezien heeft HFA met goedkeuring van het bestuur middelen gereserveerd in bestemmingsreserves om deze te reserveren voor specifieke doelen. HFA kan bijvoorbeeld door middel van de jaarrekening en/of bestuursrapportages aan het bestuur voorstellen doen over het toevoegen van (overtollige) middelen aan bestemmingsreserves.
Financiële risico's
Er kunnen zich calamiteiten of andere onvoorziene omstandigheden voordoen, die niet binnen de eigen begroting van Het Flevolands Archief kunnen worden opgevangen en waarvoor de deelnemers dienen te voorzien in de kosten die hieruit voortvloeien. Gelet op de hierboven genoemde structurele bijdragen, worden de kosten alsdan in beginsel volgens de volgende percentages verdeeld:
Het Rijk (OCW/M&C) 49%
De Provincie Flevoland 8%
Gemeente Lelystad 20%
Gemeente Dronten 10,5%
Gemeente Urk 5%
Gemeente Zeewolde 5,5%
Waterschap Zuiderzeeland 2%
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen