Toelichting Derde wijziging Besluit ondermandaat, ondervolmacht en machtiging waterschap Vechtstromen 2019
ALGEMENE TOELICHTING
Met het Besluit ondermandaat, ondervolmacht en machtiging waterschap Vechtstromen 2019 wordt door de secretaris-directeur ondermandaat en ondervolmacht verleend aan de ambtelijke organisatie van het waterschap van de bevoegdheden die aan hem zijn opdragen door het dagelijks bestuur.
Algemeen
(Onder)mandaat, (onder)volmacht en machtiging. In het dagelijks spraakgebruik wordt tussen deze drie begrippen doorgaans geen onderscheid gemaakt. Toch is er juridisch gezien wel een onderscheid.
Mandaat
Onder mandaat wordt ingevolge artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.
Volmacht
Volmacht heeft betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen. In het algemeen is bij privaatrechtelijke rechtshandelingen het Burgerlijk Wetboek (BW) van toepassing.
Machtiging
De machtiging heeft betrekking op andere handelingen dan publiekrechtelijke rechtshandelingen of een privaatrechtelijke rechtshandeling. Het betreft feitelijke handelingen niet gericht op enig rechtsgevolg.
Heldere sturingslijnen
In 2023 is het sturingsmodel voor de ambtelijke organisatie van Vechtstromen verduidelijkt. De lijnen waarlangs de ambtelijke organisatie wordt aangestuurd en de functies die daarbij horen zijn beschreven. Deze heldere sturingslijnen zijn uitgewerkt voor het Besluit ondermandaat, ondervolmacht en machtiging en leiden tot de wijziging van dit Besluit.
Vechtstromen is een zogenaamde matrix organisatie en kent drie sturingslijnen:
Samengevat:
|
sturingslijn
|
functie
|
financieel
|
personeel
|
|
directieteam
|
secretaris-directeur
|
het directieteam is gezamenlijk verantwoordelijk voor de
van de organisatie
|
verantwoordelijk voor de concerncontroller
|
|
directieleden
|
verantwoordelijk voor de teamleiders en programmaleiders
|
|
|
lijnsturing
|
teamleider
|
verantwoordelijk voor de exploitatie
|
verantwoordelijk voor de medewerkers team, waaronder themaleiders
|
|
|
themasturing
|
themaleider
|
verantwoordelijk voor de exploitatie zover niet belegd bij teamleider
|
-
|
|
|
programmasturing
|
programmaleider
|
verantwoordelijk voor de investeringen
|
-
|
Uitgangspunten zijn verder:
- ▪︎
het dagelijks bestuur verleent mandaat/volmacht aan de secretaris-directeur en de secretaris-directeur vervolgens ondermandaat/ondervolmacht aan de ambtelijke organisatie.
- ▪︎
De secretaris-directeur is daarmee altijd bevoegd, want heeft het mandaat/de volmacht van/voor de door het dagelijks bestuur opgedragen bevoegdheden en geeft deze in ondermandaat/ondervolmacht door.
- ▪︎
ondermandaat en ondervolmacht worden toegekend voor zover:
- -
het aangelegenheden betreft, die behoren tot het werkterrein en taak van de medewerker, zoals weergegeven in zijn functiebeschrijving; en
- -
die naar aard of inhoud niet een zodanig gewicht hebben dat zij door het dagelijks bestuur behoren te worden afgedaan;
- ▪︎
van het ondermandaat en de ondervolmacht wordt gebruik gemaakt onder voorwaarde dat
- -
deze worden uitgeoefend binnen het door het bestuur vastgestelde beleid en binnen de gegeven aanwijzingen; en
- -
daarvoor voldoende financiële middelen beschikbaar zijn gesteld.
- ▪︎
Ondermandaat en ondervolmacht wordt toegekend aan functies en daarmee in principe niet aan rollen.
- ▪︎
Bij het aangaan van financiële verplichtingen is er een onderscheid in exploitatie (teamleiders) en investeringen (programmaleiders).
- ▪︎
Bij het aangaan van financiële verplichtingen wordt het ‘vier-ogen’ principe toegepast.1
- ▪︎
De ‘HR-verantwoordelijke’/leidinggevende bevoegd is in principe bevoegd te beslissingen over de arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden van zijn medewerker(s).
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Artikel I
In bijlage 1 bij het Besluit ondermandaat, ondervolmacht en machtiging waterschap Vechtstromen 2019 wordt ondermandaat verleend. Ondermandaat heeft betrekking op het nemen van bestuursrechtelijke besluiten
In de bijlage wordt bij onderdeel 13 - Het nemen van besluiten op grond van de Wet open overheid – de functie van ‘juridisch adviseur Woo verzoeken’ toegevoegd.
Artikel II
In bijlage 2 bij het Besluit ondermandaat, ondervolmacht en machtiging waterschap Vechtstromen 2019 wordt ondervolmacht verleend. Ondervolmacht heeft betrekking op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de publiekrechtelijke rechtspersoon het waterschap.
De wijzigingen betreffen het aangaan van financiële verplichtingen en de rechtspositie van de medewerkers (ambtenaren) van het waterschap.
Financiële verplichtingen
Algemeen
Het algemeen bestuur stelt de begroting vast (artikel 101 Waterschapswet, budgetrecht).
Exploitatie
Het dagelijks bestuur is vervolgens bevoegd tot het voeren van het dagelijks beheer over de financiën en zaken die bij het waterschap in eigendom, beheer of onderhoud zijn, binnen het totaal van de begroting. Daarnaast is het dagelijks bestuur bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten voor het dagelijks beheer in het kader van de taken van het waterschap.
Met het vaststellen van de programmabegroting is het dagelijks bestuur gerechtigd het in de beheerbegroting toegekende exploitatiebudget (inclusief de post onvoorzien) te besteden en financiële verplichtingen aan te gaan.
Investering
Voor investeringen is, naast het vaststellen van de programmabegroting, een apart besluit (kredietaanvraag) nodig. De bevoegdheden tot het verstrekken van kredieten voor investeringen zijn vastgelegd in de betreffende verordening op basis van artikel 108 Waterschapswet (beleids- en verantwoordingsfunctie). Met het vaststellen van de begroting is het dagelijks bestuur bevoegd die kredieten te verstrekken die zijn begroot. Kredieten die in een begrotingsjaar niet zijn begroot worden verstrekt door het algemeen bestuur.
Uitvoering
Met het Besluit mandaat, volmacht en machtiging wordt aan de secretaris-directeur de bevoegdheid verleend ‘de begroting financieel uit te voeren’/programma’s te realiseren:
- -
Het aangaan van verplichtingen voor wat betreft de exploitatie én de investeringen.
- -
Het doen van uitgaven ten laste van de post onvoorzien.
De bevoegdheid om in een programma en tussen programma’s te schuiven met begrote netto-kosten of investeringskredieten wordt niet verleend.
Vervolgens wordt door de secretaris-directeur met het Besluit ondermandaat, ondervolmacht en machtiging, ondervolmacht aan de ambtelijke organisatie gegeven voor de verdere ‘financiële uitvoering van de begroting’/realisatie van de programma’s.
Te allen tijde geldt als voorwaarde dat er in de (beheer)begroting voldoende financiële middelen – exploitatiebudget of investeringskrediet - beschikbaar zijn gesteld.
Exploitatie
- ▪︎
De teamleider is verantwoordelijk voor het exploitatiebudget toegekend aan zijn team (budgethouder).
- ▪︎
De teamleider is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan
- ○
tot en met een bedrag van € 250.000/per jaar/per verplichting of
- ○
in het geval van een meerjarige financiële verplichting tot en met een totaal van € 1.000.000/voor 4 jaar/per verplichting.
- ▪︎
Boven deze drempels tekent het directielid mee. De verantwoordelijkheid wordt niet overgenomen.
- ▪︎
Binnen deze drempels kan een teamleider een medewerker, bijvoorbeeld een coördinator (budgetbeheerder), ondervolmacht verlenen tot het aangaan van financiële verplichtingen
- ○
tot en met een bedrag van € 100.000/per jaar/per verplichting of
- ○
in het geval van een meerjarige financiële verplichting tot en met een totaal van € 400.000/voor 4 jaar/per verplichting.
- ▪︎
De medewerker wordt verantwoordelijk voor een budget (budgetbeheer) gekoppeld aan een concreet doel.
- ▪︎
Een themaleider is verantwoordelijk voor het exploitatiebudget toegekend aan zijn thema (budgethouder) voor de uitvoering van een door de secretaris-directeur vastgesteld themaplan.
- ▪︎
De themaleider is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan
- ○
tot en met een bedrag van € 250.000/per jaar/per verplichting of
- ○
in het geval van een meerjarige financiële verplichting tot en met een totaal van € 1.000.000/voor 4 jaar/per verplichting.
- ▪︎
Boven deze drempels tekent het directielid mee. De verantwoordelijkheid wordt niet overgenomen
- ▪︎
Een directielid is verantwoordelijk voor het exploitatiebudget dat aan hem wordt toegekend (budgethouder) en is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan.
- ▪︎
De concerncontroller is verantwoordelijk voor het exploitatiebudget dat aan hem wordt toegekend (budgethouder) en is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan.
- ▪︎
De concerncontroller is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan
- ○
tot en met een bedrag van € 250.000/per jaar/per verplichting of
- ○
in het geval van een meerjarige financiële verplichting tot en met een totaal van € 1.000.000/voor 4 jaar/per verplichting.
- ▪︎
Boven deze drempels tekent de secretaris-directeur mee. De verantwoordelijkheid wordt niet overgenomen.
- ▪︎
Een raamovereenkomst is een meerjarige overeenkomst, die een bepaalde waarde vertegenwoordigt. Ongeacht of er een verplichting bestaat om ook daadwerkelijk diensten of werken af te nemen binnen die raamovereenkomst. Het sluiten van een raamovereenkomst volgt dan ook de regels voor de bevoegdheidsverdeling zoals hierboven beschreven.
- ▪︎
Hetzelfde geldt ook voor wel daadwerkelijk afnemen van een dienst of werk binnen de raamovereenkomst.
Schematisch
|
secretaris-directeur
(mandaat)*
|
Directielid
Toegekend exploitatiebudget
|
Concerncontroller
Toegekend exploitatiebudget
verplichtingen
€ 0 ≤
- -
€ 250.000/per jaar/per verplichting
of
- -
een totaal van € 1 mln./voor 4 jaar/per verplichting
|
Teamleider
Toegekend exploitatiebudget
verplichtingen
€ 0 ≤
- -
€ 250.000/per jaar/per verplichting
of
- -
een totaal van € 1 mln./voor 4 jaar/per verplichting
|
Themaleider
Toegekend exploitatiebudget na een vastgesteld themaplan
verplichtingen
€ 0 ≤
- -
€ 250.000/per jaar/per verplichting
of
- -
een totaal van € 1 mln./voor 4 jaar/per verplichting
|
Medewerker
Door de teamleider toegekend exploitatiebudget
verplichtingen
€ 0 ≤
- -
€ 100.000/per jaar/per verplichting
of
- -
een totaal van € 400.000/voor 4 jaar/per verplichting
|
|
|
Boven de drempelbedragen tekent de secretaris-directeur mee
|
Boven de drempelbedragen tekent het betreffende directielid mee
|
Boven de drempelbedragen tekent het betreffende directielid mee
|
|
* Omdat het ondermandaat loopt via de secretaris-directeur blijft deze altijd bevoegd.
Investering
- ▪︎
Een projectleider/ proces- en projectmanager is verantwoordelijk voor het investeringskrediet toegekend aan zijn project (budgethouder).
- ▪︎
Een projectleider/ proces- en projectmanager is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan tot en met een bedrag van € 100.000/per verplichting.
- ▪︎
Bij het aangaan van een financiële verplichting boven een bedrag van € 100.000/per verplichting tot en met een bedrag van € 5.000.000/per verplichting tekent de betreffende programmaleider mee.
- ▪︎
De verantwoordelijkheid wordt niet overgenomen.
- ▪︎
Bij het aangaan van een financiële verplichting boven een bedrag van € 5.000.000 /per verplichting tekent naast de programmaleider, ook het betreffende directielid mee.
- ▪︎
De verantwoordelijkheid wordt niet overgenomen.
Schematisch
|
secretaris-directeur
(mandaat)*
|
projectleider/ proces- en projectmanager
Toegekend investeringskrediet
verplichtingen
|
|
Bij een verplichting > € 100.000 en ≤ € 5.000.000
tekent de betreffende programmaleider mee
|
|
Bij een verplichting > € 5.000.000
tekent naast de betreffende programmaleider, ook het betreffende directielid mee
|
* Omdat het ondermandaat loopt via de secretaris-directeur blijft deze altijd bevoegd.
- ▪︎
In afwijking van het principe dat ondermandaat en ondervolmacht alleen wordt toegekend aan functies, is het ook mogelijk om ondervolmacht toe te kennen aan medewerkers die de rol van projectleider vervullen.
- ▪︎
Deze medewerkers worden door de betreffende programmaleider aangewezen.
- ▪︎
De medewerker in de rol van projectleider is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan tot en met een bedrag van € 100.000/per verplichting.
- ▪︎
Bij het aangaan van een financiële verplichting boven een bedrag van € 100.000/per verplichting tot en met een bedrag van € 1.000.000 /per verplichting tekent de betreffende programmaleider mee.
- ▪︎
De verantwoordelijkheid wordt niet overgenomen.
- ▪︎
Bij het aangaan van een financiële verplichting boven een bedrag van € 1.000.000 /per verplichting tekent naast de programmaleider, ook het betreffende directielid mee.
- ▪︎
De verantwoordelijkheid wordt niet overgenomen.
Schematisch
|
secretaris-directeur
(mandaat)*
|
De medewerker in de rol van projectleider
verplichtingen
|
|
Bij een verplichting > € 100.000 en ≤ € 1.000.000
tekent de betreffende programmaleider mee
|
|
Bij een verplichting > € 1.000.000
tekent naast de betreffende programmaleider, ook het betreffende directielid mee
|
* Omdat het ondermandaat loopt via de secretaris-directeur blijft deze altijd bevoegd.
Rechtspositie medewerkers
Algemeen
Medewerkers van het waterschap zijn ambtenaar en werknemer naar burgerlijk recht (Burgerlijk Wetboek, Boek 7).
De rechtspositie van de medewerkers van het waterschap wordt verder ingevuld door de Ambtenarenwet 2017, de landelijke cao en het personeelshandboek van het waterschap.
- ▪︎
Het waterschap is de werkgever voor de medewerker.
- ▪︎
Het dagelijks bestuur is belast met de dagelijkse aangelegenheden van het waterschap (artikel 84, lid 1, van de Waterschapswet).
- ▪︎
Het neemt voorbereidende besluiten (besluit ter voorbereiding van een privaatrechtelijke rechtshandeling) tot het sluiten, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst en alle andere arbeidsvoorwaarden.
- ▪︎
Dit zijn de arbeidsvoorwaarden zoals deze voortvloeien uit het Burgerlijk Wetboek, de Ambtenarenwet 2017, de cao en het personeelshandboek.
- ▪︎
De voorzitter van het waterschap vertegenwoordigt het waterschap in en buiten rechte (artikel 95 van de Waterschapswet).
- ▪︎
De voorzitter voert de besluiten over de arbeidsovereenkomst en alle andere arbeidsvoorwaarden uit.
- ▪︎
Via (onder)mandaat en (ondervolmacht) worden deze bevoegdheden, via de secretaris-directeur, nader in de ambtelijke organisatie belegd.
- ▪︎
Uitgangspunt is dat de zogenaamde ‘HR-verantwoordelijke’/leidinggevende bevoegd is de beslissingen over de arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden van zijn medewerker(s) te nemen.
- ▪︎
Waarbij geldt dat:
- ○
de secretaris-directeur als HR-verantwoordelijke/leidinggevende bevoegd is voor de concerncontroller;
- ○
een directielid als HR-verantwoordelijke/leidinggevende bevoegd is voor zijn teamleiders en programmaleiders; en
- ○
een teamleider als HR-verantwoordelijke/leidinggevende bevoegd is voor zijn medewerkers en themaleiders.
- ▪︎
De HR-verantwoordelijke/leidinggevende is bevoegd voor:
- ○
het aangaan en wijzigen van de arbeidsovereenkomst;
- ○
het beëindigen van de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden (vrijwillig ontslag);
- ○
Overige beslissingen over toepassing van het Burgerlijk Wetboek, de Ambtenarenwet 2017, cao en het personeelshandboek (de arbeidsvoorwaarden), denk aan:
- ○
het verplicht verrichten van (andere) werkzaamheden
- ○
plannings-, voortgangs- en evaluatiegesprekken (maatwerkgesprekken)
- ○
het verhogen van het salaris
- ○
het toekennen van een extra structurele of incidentele beloning
- ○
het in opdracht verrichten van overwerk
- ○
het toekennen van een arbeidsmarkttoelage
- ○
het vergoeden van reiskosten
- ○
het toekennen van verblijfs- en verhuiskosten
- ○
het maken van afspraken over tijd- en plaatsonafhankelijk werken
- ○
het goedkeuren van het opnemen van vakantie
- ○
het verlenen van vakantie of verlof
- ○
Het proces van werving en selectie
- ○
Het intern melden van nevenwerkzaamheden of financiële belangen
- ○
Het begeleiden van ziekte en arbeidsongeschiktheid
- ○
Het toekennen van een bedrijfsauto
- ○
Het toepassen van de Richtlijn voor bijzondere personele gebeurtenissen
- ○
Het besteden van het Persoonsgebonden Basisbudget (PBB)
- ▪︎
De teamleider als HR-verantwoordelijke/leidinggevende stemt het gebruik van zijn bevoegdheid af met het betreffende directielid als het gaat over:
- ○
het direct aangaan van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bij indiensttreding;
- ○
het toekennen van een extra structurele beloning aan een medewerker;
- ○
het toekennen van een arbeidsmarkttoelage aan een medewerker;
- ○
het toekennen van verblijfs- en verhuiskosten aan een medewerker;
- ○
het toekennen van bijzonder verlof aan een medewerker;
- ○
maatwerk wordt toegepast bij een bijzondere personele gebeurtenis van een medewerker.
- ︎
Ter verduidelijking nog het volgende. Bij bijzonder verlof gaat het over het bijzonder verlof wat de werkgever kan toekennen als bedoeld in artikel 4.4.1. van (nu) de CAO werken voor water (1 januari 2024). En dus niet de verlofsoorten in verband met arbeid en zorg als bedoeld in artikel 4.5 van de cao, waarop (ook) de Wet arbeid en zorg (WAZO) van toepassing is.
Het gaat bij bijzonder verlof dus om het verlof wat kan worden toegekend en wat niet direct voortvloeit uit de cao en de WAZO.
- ▪︎
De HR-verantwoordelijke/leidinggevende is niet bevoegd te beslissen over:
- ○
Het toepassen van de hardheidsclausule (cao)
- ○
Het toekennen van schadevergoeding (cao)
- ○
Het vaststellen van het functiehuis, de functieomschrijving en de functiewaardering
- ○
Het instellen van een wachtdienst
- ○
Het verlenen van onvrijwillig ontslag
- ○
Het aangaan van vaststellingsovereenkomsten bij ziekte of onvrijwillig ontslag, waarbij een transitievergoeding wordt toegekend
De beslissingen over deze onderwerpen blijft een bevoegdheid van de secretaris-directeur en worden dus niet in ondervolmacht gegeven.
- ▪︎
De besteding van het centrale opleidingsbudget (aangaan financiële verplichtingen) is een exclusieve bevoegdheid van de teamleider Organisatie & HRM.
Artikel III
In dit artikel wordt de inwerkingtreding van dit wijzigingsbesluit geregeld.
En krijgt dit wijzigingsbesluit een eigen citeertitel.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen