Waterschapsblad van Waterschap Hollandse Delta
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Waterschap Hollandse Delta | Waterschapsblad 2024, 17260 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Vervangingsbesluit archiefbescheiden waterschap Hollandse Delta 2024
HET COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HEEMRADEN VAN WATERSCHAP HOLLANDSE
Gelezen het voorstel van de portefeuillehouder Bestuurlijke Zaken & Waterveiligheid;
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- 1.
- 2.
- 3.
Waterschap Hollandse Delta (hierna: WSHD) streeft ernaar maximaal digitaal te werken. Werkprocessen worden zo veel mogelijk digitaal ingericht. Informatie wordt zo veel als mogelijk digitaal ontvangen of gedigitaliseerd bij ontvangst, digitaal verwerkt en/of verstuurd.
Bij overheidsinstellingen wordt voor documenten die verbonden zijn aan taken en bijbehorende werkprocessen de term “archiefbescheiden” gebruikt. Een groot deel van de in gebruik zijnde documenten binnen WSHD betreft dus archiefbescheiden. Het overige deel betreft voornamelijk documentatiemateriaal. Dit bestaat uit documenten die geen formele status hebben in relatie tot de taken en dienstverlening. Het gaat om documenten en naslagwerken die vaak, als achtergrondinformatie, worden geraadpleegd bij de uitvoering van het werk. Veel documentatiemateriaal is al digitaal beschikbaar (internet, social media, etc.) of wordt al digitaal ontvangen/uitgewisseld.
Het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties (vervanging) is in de zin van de Archiefwet, voor overheidsinstanties, aan regels gebonden.
De wijze waarop WSHD organisatiebreed invulling geeft aan deze regels is beschreven in dit Handboek Vervanging. Daarbij maakt WSHD geen onderscheid tussen te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden.
Het onderliggende proces om tot daadwerkelijke vervanging over te mogen gaan heet vervanging. Onder vervanging verstaan we het vervangen van originele papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. De originele papieren archiefbescheiden worden vervolgens vernietigd. Het toepassen van vervanging houdt tevens een doorlopende machtiging van vernietiging van de papieren archiefbescheiden in. De reproducties nemen dus volledig de plaats in van de oorspronkelijke archiefbescheiden. Zij worden daarmee originele archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.
1.3 Doelstelling van vervanging
De doelstelling van vervanging is om het digitaal werken te ondersteunen door inzet van informatietechnologie en het effectief omgaan met informatie teneinde de taken van het waterschap te realiseren tegen acceptabele kosten. Het betreft hier de digitalisering van informatie, de integratie van informatie en het faciliteren van het plaats en- en tijdonafhankelijk werken.
1.4 Doelstelling van dit handboek
Conform artikel 7 en 9, lid 1 van de Archiefwet 1995, 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 en 26b van de Archiefregeling, dient vervanging geregeld te worden door middel van een besluit tot vervanging. Dit besluit wordt genomen door de zorgdrager, i.c. het college van dijkgraaf en heemraden van waterschap Hollandse Delta, nadat hiervoor positief advies is verkregen van de waterschaparchivaris. Dit advies geldt tevens als machtiging voor het vernietigen van de oorspronkelijke (vervangen) papieren documenten.
Doelstelling van dit handboek is om een machtiging tot vervanging te verkrijgen van het college van dijkgraaf en heemraden, om:
- •
- •
- •
- •
In dit handboek wordt deze processen beschreven, waarna het ter toetsing en accordering wordt voorgelegd aan de waterschaparchivaris.
1.5 Wat is al geregeld binnen WSHD?
Binnen WSHD zijn de eerste stappen naar het digitaal werken een aantal jaren geleden al gezet. Sinds 1 januari 2005 worden alle poststukken gescand en digitaal de organisatie doorgestuurd.
Een tweede stap naar het volledig digitaal werken was de vaststelling van het vervangingsbesluit inkoopfacturen waterschap Hollandse Delta. Met ingang van 1 oktober 2015 zijn de papieren inkoopfacturen vervangen door een digitale versie, waarbij het papieren origineel na 8 weken bewaring vernietigd wordt.
Een derde stap naar het volledig digitaal werken was de vaststelling van het vervangingsbesluit archiefbescheiden waterschap Hollandse Delta. Met ingang van 1 november 2019 zijn de papieren documenten die betrekking hebben op de VTH-processen (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) vervangen door hun digitale equivalent, waarbij het papieren origineel na 8 weken bewaring vernietigd wordt.
Op basis van het advies van de waterschaparchivaris neemt het college van dijkgraaf en heemraden een besluit tot vervanging voor de betreffende archiefbescheiden zoals opgenomen is in bijlage 1 van dit handboek. De daadwerkelijke vervanging zal gefaseerd per categorie archiefbescheiden en/of proces uitgevoerd worden.
Waterschap Hollandse Delta is verantwoordelijk voor de waterhuishouding, afvalwaterzuivering, de (vaar)wegen en fietspaden buiten de bebouwde kom in het zuidwesten van de provincie Zuid-Holland. Dit is het gebied ten zuiden van de Nieuwe Maas en de Noord en omvat de (voormalige) eilanden Goeree-Overflakkee, Hoeksche Waard, Voorne-Putten, het Eiland van Dordrecht, IJsselmonde en Rozenburg. Het kantoor van het waterschap (waterschapshuis) staat in Ridderkerk. Het waterschap heeft ruim 500 medewerkers in dienst, van wie er ruim 350 werkzaam zijn op het waterschapshuis in Ridderkerk. Het waterschap Hollandse Delta is op 1 januari 2005 ontstaan uit de samenvoeging van de waterschappen De Brielse Dijkring, Hoeksche Waard, Goeree-Overflakkee, IJsselmonde en het Zuiveringschap Hollandse Eilanden en Waarden.
2.3 Volledigheid van vervanging
De vervanging geldt altijd voor het gehele (zaak)dossier (inkomende archiefbescheiden) of personeelsdossier. Hiermee wordt de onderlinge samenhang van documenten die in een werkproces zijn gecreëerd en samengebracht (fysiek of virtueel) behouden. Dit is van cruciaal belang voor de interpretatie van de archiefbescheiden, de authenticiteit en de reconstructie van de bedrijfsactiviteit waaruit zij voorkomen en waarvan zij een afspiegeling zijn.
Lopende (zaak)dossiers en personeelsdossiers die bij aanvang in papieren vorm zijn ontstaan (in de periode voordat tot vervanging werd overgegaan), en nog niet zijn afgesloten, worden per ingangsdatum van de vervanging afgesloten. Na inwerkingtreding van het vervangingsbesluit wordt in dat geval alleen nog een digitaal (zaak)dossier of personeelsdossier gevormd. Beide onderdelen van het (zaak)dossier (papier en digitaal) worden door middel van een verwijzing aan elkaar verbonden. Het geheel blijft in samenhang bewaard, totdat de bewaartermijn is verstreken of de dossiers worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats/e-depot.
In geval van de personeelsdossiers is ervoor gekozen om dit personeelsdossier volledig (dus met terugwerkende kracht) te laten digitaliseren. Het papieren personeelsdossier wordt afgesloten en bewaard tot 10 jaar (of bewaren indien de betrokken medewerker in aanraking is geweest met gevaarlijke stoffen) na uitdiensttreding van de betrokken medewerker, waarna dit papieren dossier vernietigd wordt.
Het informatiebeheerbeleid van WSHD vereist dat alle tot een (zaak)dossier behorende digitale archiefbescheiden worden opgeslagen in (een) omgeving(en)/syste(e)m(en) die voldoet/n aan de eisen met betrekking tot het informatiebeheer en dus aan de archiefwetgeving.
2.4 Opslag in digitaal archief
De ontvangen papieren facturen worden gedigitaliseerd in een doorzoekbaar PDF/A bestandsformaat en opgeslagen in het financieel systeem Proquro.
De ontvangen papieren documenten die onderdeel zijn van het personeelsdossier worden gedigitaliseerd in een doorzoekbaar PDF/A formaat en opgeslagen in ADP Workforce. ADP Workforce is niet een traditioneel DMS, maar is een applicatie die puur bedoeld is voor het beheer van digitale personeelsdossiers. Het metadataschema van ADP Workforce wijkt daarom af van het vastgestelde metadataschema. De inrichting van ADP Workforce is getoetst door de archiefinspectie. Daaruit is gebleken dat deze voldoet aan de eisen die de archiefwetgeving stelt aan applicaties waarin documenten worden opgeslagen.
De overige ontvangen papieren archiefbescheiden worden gedigitaliseerd in een doorzoekbaar PDF/A formaat. Zowel het gedigitaliseerde PDF/A document als de bijbehorende metadata worden geregistreerd in SharePoint Online. SharePoint Online is het Document Management Systeem (hierna: DMS) van WSHD en bevat alle procesgebonden informatie die medewerkers van WSHD ontvangen en/of creëren bij de uitoefening van hun werkzaamheden en die een rechtstreeks verband hebben met de taakuitoefening van WSHD. De metadatavelden van het DMS zijn gebaseerd op het metadataschema dat als bijlage van het Informatiebeheerplan waterschap Hollandse Delta 2019 is opgenomen. Dit informatiebeheerplan is door het managementteam in zijn vergadering van 19 september 2019 vastgesteld.
Een beperkt aantal archiefbescheiden mag niet worden vervangen. Dit omdat het juridisch verplicht is deze documenten in papieren vorm beschikbaar te hebben dan wel omdat deze documenten vanwege hun vorm niet gedigitaliseerd kunnen worden. Daarnaast zijn er archiefbescheiden die een fysieke afhandeling behoeven. Het afhandelingsproces vraagt dan om een papieren vorm en kan niet worden afgedaan met alleen een digitale versie van het document.
De volgende documenten (archiefbescheiden) worden uitgezonderd van vervanging:
- ■
- ■
- ■
- ■
- ■
- ■
De documenten die niet voor vervanging in aanmerking komen, worden gedurende de daarvoor geldende bewaartermijn opgeslagen in aparte dozen, om vervolgens t.z.t. te worden vernietigd, dan wel te worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats. Deze dozen worden weggezet op vernietigingsjaar. In het bij het papieren document behorende digitale (zaak)dossier wordt een verwijzing opgenomen naar de vindplaats van deze papieren, niet te vervangen documenten.
2.6 Te bewaren of te vernietigen
In de Archiefregeling worden specifieke eisen geformuleerd voor de archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Omdat een deel van de ontvangen papieren archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komt, zijn deze eisen van toepassing. De vernietigingstermijn voor de te vervangen archiefbescheiden is vastgelegd in de landelijke selectielijst voor waterschappen. De vernietigingsprocedures van zowel de analoge archiefbescheiden (gevormd vóór de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit) en de vernietigingsprocedure van de digitale archiefbescheiden (gevormd nadat het vervangingsbesluit van kracht is), zijn opgenomen in het informatiebeheerplan.
2.7 Inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan
De te vervangen papieren archiefbescheiden komen in alle vormen en formaten voor. Een klein gedeelte betreft handgeschreven brieven. Documenten in A4-formaat hebben de overhand. Ook tekeningen t/m A0 formaat komen sporadisch binnen. Bij een gedeelte van de te vervangen archiefbescheiden, zoals tekeningen en kaarten, is het kleurgebruik van betekenis voor het begrip van de informatie. De samenstelling van de te vervangen archiefbescheiden is gevarieerd: zowel enkelzijdig als dubbelzijdig. Veel van deze archiefbescheiden zijn samengestelde documenten; rapporten bevatten tekst en afbeeldingen en brieven kunnen vergezeld gaan van foto’s en tekeningen.
2.8 Samenhang met andere archiefbescheiden
De te vervangen archiefbescheiden staan niet op zichzelf, maar zijn onderdeel van een (werk)proces waarin meerdere documenten worden ontvangen en opgemaakt. De beschrijving van de werkprocessen wordt vastgelegd in de i-Navigator, een applicatie specifiek bedoeld voor het vastleggen, beschrijven en beheren van werkprocessen en de daarin ontvangen en opgemaakte documenten.
2.9 De afweging voor vervanging
Plaats en tijdonafhankelijk werken
Waterschap Hollandse Delta is anno 2019 een digitaal werkende organisatie. Informatie wordt digitaal ontvangen, opgemaakt, bewerkt en geraadpleegd. Inkomende post wordt gescand en digitaal in de organisatie verspreid. Interne en uitgaande documenten worden, indien een handtekening vereist is, digitaal ondertekend. Digitale archiefbescheiden zijn sneller en door meerdere gebruikers tegelijk te raadplegen dan de papieren archiefbescheiden. Zeker in het geval het papieren archief op een andere locatie is opgeslagen dan op de werklocatie. Een volledig digitaal archief ondersteunt hiermee het beleid van tijd- en plaats onafhankelijk werken.
De opslag van papieren archiefbescheiden is niet alleen arbeidsintensief, het vergt ook veel ruimte. Door minder fysiek archief te vormen, is ook de aanschaf van verpakkingsmateriaal minder geworden. De kosten voor opslag en beheer van digitale archiefbescheiden zijn lager dan de kosten voor opslag en beheer van het papieren equivalent.
Met het volledig digitaal werken, wordt de archieffunctie als het ware ingebed in de processen. Daarmee verschuiven werkzaamheden als dossiervorming en registreren van team DIV van team IADM naar de medewerker. Dit vraagt van de medewerker niet alleen discipline, maar vooral informatiebeheerbewustzijn. Het is immers de medewwerker die verantwoordelijk is voor de juistheid en volledigheid van de door hem gevormde dossiers. Omdat dit een vrij grote cultuuromslag is, is er voor gekozen om de implementatie van het vervangingsbesluit gefaseerd per categorie archiefbescheiden en/of proces uitgevoerd worden.
3 Inrichting van het scanproces
In dit hoofdstuk worden de diverse stappen binnen het digitaliseringsproces toegelicht van de fysieke ingekomen post. De inkomende papieren archiefbescheiden kunnen op verschillende manieren de organisatie bereiken:
- •
- •
- •
- •
Alle inkomende papieren documenten worden óf door een medewerker DIV van team IADM opgehaald, óf bij een DIV-medewerker van team IADM gebracht. De procedure van het scanproces is afhankelijk van de papierformaten van de inkomende documenten. Ingekomen documenten tot en met formaat A3 worden zelf door WSHD gedigitaliseerd. Omdat WSHD geen groot formaat scanner meer heeft, is het digitaliseren van papierformaten die groter zijn dan het papierformaat A3 uitbesteed.
Naast deze twee scanprocedures zijn er nog aparte scanproces voor het digitaliseren van documenten die behoren bij de processen Vergunningverlening, toezicht en handhaving, voor het digitaliseren van documenten die onderdeel zijn van het personeelsdossier en voor het scannen van de ingekomen papieren facturen. Al deze scanprocedures worden in afzonderlijke bijlages nader uitgewerkt:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
3.1 Het scanproces voor documenten groter dan A3
Het scannen van papieren documenten groter dan papierformaat A3 is uitbesteed aan een externe partij. Het betreft hier uitsluitend tekeningen en kaarten. Naast de in bijlage 8 genoemde kwaliteitseisen gelden de volgende aanvullende eisen:
- •
- •
Het scanproces is voor het scannen van ingekomen papieren documenten die groter zijn dan het papierformaat A3 is als bijlage 3 (tekeningen behorende bij de VTH-processen) en bijlage 7 (tekeningen die onderdeel zijn van de overige processen) opgenomen in dit handboek.
3.2 Het scanproces voor ingekomen facturen
Voor het vervangen van de facturen is een vervangingsbesluit van kracht. Omdat het scanproces met de implementatie van Proquro gewijzigd is, is besloten om het scanproces op te nemen in dit handboek en onderdeel te laten uitmaken van het nieuwe vervangingsbesluit. Het scanproces voor het vervangen van de facturen is opgenomen in bijlage 5 van dit handboek. Voor het vervangen van de facturen wordt tegenwoordig gebruik gemaakt van een multifunctional. De specificaties van deze scanner is te vinden in bijlage 12 van dit handboek.
De te vervangen analoge inkomende documenten worden nog 8 weken na ontvangst bewaard in zogenaamde weekdozen. Gedurende deze periode kunnen eventuele fouten nog hersteld worden. De weekdozen worden opgeslagen in de grote archiefruimte van de afdeling Informatisering en Automatisering. Na de periode van 8 weken, wordt de betreffende weekdoos geleegd in de daarvoor bestemde afsluitbare papiercontainer. De papiercontainers worden maandelijks afgevoerd door Sita BV. Sita is een gecertificeerd bedrijf dat alle archiefbescheiden van het waterschap Hollandse Delta op de juiste wijze vernietigd.
Van de vervanging wordt een verklaring opgesteld. Deze (model)verklaring is als bijlage 15 toegevoegd aan dit handboek.
De gedigitaliseerde bestanden, behorende bij de VTH-processen, worden tijdelijk opgeslagen in een beveiligde map op de netwerkschijf, om van daaruit te worden geïmporteerd in Power Browser en opgeslagen in het DMS SharePoint Online. De bestanden die op de netwerkschijf staan, worden automatisch na 5 werkdagen uit deze beveiligde map verwijderd.
De gedigitaliseerde bestanden, die onderdeel zijn van een digitaal personeelsdossier, worden tijdelijk opgeslagen in een beveiligde map op de netwerkschijf, om van daaruit te worden geïmporteerd in ADP Workforce. De bestanden die op de netwerkschijf staan, worden automatisch na 5 werkdagen uit deze beveiligde map verwijderd.
4.1 Eisen aan de beeldkwaliteit
De eisen aan de beeldkwaliteit van de scans zijn gebaseerd op de aard, inhoud en het gebruik van de archiefbescheiden. Alle documenten tot en met papierformaat A3 worden gescand op 300 ppi. Deze resolutie wordt in de Metamorfoze-richtlijnen 1 nodig geacht om de minimale scherpte van 5 lp/mm2 te halen. Het bestandsformaat is PDF/A. Dit geldt alle in bijlage 1 genoemde documenten. Al deze documenten worden gescand in kleur op 300 ppi. Ook de tekeningen/kaarten groter dan formaat A3 worden gescand in het bestandsformaat PDF/A op 300 ppi. Een uitzondering op deze regel zijn de facturen: deze worden gescand in kleur op 600 ppi. De reden om deze te scannen op 600 ppi heeft te maken met de automatiusche herkenning van de facturen in de financiële applicatie Proquro.
4.2 Scannen in zwart/wit, kleur of grijswaarden
Omwille van de tekstherkenning wordt er standaard in kleur gescand. Hierdoor hoeft er tijdens het scanproces geen keuze te worden gemaakt in kleur, zwart/wit of in grijswaarden, waardoor dit scanproces minder kwetsbaar is voor fouten. Bovendien wordt door standaard alle documenten in kleur te scannen voorkomen dat tekeningen/kaarten waarbij kleur een essentiële rol speelt abusievelijk in zwart/wit zijn/worden gescand.
De keuze is om alle ingekomen documenten in kleur te scannen. Om te bepalen of er in zwart-wit, kleur of grijswaarden gescand gaat worden, spelen een aantal overwegingen, zoals:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Van alle voor het vervangen van de analoge en digitale inkomende documenten ingerichte processen zijn de normeringen en/of indicatoren, risico’s, en de bijbehorende maatregelen beschreven.
Binnen het hoofdproces “Vastleggen van informatie” zijn de volgende drie subprocessen te onderscheiden:
- 1a.
- 1b.
- 1c.
5.2.1 Subproces Openen en selecteren
5.2.3 Subproces Valideren en Registreren
|
Scan wordt gecontroleerd door registrator en behandelaar/valideerder |
Dagelijkse visuele controle door scanoperator Visuele controle door behandelaar/valideerder Fysieke originelen worden 8 weken bewaard. In deze periode kan de volledigheid gecontroleerd worden |
||||
|
Het ingekomen analoge document wordt gescand zoals deze is ontvangen |
Ingeval van facturen: deze worden gescand naar het e-mailadres Facturen@wshd.nl. Ingeval van ingekomen documenten m.b.t. de VTH-processen: er is (achteraf) logging van handelingen (DMS SharePoint) Er is functiescheiding tussen scanoperator, registrator en behandelaar. |
||||
|
Dubbele registratie van inkomende documenten doordat deze zowel digitaal als analoog worden ontvangen |
|||||
|
Het ingekomen document heeft betrekking op een taak of een belang van het waterschap |
Door functiescheiding wordt het ingekomen document zowel door de registrator als behandelaar beoordeeld of documenten in het archief dienen te worden opgenomen. Verwijderen uit het systeem door recordsmanager |
||||
|
Typefouten, onjuiste en/of onvolledige metadata of onjuist gebruik van metadata |
Door functiescheiding controleren registrator, verdeler en behandelaar de metadata |
5.3 Interne kwaliteitscontrole
Er zijn met betrekking tot het vervangingsproces meerdere afwegingen en daaruit volgende keuzes gemaakt. Hier volgt een overzicht van deze keuzes met afwegingen als onderbouwing.
Er is gekozen voor het inbouwen van meerdere controlemomenten met betrekking tot de kwaliteit, leesbaarheid en volledigheid van de scans. Deze controles worden door verschillende rollen op verschillende momenten en op verschillende frequenties uitgevoerd. Door de invoering van een “zes ogen controle” wordt een optimale kwaliteit gegarandeerd en het foutpercentage tot een minimum gereduceerd. Zie onderstaande tabel.
De interne kwaliteitscontrole wordt nader uitgewerkt in het kwaliteitshandboek
5.4 Externe kwaliteitscontrole
Bij besluit van het college van dijkgraaf en heemraden van WSHD d.d. 29 augustus 2006 is de archivaris van Rotterdam aangewezen als de waterschaparchivaris van WSHD. Het toezicht wordt uitgevoerd door de waterschaparchivaris van het waterschap Hollandse Delta als onafhankelijke toezichthouder.
Op 21 oktober 2013 is een overeenkomst van beheer en dienstverlening gesloten met het stadsarchief Rotterdam. Ingevolge artikel 5 van de bij deze overeenkomst behorende servicelevel agreement voert de inspectie van het Stadsarchief het toezicht uit op de naleving van de wettelijke regels met betrekking tot het archief- en informatiebeheer. De verslaglegging daarvan, gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren van de vereniging van Nederlandse Gemeenten en voorzien van een risicoanalyse en aanbevelingen, vindt elke twee jaar plaats aan de verantwoordelijke beheerder, die vervolgens de zorgdrager (= college van dijkgraaf en heemraden) daarvan op de hoogte stelt. Tenslotte wordt het verslag na behandeling door het college ook ter beschikking gesteld aan het college van gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland.
Het handboek en bestaan en werking van de vervangingsprocessen worden getoetst. Op basis van de bevindingen brengt de archivaris al dan niet een positief advies uit.
6.1 Het besluit tot vervanging
Het vervangingsbesluit is een formeel besluit van de zorgdrager, i.c. het college van dijkgraaf en heemraden. Hoewel op grond van de Archiefregeling het vervangingsbesluit alleen verplicht is als het over te bewaren archiefbescheiden gaat, is het evengoed in het belang van de zorgdrager om dit ook te doen voor de vernietigbare archiefbescheiden, dit in verband met de verantwoording.
Het vervangingsbesluit is als bijlage 16 toegevoegd aan dit handboek.
7.1 Beheer, onderhoud en herzien van het vervangingsproces
Artikel 16 van de Archiefregeling schrijft het volgende voor: de zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Kwaliteitszorg is een continue en cyclisch proces (plan-do-check-act, PDCA- cyclus) dat borgt dat processen en procedures voortdurend worden gecontroleerd, onderhouden en, indien nodig, verbeterd. Artikel 16 geldt ook voor het vervangingsproces. Hierna volgt een aantal aandachtspunten en afwegingen. Dit kwaliteitssysteem zal in een later stadium (medio 2023) worden opgezet.
Er is in dit vervangingsbesluit uitsluitend sprake van routinematige vervanging van de papieren ingekomen documenten. De reikwijdte van het vervangingsbesluit is beschreven in hoofdstuk 2, paragraaf 2.2 Het vervangingsbesluit is niet eindigend, zoals bij retro perspectieve vervanging het geval is. Het is daarom van belang om dit proces blijvend te toetsen en actueel te houden. Dit handboek is dan ook een dynamisch document.
7.3 Wanneer is er reden voor herziening van het vervangingsbesluit
Er kunnen wijzigingen in de werkwijze voorkomen die van dusdanige invloed zijn op het vervangingsproces dat een nieuw vervangingsbesluit moet worden genomen. Voor dit besluit zal de waterschaparchivaris in zijn rol van interne toezichthouder worden geconsulteerd. Wijzigingen die reden voor herziening zijn:
- •
- •
radicale gewijzigde perceptie van het belang van de betreffende archiefbescheiden bij zorgdrager, zoals: opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor vervanging en digitale opslag, vervanging van hard- en software, wijzigingen in functies en rollen die betrokken zijn bij de uitvoering van het vervangingsproces en migratie van digitale reproducties en bijbehorende metadata naar een ander softwareplatform.
- •
7.4 Wanneer kan volstaan worden met consultatie van de waterschaparchivaris
7.5 Hoe om te gaan met kleine wijzigingen in het vervangingsproces
Als onderdeel van het tweejaarlijks uitgevoerde toezicht op basis van de KPI’s van de VNG, zal op grond van de opzet en werking van het kwaliteitssysteem worden vastgesteld of het vervangingsproces (qua inrichting en uitvoering) nog in lijn is met het geldende vervangingsbesluit.
Kleine procedurele wijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd in het handboek. Ook wijzigingen in de technische infrastructuur die geen gevolgen hebben voor het vervangingsproces en/of kwaliteitsprocedures worden onmiddellijk doorgevoerd in het handboek. Hierdoor geeft het handboek een getrouw beeld en actueel overzicht van het vervangingsproces.
De recordsmanager is als documentverantwoordelijke aangewezen om deze taak uit te voeren. De recordsmanager houdt ook een logboek hiervan bij. Het logboek van geconstateerde fouten is als bijlage 18 toegevoegd aan dit handboek. De proceseigenaar is hierin de eindverantwoordelijke.
Het dagelijks bestuur i.c. het college van dijkgraaf en heemraden moet periodiek controleren of er sprake is van nieuwe of gewijzigde risico’s die een ander licht werpen op het besluit tot en/of de inrichting van de vervanging. De archivaris adviseert en doet dit op grond van een toets, uitgevoerd door de toezichthouder.
Ridderkerk, 2 juli 2024
Dijkgraaf en heemraden voornoemd,
wnd. secretaris-directeur,
V. Bergsma
dijkgraaf,
J.F. Bonjer
Bijlage 1 Reikwijdte van het Vervangingsbesluit
Het vervangingsbesluit Archiefbescheiden is van toepassing op de volgende werkprocessen en de daarin ontvangen analoge documenten:
Bijlage 2 Het scanproces voor scannen papieren documenten tot en met papierformaat A3 voor de processen van VTH
In dit scanproces zijn de volgende rollen te onderscheiden:
De sorteerder heeft als taak alle binnengekomen post te selecteren op wel/niet registreren. Alle te vervangen ingekomen documenten die ontvangen zijn in het kader van de VTH-processen, zoals genoemd in bijlage 1 van dit handboek worden gescand.
De voorbereider voorziet alle documenten van een ontvangstdatum (stempel) en heeft als taak alle te vervangen archiefbescheiden scanklaar te maken.
De scanoperator scant vervolgens de door de sorteerder aangeleverde inkomende archiefbescheiden op de manier waarop deze aan hem/haar zijn aangeboden. Hij maakt hierbij gebruik van een productie scanner. De specificaties van deze scanner zijn te vinden in bijlage 10 van dit handboek. De werkwijze voor het scannen is als volgt:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Na het scannen opent de scanoperator de map “dr_scan_vth” en controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit. Scans die niet aan de kwaliteitscriteria voldoen, worden door de scanoperator verwijderd. In bijlage 8 “aandachtspunten kwaliteit reproducties” staat een uitgebreide omschrijving van de elementen waarop gecontroleerd wordt. Bij het constateren van een incomplete of onjuiste scan zal de scanoperator het ingekomen document opnieuw scannen. Zodra een scan aan de kwaliteitseisen voldoet, voegt hij het papieren document toe aan de daarvoor bestemde archiefdoos. Na afronding van de werkzaamheden, stuurt de scanoperator een mail naar de toewijzer dat er gescande documenten zijn.
Ook de toewijzer opent de op de V-schijf de map “dr_scan_vth” en controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit van de scans (vier ogen principe). Goedgekeurde scans worden door de toewijzer geïmporteerd in Power Browser. Omdat Power Browser zelf geen documenten opslaat, belanden ze automatisch in het DMS SharePoint Online.
Indien de toewijzer constateert dat een scan niet juist aan de eisen voldoet, dan wordt de scan geplaatst op de V-schijf in de map “verkeerd gescand” en stuurt vervolgens een mail naar de scanoperator met verzoek de scan opnieuw te scannen. De bestanden die in de map “verkeerd gescand” worden geplaatst worden, worden automatisch na 5 werkdagen uit deze map verwijderd.
Indien de toewijzer constateert dat een gescand document verkeerd is toegewezen, dan verplaatst de toewijzer dit gescande document in de map “verkeerd toegewezen”. Indien het gescande document wel voor VTH bestemd is, dan zet de toewijzer dit document in Power Browser om daar verder te worden verdeeld.
De verdeler is een medewerker van de afdeling VG die belast is met het digitaal verdelen van het ingekomen document over de medewerkers die bij de afhandeling van dit zaaktype betrokken zijn. Door het toewijzen van het ingekomen document, wordt ook impliciet de compleetheid, leesbaarheid en volgorde van de scan gecontroleerd. Als de verdeler constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, of aan het verkeerde zaaktype (lees: proces) gekoppeld is, dan, verzoekt hij de toewijzer om de onjuiste scan op de V-schijf in de map “verkeerd gescand” te plaatsen. Indien de verdeler constateert dat de toewijzer een verkeerde site heeft gekozen, dan stuurt de verdeler een mail naar de toewijzer met het verzoek om het gescande document te plaatsen in de map “verkeerd toegewezen”. De bestanden die in de map “Verkeerd_ toegewezen” zijn geplaatst, worden automatisch vijf dagen daarna uit deze map verwijderd.
De behandelaar is een medewerker van de afdeling VG die belast is met het afhandelen van het ingekomen document. De behandelaar verplaatst de goedgekeurde scan in het juiste dossier of maakt indien nodig eerst een nieuw zaakdossier hiervoor aan. Vervolgens voegt de behandelaar metadata toe aan dit document. Door het invoeren van de metadata, zoals vermeld in het DMS aan de hand van het digitale document, controleert hij impliciet ook de compleetheid, leesbaarheid en volgorde van de scan gedurende de afhandeling van het ingekomen document. Als de behandelaar constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, dan stuurt de behandelaar een mail aan de verdeler met het verzoek om de onjuiste scan in de map “verkeerd gescand” op de V-schijf te plaatsen en een mail te sturen naar de scanoperator met verzoek om de scan opnieuw te scannen.
Het digitale ingekomen document wordt tijdens het proces vier keer gecontroleerd op compleetheid, leesbaarheid en juistheid (zijn alle pagina’s in de goede volgorde gescand), namelijk:
- ■
- ■
- ■
- ■
Bijlage 3 Het scanproces voor scannen papieren documenten groter dan papierformaat A3 voor de processen van VTH
Dit scanproces is grotendeels identiek aan het scanproces van documenten tot en met A3. De afwijkingen hebben betrekking op de volgende rollen:
- ■
- ■
Zodra de scanoperator een poststuk signaleert dat documenten bevat die groter zijn dan papierformaat A3, dan gaat de scanoperator naar het “printportaal” van de externe partij en voert daar de scanopdracht in, onder vermelding van de volgende naamgeving: SCANVTH_jjjjmmdd_ volgnummer. Vervolgens wordt het fysieke poststuk door een koerier van de externe partij opgehaald. Dit wordt door de receptionist(e) vastgelegd in een logboek.
De scanoperator (extern bedrijf)
De scanoperator (extern bedrijf) scant vervolgens het door de scanoperator aangeleverde poststuk op de manier waarop deze aan hem/haar per koerier van zijn aangeboden. De scanoperator (extern bedrijf) controleert na het scannen de volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit van de scans. Bij het constateren van een incomplete of onjuiste scan zal de scanoperator (extern bedrijf) het ingekomen poststuk opnieuw scannen. Zodra de scans door de scanoperator (extern bedrijf) zijn goedgekeurd, worden de scans geplaatst in de bibliotheek “ADC” van de site ADC Ingekomen post op SharePoint Online van waterschap Hollandse Delta. De scanoperator (extern bedrijf) geeft aan de gescande documenten de volgende naamgeving: SCANVTH_jjjjmmdd_volgnummer. Het papieren poststuk wordt door de koerier van het extern bedrijf geretourneerd naar de receptie van WSHD. De receptionist(e) legt de ontvangst vast in het logboek, waarna het document opgehaald wordt door de scanoperator.
De scanoperator controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit aan de hand van het geretourneerde originele poststuk. Indien het gedigitaliseerde poststuk niet aan de kwaliteitscriteria voldoet, wordt het door de scanoperator verwijderd. Het originele poststuk wordt per koerier geretourneerd naar het extern bedrijf met verzoek om het poststuk opnieuw te scannen. Goedgekeurde scans worden door de scanoperator geplaats op de V-schijf in de map “dr_scan_vth”. Het analoge poststuk wordt in de betreffende weekdoos gevoegd.
Ook de toewijzer controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit van de scans vier ogen principe). Goedgekeurde scans worden vervolgens conform de bijlage 2 genoemde procedure verder verwerkt. Afgekeurde scans worden geplaatst op de V-schijf in de map “verkeerd gescand”. Zodra de scanoperator constateert dat het hier scan betreft die groter zijn dan papier-formaat A3, laat hij deze opnieuw door het externe bedrijf scannen.
Digitale ingekomen document groter dan papierformaat A3 wordt tijdens het proces vijf keer gecontroleerd op compleetheid, leesbaarheid en juistheid namelijk:
- •
- •
- •
- •
- •
Bijlage 4 Het scanproces voor scannen papieren documenten t.b.v. het digitale personeelsdossier
In dit scanproces zijn de volgende rollen te onderscheiden:
De sorteerder heeft als taak alle binnengekomen post te selecteren op wel/niet registreren. Alle te vervangen ingekomen documenten die ontvangen zijn in het kader van het personeelsbeheer en opgenomen dienen te worden in het digitale personeelsdossier in Workforce, zoals genoemd in bijlage 1 van dit handboek worden gescand.
De sorteerder heeft als taak alle binnengekomen post te selecteren op wel/niet registreren. Alle te registreren ingekomen documenten zoals genoemd in bijlage 1 van dit handboek worden gescand.
De voorbereider voorziet alle documenten van een ontvangstdatum (stempel) en heeft als taak alle te vervangen archiefbescheiden scanklaar te maken.
De scanoperator scant vervolgens de door de sorteerder aangeleverde inkomende archiefbescheiden op de manier waarop deze aan hem/haar zijn aangeboden. Hij maakt hierbij gebruik van een productie scanner. De specificaties van deze scanner zijn te vinden in bijlage 10 van dit handboek. De werkwijze voor het scannen is als volgt:
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
- 11.
- 12.
Na het scannen opent de scanoperator de map “dr_scan_hrm” en controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit. Scans die niet aan de kwaliteitscriteria voldoen, worden door de scanoperator verwijderd. In bijlage 8 “aandachtspunten kwaliteit reproducties” staat een uitgebreide omschrijving van de elementen waarop gecontroleerd wordt. Bij het constateren van een incomplete of onjuiste scan zal de scanoperator het ingekomen document opnieuw scannen. Zodra een scan aan de kwaliteitseisen voldoet, voegt hij het papieren document toe aan de daarvoor bestemde archiefdoos. Na afronding van de werkzaamheden, stuurt de scanoperator een mail naar de toewijzer dat er gescande documenten zijn.
Ook de toewijzer opent de op de V-schijf de map “dr_scan_hrm” en controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit van de scans (vier ogen principe). Goedgekeurde scans worden door de toewijzer geïmporteerd in ADP Workforce, waarna ze automatisch in ADP Workforce worden opgeslagen.
Indien de toewijzer constateert dat een scan niet juist aan de eisen voldoet, dan wordt de scan geplaatst in de map “verkeerd gescand” (betreft hier een submap binnen de map “dr_scan_hrm”) en stuurt vervolgens een mail naar de scanoperator met verzoek de scan opnieuw te scannen. De bestanden die in de map “verkeerd gescand” worden geplaatst worden, worden automatisch na vijf werkdagen uit deze map verwijderd.
Indien de toewijzer constateert dat een gescand document niet bestemd is om in een personeelsdossier te worden opgenomen, dan verplaatst de toewijzer dit gescande document in de map “verkeerd toegewezen” (betreft hier een submap van de map “dr_scan_hrm”). Indien het gescande document wel voor het personeesldossier bestemd is, dan zet de toewijzer dit document in ADP Workforce om daar verder te worden verdeeld.
Controle van de gedigitaliseerde documenten
De controle op juistheid en volledigheid van de gedigitaliseerde documenten geschiedt door de grootte van het bestand van het digitale document op de V-schijf, zoals getoond in het dialoogvenster “Documenteigenschappen” (zie onderstaande figuur) te vergelijken met de grootte van het digitale equivalent in ADP Workforce.
De uitvoering van deze steekproefsgewijze controle is nader uitgewerkt in het Kwaliteitshandboek. Eventuele afwijkingen zullen worden vastgelegd in het logboek van geconstateerde fouten. Dit logboek is als bijlage 18 opgenomen in dit handboek.
De verdeler is een medewerker van de HR-Servicedesk die belast is met het digitaal verdelen van het ingekomen document over de personeelsdossiers in ADP Workforce, zodat dit ingekomen document in het juiste digitale personeelsdossier wordt opgeslagen. Toewijzen houdt ook in dat aan het ingekomen document metadata wordt toegevoegd. Door het toewijzen van het ingekomen document, wordt ook impliciet de compleetheid, leesbaarheid en volgorde van de scan opnieuw gecontroleerd. Als de verdeler constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, dan, verzoekt hij de toewijzer om de onjuiste scan op de V-schijf in de map “verkeerd gescand” te plaatsen. Indien de verdeler constateert dat de scan niet bestemd is om in een personeelsdossier te worden opgenomen, dan stuurt de verdeler een mail naar de toewijzer met het verzoek om het gescande document te plaatsen in de map “verkeerd toegewezen”. De bestanden die in de map “Verkeerd_ toegewezen” zijn geplaatst, worden automatisch vijf dagen daarna uit deze map verwijderd.
Indien de verdeler een document in het verkeerde personeelsdossier plaatst, is er sprake van een datalek en gaat de volgende procedure van start. Het betrokken personeelslid (i.c. de medewerker waar informatie ten onrechte toegevoegd is aan zijn/haar personeelsdossier) wordt formeel op de hoogte gebracht. Daarnaast wordt ook de medewerker van wie het document is geïnformeerd dat informatie over hem/haar in het dossier van een ander was toegevoegd en wat er gerepareert is (het document wordt gedownloaded en aan het juiste personeelsdossier gekoppeld en vervolgens wordt het document uit het foutieve personeelsdossier verwijderd).
De behandelaar is een medewerker van de afdeling PO of HR-Servicedesk die belast is met het afhandelen van het ingekomen document. Als de behandelaar constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, dan stuurt de behandelaar een mail aan de verdeler met het verzoek om de onjuiste scan in de map “verkeerd gescand” op de V-schijf te plaatsen en een mail te sturen naar de scanoperator met verzoek om de scan opnieuw te scannen. Onjuiste en/of onvolledige metadata wordt door de behandelaar zelf gecorrigeerd c.q. aangevuld.
Het digitale ingekomen document wordt tijdens het proces twee keer gecontroleerd op compleetheid, leesbaarheid en juistheid (zijn alle pagina’s in de goede volgorde gescand), namelijk:
- ■
- ■
De verdeler en de behandelaar controleren indirect tijdens het lezen van een document.
Bijlage 5 Het scanproces voor scannen papieren facturen
In het scanproces voor het vervangen van papieren facturen zijn verschillende rollen te onderscheiden. In de onderstaande tabel is een overzicht gegeven:
De postsorteerder heeft als taak alle binnengekomen post te selecteren op wel/niet registreren.
De voorbereider heeft als taak alle inkoopfacturen scanklaar te maken. Scanklaar maken van de inkoopfacturen wil zeggen dat:
- •
- •
Er mogen geen aantekeningen op de papieren facturen worden gemaakt.
De scanoperator scant vervolgens de door de sorteerder aangeleverde facturen op de manier waarop deze door de postsorteerder zijn aangeboden. Voor het scannen wordt gebruik gemaakt van de multifunctional. De specificaties van de multifunctional zijn opgenomen in bijlage 12 van dit handboek. De scanoperator scant de facturen in het bestandsformaat PDF/A op 600 ppi en verzend de digitale factuur direct vanaf de multifunctional naar facturen@wshd.nl en voegt de papieren factuur toe aan de daarvoor bestemde weekdoos.
Vervolgens sleept de valideerder de digitale factuur in Proquro. Door te klikken op de icoon “Verwerkt”, wordt de scan zichtbaar getoond. De valideerder controleert de gescande facturen op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit.
Bij het constateren van een incomplete/of onleesbare digitale factuur, meldt de valideerder dit bij de scanoperator met verzoek om de factuur opnieuw te scannen. Mocht blijken dat ook de originele factuur incompleet is, dan zal de valideerder dit melden bij de betreffende leverancier met het verzoek om een nieuwe, volledige factuur in te dienen. De originele, incomplete factuur blijft in de archiefdoos om na acht weken te worden vernietigd.
Vervolgens wordt de factuur in Proquro ter controle / fiattering doorgestuurd naar de betrokken afdeling/medewerker.
De prestatieverklaarder is een medewerker binnen de organisatie die bevoegd is om aan te geven of prestaties zoals vermeld op de inkoopfacturen volgens afspraak zijn geleverd. Dit doet hij door de digitale factuurgegevens van de scan te controleren met datgene dat geleverd c.q. afgesproken is. Hiermee controleert hij impliciet ook de compleetheid, leesbaarheid en volgorde van de scan gedurende de behandeling van de inkoopfactuur. Als de prestatieverklaarder constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, dan neemt hij/zij contact op met de scanoperator met het verzoek om de desbetreffende factuur opnieuw te laten scannen.
Digitale facturen worden tijdens het proces twee keer gecontroleerd op compleetheid, leesbaarheid en juistheid namelijk:
- ■
- ■
Bijlage 6 Het scanproces voor scannen papieren documenten tot en met papierformaat A3 voor alle overige processen
In dit scanproces zijn de volgende rollen te onderscheiden:
De sorteerder heeft als taak alle binnengekomen post te selecteren op wel/niet registreren. Alle te vervangen ingekomen documenten die ontvangen zijn in het kader van overige processen, zoals genoemd in bijlage 1 van dit handboek, en niet groter zijn dan het papierformat A3 worden gescand.
De voorbereider voorziet alle documenten van een ontvangstdatum (stempel) en heeft als taak alle te vervangen archiefbescheiden scanklaar te maken.
De scanoperator scant vervolgens de door de sorteerder aangeleverde inkomende archiefbescheiden op de manier waarop deze aan hem/haar zijn aangeboden. Hij maakt hierbij gebruik van een productie scanner. De specificaties van deze scanner zijn te vinden in bijlage 10 van dit handboek. De werkwijze voor het scannen is als volgt:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Na het scannen opent de scanoperator de map “dr_scan_div”/InkomendDMS en controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit. Scans die niet aan de kwaliteitscriteria voldoen, worden door de scanoperator verwijderd. In bijlage 8 “aandachtspunten kwaliteit reproducties” staat een uitgebreide omschrijving van de elementen waarop gecontroleerd wordt. Bij het constateren van een incomplete of onjuiste scan zal de scanoperator het ingekomen document opnieuw scannen. Zodra een scan aan de kwaliteitseisen voldoet, voegt hij het papieren document toe aan de daarvoor bestemde archiefdoos. Na afronding van de werkzaamheden, stuurt de scanoperator een mail naar de registrator dat er gescande documenten zijn.
Ook de registrator opent de op de V-schijf de map “dr_scan_div/inkomendDMS” en controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit van de scans (vier ogen principe). Goedgekeurde scans worden door de registrator geuploaded naar de bibliotheek “Ingekomen Post” van de processite Ingekomen post in het DMS SharePoint Online.
De registrator registreert het document door het vullen van de bijbehorende metadata. Vervolgens selecteert hij de juiste processite en plaatst het geregistreerde document in de bibliotheek “Ingekomen Post” van de desbetreffende processite. De verdeler van de betreffende processite ontvangt automatisch een attenderingsmail dat er in de bibliotheek “Ingekomen post” een nieuw document geplaatst is.
Van ieder geregistreerd ingekomen document wordt automatisch een kopie gemaakt dat opgeslagen wordt in een postboek van het betreffende jaar. Een postboek kent een bewaartermijn van 1 jaar, waarna de kopieën automatisch worden vernietigd.
Indien de registrator constateert dat een scan niet aan de eisen voldoet, dan wordt de scan geplaatst op de V-schijf in de map
“verkeerd gescand” en stuurt vervolgens een mail naar de scanoperator met verzoek het document opnieuw te scannen. Ook de bestanden die in de map “verkeerd gescand” worden geplaatst worden, worden automatisch na 5 werkdagen uit deze map verwijderd.
De verdeler is een medewerker van een afdeling die belast is met het digitaal verdelen van het ingekomen document over de medewerkers van zijn/haar afdeling die bij de afhandeling van dit zaaktype betrokken zijn. Dit doet hij/zij door het geregistreerde ingekomen document te verplaatsen van de map “Ingekomen post” naar het juiste dossier van de betreffende processite, of maakt indien nodig eerst een nieuw dossier hiervoor aan. Door het verdelen van het ingekomen document, wordt ook impliciet de compleetheid, leesbaarheid en volgorde van de scan gecontroleerd.
Als de verdeler constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, dan stuurt hij een mail naar team DIV.
De scanoperator zal het document opnieuw scannen en vervolgens het onjuist gescande document verwijderen.
Indien de verdeler constateert dat de registrator een verkeerde site heeft gekozen, dan reageert hij op de mail van DIV met een reply met als onderwerp verkeerd toegewezen. De registrator zal het document vervolgens in de juiste processite plaatsen en het verkeerde gerouteerde poststuk verwijderen.
Het digitale ingekomen document wordt tijdens het proces drie keer gecontroleerd op compleetheid, leesbaarheid en juistheid (zijn alle pagina’s in de goede volgorde gescand), namelijk:
- ■
- ■
- ■
Bijlage 7 Het scanproces voor scannen papieren documenten groter dan papierformaat A3 voor alle overige processen
Dit scanproces is grotendeels identiek aan het scanproces van documenten tot en met A3, zoals genoemd in bijlage 6. De afwijkingen hebben betrekking op de volgende rollen:
- ■
- ■
Zodra de scanoperator een poststuk signaleert dat documenten bevat die groter zijn dan papierformaat A3, dan gaat de scanoperator naar het “printportaal” van de externe partij en voert daar de scanopdracht in, onder vermelding van de volgende naamgeving: WSHD-IN_jjjjmmdd_ volgnummer. Vervolgens wordt het fysieke poststuk door een koerier van de externe partij opgehaald. Dit wordt door de receptionist(e) vastgelegd in een logboek.
De scanoperator (extern bedrijf)
De scanoperator (extern bedrijf) scant vervolgens het door de scanoperator aangeleverde poststuk op de manier waarop deze aan hem/haar per koerier van zijn aangeboden. De scanoperator (extern bedrijf) controleert na het scannen de volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit van de scans. Bij het constateren van een incomplete of onjuiste scan zal de scanoperator (extern bedrijf) het ingekomen document opnieuw scannen. Zodra de scans door de scanoperator (extern bedrijf) zijn goedgekeurd, worden het gescande poststuk door hem geplaatst in de bibliotheek “gedeelde documenten” van de site ADC-Ingekomen post op SharePoint Online van waterschap Hollandse Delta. De scanoperator (extern bedrijf) geeft aan de gescande documenten de volgende naamgeving: WSHDIN_jjjjmmdd_volgnummer. Het papieren poststuk wordt door de koerier van het extern bedrijf geretourneerd naar de receptie van WSHD. De receptionist(e) legt de ontvangst vast in het logboek, waarna het document opgehaald wordt door de scanoperator.
De scanoperator controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit aan de hand van het geretourneerde poststuk. Indien het gedigitaliseerde poststuk niet aan de kwaliteitscriteria voldoet, wordt dit door de scanoperator verwijderd. Het originele poststuk wordt per koerier geretourneerd naar het extern bedrijf met verzoek om het poststuk opnieuw te scannen. Goedgekeurde scans worden door de scanoperator verplaatst naar de site Ingekomen post. Het analoge poststuk wordt in betreffende weekdoos gevoegd.
Ook de registrator opent de op site Ingekomen post het poststuk en controleert het gedigitaliseerde document op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit (vier ogen principe).
De registrator registreerd vervolgens het document door het vullen van de bijbehorende metadata. Vervolgens selecteert hij de juiste processite en plaatst het geregistreerde document in de bibliotheek “Ingekomen Post” van de desbetreffende processite. De verdeler van de betreffende processite ontvangt automatisch een attenderingsmail dat er in de bibliotheek “Ingekomen post” een nieuw document geplaatst is.
Van ieder geregistreerd ingekomen document wordt automatisch een kopie gemaakt dat opgeslagen wordt in een postboek van het betreffende jaar. Een postboek kent een bewaarterijn van 1 jaar, waarna de kopiën automatisch worden vernietigd.
Indien de registrator constateert dat een scan niet aan de eisen voldoet, dan wordt dit doorgegeven aan de recordsmanager die vervolgens het document verwijderd. De recordsmanager stuurt vervolgens een mail naar de scanoperator met verzoek het document opnieuw te laten scannen door de externe partij. Ook de bestanden die in de map “verkeerd gescand” worden geplaatst worden, worden automatisch na 5 werkdagen uit deze map verwijderd.
De verdeler is een medewerker van een afdeling die belast is met het digitaal verdelen van het ingekomen document over de medewerkers van zijn/haar afdeling die bij de afhandeling van dit zaaktype betrokken zijn. Dit doet hij/zij door het geregistreerde ingekomen document te verplaatsen van de map “Ingekomen post” naar het juiste zaakdossier van de betreffende processite, of maakt indien nodig eerst een nieuw zaakdossier hiervoor aan. Door het verdelen van het ingekomen document, wordt ook impliciet de compleetheid, leesbaarheid en volgorde van de scan gecontroleerd. Indien de verdeler constateerd dat een scan niet aan deze eisen voldoet, dan stuurt ze een mail naar de recordsmanager met verzoek om dit document te verwijderen. De recordsmanager verwijderd het document en stuurt vervolgens een mail naar de scanoperator met verzoek het document opnieuw te laten scannen door de externe partij.
Indien de verdeler constateert dat de registrator een verkeerde site heeft gekozen, dan plaatst de verdeler het document in de biblioheek “Verkeerd toegewezen” van de processite DIV. Zodra er een document in deze bibliotheek geplaatst is, ontvangt de registrator hiervan een attenderingsmail. De registrator zal het document vervolgens in de juiste processite plaatsen.
De behandelaar is een medewerker van de betrokken afdeling die belast is met het afhandelen van het ingekomen document. Als de behandelaar constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, dan stuurt de behandelaar een mail naar de recordsmanager met het verzoek om de onjuiste scan te verwijderen en oponieuw te laten scannen. . De recordsmanager verwijderd het document en stuurt vervolgens een mail naar de scanoperator met verzoek het document opnieuw te laten scannen door de externe partij.
Digitale ingekomen document groter dan papierformaat A3 wordt tijdens het proces vijf keer gecontroleerd op compleetheid, leesbaarheid en juistheid namelijk:
- •
- •
- •
- •
- •
Bijlage 8 Aandachtspunten kwaliteit reproducties
- 3.
- 4.
Deze aandachtspunten worden dagelijks bij de visuele controle getoetst. Daarnaast vindt er ook steekproefsgewijs een controle plaats. Indien uit de steekproef blijkt dat de scan niet voldoet aan de hierboven genoemde aadachtspunten , dan zal dit worden vermeld in het logboek (zie bijlage 18).
Bijlage 9 Technische infrastructuur
Zoals uit de beschrijving van het scanproces blijkt, zijn er drie scanvoorzieningen, namelijk:
- •
- •
- •
De scanvoorziening voor het scannen van papieren documenten groter dan A3 is ondergebracht bij een extern bedrijf.
Technische infrastructuur voor het scannen van facturen
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De specificaties van deze scanner zijn opgenomen in de bijlage 12 van dit handboek.
- •
- •
- •
Technische infrastructuur voor het scannen t/m papierformaat A3
Dell Optiplex 7000 (I5 processor)
Processor 12th Gen Intel(R) Core(TM) i5-12500 3.00 GHz
Geïnstalleerd RAM-geheugen 16,0 GB (15,7 GB beschikbaar)
Apparaat-id 5A3C8E95-3011-44A6-8C7A-C48ED9B0DC5A
Product-id 00330-80000-00000-AA468
Type systeem 64-bits besturingssysteem, x64-processor
Build van besturingssysteem 19045.2728
Windows Feature Experience Pack 120.2212.4190.0
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De specificaties van de scanner zijn opgenomen in bijlage 10 van dit handboek.
- •
- •
- •
Beschrijving van gemaakte keuzes
Keuze werkplekscanners maximaal A3 formaat.
- •
- •
- •
- •
- •
Scanprofielen en scaninstellingen
Na het starten van Capture Perfect kiest de operator het juiste scanprofiel.
In dit profiel zijn de scaninstellingen en uitvoerinstellingen opgeslagen. Het scanprofiel is alleen door daartoe geautoriseerde medewerkers aan te passen. Hierdoor is het behalen van de benodigde kwaliteit en performance geborgd. Het is daarom niet meer nodig dat de medewerker die de scan uitvoert, de scaninstellingen hoeft te controleren. Omdat kleur bij het scannen van de ingekomen documenten soms een belangrijke rol speelt, is ervoor gekozen om de scaninstellingen periodiek (aan het begin van iedere maand) te controleren. De scanprofielen van de Canon productiescanner zijn opgenomen in bijlage 11 van dit handboek.
Omdat de scanner een automatische kallibratiefunctie heeft, is het niet meer nodig om een prescan te vergelijken met een zogenaamde “targetsheet”.
Beheer van de technische infrastructuur
Het waterschap Hollandse Delta maakt voor de toegang tot de digitale bestanden gebruik van autorisatiegroepen, gebaseerd op het proces en de rollen die de medewerkers daarin vervullen. Voor iedere applicatie is zowel een technisch als een functioneel beheerder aangewezen. Zij zijn verantwoordelijk voor de inrichting en het beheer van autorisaties binnen de applicaties. Hierdoor worden de bevoegdheden die medewerkers hebben ten aanzien van het gebruik en de wijziging van gegevens geregeld.
Het netwerk is beveiligd tegen oneigenlijk gebruik. Zo zijn de bevoegdheden sterk ingeperkt door het gebruik van Ivanti Workspace Control. Met deze applicatie kan heel specifiek worden aangegeven wat medewerkers wel en niet mogen op het netwerk ten aanzien van het opstarten van applicaties, het installeren van software en het aanpassen van systeeminstellingen.
SharePoint Online is een cloudoplossing. Hiervoor geldt een andere back-up procedure: vier keer per dag wordt er een back-up gemaakt. Er worden geen week-, maand- of jaar back-ups gemaakt.
ADP Workforce is een cloudoplossing. Hiervoor is een back-up procedure aanwezig.
Bijlage 14 Instructie vernietigen analoge inkomende documenten
Er worden 9 weekdozen aangemaakt. Iedere weekdoos bevat een sticker waarop vermeldt staat:
- 1.
- 2.
Stap 2: toevoegen van fysieke ingekomen documenten aan de weekdozen
Nadat de inkomende documenten gedigitaliseerd zijn, worden ze op basis van de registratiedatum toegevoegd aan de weekdoos.
Stap 3: het vernietigen van de fysieke ingekomen documenten
Nadat de acht weken voorbij zijn, wordt in week 9 de doos van week 1 vernietigd:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Stap 4: het opstellen van de “Verklaring van vervanging”
Iedere week wordt een verklaring van vervanging opgemaakt. De verklaring van vervanging wordt geregistreerd en gearchiveerd in het DMS Corsa en toegevoegd aan het dossier “Vervanging archiefbescheiden”.
Bijlage 15 (model)Verklaring vervanging archiefbescheiden
Verklaring van vervanging archiefbescheiden (art. 8 van het Archiefbesluit 1995 (staatsblad 1995 nr. 671)
De secretaris directeur van het waterschap Hollandse Delta,
Dat op grond van het Vervangingsbesluit archiefbescheiden waterschap Hollandse Delta 20..
De in dat besluit genoemde en hieronder gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
- -
- -
- -
De hierboven genoemde papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door Vliko
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/wsb-2024-17260.html