Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van dijkgraaf en hoogheemraden van het Hoogheemraadschap van Rijnland (2024)

Bekendmaking

Dijkgraaf en hoogheemraden van het Hoogheemraadschap van Rijnland hebben op 9 juli 2024 het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van dijkgraaf en hoogheemraden van het Hoogheemraadschap van Rijnland (2024) vastgesteld.

Besluit

Dijkgraaf en hoogheemraden van het Hoogheemraadschap van Rijnland,

gelet op artikel 42 van de Waterschapswet en artikel 16 van het Reglement van Bestuur voor het Hoogheemraadschap van Rijnland;

besluiten vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van dijkgraaf en hoogheemraden van het Hoogheemraadschap van Rijnland (2024)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. college: dijkgraaf en hoogheemraden van het Hoogheemraadschap van Rijnland;

• b. dijkgraaf: dijkgraaf van het Hoogheemraadschap van Rijnland;

• c. secretaris: de secretaris-algemeen directeur van het Hoogheemraadschap van Rijnland.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van de werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van afwezigheid of verhindering van een of meer van de hoogheemraden.

• 3. Het college regelt de vervanging van de dijkgraaf in geval van zijn afwezigheid of verhindering.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de dijkgraaf.

Artikel 3 De vergaderingen, frequentie, aanwezigen en verantwoordelijkheden

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal in de twee weken op een in onderling overleg vast te stellen plaats, dag (in principe op dinsdag) en tijdstip en voorts zo vaak als de dijkgraaf of ten minste twee hoogheemraden het nodig achten.

• 2. Indien ten minste twee hoogheemraden een extra vergadering nodig achten, verzoeken de hoogheemraden onder opgave van redenen aan de dijkgraaf deze bijeen te roepen. De secretaris- zorgt na overleg met de dijkgraaf voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op de bij Rijnland gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. Het college kan bepalen dat anderen, waaronder ambtenaren, aan (een deel van) de beraadslaging als adviseur deelnemen dan wel deze als toehoorder bijwonen. De concerncontroller van Rijnland woont in beginsel iedere vergadering bij.

• 4. De dijkgraaf, of degene die hem vervangt, zit de vergadering voor.

• 5. De dijkgraaf stelt de te bespreken agendapunten aan de orde. In principe wordt daarbij de volgorde van de agenda aangehouden. Het college kan op voorstel van een van de leden besluiten af te wijken van de voorgestelde agendavolgorde.

• 6. De secretaris draagt zorg voor de totstandkoming van de notulen en de besluitenlijst van de vergadering van het college.

Artikel 4 Verhindering, vergader- en besluitquorum

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij¹ daarvan kennis aan de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de dijkgraaf, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

• 3. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

• 4. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de dijkgraaf opnieuw een vergadering op een tijdstip dat tenminste 24 uur na de oproep is gelegen.

• 5. Op de vergadering, bedoeld in het vierde lid, is het derde lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 5 Agenda

• 1. Als regel worden de agenda voor de collegevergadering en de hierbij behorende stukken op de vrijdag voorafgaande aan de collegevergadering met het college gedeeld.

• 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan ten gevolgde van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie zo spoedig mogelijk voor de vergadering ter behandeling worden aangemeld bij de secretaris.

• 3. Een collegevoorstel wordt in de regel geagendeerd nadat het in het portefeuillehouderoverleg is besproken met de portefeuillehouder.

• 4. Een collegevoorstel geeft het standpunt van de portefeuillehouder weer. Indien het ambtelijk advies afwijkt van het standpunt van de portefeuillehouder, wordt dit op schrift gezet en vormt het een integraal onderdeel van het collegevoorstel. Het college hecht er namelijk bijzonder aan dat ambtenaren zich vrij voelen om onafhankelijk te adviseren en dat het van dit advies kennis kan nemen.

• 5. Uitnodigingen voor evenementen, excursies en buitenlandse reizen, worden, zo nodig ter besluitvorming, opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van de vergadering van het college en kan zich bij de vervulling van zijn taak laten bijstaan door een of meer ambtenaren.

Artikel 7 Gang van zaken tijdens collegevergaderingen

• 1. Bij elk inhoudelijk agendapunt geeft de dijkgraaf/voorzitter eerst het woord aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze kan het voorstel nader toelichten. Vervolgens vindt discussie en eventueel stemming over een voorstel plaats.

• 2. De dijkgraaf/voorzitter is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming in de collegevergadering en ziet erop toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.

• 3. Het college kan:

  • a. instemmen met het voorgestelde besluit, al dan niet gewijzigd tijdens de vergadering;

  • b. het voorstel voor nadere toelichtingen en/of informatie terugverwijzen naar de ambtelijke organisatie en van de agenda afvoeren;

  • c. het voorgestelde besluit afwijzen.

• 4. Aanwezige collegeleden nemen deel aan de stemming en kunnen:

  • a. instemmen met het voorstel;

  • b. instemmen met het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen wordt vastgelegd;

  • c. tegen het voorstel stemmen;

  • d. tegen het voorstel met aantekening stemmen, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen wordt vastgelegd;

  • e. en moeten zich van stemming en beraadslaging onthouden bij zaken waar zij een persoonlijk belang bij hebben.

Artikel 8 Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij artikel 9 wordt toegepast.

Artikel 9 Stemming over benoemingen, voordrachten en aanbevelingen

• 1. Bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen wordt gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• 2. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

• 3. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

• 4. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen nogmaals over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de dijkgraaf.

Artikel 10 Geheimhouding

• 1. Ingevolge artikel 55b Waterschapswet kan het college een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij het college berust.

• 2. Geheimhouding ten aanzien van het in een vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.

• 3. De geheimhouding wordt door hen, die bij de behandeling aanwezig waren en allen, die van het behandelde of de informatie/stukken kennis dragen, in acht genomen tot de geheimhouding wordt opgeheven.

• 4. Voor de notulen en de besluitenlijst over het geheime gedeelte van de agenda geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55b Waterschapswet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 11 Besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.

• 2. De besluitenlijst bevat tenminste:

  • a. namen van de aanwezige en afwezige leden;

  • b. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4. De besluitenlijst als onderdeel van de notulen wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vaststelling op de bij Rijnland gebruikelijke wijze openbaar gemaakt en voor de leden van de verenigde vergadering beschikbaar gesteld.

Artikel 12 Besluiten buiten de vergadering

• 1. Een besluit dat buiten de vergadering om – schriftelijk of digitaal – wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college dat nodig is voor het quorum het besluit heeft geaccordeerd.

• 2. Besluiten als bedoeld in dit artikel worden in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst.

Artikel 13 Eenheid van het college

• 1. Het college treedt buiten en binnen de collegevergadering als eenheid op. Alle bestuurlijk relevante informatie wordt door de portefeuillehouders gedeeld.

• 2. Portefeuillehouders doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.

Artikel 14 Nadere regelingen

• 1. Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in de notulen.

• 2. Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, afspraken maken ten aanzien van onderwerpen, welke in dit reglement niet, of naar zijn oordeel niet voldoende, zijn geregeld.

• 3. Het college beslist over de geschillen die omtrent de uitlegging en de toepassing van dit reglement rijzen.

Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van de bekendmaking ervan.

• 2. Op dat moment vervalt het op 11 januari 2005 vastgestelde Reglement van orde voor het college van dijkgraaf en hoogheemraden Rijnland 2005.

• 3. Dit besluit kan worden aangehaald als “Reglement van orde van dijkgraaf en hoogheemraden Rijnland”.

Leiden, 9 juli 2024

Dijkgraaf en hoogheemraden

R.A.M. van der Sande, dijkgraaf

M. Middendorp, secretaris