BESLUIT VERVANGING VAN ANALOGE DOOR DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN

Het dagelijks bestuur van waterschap Brabantse Delta;

gelezen het ambtelijk advies over vervanging van analoge door digitale archiefbescheiden van 21-12-2023, documentnummer 706333;

gelet op de artikelen 7, 26a en 26b van de Archiefwet 1995 en artikel 6, lid 2 van het Archiefbesluit,

BESLUIT

tot vervanging door reproducties van de navolgende archiefbescheiden en na deze reproductie de vernietiging van de oorspronkelijke analoge (papieren) versies:

Alle documenten die analoog worden ontvangen of opgemaakt bij de uitoefening van de taken door waterschap Brabantse Delta vanaf 1 januari 2024.

De primaire taken van het waterschap op basis waarvan archiefbescheiden worden ontvangen en opgemaakt zijn:

- het onderhouden van waterkeringen, zoals dijken en kades;

- het treffen van voorzorgsmaatregelen tegen wateroverlast bij hevige regenval;

- bewaking van de hoogte van het waterpeil, afgestemd op landbouw en natuurbeheer;

- het onderhouden van de rivieren, kanalen en sloten, gemalen, stuwen, sluizen etc.;

- het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van het oppervlaktewater;

- het verbeteren en herstellen van natuurwaarden van grote en kleine wateren;

- het zuiveren van afvalwater;

- het onderhouden van de persleidingen en rioolwaterzuiveringsinstallaties;

- het verlenen van vergunningen voor lozingen en werkzaamheden in, op of aan watergangen;

- het geven van toestemming voor activiteiten bij dijken en kades en voor het gebruik van watergangen;

- het toezicht houden op en de handhaving van wetten en regelgeving;

Daarnaast zijn er secondaire en ondersteunende en sturende processen binnen het waterschap. Deze processen zijn opgenomen in een zaaktypecatalogus (ZTC). In de zaakttypecatalogus worden de juiste metadata gebruikt bij het starten van de zaak.

Alle documenten die vanaf 1 januari 2024 analoog worden ontvangen of zijn opgemaakt bij de uitoefening van de taken door waterschap Brabantse Delta en die volgens de geldende selectielijst voor neerslag van de handelingen van de waterschappen heeft ontvangen of heeft opgemaakt en voor blijvende bewaring in aanmerking komen, zullen door reproducties worden vervangen. Binnen de vervangingsprocedure worden geen afzonderlijke verklaringen van vervanging in documentaire vorm opgemaakt. De openbaarheid van het vervangingsbesluit geeft immers aan dat in algemeenheid is besloten tot vervanging van analoge door digitale archiefbescheiden.

Waarde en belang van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed, overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden, historisch onderzoek en bedrijfsvoering organisatie

Ten gevolge van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht is artikel 7 van de Archiefwet 1995 gewijzigd. Lokale overheden hoeven sinds 1 januari 2013 voor de vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden geen machtiging meer te vragen bij Gedeputeerde Staten.

Tegelijkertijd met de wijziging van de Archiefwet 1995 zijn de artikelen 26a en 26b toegevoegd aan de Archiefregeling. Daarin staan de eisen waaraan het besluit voor de vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden moet voldoen vermeld. Deze eisen worden nader vastgelegd en uitgewerkt in vervangingsprocedures en in het bijbehorend Handboek van Vervanging. Daardoor wordt het aanzien van digitalisering en beheer gewaarborgd. Dit vervangingsbesluit wordt door het dagelijks bestuur (DB) vastgesteld en gepubliceerd. Het bijbehorende Handboek van Vervanging wordt vastgesteld door het managementteam (MT) en jaarlijks gecontroleerd op actualiteit en indien nodig gewijzigd.

Het Handboek van Vervanging geeft inzicht in de volgende aspecten:

- de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

- de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

- de software en de gekozen instellingen;

- de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

- de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de

formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

- de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

- het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

- de kwaliteitsprocedures;

- uitzonderingen.

Toelichting:

De archiefbescheiden die waterschap Brabantse Delta ontvangt en opmaakt uit hoofde van haar taken zijn van waarde voor toekomstige beleidsvorming en onderzoek. Tevens kunnen deze archiefbescheiden in voorkomende gevallen van belang zijn voor recht- en bewijszoekenden. Voor nu en in de toekomst tonen archiefbescheiden aan hoe en op welke wijze de vragen ten aanzien van bovengenoemde zaken zijn opgepakt door het waterschap en hoe er is gehandeld. Natuurlijk zijn de archiefbescheiden van belang voor de bedrijfsvoering. Bij het vervangen van de analoge documenten mag geen informatie verloren gaan die de medewerkers nodig hebben bij het uitvoeren van hun taken.

Bij de digitalisering van te vervangen documenten wordt rekening gehouden met de betekenis van kleurgebruik in de originelen. Er wordt op basis van overleg met de functionele afdelingen een weloverwogen keuze gemaakt of documenten in kleur of eventueel in zwart-wit worden gescand.

Daarnaast heeft waterschap Brabantse Delta onder meer op basis van Beleidsregel Vervanging

Archiefbescheiden provincie Noord-Brabant een aantal criteria gedefinieerd die bepalen wanneer

documenten wel worden gedigitaliseerd, maar vanwege hun intrinsieke waarde niet worden

vervangen. Het gedigitaliseerde document geldt in deze gevallen als kopie. Het originele papieren

document blijft het originele archiefstuk. De criteria daarbij zijn als volgt:

- als er twijfel bestaat over de authenticiteit van het analoge document, waarbij alleen onderzoek van originelen uitsluitsel kan geven;

- als het document een esthetische of artistieke waarde heeft;

- als het document van belang is als documentatie voor oprichting of wettelijke grondslag van de organisatie;

- als het document waarde heeft als tentoonstellingsobject.

Bovengenoemde punten waarborgen dat er geen verlies van cultureel erfgoed plaatsvindt door het

vernietigen van papieren originelen. Voor de documenten die wél worden vervangen geldt dat vernietiging van de originele archiefbescheiden geen gevolgen heeft voor de overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek, in zoverre dat de digitalisering van die originele archiefbescheiden op een kwaliteitsvolle en betrouwbare manier plaatsvindt en de gedigitaliseerde archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Dit wordt gewaarborgd door de verschillende procedures ten aanzien van digitalisering en beheer die in het Handboek Vervanging zijn beschreven.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 16 januari 2024.

De dijkgraaf

drs. C.J.G.M. de Vet

De secretaris-directeur

dr. A.F.M. Meuleman