Reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur

Het algemeen bestuur van Waterschap Limburg;

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur;

overwegende dat het wenselijk is om het reglement van orde te actualiseren gezien recente wetswijzigingen en actuele ontwikkelingen;

gelet op het bepaalde in artikel 77 van de Waterschapswet en artikel 7 van het Reglement voor Waterschap Limburg (Provinciaal Blad, 5 februari 2016; nr. 6910);

BESLUIT:

Het Reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur als volgt vast te stellen.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. Amendement: voorstel tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing, naar de vorm geschikt om daarin direct te worden opgenomen;

• b. Fractie: de leden van het algemeen bestuur die door het stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard alsmede de leden van het algemeen bestuur die zijn benoemd volgens artikel 14 van de Waterschapswet, per groepering.

• c. Initiatiefvoorstel: voorstel voortkomend uit het algemeen bestuur;

• d. Interpellatie: vraag om inlichtingen in de vergadering van het algemeen bestuur over enig punt van algemeen belang;

• e. Motie: kort en gemotiveerde verklaring waarin een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken.

• f. Portefeuillehouder integriteit: het lid van het dagelijks bestuur dat belast is met de portefeuille integriteit.

• g. Secretaris-directeur: de secretaris zoals bedoeld in artikel 53 Waterschapswet of de door het dagelijks bestuur daartoe aangewezen plaatsvervangend secretaris-directeur.

• h. Subamendement: voorstel tot wijziging van een aanhangig amendement, naar de vorm geschikt om direct te worden opgenomen in het amendement waarop het betrekking heeft.

• i. Voorstel van orde: voorstel over de orde van de vergadering;

• j. Voorzitter: de voorzitter van het algemeen bestuur zoals bedoeld in artikel 10 Waterschapswet of diens plaatsvervanger.

• k. Waterschap: Waterschap Limburg.

Artikel 2 Fractie

• 1. De fracties in het algemeen bestuur voeren de naam die boven hun kandidatenlijst stond. De fracties die zijn benoemd volgens artikel 14 lid 1 en 2 Waterschapswet hebben de namen ‘ongebouwd’ en ‘natuurterreinen’.

• 2. Iedere fractie geeft de namen van haar voorzitter en zijn plaatsvervanger zo spoedig mogelijk door aan de voorzitter. Zolang deze namen nog niet zijn doorgegeven worden binnen de categorie ingezetenen de lijsttrekkers geacht voorzitter te zijn en voor de categorieën ‘ongebouwd’ en ‘natuurterreinen’ de oudste in leeftijd.

• 3. Indien:

  • a. één of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden;

  • b. twee of meer fracties als één fractie gaan optreden of een samenwerking aangaan;

  • c. één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie;

• wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter onder vermelding van de naam waarmee de nieuwe fractie wil worden aangeduid.

• 4. Met de onder het derde lid beschreven veranderde situatie wordt rekening gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur na mededeling ervan.

• 5. Het algemeen bestuur beslist of en zo ja op welke wijze de fracties worden ondersteund.

Artikel 3 Het presidium

• 1. Het algemeen bestuur heeft een presidium, bestaande uit de voorzitter, de secretaris-directeur en de fractievoorzitters.

• 2. Dit presidium is een commissie in de zin van artikel 6 van dit Reglement.

• 3. Elke fractievoorzitter kan een lid van het algemeen bestuur uit de eigen fractie aanwijzen, dat de voorzitter bij afwezigheid in het presidium vervangt. Vervanging kan ook in overleg met de voorzitter (van het algemeen bestuur), door een commissielid plaatsvinden.

• 4. Het presidium wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.

• 5. Het presidium vergadert in beslotenheid over de volgende onderwerpen:

  • a. Het algemene functioneren van het algemeen bestuur;

  • b. Procedurele aansturing van de werkzaamheden van het algemeen bestuur;

  • c. Voorbereiden en evalueren van regelingen die betrekking hebben op het algemeen bestuur;

  • d. Zaken betreffende vergaderingen zoals vergaderschema, vergaderorde en dergelijke;

  • e. Overige zaken die afstemming of vertrouwelijke bespreking behoeven.

• 6. Het presidium komt ten minste zes keer per jaar bijeen en voorts op initiatief van de voorzitter of ten minste twee van de fractievoorzitters. De uitnodiging gaat vergezeld van een korte omschrijving van de te bespreken zaak of zaken.

• 7. Het presidium dan wel de voorzitter kan andere personen uitnodigen aan een overleg of een gedeelte daarvan deel te nemen.

• 8. Van het overleg wordt een verslag op hoofdlijnen opgesteld, dat wordt toegezonden aan de leden van het algemeen bestuur.

Artikel 4 De voorzitter

De voorzitter is belast met:

• a. het leiden van de vergadering van het algemeen bestuur;

• b. het handhaven van de orde van de vergadering;

• c. het doen naleven van het reglement van orde;

• d. hetgeen de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit, het Reglement voor het Waterschap Limburg of dit Reglement van orde hem verder opdraagt.

Artikel 5 De secretaris-directeur

• 1. De secretaris-directeur is in elke vergadering van het algemeen bestuur aanwezig.

• 2. De secretaris-directeur kan, indien daartoe door de voorzitter uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.

Artikel 6 Commissies

• 1. Het algemeen bestuur kan besluiten tot instelling van één of meer vaste commissies van advies.

• 2. Het algemeen bestuur kan bijzondere of tijdelijke commissies instellen.

• 3. Bij besluit tot instelling van een commissie worden samenstelling, taak en werkwijze geregeld.

• 4. Het algemeen bestuur stelt voor de vergaderingen van de commissies een reglement van orde vast.

Hoofdstuk 2 Toelating van nieuwe leden algemeen bestuur; benoeming leden dagelijks bestuur

Artikel 7 Toelating leden algemeen bestuur

• 1. Aan het begin van de bestuursperiode kiest het algemeen bestuur uit zijn midden een commissie van drie personen, de Commissie voor de Geloofsbrieven. Deze commissie voert het onderzoek uit rondom te toelating van de nieuwe leden en de rechtmatigheid van de verkiezingen, zoals bedoeld in artikel V4 van de Kieswet en artikel 19 van de Waterschapswet.

• 2. De commissie wordt bij haar werkzaamheden bijgestaan door de secretaris-directeur of een door de secretaris-directeur aan te wijzen medewerker.

• 3. De commissie doet haar werk vóór de vergadering waarin het algemeen bestuur beslist over de toelating.

• 4. De commissie brengt na het onderzoek van de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende documenten verslag uit aan het algemeen bestuur en doet daarbij een voorstel tot het nemen van een besluit. In het verslag wordt melding gemaakt van een minderheidsstandpunt.

• 5. Het algemeen bestuur beslist direct over de toelating, tenzij dat niet mogelijk is wegens onvolledigheid of onduidelijkheid van de stukken. In dat geval wordt het besluit uitgesteld.

• 6. Het onderzoek van het proces-verbaal van het Centraal Stembureau gebeurt in de laatste vergadering van het algemeen bestuur in oude samenstelling na de verkiezingen.

• 7. Na een verkiezing als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk IV van de Waterschapswet roept de voorzitter de toegelaten leden van het algemeen bestuur op om in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in nieuwe samenstelling de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

• 8. In geval van tussentijdse vacature roept de voorzitter een nieuwbenoemd lid van het algemeen bestuur op om voor de vergadering van het algemeen bestuur waarin over diens toelating wordt beslist de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

Artikel 8 Vaststellen omvang en kandidaatstelling dagelijks bestuur

• 1. Het algemeen bestuur stelt de omvang van het dagelijks bestuur vast, met inachtneming van het bepaalde in de Waterschapswet en het Reglement voor het Waterschap Limburg.

• 2. Als er tussentijds een vacature ontstaat in het dagelijks bestuur dan kan het algemeen bestuur het aantal zetels voor het dagelijks bestuur opnieuw vaststellen.

• 3. Als er een tussentijdse vacature ontstaat in het dagelijks bestuur en daardoor een vacature binnen het algemeen bestuur ontstaat, dan wordt eerst voorzien in een tussentijdse benoeming van een lid van het algemeen bestuur en wordt vervolgens voorzien in de vacature binnen het dagelijks bestuur.

• 4. De fractievoorzitter meldt de naam van zijn kandidaat of de namen van zijn kandidaten schriftelijk aan de voorzitter.

• 5. De voorzitter deelt aan het algemeen bestuur mee wie zich kandidaat hebben gesteld. Dit doet hij als de procedure in artikel 9 van dit Reglement is afgerond.

Artikel 9 Benoeming leden dagelijks bestuur

• 1. Iedereen die volgens artikel 8 van dit reglement als kandidaat is gemeld, laat zien dat hij integer is. Dat gebeurt op de volgende manier:

  • a. De kandidaat levert bij de portefeuillehouder integriteit een verklaring omtrent gedrag (VOG) aan conform artikel 41, lid1 Waterschapswet).

  • b. De kandidaat neemt deel aan een risicoanalyse integriteit. De portefeuillehouder integriteit geeft hiervoor opdracht aan een extern bureau.

  • c. De portefeuillehouder integriteit voert een gesprek met de kandidaat over de uitkomsten van de integriteitsanalyse. Ook de eventuele integriteitsrisico’s rondom zijn functioneren als lid van het dagelijks bestuur en zijn VOG worden besproken met de kandidaat. Bij dit gesprek is de secretaris-directeur aanwezig, die zorgt voor een kort vertrouwelijk verslag. De kandidaat ontvangt dit verslag. Daarnaast wordt dit document vertrouwelijk gearchiveerd bij het waterschap.

  • d. Na dit gesprek kan de kandidaat beslissen of hij zijn kandidatuur wil voortzetten of intrekken.

• 2. De portefeuillehouder integriteit besluit, na overleg met de secretaris-directeur wanneer en op welke wijze hij de uitkomsten van de risicoanalyse integriteit van de kandidaten met het algemeen bestuur deelt. Hij doet dit in elk geval voorafgaand aan de stemming over de leden van het dagelijks bestuur.

• 3. Bij de benoeming van een lid van het dagelijks bestuur buiten de kring van het algemeen bestuur onderzoekt de Commissie voor de Geloofsbrieven conform artikel 7 van dit reglement of de kandidaat voldoet aan de eisen van de Waterschapswet.

Hoofdstuk 3 Vergaderingen

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderingen; voorbereidingen

Artikel 10 Vergaderplanning

• 1. Het dagelijks bestuur stelt voor de aanvang van het nieuwe kalenderjaar een vergaderplanning voor dat jaar vast. De voorzitter bepaalt plaats en uur van de vergaderingen.

• 2. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg met het presidium. Hij deelt de wijziging zo spoedig mogelijk mee aan de leden van het algemeen bestuur.

• 3. Indien de voorzitter of het dagelijks bestuur dat nodig oordelen of één vijfde van het aantal zitting hebbende leden schriftelijk met opgave van redenen om een vergadering verzoekt, wordt deze vergadering binnen veertien dagen belegd.

Artikel 11 Oproep

• 1. De voorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter hiervan afwijken.

• 2. De voorlopige agenda en de bijbehorende stukken, met uitzondering van in artikel 55b, 55c en 55d Waterschapswet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden van het algemeen bestuur verzonden en openbaar gemaakt.

Artikel 12 Agenda

• 1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt met de daarbij behorende stukken aan de leden van het algemeen bestuur verzonden en openbaar gemaakt.

• 2. Bij aanvang van de vergadering stelt het algemeen bestuur de agenda vast. Op voorstel van een lid van het algemeen bestuur of de voorzitter kan het algemeen bestuur bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 3. Wanneer het algemeen bestuur een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid acht, kan het algemeen bestuur het onderwerp verwijzen naar een commissie of aan het dagelijks bestuur nadere inlichtingen of advies vragen.

• 4. Op voorstel van een lid van het algemeen bestuur of de voorzitter kan het algemeen bestuur de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

• 5. Een lid van het algemeen bestuur kan de voorzitter verzoeken om een onderwerp te agenderen voor een volgende vergadering van het algemeen bestuur. Wanneer het dagelijks bestuur over dat onderwerp nog een standpunt moet innemen wordt daartoe dat bestuur voldoende tijd gegund.

Artikel 13 Openbare kennisgeving

• 1. De vergadering wordt met een publicatie in het Waterschapsblad en via de internetpagina van het waterschap openbaar bekend gemaakt.

• 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a. de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de agenda van de vergadering;

  • b. de manier waarop en de plaats waar eenieder de bij de vergadering behorende stukken kan inzien;

  • c. de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht.

• 3. De agenda en de daarbij behorende stuken worden, indien digitaal beschikbaar, op de internetpagina van het waterschap geplaatst.

• 4. Indien omtrent stukken op grond van artikel 55b van de Waterschapswet geheimhouding is opgelegd blijven deze stukken in afwijking van het derde lid onder berusting van de secretaris-directeur en verleent deze de leden van het algemeen bestuur inzage.

Paragraaf 2 Orde der vergadering

Artikel 14 Presentielijst

• 1. Ieder lid van het algemeen bestuur tekent voor aanvang van de vergadering de presentielijst, die wordt bijgehouden door de secretaris-directeur.

• 2. Een lid dat is verhinderd de vergadering bij te wonen geeft daarvan zo mogelijk vóór de aanvang van de vergadering kennis aan de secretaris-directeur.

• 3. Een lid dat vóór de sluiting de vergadering verlaat, geeft – onvoorziene gevallen uitgezonderd – daarvan bij het begin van de vergadering kennis aan de voorzitter.

• 4. Na afloop van de vergadering stellen de voorzitter en de secretaris-directeur de lijst vast door ondertekening.

Artikel 15 Zitplaatsen

• 1. De voorzitter, de leden van het algemeen en dagelijks bestuur en de secretaris-directeur hebben een vaste zitplaats. De voorzitter wijst na overleg met de fractievoorzitters bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van het algemeen bestuur die plaats aan.

• 2. De voorzitter kan de indeling herzien na overleg met de betreffende fractievoorzitters.

Artikel 16 Opening vergadering: quorum

• 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip, indien meer dan de helft van het aantal leden van het algemeen bestuur blijkens de presentielijst aanwezig is.

• 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, leest de voorzitter de namen van de afwezige leden voor en constateert dat de vergadering niet geopend kan worden.

• 3. Indien ingevolge het tweede lid de vergadering niet kan worden geopend belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 4. Op de vergadering, bedoeld in het derde lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het algemeen bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het tweede lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 17 Ingekomen stukken

• 1. Aan het algemeen bestuur gerichte ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt geagendeerd voor de vergadering van het algemeen bestuur.

• 2. Na de vaststelling van het verslag en de besluitenlijst stelt het algemeen bestuur op voorstel van het dagelijks bestuur, of in geval van spoed de voorzitter, de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

• 3. Indien een ingekomen stuk anoniem is verzonden of informatie bevat die kwetsend is voor (een) burger(s), (een) bestuurder(s) of (een) ambtena(a)r(en), dan kan de voorzitter bepalen om dit stuk niet op de gebruikelijke wijze openbaar te maken. De voorzitter stelt in dat geval de leden van het algemeen bestuur via een andere weg in kennis van het stuk. In de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur, kan het algemeen bestuur het besluit van de voorzitter ongedaan maken en bepalen om het stuk alsnog op de gebruikelijke wijze openbaar te maken.

• 4. Door (leden van) het algemeen bestuur worden de ingekomen brieven en andere bestanden met persoonsgegevens niet (verder) verspreid.

Artikel 18 Aantal spreektermijnen

• 1. De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij het algemeen bestuur anders beslist.

• 2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

• 3. Een lid mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel, behoudens:

  • a. de rapporteur van een commissie als bedoeld in artikel 6;

  • b. het lid dat een voorstel van orde, (sub)amendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, voor wat betreft dat voorstel van orde, amendement, die motie of dat initiatiefvoorstel.

Artikel 19 Spreektijd

Op voorstel van de voorzitter of een lid van het algemeen bestuur kan het presidium voor daarbij te bepalen onderwerpen regels stellen over de spreektijd.

Artikel 20 Handhaving orde; schorsing en uitsluiting van de vergadering

• 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

  • a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan de inhoud van dit reglement te herinneren;

  • b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 2. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 3. De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering en kan, wanneer die orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders sommeren te vertrekken.

• 4. De voorzitter kan toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

• 5. De voorzitter kan het algemeen bestuur voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming van het voorstel verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 21 Beraadslaging

• 1. Het algemeen bestuur kan op voorstel van de voorzitter of een lid van het algemeen bestuur beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

• 2. Op verzoek van een lid van het algemeen bestuur of op voorstel van de voorzitter kan het algemeen bestuur besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het dagelijks bestuur of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad.

• 3. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 22 Deelname aan beraadslaging door anderen

• 1. Het algemeen bestuur kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van het algemeen en dagelijks bestuur deelnemen aan de beraadslaging.

• 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der leden van het algemeen bestuur genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 23 Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat het algemeen bestuur tot stemming overgaat heeft ieder lid het recht zijn stemgedrag te motiveren.

Artikel 24 Beslissing

• 1. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij het algemeen bestuur anders beslist.

• 2. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel over de te nemen beslissing.

• 3. Alle besluiten worden genomen met een volstrekte meerderheid van stemmen.

Artikel 25 Verslag en besluitenlijst

• 1. De secretaris-directeur draagt zorg voor een zakelijk verslag en de besluitenlijst van de vergadering van het algemeen bestuur.

• 2. Het concept-verslag en concept-besluitenlijst van de voorgaande vergadering worden, zo mogelijk, aan de leden van het algemeen bestuur toegezonden gelijktijdig met de vergaderoproep.

• 3. De leden van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de secretaris-directeur hebben het recht een voorstel tot wijziging van het verslag en de besluitenlijst aan het algemeen bestuur te doen, indien het concept-verslag en de concept-besluitenlijst kennelijke onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot wijziging wordt voor de aanvang van de vergadering bij de secretaris-directeur ingediend.

• 4. Het verslag en de besluitenlijst bevat ten minste:

  • a. de namen van de voorzitter, de secretaris-directeur, de aanwezige leden van het algemeen en dagelijks bestuur alsmede van overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een aantekening van de leden van het algemeen en dagelijks bestuur die afwezig waren;

  • c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d. een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord voerden;

  • e. een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich overeenkomstig artikel 38a van de Waterschapswet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist, zoals bedoeld in artikel 26, tiende lid;

  • f. de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen;

  • g. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 22 door het algemeen bestuur is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 5. Het verslag en de besluitenlijst worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld, waarna de voorzitter en de secretaris-directeur dit ondertekenen.

Paragraaf 3 Procedures bij stemmingen

Artikel 26 Algemene bepalingen over stemming

• 1. De voorzitter vraagt of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

• 2. In de vergadering aanwezige leden van het algemeen bestuur kunnen aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd.

• 3. Indien door een of meer leden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling en wordt overgegaan tot stemming.

• 4. Stemming vindt plaats bij handopsteking, tenzij de voorzitter of een der leden hoofdelijke stemming verlangt.

• 5. De voorzitter verzoekt eerst de leden die vóór zijn een hand op te steken; daarna verzoekt hij de leden die tegen zijn een hand op te steken. Wanneer de uitslag naar het oordeel van de voorzitter of minimaal één lid niet duidelijk is, geschiedt alsnog de stemming bij hoofdelijke oproeping.

• 6. Indien over een onderwerp hoofdelijk moet worden gestemd, bepaalt de voorzitter bij loting bij welk lid van het algemeen bestuur de hoofdelijke stemming begint. Vervolgens geschiedt de oproeping naar de volgorde van het alfabet.

• 7. Bij hoofdelijke stemming roept de secretaris-directeur de leden van het algemeen bestuur bij naam op hun stem uit te brengen.

• 8. Bij hoofdelijke stemming is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming op grond van artikel 38a Waterschapswet moet onthouden, verplicht zijn stem uit te brengen.

• 9. De leden brengen hun stem uit door het woord ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken, zonder enige toevoeging.

• 10. Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit geen verandering.

• 11. Tenzij de vergadering voltallig is, wordt bij staking van stemmen het nemen van een besluit uitgesteld tot de volgende vergadering, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend. Indien de stemmen staken in een voltallige vergadering of in een volgende vergadering bedoeld in de vorige volzin, dan is het voorstel niet aangenomen.

• 12. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mede, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

Artikel 27 Stemmen over amendementen en moties

• 1. Indien een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd.

• 2. Indien op een amendement een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement.

• 3. Indien twee of meer (sub)amendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel dat het meest verstrekkende (sub)amendement het eerst in stemming wordt gebracht.

• 4. Indien aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. Het algemeen bestuur kan besluiten van deze volgorde af te wijken.

Artikel 28 Stemming over personen

• 1. Voor het doen van een benoeming, het opstellen van een voordracht of een aanbeveling over personen wordt schriftelijk gestemd.

• 2. Wanneer een stemming moet plaatshebben, benoemt de voorzitter drie leden tot stembureau.

• 3. Ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet op grond van artikel 38a van de Waterschapswet van stemming moet onthouden is verplicht een stembriefje in te leveren. De stembriefjes zijn identiek.

• 4. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. Het algemeen bestuur kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

• 5. Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.

• 6. Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid als bedoeld in artikel 38c van de Waterschapswet worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen behoorlijk ingevuld stembriefje hebben ingeleverd. Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan:

  • a. een niet ingevuld stembriefje;

  • b. een ondertekend stembriefje;

  • c. een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft;

  • d. een stembriefje waarbij, indien het een voorstel tot benoeming als bedoeld in het eerste lid betreft, op een persoon wordt gestemd die niet tot de kring van benoembaren behoort;

  • e. een stembriefje waarbij op een ander persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.

• 7. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist het algemeen bestuur, op voorstel van de voorzitter.

• 8. Onder de zorg van de secretaris-directeur worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd.

Artikel 29 Herstemming over personen

• 1. Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

• 2. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.

• 3. Indien bij de tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 30 Beslissing door het lot

• 1. Wanneer het lot moet beslissen schrijft de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke briefjes de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben.

• 2. Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud.

• 3. Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.

Hoofdstuk 4 Rechten van leden

Artikel 31 Amendementen

• 1. Ieder lid kan tot het sluiten van de beraadslagingen amendementen indienen. Een amendement kan het voorstel inhouden om een geagendeerd voorstel in één of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden.

• 2. Er kan alleen beraadslaagd worden over amendementen die ingediend zijn door leden van het algemeen bestuur die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn.

• 3. Ieder lid dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd op het amendement dat door een lid is ingediend een wijziging voor te stellen (subamendement).

• 4. Elk (sub)amendement en elk voorstel moet om in behandeling genomen te kunnen worden schriftelijk en ondertekend bij de voorzitter worden ingediend, tenzij de voorzitter – met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgestelde – oordeelt dat met een mondelinge indiening kan worden volstaan.

• 5. Elk (sub)amendement moet zo zijn opgesteld dat de tekst direct kan worden opgenomen in het betreffende voorstel.

• 6. Intrekking, door de indiener(s) van het (sub)amendement is mogelijk totdat de besluitvorming door het algemeen bestuur heeft plaatsgevonden.

Artikel 32 Moties

• 1. Ieder lid dat in de vergadering aanwezig is en de presentielijst heeft getekend kan ter vergadering een motie indienen.

• 2. Een motie moet om in behandeling genomen te kunnen worden schriftelijk en ondertekend bij de voorzitter worden ingediend.

• 3. De behandeling van een motie over een aanhangig onderwerp of voorstel vindt tegelijk met de beraadslaging over dat onderwerp of voorstel plaats.

• 4. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld.

• 5. Intrekking van de motie door indiener(s) is mogelijk totdat de besluitvorming door het algemeen bestuur heeft plaatsgevonden.

Artikel 33 Voorstellen van orde

• 1. De voorzitter en ieder lid van het algemeen bestuur kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort van worden toegelicht.

• 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3. Over een voorstel van orde beslist het algemeen bestuur terstond.

Artikel 34 Initiatiefvoorstel

• 1. Een initiatiefvoorstel moet om in behandeling te kunnen worden genomen schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend.

• 2. De voorzitter plaatst het voorstel op de agenda van de eerstvolgende vergadering, tenzij de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is. In dit laatste geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende vergadering geplaatst dan wel, in overleg met het presidium, alsnog toegevoegd aan de voorlopige agenda zoals bedoeld in artikel 11, lid 2.

• 3. De behandeling van het voorstel vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende voorstellen en onderwerpen zijn behandeld, tenzij het algemeen bestuur oordeelt dat:

  • a. het voorstel met het oog op de orde van de vergadering tezamen met een ander geagendeerd voorstel of onderwerp dient te worden behandeld;

  • b. het voorstel eerst dient te worden behandeld in een commissie;

  • c. het voorstel voor advies naar het dagelijks bestuur dient te worden gezonden. In dit geval bepaalt het Presidium in welke vergadering het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

• 4. Het algemeen bestuur kan voorwaarden stellen aan de indiening en behandeling van een voorstel.

• 5. Op een spoedeisend initiatiefvoorstel, inhoudende het ontslag van een lid van het dagelijks bestuur, zijn de bepalingen in dit artikel niet van toepassing. Een dergelijk voorstel kan na instemming van het algemeen bestuur terstond aan de agenda toegevoegd worden.

Artikel 35 Schriftelijke vragen

• 1. Ieder lid van het algemeen bestuur kan schriftelijke vragen stellen. Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. Bij de vragen wordt aangegeven of schriftelijke of mondelinge beantwoording wordt verlangd. Vragen die niet voldoen aan het hiervoor gestelde worden per omgaande aan de indiener teruggestuurd.

• 2. De vragen worden bij de secretaris-directeur ingediend. Deze draagt er zorg voor dat de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de voorzitter en de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur worden gebracht.

• 3. Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, maar in ieder geval dertig dagen nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondeling beantwoording vindt plaats in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur. Indien beantwoording niet binnen deze termijn kan plaatsvinden stelt het dagelijks bestuur of de voorzitter de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis. Hierbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen de beantwoording zal plaatsvinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.

• 4. De antwoorden van het dagelijks bestuur of de voorzitter worden door tussenkomst van de secretaris-directeur aan de leden van het algemeen bestuur toegezonden.

• 5. De vragensteller kan, bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur en bij mondelinge beantwoording in dezelfde vergadering, na de behandeling van de op de agenda voorkomende onderwerpen nadere inlichtingen vragen over het gegeven antwoord, tenzij het algemeen bestuur anders beslist.

Artikel 36 Interpellatie

• 1. Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, ten minste 48 uur voor aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd, alsmede de te stellen vragen.

• 2. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van het algemeen en dagelijks bestuur. Bij de vaststelling van de agenda van de eerstvolgende vergadering na indiening van het verzoek wordt het verzoek in stemming gebracht. Het algemeen bestuur bepaalt op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie zal worden gehouden.

• 3. De interpellant voert niet meer dan tweemaal het woord. De overige leden van het algemeen bestuur en de leden van het dagelijks bestuur niet meer dan eenmaal, tenzij het algemeen bestuur anders beslist.

Artikel 37 Inlichtingen

• 1. Indien een lid van het algemeen bestuur over een onderwerp inlichtingen als bedoeld in artikel 89 en 97 van de Waterschapswet verlangt, wordt een verzoek daartoe door tussenkomst van de secretaris-directeur schriftelijk ingediend bij het dagelijks bestuur of de voorzitter.

• 2. De secretaris-directeur draagt er zorg voor dat de overige leden van het algemeen bestuur een afschrift van dit verzoek krijgen.

• 3. De verlangde inlichtingen worden mondeling in of schriftelijk voor de eerstvolgende of in de daaropvolgende vergadering gegeven.

• 4. De gestelde vragen en het antwoord vormen een agendapunt voor de vergadering, waarin de antwoorden zullen worden gegeven.

Artikel 38 Rondvraag

• 1. Voor de sluiting van de vergadering wordt gelegenheid geboden vragen te stellen over niet op de agenda voorkomende onderwerpen.

• 2. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het dagelijks bestuur of de voorzitter te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording daarvan krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

• 3. De voorzitter kan aan andere leden van het algemeen bestuur het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan de leden van het dagelijks bestuur of de voorzitter vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

• 4. Tijdens de rondvraag worden geen moties ingediend en geen interrupties toegelaten.

Hoofdstuk 5 Lidmaatschap andere organisaties

Artikel 39 Verslag en verantwoording

• 1. Een lid van het algemeen bestuur, een lid van het dagelijks bestuur of de voorzitter dat/die door het algemeen bestuur is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen heeft het recht om, in aansluiting op de behandeling van de ingekomen stukken of voor het sluiten van de vergadering, verslag te doen over zaken die in voornoemd algemeen bestuur aan de orde zijn. Door het algemeen bestuur gewenste bespreking van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar de desbetreffende commissie.

• 2. Ieder lid van het algemeen bestuur kan aan een persoon als bedoeld in het eerste lid schriftelijke vragen stellen. De regels voor het stellen van schriftelijke vragen zijn van overeenkomstige toepassing.

• 3. Wanneer een lid van het algemeen bestuur een persoon als bedoeld in het eerste lid ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit het algemeen bestuur over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen zijn van overeenkomstige toepassing.

• 4. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere organisaties of instituties waarin het algemeen bestuur één van zijn leden heeft benoemd.

Hoofdstuk 6 Besloten vergadering

Artikel 40 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing, voor zover de bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 41 Verslag besloten vergadering

• 1. Het verslag van een besloten vergadering wordt niet verspreid, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage.

• 2. Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt het algemeen bestuur een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding.

Artikel 42 Opheffen geheimhouding

Als het algemeen bestuur op grond van artikel 55d, derde en vierde lid van de Waterschapswet voornemens is de geheimhouding van aan het algemeen bestuur verstrekte informatie op te heffen wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering van het algemeen bestuur met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Hoofdstuk 7 Toehoorders en pers

Artikel 43 Toehoorders en pers

• 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

• 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Artikel 44 Spreekrecht toehoorders

• 1. De voorzitter stelt toehoorders bij een openbare vergadering op hun verzoek in de gelegenheid om gedurende maximaal dertig minuten in te spreken.

• 2. Inspreken is toegestaan over geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen, tenzij er sprake is van:

  • a. een besluit waartegen een (bestuurs)rechtelijke procedure open staat of heeft opengestaan;

  • b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c. een onderwerp waarover een klacht als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

  • d. niet-geagendeerde onderwerpen waarover al in een vorige vergadering van het algemeen bestuur of in een commissievergadering is ingesproken.

• 3. Het verzoek wordt uiterlijk achtenveertig uur voor het begin van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend, onder vermelding van het agendapunt of niet-geagendeerd onderwerp waarover men wil inspreken. De verzoeker vermeldt in zijn verzoek zijn naam, adres, telefoonnummer en eventueel e-mailadres.

• 4. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 5. Elke spreker krijgt maximaal tien minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan drie sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 6. De spreker voert het woord nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de leden van het algemeen bestuur toestaan aan sprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen spreker en lid van het algemeen bestuur.

• 7. De voorzitter of een lid van het algemeen bestuur doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de spreker.

Artikel 45 Geluid- en beeldregistraties

• 1. Degenen die in de vergaderzaal tijdens een openbare raadsvergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

• 2. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de vergaderingen met behulp van het internet kunnen worden gevolgd.

Artikel 46 Gebruik mobiele telefoons

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen toegestaan in stille modus en voor zover dit niet de orde van de vergadering hindert.

Hoofdstuk 8 Slotbepalingen

Artikel 47 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het algemeen bestuur op voorstel van de voorzitter.

Artikel 48 Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement treedt in werking op de dag van de gewijzigde vaststelling.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur 2023”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 12 juli 2023

De secretaris-directeur,

ir. E.J.M. Keulers MMO

De waarnemend dijkgraaf,

drs. L.H.J. Verheijen