Budgethoudersregeling waterschap Vechtstromen

Hoofdstuk 1 Inleiding

Dit rapport bevat de budgethoudersregeling van waterschap Vechtstromen.

De Waterschapswet geeft het algemeen bestuur van het waterschap Vechtstromen de mogelijkheid om door middel van verordeningen richting te geven aan de beleids- en verantwoordingsfunctie.

Door middel van het vaststellen van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Vechtstromen, het Delegatiebesluit waterschap Vechtstromen en het Besluit mandaat, volmacht en machtiging waterschap Vechtstromen 2015 en het Besluit ondermandaat, ondervolmacht en machtiging waterschap Vechtstromen 2015 zijn (financiële) bevoegdheden aan het dagelijks bestuur gedelegeerd en aan het management en ambtelijke organisatie gemandateerd.

Hoofdstuk 2 Begrippen

AB

Algemeen bestuur

Begrotingswijziging

Er zijn twee soorten begrotingswijzigingen:

• een begrotingswijziging door het dagelijks bestuur, zijnde een begrotingswijziging tussen hoofdkostensoorten of ten laste van onvoorzien, binnen een programma;

• een begrotingswijziging door het algemeen bestuur, zijnde een begrotingswijziging tussen programma’s, alsmede wijzigingen in de bruto kosten en opbrengsten van programma’s.

Voor wijzigingen met betrekking tot de post onvoorzien geldt de volgende nadere toelichting: het financieel mandaat voor de post onvoorzien programma 1 en 2 ligt bij het dagelijks bestuur in overleg met de directie. Het financieel mandaat voor de post onvoorzien van programma 3 ligt bij de directie in overleg met het dagelijks bestuur. Dit is conform de ‘Instructie financiële bevoegdheden (onder)gemandateerden Waterschap Vechtstromen’.

Beheersbegroting

In de beheersbegroting is de wettelijk verplichte uitvoeringsinformatie opgenomen (zoals is opgenomen in het Waterschapsbesluit en de onderliggende ministeriële Regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording water-schappen). Daarnaast is nog extra informatie opgenomen ter onderbouwing van de programmabegroting.

De beheersbegroting is de weergave van verbijzondering van de begrote kosten en opbrengsten van het waterschap, vastgesteld door het dagelijks bestuur, en biedt gedetailleerde informatie over belangrijke balansposten.

Budget

Onder een budget wordt verstaan een financiële taakstelling en inkomsten, gekoppeld aan een te treffen maatregel of een te leveren (deel-)prestatie / cluster van reguliere prestaties, die nodig is om de door het algemeen bestuur vastgestelde programmabegroting en de daaraan gekoppelde programmadoelen te realiseren. Budget betreft zowel exploitatiebudget als investeringsbudget.

Budgethouder

Een budgethouder is de gevolmachtigde voor de door de secretaris-directeur¹ aan hem toegekende budgetten, via het ‘Besluit ondermandaat, ondervolmacht en machtiging’. Hij is integraal verantwoordelijk voor de uitputting van de aan hem toegekende budgetten en de realisatie van de daaraan gekoppelde (deel-)prestaties. De budgethouder kan budgetbeheerders aanwijzen, die voor hem zorgen voor een rechtmatige en doelmatige besteding en ontvangst van de financiële middelen.

Budgetbeheerder

Een budgetbeheerder wordt aangewezen door de budgethouder en draagt, binnen de grenzen van zijn budget, zorg voor een rechtmatige en doelmatige besteding en ontvangst van de financiële middelen. Hij rapporteert aan de budgethouder over de daartoe aangewezen periodes. Hij rapporteert uit eigen beweging in geval van dreigende onder- of overschrijdingen van het budget of onregelmatigheden in het beheer daarvan.

Budgetuitputting

Mate van besteding van een budget.

Budgetwijziging

Onder een budgetwijziging wordt verstaan een wijziging van de budgetten binnen een deelproduct. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen:

• een technische budgetwijziging (mutatie binnen een hoofdkostensoort² van een deelproduct)

• een administratieve budgetwijziging (binnen een kostensoort tussen (nieuwe) deelproducten, binnen hetzelfde programma).

De bevoegdheid tot het autoriseren van een budgetwijziging ligt op het niveau van budgethouder en budgetbeheerder. Beiden dienen hiervoor te tekenen.

DB

Dagelijks bestuur

Hoofdmodel

In het hoofdmodel wordt onder meer de verdeling van budgetten naar budgethouders vastgelegd. Het model is leidend voor de verdere toepassing in de organisatie, zoals de inrichting van het financieel systeem. Het wordt beheerd door de eenheid waar de adviseurs financiën onder vallen. Ook vindt in dit model de koppeling plaats van deelproducten aan eenheden en programma’s. Tot slot is in dit model vastgelegd in welke mate (%) het betreffende budget op een deelproduct wordt toegewezen aan Zuiveringsbeheer dan wel Watersysteembeheer. Investeringen worden op een vergelijkbare wijze vastgelegd in het financieel systeem. De verantwoordelijk adviseur financiën voert, alvorens een mutatie in het hoofdmodel te verwerken, steeds een toets uit of de mutatie in lijn is met de geldende voorschriften. Pas na akkoord van de verantwoordelijk adviseur financiën en verwerking van de mutatie in het hoofdmodel is de mutatie van kracht.

Horizontale vervanging

Vervanging kan plaatsvinden door een functionaris van een gelijkwaardig niveau en met gelijkwaardige bevoegdheden.

Instructie financiële bevoegdheden gemandateerden WVS

Een door het dagelijks bestuur vastgestelde instructie, waarin financiële bevoegdheden aan de secretaris-directeur nader worden geduid. Daarin worden grenzen gesteld aan het bedrag waarvoor de secretaris-directeur verplichtingen mag aangaan.

Instructie financiële bevoegdheden ondergemandateerden WVS

Een door de secretaris-directeur vastgestelde instructie, waarin financiële bevoegdheden aan de ambtelijke organisatie worden geduid. Daarin worden grenzen gesteld aan het bedrag waarvoor medewerkers verplichtingen mogen aangaan.

Investeringskrediet

Onder een investeringskrediet wordt verstaan: uitgaven met een meerjarig nut voor WVS, wat bestuurlijk is vastgesteld. In deze budgethoudersregeling vallen zowel het begrip ‘budget’ als ‘investeringskrediet’ onder de term ‘budget’, tenzij expliciet een ‘investeringskrediet’ wordt bedoeld. In dat laatste geval wordt die term gehanteerd.

Netto-investeringsuitgaven

Investeringsuitgaven, gecorrigeerd voor inkomsten van derden (zoals subsidies).

Netto-lasten

Hieronder wordt verstaan het saldo van bruto-kosten en de opbrengsten. De netto-kosten die dan overblijven worden gedekt door belastingopbrengsten. Autorisatie van de netto-lasten houdt tevens een impliciete autorisatie in van de onderliggende baten en lasten uit de begroting naar kosten- en opbrengstensoorten.

Programmabegroting

De programmabegroting is de weergave van de begrote kosten en opbrengsten over een boekjaar, ingedeeld naar de 3 programma’s binnen het waterschap en wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. De programmabegroting is de opdracht aan het dagelijks bestuur om tot realisatie van de genoemde maatregelen over te gaan met het beschikbaar gestelde budget. Daartoe stelt het dagelijks bestuur een beheersbegroting vast.

Routinematige investeringen

Investeringen die qua soort en karakter tot de periodiek terugkerende investeringen behoren.

Startkrediet

Om met voorbereidende werkzaamheden voor een project te kunnen beginnen is een startkrediet nodig.

Slotwijziging

Bij een afgesloten project kunnen nog afrondende kosten komen. Als hierdoor een overschrijding van het krediet ontstaat kan een slotkrediet verstrekt worden.

Vervangingsinvesteringen

Investeringen die in het verleden gedaan zijn en onder invloed van technische en/of economische veroudering worden vervangen.

WVS

Waterschap Vechtstromen

Hoofdstuk 3 Programmabegroting en investeringskredieten (Verordening Waterschapswet 108)

3.1 Vaststelling

Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de netto-kosten die per programma zijn opgenomen alsmede de dekkingsmiddelen die zijn opgenomen in de begroting naar kostendragers. Dit ten behoeve van de programmadoelen van de begroting, het treffen van maatregelen en het leveren van prestaties.

Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar in uitvoering worden opgenomen en waarvoor geen autorisatie is verleend bij de begrotingsbehandeling legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

3.2 Autorisatie investeringskredieten

Een investeringskrediet kan op de volgende manieren tot stand komen:

• 1. Via de beheersbegroting door middel van een besluit van het dagelijks bestuur;

• 2. Bij afzonderlijke besluit van het dagelijks bestuur;

• 3. Bij afzonderlijke besluit van het algemeen bestuur.

Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de volgende soorten activiteiten:

• 1. Initiatieven, opgenomen in de meerjarenbegroting, met een eenjarig, routinematig of vervangend karakter;

• 2. Initiatieven, opgenomen in de meerjarenbegroting, met een meerjarig, uniek, vernieuwend karakter;

• 3. Initiatieven, niet opgenomen in de meerjarenbegroting, met een meerjarig, uniek, vernieuwend karakter;

• 4. In de programmabegroting wordt jaarlijks een slotwijziging opgenomen voor projecten die zijn afgerond.

In het geval een krediet via de programmabegroting en de beheersbegroting loopt, is de procedure als volgt:

• 1. Het algemeen bestuur stelt de programmabegroting vast;

• 2. Het dagelijks bestuur stelt via de beheersbegroting dit krediet beschikbaar en deelt dit in naar de eerder genoemde:

  • a. initiatieven met een eenjarig, routinematig of vervangend karakter;

  • b. startkredieten en slotwijziging;

Na het beschikbaar stellen van dit krediet worden de onderliggende kredieten in de financiële administratie opgevoerd door de eenheid die het financiële beheer voert, volgens de daarvoor geldende interne procedures.

3.3 Begrotingswijzigingen

Voor de begrotingswijzigingen is een procedure van kracht. Er zijn vier soorten wijzigingen:

• 1. Technische budgetwijziging;

• 2. Administratieve budgetwijziging;

• 3. DB begrotingswijziging;

• 4. AB begrotingswijziging.

Budgethouders- en budgetbeheerders nemen, ieder vanuit hun eigen verantwoordelijkheid en ten behoeve van een adequaat budgetbeheer, het initiatief om een begrotingswijziging tot stand te brengen. Die begrotingswijzigingen worden afgestemd op de planning- en control cyclus van WVS en via daarvoor bestemde formulieren (budgetwijzigingen) en / of formats (begrotingswijzigingen) opgesteld.

3.4 Kredietwijzigingen

Voor de kredietwijzigingen geldt, dat er niet tussen projecten budget mag worden uitgewisseld, tenzij dit een deelproject betreft (nadere verbijzondering in het P-nummer). Kredietwijzigingen kunnen plaatsvinden na bekrachtiging door het AB of DB.

Hoofdstuk 4 Opdrachtgever – opdrachtnemer

• 1. In het kader van het budgetbeheer wordt de organisatorische eenheid waaraan een budget is toegewezen, gezien als opdrachtgever.

• 2. In het verlengde daarvan wordt de budgethouder van het deelproduct gezien als opdrachtnemer.

• 3. Budget kan doorgemandateerd zijn aan derden binnen de eigen organisatie.

• 4. Daarmee ligt de verhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vast.

Hoofdstuk 5 Meerjarige verplichtingen exploitatie en investeringen

• 1. Een budgetbeheerder kan verplichtingen aangaan binnen de grenzen van het aan hem toegekende budget in de ‘Instructie financiële bevoegdheden (onder)gemandateerden WVS’.

• 2. Vanuit de budgethoudersregeling bezien mogen in de exploitatie in principe geen verplichtingen worden aangegaan die op een volgend jaar betrekking hebben. Uiteraard komt het wel voor dat er meerjarige verplichtingen zijn (bijvoorbeeld meerjarige opleidingen). Indien de meerjarige verplichting van materiële omvang is, wordt een jaaroverstijgende verplichting ook door een hoger gemandateerd persoon geaccordeerd.

• 3. Investeringsprojecten zijn veelal jaargrensoverschrijdend. Derhalve kunnen er ook jaaroverstijgende verplichtingen worden aangegaan ten laste van investeringsbudgetten.

• 4. Uitzonderingen op punt 2 kunnen zich voordoen, indien de dienstverlening van dusdanige aard is dat het als jaarlijks terugkerend kan worden aangemerkt en uit dien hoofde aanbestedingsplichtig is.

Hoofdstuk 6 Bevoegdheden

6.1 Budgethouder

• 1 Een budgethouder handelt op grond van bestuurlijke besluitvorming. Hij neemt de verdeling van bevoegdheden in acht zoals die is vastgelegd in wet- en regelgeving en in de besluiten van WVS. Een budgethouder is de secretaris-directeur, de directeur of de eenheidsmanager. Een budgethouder kan ook een rol hebben als budgetbeheerder, maar dan alleen voor zover de financiële bevoegdheden die niet doorgemandateerd zijn.

• 2 Een budgethouder is de gevolmachtigde voor de aan hem toegekende budgetten. In het geval de budgethouder:

  • a. de secretaris-directeur is: legt hij verantwoording af aan het dagelijks bestuur;

  • b. de directeur is: legt hij (in formele zin) verantwoording af aan de secretaris-directeur³ ;

  • c. de manager van een eenheid is: legt hij (hiërarchisch) verantwoording af aan de secretaris-directeur over de (realisatie van de) prestatieafspraken met betrekking tot de eenheid in relatie tot de daarvoor ingezette middelen.

• 3 De ‘Instructie financiële bevoegdheden (onder)gemandateerden WVS’ geeft aan welke functionarissen als budgethouder mogen optreden en tot welke bedragen de budgethouder verplichtingen aan mag gaan binnen de aan hem/haar toegekende budgetten.

• 4 Aan de hand van de organisatiestructuur en het takenpakket van de eenheden vindt een verdeling plaats van de budgetten naar de budgethouders. Dit wordt vastgelegd in het hoofdmodel (alleen exploitatie).

• 5 De secretaris-directeur kan de verdeling van de budgetten naar budgethouders wijzigen. Van een dergelijke wijziging worden de betreffende budgethouders schriftelijk in kennis gesteld, alsmede de verantwoordelijke adviseur financiën voor verwerking in het hoofdmodel. De bevoegdheid tot wijziging door de secretaris-directeur geldt ook voor investeringsbudgetten, personeelsbudgetten en voorzieningen. De budgethouder kan vervanging regelen voor het geval hij afwezig is, waarbij de mogelijkheid tot horizontale vervanging (in beginsel) leidend is.

• 6 Een budgethouder kan één of meerdere budgetbeheerders aanwijzen, die namens hem zorgdragen voor de feitelijke besteding en ontvangst van de financiële middelen.

6.1.1 Verantwoordelijkheden budgethouder

• 1. De budgetbehouder draagt, binnen de grenzen van zijn budget, zorg voor een rechtmatige en doelmatige besteding en ontvangst van de financiële middelen.

  Een budget mag uitsluitend worden ingezet voor het doel of de activiteit waarvoor het is verleend.

• 2. De budgethouder houdt zich aan de procedures en instructies met betrekking tot het financieel beheer, die zijn opgenomen in de financiële procedures.

• 3. De budgethouder is verantwoordelijk voor de bewaking van de uitputting en voor de bewaking van het tijdig en volledig heffen van de tot zijn budget behorende inkomsten. Een budgethouder is integraal verantwoordelijk voor de uitputting van de aan hem toegekende budgetten en de realisatie van de daaraan gekoppelde (deel-) prestaties van de aan hem/haar toegekende budgetten.

• 4. De budgethouder is verantwoordelijk voor de optimale inzet van middelen ten behoeve van de realisatie van de programmadoelen en prestaties, het opstellen van budgetprognoses, tussentijdse informatievoorziening en het afleggen van verantwoording. Zo nodig neemt de budgethouder het initiatief voor het doorvoeren van een budgetwijziging. De vormen waarin een budgetwijziging plaats kan vinden zijn beschreven in hoofdstuk 3.

6.2 Budgetbeheerder

• 1. Een budgetbeheerder is de ambtelijk gevolmachtigde voor de door de budgethouder aan hem toegekende budgetten. Een budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de uitputting van de aan hem toegekende budgetten en de realisatie van de daaraan gekoppelde (deel-) prestaties. In het geval de budgetbeheerder:

  • a. De teamleider is, legt hij (hiërarchisch) verantwoording af aan de eenheidsmanager over de (realisatie van de) prestatieafspraken met betrekking tot het team in relatie tot de daarvoor ingezette middelen.

• 2. De budgetbeheerder wordt aangewezen door de budgethouder.

• 3. De ‘Instructie financiële bevoegdheden (onder)gemandateerden WVS’ geeft aan welke functionarissen als budgetbeheerder mogen optreden en tot welke bedragen de budgetbeheerder verplichtingen aan mag gaan binnen de aan hem/haar toegekende budgetten. Indien geen budgetbeheerder is aangewezen, is de budgethouder ook budgetbeheerder.

• 4. De aanwijzing van de budgetbeheerder wordt vastgelegd in het hoofdmodel. Dat gebeurt aan de hand van een daarvoor bestemd formulier dat de budgethouder aanlevert bij de verantwoordelijke adviseur financiën. Mutaties in de aanwijzing zijn ook mogelijk en worden eveneens via een daarvoor bestemd formulier aangeleverd bij de verantwoordelijke adviseur financiën. Pas na verwerking in het hoofdmodel is de aanwijzing (of de wijziging) van kracht.

6.2.1 Verantwoordelijkheden budgetbeheerder

• a. De budgetbeheerder draagt, binnen de grenzen van zijn budget, zorg voor een rechtmatige en doelmatige besteding en ontvangst van de financiële middelen. Een budget mag uitsluitend worden ingezet voor het doel of de activiteit waarvoor het is verleend.

• b. De budgetbeheerder houdt zich aan de procedures en instructies met betrekking tot het financieel beheer, die zijn opgenomen in de financiële procedures.

• c. De budgetbeheerder heeft een zodanig inzicht in de hoogte, samenstelling en uitputting van het budget dat een verantwoord budgetbeheer kan worden gevoerd. Als dit inzicht niet verkregen kan worden, meldt hij dit aan de budgethouder.

• d. De budgetbeheerder rapporteert periodiek aan de budgethouder. Hij rapporteert uit eigen beweging in geval van dreigende onder- of overschrijdingen van het budget of onregelmatigheden in het beheer daarvan. Zo nodig neemt de budgetbeheerder het initiatief voor het doorvoeren van een budgetwijziging. De vormen waarin een budgetwijziging plaats kan vinden zijn beschreven in hoofdstuk 3.

Hoofdstuk 7 Informatievoorziening

De budgethouder legt verantwoording af over het gevoerde budgetbeheer in periodieke rapportages aan de secretaris-directeur en bestuur. Deze rapportages worden door de directie schriftelijk vastgesteld. Een afwijking kan slechts kan plaatsvinden bij besluit van de directie. Is deze afwijking van structurele aard, dan kan overwogen worden de budgethoudersregeling hierop te wijzigen.

Hoofdstuk 8 Voorwaarden en beperking

Aan het budgethouder- en budgetbeheerderschap kunnen aanvullende voorwaarden en beperkingen worden verbonden, voor zover die niet strijdig met de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Vechtstromen, deze budgethoudersregeling en overige wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 9 Inwerkingtreding

Na vaststelling van de budgethoudersregeling door de directie van waterschap Vechtstromen is de regeling van toepassing.