Regeling voor de melding van een vermoeden van een misstand Hunze en Aa’s 2022

Het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s;

Gezien het voorstel van het dagelijks bestuur;

Gelet op het bepaalde in artikel 2 van de Wet bescherming klokkenluiders en artikel 5, eerste lid, onder e van de Ambtenarenwet;

Besluit:

Vast te stellen de volgende Regeling van een vermoeden van een misstand waterschap Hunze en Aa’s 2022.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1. Misstand:

  • a. een schending of gevaar voor schending van het Europese Unierecht (hierna: Unierecht); of

  • b. een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:

    • i. een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of interne regels van een werkgever; dan wel

    • ii. ii. een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;

• 2. Schending van het Unierecht: handeling of nalatigheid die

  • a. onrechtmatig is en betrekking heeft op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of

  • b. het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen artikel 2 van de richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen;

• 3. Vermoeden van een misstand: het vermoeden van een melder dat binnen het waterschap sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie;

• 4. Werkgever: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten.

• 5. Melder: een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt;

• 6. Melding: melding van een vermoeden van een misstand;

• 7. Betrokkene: een natuurlijke- of rechtspersoon die in de melding of bij de openbaarmaking wordt genoemd als persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.

• 8. De Vertrouwenspersoon: een onafhankelijk persoon die als zodanig door het dagelijks bestuur is aangewezen.

• 9. Huis voor klokkenluiders: Huis voor klokkenluiders als bedoeld in artikel 3 van de Wet bescherming klokkenluiders.

• 10. Bevoegde autoriteit: een autoriteit als bedoeld in artikel 2c in de Wet bescherming klokkenluiders.

Artikel 2 Beveiliging ontvangstkanalen

De kanalen voor het ontvangen van meldingen moeten door hun ontwerp, opzet en beheer op beveiligde wijze de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van eventuele in de melding genoemde derden beschermen. Niet-gemachtigde personeelsleden mogen geen toegang tot deze kanalen hebben.

Artikel 3 Registratie van de meldingen

Er wordt een register bijgehouden van ontvangen meldingen van vermoedens van misstanden, in overeenstemming met de in artikel 7 van deze regeling vastgelegde geheimhoudingsvereisten. Meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk en evenredig is om te voldoen aan de vereisten die zijn opgelegd door Richtlijn (EU) 2019/1937 of door ander bij Unie- of nationaal recht opgelegde vereisten. Meldingen worden geregistreerd in overeenstemming met de vormvoorschriften in artikel 18 Richtlijn (EU) 2019/1937. Het registratiesysteem biedt de mogelijkheid om jaarlijks te rapporteren in de jaarrekening.

Procedure in eerste instantie

Artikel 4 Interne Melding

• 1. Iemand die een vermoeden van een misstand wil melden, doet dit bij zijn/haar direct leidinggevende of, indien hij de melding aan zijn direct leidinggevende niet wenselijk acht, bij diens leidinggevende of bij de Vertrouwenspersoon. Melding aan de Vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast melding aan de direct leidinggevende.

• 2. Een melding kan worden gedaan door (ex-) medewerkers, ambtenaren, vrijwilligers, ZZP’ers, stagiairs, uitzendkrachten, (personen die werken onder de verantwoordelijkheid van) leveranciers, aannemers, onderaannemers, personen in leidinggevende organen, sollicitanten en andere personen van wie de werkrelatie nog moet aanvangen.

• 3. De melding kan zowel schriftelijk als mondeling gedaan worden. Een mondelinge melding is mogelijk via de telefoon of via andere spraakberichtsystemen en op verzoek van de melder door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn.

• 4. Indien de melder de melding mondeling doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting voorziet, draagt de ontvanger van de melding, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.

• 5. Een melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van een strafbaar feit onverlet.

• 6. De melder heeft de mogelijkheid om in vertrouwen advies in te winnen over een vermoeden van een misstand bij een adviseur die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft, bijvoorbeeld bij een leidinggevende of bij de Vertrouwenspersoon.

Artikel 5 Bescherming tegen benadeling

In verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand zal de werkgever tijdens en na het melden van een vermoeden van een misstand de melder of andere betrokkenen, zoals collega’s, advocaten en familieleden, niet benadelen en draagt de werkgever er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert, onder de voorwaarde dat bij de melding aan de werkgever de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een misstand op het moment van de melding juist is. Tijdens een gerechtelijke procedure zal de werkgever moeten bewijzen dat geen sprake is van benadeling van de melder, wanneer de melder stelt te zijn benadeeld vanwege zijn melding. Er geldt vrijwaring voor de melder voor gerechtelijke procedures naar aanleiding van de melding.

(Onder benadeling wordt in ieder geval verstaan: ontslag of schorsing, een boete als bedoeld in artikel 7:650 BW, demotie, het onthouden van bevordering, een negatieve beoordeling, een schriftelijke berisping, overplaatsing naar een andere vestiging, discriminatie, intimidatie, pesterijen of uitsluiting, smaad of laster, voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten, en intrekking van een vergunning)

Artikel 6 Recht tot openbaar maken

• 1. De melder heeft het recht om het vermoeden van een misstand openbaar te maken en is beschermd tegen benadeling als hij/zij:

• a. redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie juist is op het moment van de melding; en

• b. voorafgaand aan de openbaarmaking een interne melding heeft gedaan bij de werkgever en een bevoegde autoriteit, of rechtstreeks gemeld heeft bij een bevoegde autoriteit en hij/zij redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de afhandeling van de melding onvoldoende voortgang heeft; of

• c. redelijke gronden heeft om aan te nemen dat:

  • i. de misstand een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemene belang;

  • ii. een risico bestaat op benadeling bij melding aan een bevoegde autoriteit; of

  • iii. het niet waarschijnlijk is dat de misstand doeltreffend wordt verholpen.

Artikel 7 Geheimhoudingsverplichting melder

De identiteit van de melder wordt niet zonder zijn uitdrukkelijke toestemming bekend gemaakt aan anderen dan de gemachtigde personeelsleden die bevoegd zijn voor de ontvangst of de opvolging van meldingen. Dit geldt ook voor informatie aan de hand waarvan direct of indirect de identiteit van de melder kan worden achterhaald.

Artikel 8 Onderzoek

• 1. De werkgever, leidinggevende of de Vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat de secretaris-directeur onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en de datum waarop de melding is ontvangen. Indien de melder het vermoeden bij de Vertrouwenspersoon heeft gemeld, brengt de Vertrouwenspersoon tevens de leidinggevende van de betrokkene op de hoogte. De melder kan de Vertrouwenspersoon verzoeken zijn identiteit bij de secretaris-directeur of de leidinggevende niet bekend te maken. De melder kan dit verzoek te allen tijde herroepen;

• 2. Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand stelt de secretaris-directeur onverwijld een onderzoek in, tenzij:

• a. de melding niet gebaseerd is op redelijke gronden; of

• b. op voorhand duidelijk is dat de melding geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of een inbreuk als bedoeld in deze regeling;

  • i. Indien de secretaris-directeur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder daar binnen twee weken na de melding schriftelijk over. Dit besluit wordt met redenen omkleed.

  • ii. De secretaris-directeur stuurt aan de melder van een vermoeden van een misstand binnen zeven dagen na de melding een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en de datum waarop de medewerker het vermoeden aan de leidinggevende of de Vertrouwenspersoon heeft gemeld. Indien de medewerker heeft verzocht om zijn identiteit niet bekend te maken aan de secretaris-directeur, zendt de secretaris-directeur de ontvangstbevestiging aan de Vertrouwenspersoon.

Artikel 9 Standpunt

• 1. Indien de melding ontvankelijk is verklaard stelt de secretaris-directeur de melder dan wel, indien de melder heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan de secretaris-directeur, de Vertrouwenspersoon binnen zes weken schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid dan wel zal leiden.

• 2. Indien het standpunt niet binnen zes weken kan worden gegeven, kan de secretaris-directeur de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. De secretaris-directeur stelt de melder dan wel de Vertrouwenspersoon hiervan schriftelijk in kennis.

Procedure in tweede instantie

Artikel 10 Melden bij de Vertrouwenspersoon

• 1. De melder kan een vermoeden van een misstand melden bij de Vertrouwenspersoon, indien:

  • a. hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 8; of

  • b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijnen bedoeld in artikel 8.

• 2. De melder kan de Vertrouwenspersoon verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken. Hij kan dit verzoek te allen tijde herroepen.

Artikel 11 Ontvangstbevestiging en onderzoek

• 1. De Vertrouwenspersoon bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand binnen zeven dagen aan de melder en stelt het dagelijks bestuur op de hoogte van de melding;

• 2. Indien de Vertrouwenspersoon dit voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk acht, stelt hij een onderzoek in.

Artikel 12 Niet ontvankelijkheid

• De Vertrouwenspersoon adviseert het dagelijks bestuur gemotiveerd de melding niet ontvankelijk te verklaren indien:

• a. de misstand niet van voldoende gewicht is;

• b. de melder de procedure zoals bedoeld in artikel 8 niet heeft gevolgd;

• c. de termijnen bedoeld in artikel 8 nog niet zijn verstreken; of

• d. de melding dezelfde misstand betreft als al is afgedaan, tenzij een nieuw feit of een nieuwe omstandigheid bekend is geworden en dat tot een ander oordeel kan leiden.

Artikel 13 Inhoudelijk advies van de Vertrouwenspersoon

• 1. Indien het gemelde vermoeden van een misstand ontvankelijk is, legt de Vertrouwenspersoon binnen zes weken zijn bevindingen over de melding van een vermoeden van een misstand neer in een advies aan het dagelijks bestuur. De Vertrouwenspersoon bericht de melder dat een advies is uitgebracht;

• 2. Indien het advies niet binnen zes weken kan worden gegeven wordt dit door de Vertrouwenspersoon aan het dagelijks bestuur meegedeeld, en kan deze termijn met ten hoogste vier weken worden verlengd. Het dagelijks bestuur stelt de melder hiervan schriftelijk in kennis;

• 3. Het advies wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijk karakter van aan de Vertrouwenspersoon verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die de Vertrouwenspersoon geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten of de melder uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor het vrijgeven van zijn identiteit.

Artikel 14 Nader standpunt

• 1. Het dagelijks bestuur stelt op basis van het advies van de Vertrouwenspersoon bedoeld in de artikelen 12 en 13, binnen twee weken een nader standpunt vast, en stelt de melder dan wel, indien de melder heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan het dagelijks bestuur, de Vertrouwenspersoon daarvan schriftelijk op de hoogte;

• 2. De melder ontvangt tevens een afschrift van het advies, als bedoeld in de artikelen 12 en 13, met inachtneming van het eventueel vertrouwelijk karakter van aan de Vertrouwenspersoon verstrekte informatie en de ter zake geldende regelingen.

Externe instantie

Artikel 15 Huis voor klokkenluiders en andere externe meldkanalen

• 1. Een melder kan informatie, advies of ondersteuning verzoeken bij de afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders. De adviesaanvraag is vormvrij.

• 2. De melder, of de vertrouwenspersoon of de advocaat namens een melder wiens identiteitsgegevens niet bekend worden gemaakt, kan bij de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders:

  • a. een vermoeden van een misstand melden ten behoeve van een onderzoek; of

  • b. verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens hem heeft gedragen naar aanleiding van een melding van een vermoeden van een misstand.

• 3. De melder kan direct een externe melding doen als bedoeld in lid 2 van dit artikel zonder de interne procedure te doorlopen. Dit kan ook bij een andere autoriteit dan het Huis van klokkenluiders, indien bevoegd, zoals genoemd in artikel 2c van de Wet bescherming klokkenluiders. Bij intern melden kan de misstand het snelst worden aangepakt en dan kan de werkgever eventueel direct maatregelen nemen om de misstand te stoppen. Bij direct extern melden mist de melder de interne onderzoeksmogelijkheid.

Artikel 16 Verwerking persoonsgegevens

Elke verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze regeling met inachtneming van Richtlijn (EU) 2019/1937 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden wordt verricht overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 (algemene verordening gegevensbescherming) en Richtlijn (EU) 2016/680 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door bevoegde autoriteiten met het oog op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Elke uitwisseling of doorgifte van informatie door instellingen, organen en instanties van de Unie geschiedt overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Artikel 17 Inwerkingtreding en Citeertitel

Deze regeling treedt in werking op de dag nadat deze is vastgesteld onder gelijktijdige intrekking van de regeling melding van een vermoeden van een misstand waterschap Hunze en Aa’s 2021.

De regeling kan worden aangehaald als Regeling voor de melding van een vermoeden van een misstand Hunze en Aa’s 2022.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 14 december 2022.

Harm Küpers

secretaris-directeur

Geert-Jan ten Brink

dijkgraaf