Waterschapsblad van Waterschap De Dommel
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Waterschap De Dommel | Waterschapsblad 2021, 1798 | Verordeningen |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Waterschap De Dommel | Waterschapsblad 2021, 1798 | Verordeningen |
Besluit Verordening voortgangsgesprek watergraaf
Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk gekregen informatie van leden van het dagelijkse bestuur, secretaris-directeur, bestuursadviseur en de door de watergraaf aanbevolen gesprekspartners van buiten het bestuur. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 10 februari 2021.
het algemeen bestuur,
E. de Ridder
watergraaf
A.G. Dekker
secretaris
Waarom een Verordening voortgangsgesprek watergraaf.
Een goede relatie tussen watergraaf en algemeen bestuur is cruciaal voor de kwaliteit van het bestuur. Een voortgangsgesprek is daarbij onmisbaar, omdat het de watergraaf de noodzakelijke feedback van het algemeen bestuur biedt en het algemeen bestuur een spiegel voorhoudt op het eigen functioneren. Watergraaf en algemeen bestuur kunnen in een voortgangsgesprek hun wensen kenbaar maken en afspraken evalueren.
Waterschappen kunnen zelf bepalen hoe zij het gesprek met de watergraaf vormgeven. Belangrijk is vooral dat een vorm wordt gekozen die past bij het betreffende waterschap. Er is wel een behoefte aan praktische afspraken over vorm, deelnemers voorbereiding en verslaglegging van het gesprek. Er is bij ons waterschap gekozen om dit vast te leggen in een verordening omdat daarmee het beste de geheimhouding en vertrouwelijkheid van de gesprekken en daarbij betrokken informatie kan worden geborgd.
Het is belangrijk dat het algemeen bestuur zich laat adviseren door iemand of enkele personen uit de nabijheid van de watergraaf. Dat is in ieder geval de secretaris-directeur. Echter ook leden van het dagelijks bestuur komen daarvoor in aanmerking. Zij hebben een goed zicht op het functioneren van de watergraaf en kunnen het algemeen bestuur daardoor wijzen op zaken die anders onderbelicht zouden blijven. De commissie kiest in overleg met de secretaris-directeur uit het dagelijks bestuur een vertegenwoordiging als adviseur. Ook de watergraaf zelf kan suggesties doen voor het uitnodigen van gesprekspartners van buiten het bestuur, bijvoorbeeld ambtenaren die signalen vanuit de ambtelijke organisatie kunnen inbrengen.
Dit is de ambtelijke ondersteuner van de commissie en de watergraaf voor de voortgangsgesprekken. De bestuursadviseur zal een belangrijke rol spelen bij de organisatie en de voorbereiding. Zo zal deze de praktische voorbereiding ter hand nemen zoals het vaststellen van de datum, het opstellen van de agenda, het versturen van de uitnodiging en de verslaglegging. Het ligt in de lijn dat dit wordt belegd bij de in het bestuurlijk proces werkzame bestuursadviseurs. Vanwege de vertrouwelijkheid van deze rol en het belang van continuïteit in de cyclus van gesprekken heeft het de voorkeur om de gesprekken bij een en dezelfde bestuursadviseur te beleggen.
Het is de verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur en watergraaf samen dat er voortgangsgesprekken worden gehouden. Het initiatief voor de gesprekken ligt in principe bij het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur kiest een vertegenwoordiging uit zijn midden die de gesprekken voert.
Het is aan het algemeen bestuur en de watergraaf wanneer en hoe vaak zij de gesprekken willen houden, maar ten minste driemaal per ambtsperiode.
Indien gewenst kunnen op verzoek van het algemeen bestuur of de watergraaf meer evaluatiegesprekken plaatsvinden.
Feedback creëren is overigens veel méér dan het houden van voortgangsgesprekken. Watergraaf en algemeen bestuur kunnen elk op verschillende manieren zorgen voor voldoende feedback, het voortgangsgesprek is één van de manieren.
Bestuurswisseling binnen ambtsperiode
Treedt binnen de ambtsperiode van de watergraaf een nieuw algemeen bestuur aan, dan is het zaak dat het nieuwe algemene bestuur en de “oude” watergraaf de bestaande cyclus van voortgangsgesprekken voortzetten. De bestuursadviseur licht nieuwe bestuursleden voor over het lopende proces en zorgt voor een procedureel overdrachtsdocument van de ”oude” bestuursleden. De nieuwe commissie wordt in de gelegenheid gesteld om het voorgaand verslag in te zien conform art. 7, lid 1.
Art.3: Procedure en tijdschema
Het is van belang dat de organisatie van het gesprek tijdig start. De voorzitter van de commissie nodigt de commissieleden en de watergraaf ruim van te voren uit tot het aandragen van agendapunten. Vervolgens zorgt hij dat de agendapunten tijdig door de commissie en de watergraaf nader afgestemd worden.
De bestuursadviseur zal een belangrijke rol spelen bij de organisatie en de voorbereiding. Zo zal de bestuursadviseur samen met de voorzitter van de commissie en de watergraaf de praktische voorbereiding ter hand nemen, zoals het vaststellen van de datum, het opstellen van de agenda, het versturen van de uitnodiging en de verslaglegging.
Art.4: Samenstelling Commissie
Op grond van artikel 4 lid 1 stelt het algemeen bestuur voorafgaand aan het eerste voortgangsgesprek een commissie samen die bestaat uit 3 leden van het algemeen bestuur. In de regel bestaat de commissie uit fractievoorzitters, maar dit is niet noodzakelijk. Het is aan het algemeen bestuur om een representatieve vertegenwoordiging te kiezen. Het is de bedoeling dat deze commissie in principe van dezelfde samenstelling aanblijft gedurende de bestuursperiode van de watergraaf.
Treedt binnen de ambtsperiode van de watergraaf een nieuw algemeen bestuur aan, dan is het zaak dat het nieuwe algemene bestuur en de “oude” watergraaf de bestaande cyclus van voortgangsgesprekken voortzetten. De bestuursadviseur licht nieuwe bestuursleden voor over het lopende proces en zorgt voor een procedureel overdrachtsdocument van de ”oude” bestuursleden.
Een goed voortgangsgesprek staat en valt met de inhoudelijke voorbereiding. Dat is een voortdurend proces. Gaandeweg vormen het algemeen bestuur en de watergraaf een oordeel over de werkwijze van het algemeen bestuur in relatie tot zijn functioneren en vice versa. Het is niet voldoende om bij wijze van spreken in de week voorafgaand aan het gesprek een rondje langs enkele “kopstukken” te maken. Daarmee ontstaat het risico dat het algemeen bestuur oordeelt op basis van een momentopname.
Het algemeen bestuur heeft zicht op een beperkt deel van het functioneren van de watergraaf.
Daarom is het belangrijk dat de commissie zich laat adviseren door personen uit de nabijheid van de watergraaf, zoals de secretaris-directeur en een lid van het dagelijkse bestuur DB en mogelijke door de watergraaf aangedragen gesprekspartners van buiten het bestuur.
De voorzitter van de commissie en de watergraaf maken samen afspraken over de wijze waarop de adviseurs in het adviestraject worden betrokken.
In elk geval doen watergraaf en commissie er goed aan om ruim van te voren afspraken te maken over de gang van zaken rond de voortgangsgesprekken. De watergraaf kan zich bij de gelegenheid er van vergewissen dat de gesprekken op een voor hem acceptabele wijze worden voorbereid en verlopen.
Een voortgangsgesprek kent een aantal uitgangspunten. Het is “tweezijdig” en op basis van gelijkwaardigheid. Dat houdt in dat beide partijen de gelegenheid krijgen hun visie te geven op het functioneren van de gesprekspartner. Het algemeen bestuur concentreert zich op het functioneren van de watergraaf in relatie tot het algemeen bestuur zelf. De watergraaf beoordeelt niet de werkwijze van het algemeen bestuur in brede zin, maar kan aangeven op welke manier die werkwijze raakt aan zijn eigen functioneren.
Ten tweede is een voortgangsgesprek vooral gericht op de toekomst. Het belangrijkste doel van het gesprek is nagaan wat beide partijen van elkaar verwachten, zodat de verwachtingspatronen van beide partijen met elkaar gesynchroniseerd kunnen worden.
Op de derde plaats is een voortgangsgesprek altijd vertrouwelijk.
Het karakter van de voortgangsgesprekken kan verschillen per fase van de ambtsperiode. Globaal kunnen er in een ambtsperiode- tot het moment waarop over herbenoeming wordt gesproken – drie fasen onderscheiden worden die voor het voortgangsgesprek van belang zijn.
Eerste fase: benoeming- periode eerste twee jaar. In het eerste twee jaar hebben algemeen bestuur en watergraaf ervaringen met elkaar opgedaan en kunnen zij die ervaringen vergelijken met de respectievelijke verwachtingen. Dit is een goed moment voor een eerste gesprek waarin het algemeen bestuur de punten uit de profielschets kan verduidelijken en waarin de watergraaf zijn werkwijze en invalshoek kan uitleggen. Er wordt teruggeblikt op de uitvoering van de eerder gemaakte afspraken en wordt vooruitgekeken naar de komende periode.
Tweede fase: periode derde en vierde jaar. In deze periode kan het voortgangsgesprek plaats vinden in de vorm van een “midterm review”. Algemeen bestuur en watergraaf werken geruime tijd samen. Dit is een goed moment om te bezien op welke wijze de samenwerking met het algemeen bestuur verloopt. Daarnaast zullen er in het waterschap veranderingen hebben plaatsgevonden die aanleiding geven tot nieuwe afspraken en werkwijzen.
Derde fase: vijfde en zesde jaar. Hierin verschuift het accent van de oorspronkelijke profielschets naar het functioneren en meegroeien met de actuele ontwikkelingen in het waterschap. Het gesprek zal –meer dan in de vorige gesprekken- gaan over de veranderende omgeving en de eisen die de actualiteit stelt aan de competenties van het algemeen bestuur en de watergraaf. Het verslag van dit laatste gesprek weegt mee bij de herbenoeming van de watergraaf.
De bestuursadviseur draagt zorg voor een verslag van het gesprek. Hij kan zich desgewenst door een notulist laten bijstaan. Deze notulist is uiteraard gebonden aan de geheimhoudingsbepalingen van art.6
De bestuursadviseur legt het verslag voor aan de commissieleden die bij het gesprek aanwezig waren en aan de watergraaf. Beide partijen ondertekenen het verslag. De voorzitter ondertekent daarbij namens de commissieleden. Ondertekent een van partijen niet dan, dan wordt in de verslaglegging melding gemaakt van de niet ondertekening door het betreffende lid.
Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor de vastlegging van het verslag. De bestuursadviseur zorgt dat het verslag wordt bewaard. Het verslag wordt niet verspreid onder het algemeen bestuur. Een vorm van terugkoppeling door de voorzitter van de commissie aan de herbenoemingscommissie en aan de SD is echter noodzakelijk in verband met herbenoeming. Het ligt in de rede daarbij ook het verslag van het laatst gehouden functioneringsgesprek te betrekken.
Verslagen van voortgangsgesprekken en bijbehorende stukken zijn vertrouwelijk en worden, na te zijn vastgesteld, door de bestuursadviseur in het archief gedeponeerd. Alleen watergraaf, leden algemeen bestuur die aanwezig waren bij het voortgangsgesprek, en de bestuursadviseur hebben toegang tot de verslagen. Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuw algemeen bestuur aan, dan kunnen de nieuwe commissieleden de stukken inzien.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/wsb-2021-1798.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.