Besluit tot vervanging van archiefbescheiden

Kenmerk: 2021.03214

Het college van dijkgraaf en hoogheemraden van hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard;

gelezen de collegevoorstellen van 15 juni 2021 (met registratienummer 2021.03213) en 7 september 2021 (met registratienummer 2021.07018), het advies van de archivaris van het waterschap met registratienummer 2021.03217 en het Handboek vervanging HHSK met registratienummer 2020.07582;

gelet op artikel 7 van de Archiefwet en artikel 26b van de Archiefregeling;

B E S L U I T :

tot vervanging van archiefbescheiden op de volgende wijze:

1. Papieren archiefbescheiden worden vervangen door digitale reproducties van alle archiefwaardige inkomende, uitgaande en interne documenten. De vervangen papieren archiefbescheiden worden na reproductie vernietigd.

Het betreft alle archiefwaardige inkomende, uitgaande en interne documenten van alle afdelingen van het hoogheemraadschap met uitzondering van:

- documenten die wel in aanmerking komen voor vervanging, maar door hun vorm niet gescand kunnen worden, of waarvan de scan geen natuurgetrouwe weergave kan zijn van het origineel;

- waardepapieren en documenten die een grote (financiële) waarde vertegenwoordigen;

- documenten die een intrinsieke waarde hebben, juist omdat papier de drager is, zoals documenten met een cultuurhistorische waarde of waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven over de authenticiteit (zoals anonieme brieven en bedreigingen);

- stukken voor de advocaten (waaronder dagvaardingen etc.);

- documenten die als verantwoording van de besteding van (Europese) subsidies volgens de subsidievoorwaarden in papieren vorm moeten kunnen worden overlegd.

2. De reproductie van archiefbescheiden geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek vervanging HHSK, registratienummer 2020.07582.

Inwerkingtreding en citeertitel:

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het waterschapsblad.

2. Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit tot vervanging van archiefbescheiden.

Rotterdam, 7 september

Loco-secretaris-directeur

Dijkgraaf