Besluit van het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s houdende regels omtrent orde voor de vaste commissies uit het algemeen bestuur (Reglement van orde voor de vaste commissies uit het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s 2020)

Het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa's;

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 4 augustus 2020;

gelet op artikel 2, van het Reglement van orde voor het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa's;

BESLUIT:

vast te stellen het navolgende Reglement van orde voor de vaste commissies uit het algemeen bestuur.

Artikel 1. Commissies

Het algemeen bestuur kent de volgende vaste commissies:

• a. commissie Beleid, Projecten en Laboratorium (BPL);

• b. commissie Veiligheid, Voldoende en Schoon Water (VVSW);

• c. commissie Financiën en Algemene Zaken (FAZ).

Artikel 2. Samenstelling

• 1. Ieder lid van het algemeen bestuur maakt in beginsel deel uit van één commissie.

• 2. De aanwijzing van de leden vindt plaats door de betreffende in het algemeen bestuur vertegenwoordigde groeperingen in het algemeen bestuur.

• 3. Commissieleden kunnen een andere commissievergadering bijwonen dan die waar hij of zij vast deel van uitmaakt.

• 4. Indien commissieleden kiezen voor het gestelde onder het derde lid dan maakt het lid hiervan uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de desbetreffende vergadering melding aan de secretaris van de commissie wiens vergadering het lid wenst bij te wonen.

• 5. Het commissielid dat heeft gekozen voor het gestelde onder het derde lid woont de volledige vergadering bij.

Artikel 3. Zittingsperiode

De zittingsperiode van de commissieleden is gelijk aan die van de leden van het algemeen bestuur.

Artikel 4. Voorzitter

De leden van de commissie benoemen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 5. Secretariaat

Aan elke commissie voegt het dagelijks bestuur een ambtenaar van het waterschap als secretaris toe.

In voorkomende gevallen wordt verdere ambtelijke bijstand geregeld op aanwijzing van de secretaris-direc¬teur.

Artikel 6. Tijdstip van vergaderen

De commissies vergaderen voorafgaande aan iedere vergadering van het algemeen bestuur volgens een vooraf vastgesteld vergaderschema.

Artikel 7. Voorstellen

Het dagelijks bestuur bepaalt welke voorstellen aan het algemeen bestuur worden voorgelegd aan één of meer van de commissies.

Een commissie kan aan het dagelijks bestuur voorstellen doen met betrekking tot onderwerpen waarvan zij het van belang acht dat deze in het algemeen bestuur worden behandeld.

Artikel 8. Toezending stukken

• 1. De secretaris van de commissie zorgt dat de leden tenminste acht dagen voor de datum van vergadering in het bezit zijn van de agenda en de stukken.

• 2. Tegelijkertijd met de oproeping aan de leden wordt in de reguliere maandelijkse advertentie in de huis-aan-huis-bladen de dag, het tijdstip en de plaats voor de vergaderingen vermeld. Deze vermelding wordt gecombineerd met de aankondiging zoals bedoeld in artikel 10, eerste lid van het reglement van orde voor het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s 2020.

Artikel 9. Presentielijst

De voorzitter en de leden van de commissies tekenen voor het begin van de vergadering de presentielijst; de voorzitter ondertekent de presentielijst na afloop van de vergadering.

Artikel 10. Formulering bevindingen

• 1. De voorzitter formuleert na de discussie over een voorstel mondeling de bevindingen over het voorstel aan het algemeen bestuur en de eventuele afwijkende meningen van commissieleden.

• 2. Na afloop van de vergadering formuleren de voorzitter en de secretaris schriftelijk de bevindingen over het voorstel, zoals deze in het verslag van de commissievergadering zullen worden opgenomen.

• 3. In de vergaderingen van de commissies worden geen besluiten genomen en wordt niet gestemd.

Artikel 11. Openbaarheid vergaderingen

• 1. De vergaderingen van de commissies zijn openbaar.

• 2. Naast de leden van de commissie zijn bij de commissievergaderingen in ieder geval aanwezig de betreffende portefeuillehouder en de secretaris.

• 3. In incidentele gevallen kunnen leden die deel uitmaken van een bepaalde commissie aanwezig zijn bij een andere commissie als bedoeld in artikel 1. Dit kan enkel in overleg met de voorzitter van de commissie die wordt bezocht.

Artikel 12. Verslag

• 1. Van de commissievergaderingen worden audio opnamen gemaakt die worden geplaatst op bestuursnet;

• 2. De notulen van de vergaderingen van de commissies worden in de eerstvolgende vergaderingen van die commissies vastgesteld.

• 3. Na de vaststelling worden de notulen door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 13. Spreekrecht

• 1. Een ieder die daarom voorafgaande aan de vergadering of direct na de opening de voorzitter verzoekt, wordt in de gelegenheid gesteld aan het begin van de vergadering het woord te voeren.

• 2. De voorzitter bepaalt de volgorde van de sprekers.

• 3. Er mag alleen worden ingesproken op geagendeerde voorstellen.

• 4. De maximale spreektijd per spreker bedraagt 5 minuten; in totaal bedraagt de spreektijd van alle sprekers maximaal een half uur. De commissie kan in naar diens oordeel bijzondere gevallen een verruiming van de maximale lengte van de individuele of van de totale spreektijd toestaan.

• 5. De leden kunnen, aansluitend op het relaas van de spreker vragen stellen. De spreker wordt in de gelegenheid gesteld de vragen te beantwoorden. De voorzitter stelt de spreker in de gelegenheid om alle vragen in één keer te beantwoorden danwel de beantwoording per vraag te laten plaatsvinden.

Artikel 14. Handhaven orde

• 1. De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde.

• 2. De voorzitter kan ter handhaving van de orde, of zo daar anderszins, al dan niet op verzoek van een lid van de commissie, naar zijn oordeel aanleiding toe bestaat, de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen of sluiten.

• 3. De voorzitter kan de vergadering voorstellen een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verder verblijf in de vergadering te ontzeggen.

• 4. Het onder 3. bepaalde geldt eveneens voor aanwezigen op de publieke tribune.

Artikel 15. Onvoorziene omstandigheden

Bij twijfel over de toepassing van dit reglement en in de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, wordt door de vergadering beslist, zoveel mogelijk met inachtneming van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag van vaststelling onder gelijktijdige intrekking van het Reglement van Orde voor de vaste commissies uit het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s van 24 november 2010.

• 2. Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde voor de vaste commissies uit het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s 2020’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 26 augustus 2020.

Jelmer Kooistra,

Plv. secretaris-directeur

Geert-Jan ten Brink

Dijkgraaf

Toelichting op het reglement van orde voor de vaste commissies uit het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s 2020

Algemeen

Het algemeen bestuur heeft overeenkomstig het bepaalde in de Waterschapswet een besluitvormende, controlerende en sturende rol. Om deze rollen gestalte te kunnen geven, is betrokkenheid van het algemeen bestuur van groot belang. Om aan de sturende rol inhoud te kunnen geven is het betrekken van het algemeen bestuur bij de beleidsvoorbereiding een voorwaarde. Een instrument daarvoor is onder meer het vormen van commissies. Het instellen van commissies uit het algemeen bestuur is niet geregeld in de Waterschapswet. Het reglement van orde voor het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa's impliceert deze mogelijkheid door in artikel 2 aan te geven dat het algemeen bestuur kan besluiten tot het instellen van commissies.

Commissies komen bij waterschappen in het land in vele variaties voor. Verschillen zijn er in aantal, soort, be¬voegdheid en relatie tot het dagelijks bestuur.

In bijgaand reglement is gekozen voor een lichte variant van vaste commissies uit het algemeen bestuur. Doel van de commissies is het bevorderen van betrokkenheid van het algemeen bestuur bij de beleidsvoorbereiding en kennisvergroting. In de commissies worden de bevindingen over een voorstel geformuleerd, waarbij eventuele afwijkende meningen worden vermeld. De bevindingen worden opgenomen in het voorblad behorende bij het voorstel aan het algemeen bestuur. Er vindt geen besluitvorming plaats en er wordt ook niet gestemd over voor¬stellen. De vergaderingen vinden plaats in openbaarheid. Gelet op de doelstelling is er voor gekozen geen inspraak van burgers in de commissies mogelijk te maken. De mogelijkheid tot inspreken is voldoende gewaarborgd tijdens de vergaderingen van het algemeen bestuur.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 Samenstelling

Het algemeen bestuur bestaat (exclusief de leden van het dagelijks bestuur, die geen deel uitmaken van de commissies) uit 19 leden. Verdeling van 19 leden over drie commissies betekent dat een commissie 7 leden telt.

De betreffende groeperingen in het algemeen bestuur bepalen zelf de verdeling van de leden over de commissies. Daarbij geldt als uitgangspunt dat gestreefd moet worden naar een evenwichtige vertegenwoordiging van de in het algemeen bestuur vertegenwoordigde groeperingen. Hierbij houdt het algemeen bestuur rekening met de spreiding van deskundigheid op of bestuurlijke betrokkenheid bij het werkgebied van de commissies.

Artikel 4 Voorzitter

De leden van de commissie bepalen zelf wie uit hun midden als voorzitter en plaatsvervangend voorzitter zullen fungeren. Als het nodig is dat hierover wordt gestemd, dient de stemming plaats te vinden overeenkomstig het¬geen over stemmen over personen is bepaald in het Reglement van Orde voor het algemeen bestuur (zie het bepaalde in artikel 21van het Reglement van Orde voor het algemeen bestuur).

Artikel 7 Voorstellen

Het dagelijks bestuur bepaalt in welke commissie de behandeling plaatsvindt. Ook kan het dagelijks bestuur be¬palen dat behandeling in meerdere commissies plaatsvindt.

Artikel 10 Formulering bevindingen

De commissies delen hun bevindingen over een voorstel mee aan het algemeen bestuur. Besluitvorming en eventuele stemming over voorstellen gebeurt niet in de commissies, maar in de openbare vergaderingen van het algemeen bestuur. De bevindingen worden kenbaar gemaakt aan het algemeen bestuur middels het conceptverslag. De voorzitters van de commissie of commissies worden in de gelegenheid gesteld om in de vergadering van het algemeen een mondelinge toelichting te geven op het verhandelde tijdens de commissievergadering.

Artikel 11 Openbaarheid vergaderingen

De vergaderingen van de commissies vinden in openbaarheid plaats. Zoals hiervoor onder de toelichting bij artikel 10 reeds is vermeld, vindt de besluitvorming plaats in de openbare vergaderingen van het algemeen bestuur. Leden die deel uitmaken van een bepaalde commissie kunnen aanwezig zijn bij een andere commissievergadering dan die waarvan ze deel uitmaken. Zij nemen plaats op de publieke tribune. In het vierde lid wordt gerefereerd aan de in artikel 1 genoemde vaste commissies. Bij de Auditcommissie mogen geen andere bestuursleden aanwezig zijn dan de leden van de Auditcommissie.

Artikel 13 Spreekrecht

Door insprekers kan enkel worden ingesproken op beleidsinhoudelijke voorstellen. Dit betekent dat niet kan worden ingesproken op ingekomen stukken, mededelingen of verslagen.

Artikel 15 Onvoorziene omstandigheden

Er kunnen zich situaties voordoen waarin dit reglement niet voorziet. In dat geval beslissen de leden van de commissie. Daarbij wordt het Reglement van Orde voor het algemeen bestuur zoveel mogelijk in acht genomen.