Besluit van het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s houdende regels omtrent orde voor de Audit Commissie uit het algemeen bestuur (Reglement van orde voor de Audit Commissie uit het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s 2020)

Het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa's;

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 4 augustus 2020;

gelet op artikel 2, van het Reglement van orde voor het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa's;

BESLUIT:

vast te stellen het navolgende Reglement van orde voor de Audit Commissie uit het algemeen bestuur.

Artikel 1. Instelling en taak

Het algemeen bestuur stelt de volgende Commissie in: Audit Commissie (AC).

De Audit Commissie levert een bijdrage aan een goede beheersing van het waterschap op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid door hierover te adviseren en te rapporteren in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur.

Artikel 2. Samenstelling

De Audit Commissie bestaat uit de leden van de vaste Commissie Financiën en Algemene Zaken (FAZ).

Artikel 3. Zittingsperiode

De zittingsperiode van de leden van de Audit Commissie is gelijk aan die van de leden van de Commissie FAZ.

Artikel 4. Voorzitter

• 1. De leden van de Audit Commissie benoemen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter van de Commissie.

• 2. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige totstandkoming van de bevindingen.

Artikel 5. Secretariaat

• 1. Aan de Audit Commissie voegt het dagelijks bestuur een ambtenaar van het waterschap als secretaris toe.

• 2. In voorkomende gevallen wordt verdere ambtelijke bijstand geregeld op aanwijzing van de secretaris-directeur.

Artikel 6. Tijdstip van vergaderen

De Audit Commissie vergadert aansluitend op de Commissievergaderingen FAZ volgens een vooraf vastgesteld vergaderrooster, danwel in het kader van artikel 9 lid 3 op ad hoc basis.

Artikel 7. Onderwerpen voor de Audit Commissie

De volgende zaken kunnen op verzoek van de Commissie worden besproken binnen de Audit Commissie:

• de controleaanpak van de accountant;

• specifiek door de accountant uit te voeren controles;

• bespreking managementletter accountant;

• bespreking rapport van bevindingen van de accountant bij de jaarrekening (ter informatie aan het Algemeen Bestuur);

• onderwerpen rondom Public Governance (ondermeer doelmatigheid, efficiëntie, verantwoording en rechtmatigheid);

• Planning en Control binnen het waterschap;

• de resultaten van beschikbare bedrijfsvergelijkingen/benchmarks;

• voorbereiding aanbesteding en benoeming van de accountant zoals beschreven in artikel 3 van de Controleverordening waterschap Hunze en Aa’s;

• voorbereiding van de besluitvorming van het algemeen bestuur inzake het controleprotocol zoals beschreven in artikel 4 van de Controleverordening waterschap Hunze en Aa’s.

Daarnaast kan het dagelijks bestuur onderwerpen ter behandeling aan de Audit Commissie voorleggen.

De Audit Commissie kan aan het dagelijks bestuur voorstellen om hiervoor genoemde onderwerpen te behandelen in het algemeen bestuur.

Artikel 8. Onderwerpselectie en opdrachtverlening t.a.v. onderzoeken

• 1. De commissie kan onderzoeken instellen naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het dagelijks bestuur gevoerde bestuur in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur.

• 2. Een door de commissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening.

• 3. De commissie bepaalt, na overleg met het algemeen bestuur, de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling, stelt de onderzoeksopzet vast en selecteert eventueel de externe onderzoeker of onderzoekers.

• 4. Het algemeen bestuur kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De commissie bericht het algemeen bestuur binnen een maand of aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek voldoet, deelt zij dit gemotiveerd aan het algemeen bestuur mee.

Artikel 9. Werkwijze en bevoegdheden bij onderzoeken

• 1. De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet;

• 2. De commissie beoordeelt of het gewenst is het algemeen bestuur tussentijds te informeren;

• 3. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek;

• 4. De commissie vergadert in beslotenheid, haar onderzoeksrapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan de commissie onderzoeksrapporten die aan het algemeen bestuur worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken;

• 5. De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

• 6. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de commissie, met inachtneming van het beschikbare onderzoeksbudget, externe personen of bureaus inschakelen;

• 7. De commissie is bevoegd bij alle leden van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De hiervoor bedoelde personen zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen een door de commissie gestelde redelijke termijn te verstrekken;

• 8. De commissie stelt degenen die bij haar onderzoek betrokken zijn in de gelegenheid binnen een door haar te stellen redelijke termijn, die ten minste drie weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Als bij het onderzoek betrokkenen worden in elk geval aangemerkt degenen van wie de taakuitvoering voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt;

• 9. Na vaststelling door de commissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het dagelijks bestuur en aan betrokkenen, aan het algemeen bestuur aangeboden.

Artikel 10. Budget ten behoeve van onderzoeken

• 1. Indien het in de ogen van het algemeen bestuur nodig mocht zijn om (extern) onderzoek te laten verrichten zullen door het dagelijks bestuur, uit de post onvoorzien, de nodige middelen ter beschikking worden gesteld.

• 2. De commissie is bevoegd binnen het daartoe beschikbaar gestelde onderzoeksbudget uitgaven te doen voor de uitvoering van haar taken.

• 3. Ten laste van het bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

  • a. de kosten en vergoedingen van externe deskundigen en onderzoeken;

  • b. andere uitgaven die de commissie nodig acht voor haar taakuitoefening.

• 4. De commissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan het algemeen bestuur.

• 5. Het dagelijks bestuur verschaft de commissie alle faciliteiten die voor haar taakuitoefening nodig zijn.

Artikel 11. Toezending stukken

• 1. De secretaris van de Audit Commissie zorgt dat de leden tenminste acht dagen voor de datum van de vergadering in het bezit zijn van de agenda en de stukken.

• 2. Tegelijkertijd met de oproeping aan de leden wordt in de reguliere maandelijkse advertentie in de huis-aan-huis-bladen de dag, het tijdstip en de plaats voor de vergaderingen vermeld. Deze vermelding wordt gecombineerd met de aankondiging zoals bedoeld in artikel 10 eerste lid van het reglement van orde voor het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s 2020.

Artikel 12. Presentielijst

De voorzitter en de leden van de Audit Commissie tekenen voor het begin van de vergadering de presentielijst; de voorzitter ondertekent de presentielijst na afloop van de vergadering.

Artikel 13. Bevindingen

De Audit Commissie legt haar bevindingen voor aan het algemeen bestuur.

In de vergadering van de Audit Commissie worden geen besluiten genomen en wordt niet gestemd.

Artikel 14. Formulering bevindingen

• 1. De voorzitter formuleert na de discussie mondeling de bevindingen ten behoeve van het algemeen bestuur en de eventuele afwijkende meningen van Commissieleden.

• 2. Na afloop van de vergadering formuleren de voorzitter en de secretaris schriftelijk de bevindingen zoals deze aan het algemeen bestuur zullen worden aangeboden.

• 3. In de vergaderingen van de commissie worden geen besluiten genomen. En wordt niet gestemd.

Artikel 15. Openbaarheid vergaderingen

• 1. De vergaderingen van de Audit Commissie zijn openbaar, de vergaderingen inzake de onderzoeken zijn echter besloten (zie artikel 9 lid 4).

• 2. Naast de leden van de Audit Commissie zijn bij de Audit Commissievergaderingen aanwezig de betreffende portefeuillehouder en de secretaris van de Audit Commissie.

• 3. Tevens kunnen bij de Audit Commissie vergaderingen aanwezig zijn de leden van het dagelijks bestuur, de secreta¬ris-directeur en overige door de secretaris-directeur aangewezen ambtenaren alsmede een vertegenwoordiging van het accountantskantoor. Zij kunnen slechts op uitnodiging van de voorzitter deelnemen aan de discussie.

• 4. De bepalingen van dit reglement zijn zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op besloten vergaderingen, met dien verstande dat de verslagen van een besloten vergadering afzonderlijk worden opgemaakt.

Artikel 16. Verslag

• 1. Van het verhandelde in de vergaderingen wordt een samenvattend verslag gemaakt, dat wordt toegezonden aan de leden van de Audit Commissie, de overige leden van het algemeen bestuur, de betreffende portefeuillehouder en de secretaris-directeur.

• 2. Het verslag van de vergadering van de Audit Commissie wordt in de eerstvolgende vergadering van deze commissie vastgesteld. Na de vaststelling wordt het verslag door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

• 3. Een (deel van het) verslag is niet openbaar indien dit naar het oordeel van de commissie niet dienstig is gelet op het belang van een bepaald onderwerp of wanneer er geheimhouding is opgelegd.

• 4. Van het openbare gedeelte van de vergadering wordt een audio opname gemaakt die wordt geplaatst op bestuursnet.

Artikel 17. Spreekrecht toehoorders

• 1. Een ieder die daarom voorafgaande aan de vergadering of direct na de opening de voorzitter verzoekt, wordt in de gelegenheid gesteld aan het begin van de vergadering het woord te voeren.

• 2. De voorzitter bepaalt de volgorde van de sprekers.

• 3. Er mag alleen worden ingesproken op geagendeerde voorstellen.

• 4. De maximale spreektijd per spreker bedraagt 5 minuten; in totaal bedraagt de spreektijd van alle sprekers maximaal een half uur. De commissie kan in naar diens oordeel bijzondere gevallen een verruiming van de maximale lengte van de individuele of van de totale spreektijd toestaan.

• 5. De leden kunnen, aansluitend op het relaas van de spreker vragen stellen. De spreker wordt in de gelegenheid gesteld de vragen te beantwoorden. De voorzitter stelt de spreker in de gelegenheid om alle vragen in één keer te beantwoorden danwel de beantwoording per vraag te laten plaatsvinden.

Artikel 18. Handhaven orde

• 1. De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde.

• 2. De voorzitter kan ter handhaving van de orde, of zo daar anderszins, al dan niet op verzoek van een lid van de commissie, naar zijn oordeel aanleiding toe bestaat, de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen of sluiten.

• 3. De voorzitter kan de vergadering voorstellen een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verder verblijf in de vergadering te ontzeggen.

• 4. Het onder 3. bepaalde geldt eveneens voor aanwezigen op de publieke tribune.

Artikel 19. Onvoorziene omstandigheden

Bij twijfel over de toepassing van dit reglement en in de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, wordt door de vergadering beslist, zoveel mogelijk met inachtneming van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur.

Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag van vaststelling onder gelijktijdige intrekking van het Reglement van Orde voor de Audicommissie van 24 november 2010.

• 2. Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde voor de Audit Commissie uit het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s 2020’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 26 augustus 2020.

Jelmer Kooistra,

secretaris-directeur

Geert-Jan ten Brink,

Dijkgraaf

Toelichting

Algemeen

Het algemeen bestuur heeft overeenkomstig het bepaalde in de Waterschapswet een besluitvormende, controle¬rende en sturende rol. Om deze rollen gestalte te kunnen geven, is betrokkenheid van het algemeen bestuur van groot belang. Een instrument daarvoor is onder meer het vormen van commissies. Het instellen van commissies uit het algemeen bestuur is niet geregeld in de Waterschapswet. Het reglement van orde voor het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa's impliceert deze mogelijkheid door in artikel 2 aan te geven dat het algemeen bestuur kan besluiten tot het instellen van commissies.

Met de invoering van de (nieuwe) Waterschapswet gelden nieuwe regels voor de controle op de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de uitgaven. Geschiedt de controle op de (financiële) rechtmatigheid door de (externe) accountant, voor de controle op de doelmatigheid en doeltreffendheid dient het bestuur zelf een regeling te treffen. Voor provincies en gemeenten geldt (reeds) de verplichting daarvoor een rekenkamer(functie) in te stellen.

Belangrijkste doel daarvan is in het kader van goed overheidsbestuur de positie te verstevigen van de vertegenwoordigende organen, respectievelijk provinciale staten en gemeenteraad.

Genoemde verplichting hangt rechtstreeks samen met de invoering van het duale bestuursstelsel bij provincies en gemeenten. Hoewel waterschappen geen duaal bestuursstelsel kennen, dienen bestuurlijke normen en principes die gelden voor provincies en gemeenten, zoals transparantie, verantwoording en toezicht, ook voor waterschappen te gelden.

Doel van de Audit Commissie is verdere professionalisering van het bestuur te laten plaatsvinden door kennisopbouw over de moderne sturing en verantwoording van een overheidsorganisatie. Dit als onderdeel van de toezichthoudende rol van het algemeen bestuur. De Audit Commissie levert een bijdrage aan een goede beheersing van het waterschap op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid door hierover te adviseren en te rapporteren in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur. Daarnaast wordt de betrokkenheid van het bestuur bij de werkzaamheden van de accountant vergroot. In verband met de doelstelling is er voor gekozen de vergaderingen in openbaarheid te doen plaatsvin¬den.

Artikelsgewijs toelichting

Artikel 1. Instelling en taak

In dit artikel wordt de instelling en de taak van de Audit Commissie geregeld

De begrippen doelmatigheid en doeltreffendheid die in de Waterschapswet worden gehanteerd zijn niet in de regeling gedefinieerd. Hiermee wordt beoogd te voorkomen dat elk overheidsorgaan daarvoor een eigen definitie hanteert. Wel wordt hieronder uiteengezet wat onder deze termen dient te worden verstaan.

Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt. Bij doeltreffendheid gaat het erom of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en of de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt.

Rechtmatigheid van de jaarrekening is geen onderwerp van toetsing door de rekeningcommissie. Daarbij gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Dit onderzoek wordt bij het waterschap uitgevoerd door de externe accountant die met het onderzoek van de jaarrekening is belast (zie ook artikel 8).

Artikel 8. Onderwerpselectie en opdrachtverlening t.a.v. onderzoeken

De commissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij vrij en zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. Het in handen van de commissie leggen van de uitwerking van de vraagstelling en de vaststelling van de onderzoeksopzet bevordert de onafhankelijkheid.

Met het oog op de betrokkenheid van het algemeen bestuur bij het rekenkameronderzoek is het echter gewenst dat de keuze van de onderzoeksonderwerpen in samenspraak met het algemeen bestuur tot stand komt. Daarom is bepaald dat de commissie de onderzoeksonderwerpen bepaalt na overleg met het algemeen bestuur.

Daar de voorzitter van het algemeen bestuur op grond van artikel 6 van het “Reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s 2009” de agenda voor de vergaderingen van het algemeen bestuur opstelt, zal de (schriftelijke) communicatie tussen de Audit Commissie en de overige leden van het algemeen bestuur procedureel door tussenkomst van de voorzitter plaatsvinden. Dit geldt tevens voor de uitingen genoemd in artikel 9 leden 2, 4 en 9.

De onafhankelijke positie van de commissie brengt met zich mee dat het dagelijks bestuur daar geen inhoudelijke bemoeienis mee heeft.

Ook kan het algemeen bestuur de commissie verzoeken een onderzoek in te stellen. Deze bepaling is ontleend aan de regeling van de rekenkamer in de Provincie- en de Gemeentewet. De commissie is niet verplicht aan zo’n verzoek te voldoen. Door het expliciet opnemen van deze mogelijkheid wordt echter wel extra gewicht toegekend aan zo’n verzoek. Wanneer de commissie niet voldoet aan een gemotiveerd verzoek van het algemeen bestuur zal zij daarvoor dan ook gegronde redenen moeten aanvoeren.

Artikel 9. Werkwijze en bevoegdheden bij onderzoeken

Uit een oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerp van het onderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen uit het onderzoek aan betrokkenen worden voorgelegd met het verzoek eventuele onjuistheden te corrigeren. Indien van toepassing wordt ook de verantwoordelijke portefeuillehouder of het dagelijks bestuur de gelegenheid geboden te reageren op de conceptaanbevelingen die de commissie verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen.

Door de aanbieding van het onderzoeksrapport aan het algemeen bestuur (art. 9 lid 9) is het onderzoeksrapport openbaar (art. 9 lid 4).

Artikel 10. Budget ten behoeve van onderzoeken

De Audit Commissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar onderzoekstaak. Om onduidelijkheid te voorkomen is aangegeven welke kosten ten laste van het budget kunnen worden gebracht.

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de commissie alle zaken ten dienste staan die voor haar onderzoek nodig zijn. Daarbij valt te denken aan vergader- en kantoorfaciliteiten, maar ook aan het verrichten van rechtshandelingen ten behoeve van de commissie, zoals het verstrekken van opdrachten aan derden, het doen van betalingen e.d. De commissie beschikt immers niet over rechtspersoonlijkheid en kan dus niet zelfstandig rechtshandelingen verrichten. Dit dient dan ook door of namens het dagelijks bestuur te geschieden. De onafhankelijke positie van de commissie brengt met zich mee dat het dagelijks bestuur daar geen inhoudelijke bemoeienis mee heeft.

Artikel 15. Openbaarheid vergaderingen

De vergaderingen van de commissie zijn met uitzondering van de onderzoeksvergaderingen openbaar. De (uiteindelijke) besluitvorming vindt plaats in de openbare vergaderingen van het algemeen bestuur. In het tweede deel van dit artikel wordt de mogelijkheid gegeven dat ook anderen bij de commissievergaderingen aanwezig zijn.

Op grond van artikel 35 van de Waterschapswet bestaat de mogelijkheid tot het houden van besloten vergaderingen. In artikel 36 van de Waterschapswet wordt limitatief aangegeven welke onderwerpen niet in een besloten vergadering mogen worden behandeld en artikel 37 van de Waterschapswet ten slotte behandelt de geheimhouding. Voor de volledigheid zijn de betreffende artikelen met een toelichting hieronder cursief opgenomen.

Artikel 35. Waterschapswet

• 1. "De vergadering van het algemeen bestuur wordt in het openbaar gehouden.

• 2. De deuren worden gesloten, wanneer tenminste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft ondertekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.

• 3. Het algemeen bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

• 4. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij het algemeen bestuur anders beslist."

Uitgangspunt is dat de vergaderingen van het algemeen bestuur openbaar zijn. Dit sluit aan bij het bepaalde in artikel 133 lid 2 van de Grondwet waar staat dat de wet de verordenende en andere bevoegdheden van besturen van waterschappen regelt, alsmede de openbaarheid van hun vergaderingen. Een vergadering van het algemeen bestuur vindt plaats met gesloten deuren wanneer tenminste een vijfde van het aantal leden dat de presentatielijst, als bedoeld in artikel 9 van dit reglement van orde, heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter dit nodig oordeelt. Wanneer de deuren gesloten zijn beslist het algemeen bestuur vervolgens of de vergadering al dan niet besloten blijft. De omstandigheden die aanleiding kunnen zijn tot het sluiten van de deuren zijn niet in de wet of in het waterschapsreglement genoemd. Het algemeen bestuur dient zelf te overwegen of de belangen die met sluiting gediend zijn dermate zwaarwegend zijn dat deze opwegen tegen het belang van de openbaarheid van de vergadering. Stukken die betrekking hebben op een vergadering met gesloten deuren zijn ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur wel verkrijgbaar tenzij zich een uitzondering voordoet zoals genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag gemaakt dat in principe niet openbaar is. Het algemeen bestuur kan echter beslissen dat het verslag van deze vergadering wel openbaar is. Betreft het een verslag van de bespreking van stukken die vallen onder de geheimhoudingsplicht zoals geregeld in artikel 37 van de Waterschapswet, dan is het verslag niet openbaar.

Artikel 36. Waterschapswet

"In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over:

• a. de toelating van nieuwe leden,-

• b. de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de rekening;

• c. de invoering, wijziging en afschaffing van een waterschapsbelasting, en

• d. de benoeming en het ontslag van leden van het dagelijks bestuur met uitzondering van de voorzitter."

Dit artikel stelt duidelijk over welke zaken in een besloten vergadering niet kan worden beraadslaagd of besloten. De opgesomde onderwerpen zijn dermate belangrijk dat de beraadslaging en besluitvorming te allen tijde in een openbare vergadering dienen plaats te vinden.

Artikel 37. Waterschapswet

• 1. "Het algemeen bestuur kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de vergadering zijn overlegd. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering overgelegd. De geheimhouding wordt door zowel hen die ter vergadering tegenwoordig waren, als door hen die op andere wijze van het behandelde of van de stukken kennis nemen, in acht genomen totdat het algemeen bestuur haar opheft.

• 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het dagelijks bestuur, de voorzitter, een commissie van het waterschap en het bestuur van een afdeling, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan het algemeen bestuur of aan leden van dit bestuur overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

• 3. De krachtens het tweede lid van dit artikel aan het algemeen bestuur opgelegde verplichting tot geheimhouding vervalt, indien de oplegging niet door het algemeen bestuur in zijn eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.

• 4. De krachtens het tweede lid van dit artikel aan de leden van het algemeen bestuur opgelegde verplichting tot geheimhouding wordt door hen in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel indien het stuk waaromtrent de geheimhouding is opgelegd aan het algemeen bestuur is voorgelegd, totdat het algemeen bestuur haar opheft. Het algemeen bestuur kan deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht."

Dit artikel bepaalt dat het algemeen bestuur ten aanzien van hetgeen in een besloten vergadering wordt behandeld geheimhouding kan opleggen en deze ook weer kan opheffen. Het algemeen bestuur kan deze plicht opleggen aan degenen die aanwezig zijn bij een besloten vergadering en aan hen die op andere wijze van het behandelde of van de stukken kennis nemen; dus niet alleen aan de leden van het algemeen bestuur maar ook aan bijvoorbeeld deskundigen of ambtenaren. De geheimhoudingsplicht dient in de besloten vergadering te worden opgelegd.

Het is niet mogelijk op een tijdstip na de besloten vergadering alsnog een geheimhoudingsplicht op te leggen (MvT, TK 19403, nummer 3, pagina 83). De door het algemeen bestuur opgelegde plicht tot geheimhouding dient in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur, waarbij blijkens de presentielijst als bedoeld in artikel 9 van het Reglement van orde, meer dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is, te worden bekrachtigd. Wordt de geheimhoudingsplicht wel bekrachtigd dan wordt de plicht in acht genomen totdat het algemeen bestuur haar opheft.

Het besluit tot opheffing kan alleen plaatsvinden in een vergadering van het algemeen bestuur waarbij, blijkens de presentielijst, meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

Omdat door opleggen van een geheimhoudingsplicht het grondrecht van de vrijheid van meningsuiting wordt beperkt moet de beperking in een formeel wettelijke bepaling worden genormeerd. De inhoudelijke gronden zijn te vinden in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991, 703). De geheimhoudingsplicht geldt ook voor individuele bestuursleden die om vertrouwelijke inlichtingen hebben gevraagd (MvT, TK 19995, nr. 3, pagina 53).

Artikel 16. Verslag

Daar het hier veelal onderwerpen betreft die ook voor de vergadering van het algemeen bestuur worden geagendeerd, kunnen door middel van de verslaglegging de bevindingen worden betrokken bij de beraadslagingen hieromtrent. Dit in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur.

Artikel 17. Spreekrecht

Door insprekers kan enkel worden ingesproken op geagendeerde inhoudelijke voorstellen. Dit betekent dat niet kan worden ingesproken op ingekomen stukken, mededelingen of verslagen.

Artikel 19. Onvoorziene omstandigheden

Er kunnen zich situaties voordoen waarin dit reglement niet voorziet. In dat geval beslissen de leden van de commissie. Daarbij wordt het Reglement van Orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur zoveel mogelijk in acht genomen.