Procedure fotografie en films

1. Inleiding

Bijna iedereen maakt foto’s en filmpjes. Dit kan de privacy van mensen ernstig aantasten. Het is daarom belangrijk dat iedereen die foto’s maakt of filmt, zorgvuldig met deze beelden omgaat.

Zeker als de beelden bijvoorbeeld op internet terechtkomen. Foto’s en filmpjes maken en publiceren mag ook niet zomaar. Zodra mensen herkenbaar in beeld komen, zijn het persoonsgegevens. En dan geldt de privacywet, de AVG.

In deze procedure is beschreven op welke manier foto’s en films door het waterschap worden gemaakt en gebruikt, hoever het waterschap hiermee gaat en op welke wettelijke grondslagen deze verwerkingen zijn gebaseerd. Overal waar in deze procedure over foto’s wordt gesproken, geldt dit ook voor video- en/of geluidsopnamen. Daarnaast betreft het zowel foto’s van eigen medewerkers als van derden, hierna beiden te noemen ‘de betrokkene(n)’.

Bijlagen bij deze procedure zijn:

• 1. Achtergrond informatie over mogelijkheden en beperkingen van grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens door het waterschap.

• 2. Checklist voor het maken van foto’s en films.

2. Achtergrond en aanleiding

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is van toepassing op verwerkingen van persoonsgegevens door bedrijven, overheden en door natuurlijke personen. Foto’s waar herkenbare personen op staan zijn persoonsgegevens. Een silhouet van een persoon kan voldoende zijn om hem/haar herkenbaar te maken. Ook dan is er sprake van een persoonsgegeven. Uitgangspunt is dat een medewerker van het waterschap alleen foto’s maakt ten behoeve van het waterschap en niet voor eigen persoonlijk gebruik.

Het maken van foto’s kan niet zo maar. Er moet sprake zijn van een grondslag voor de (bedrijfsmatige) verwerking van foto’s van herkenbare personen door het waterschap. De AVG kent zes grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens. Wat betreft het maken van foto’s door of namens het waterschap zijn er drie grondslagen die van toepassing kunnen zijn, te weten:

• 1. toestemming van de betrokkene;

• 2. voortkomend uit: de opgedragen taak in het algemeen belang of een taak in de uitoefening van het openbaar gezag;

• 3. het gerechtvaardigd belang.

De grondslagen worden toegelicht in bijlage 1. De 3de grondslag wordt hier toegelicht omdat deze minder bekend is en omdat het waterschap hierbij het belang moet motiveren. Bij het gebruik van de grondslag gerechtvaardigd belang[1] wordt een afweging gemaakt tussen het belang van de organisatie en het belang van de privacy van de betrokkene. Waterschap Noorderzijlvest zorgt er voor dat dit binnen algemene (fatsoens)normen wordt gedaan. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft ook aan wanneer van deze grondslag gebruik kan worden gemaakt. Een betrokkene kan hiertegen bezwaar maken (Art. 11 AVG).

Indien er sprake is van een journalistiek belang/doel kan het waterschap eveneens gebruik maken van de grondslag gerechtvaardigd belang. Het fotograferen van een persoon weegt dan zwaarder dan het privacybelang van de betreffende persoon. Vanwege het journalistieke belang is het noodzakelijk de foto met herkenbare personen te publiceren.

[1] Voor de overheid kan een gerechtvaardigd belang niet worden gebruikt als grondslag voor verwerking van persoonsgegevens in het kader van een overheidstaak. Interne communicatie is geen bij wet opgedragen taak.

3. Doelstelling

Doel van deze procedure is dat het waterschap op een correcte wijze foto’s maakt, gebruikt en/of verzamelt waarbij rekening wordt gehouden met de privacy aspecten en de bescherming van persoonsgegevens om de interne en externe communicatie te bevorderen en om de publiciteit en journalisten te ondersteunen.

Daarnaast worden de gegevens mogelijk ontvangen van de betrokkene(n) zelf of van een ingehuurde fotograaf. De foto’s kunnen indien nodig en alleen voor zover nodig worden verstrekt aan journalisten, bezoekers van de website (mogelijk ook van buiten de EU), social media en ontvangers van nieuwsbrieven en/of magazines.

4. Reikwijdte

De procedure is van toepassing voor:

• 1. interne en externe publicaties, al dan niet gefaciliteerd, door het Team Communicatie;

• 2. interne communicatie door Team Communicatie of een ander Team.

De procedure is niet van toepassing in de volgende gevallen:

• 1. bij het maken van foto’s/films met behulp van drones. Hiervoor geldt de procedure gebruik drones door het waterschap;

• 2. als een medewerker voor zichzelf foto’s en filmpjes maakt. In dit geval geldt de privacywet niet. Voorwaarde hierbij is wel dat deze medewerker de foto’s en filmpjes privé houdt of hooguit in een zeer beperkte kring deelt. Bijvoorbeeld in een kleine privé-appgroep, maar niet op een openbare facebookpagina.

5. Procedure eigenaar

Eigenaar van deze procedure is de Privacy Officer (PO). Een actuele beschrijving van de procedure wordt in samenwerking met Team Communicatie tot stand gebracht.

6. Risico’s

Het maken, gebruiken en verzamelen van foto’s levert de volgende risico’s voor privacy:

• betrokkene(n) heeft geen toestemming gegeven voor het maken van foto’s;

• de toegang tot foto’s is niet goed beveiligd;

• de foto’s worden niet of te laat verwijderd;

• het niet afsluiten van een verwerkingsovereenkomst met een derde partij die foto’s (persoonsgegevens) verwerkt;

• gevaar van een datalek.

Om de risico’s te beperken/verminderen treft het waterschap de volgende maatregelen:

• betrokkene(n) verlenen toestemming voor het gebruik van foto’s en andere opnames;

• het toepassen van dataminimalisatie, met andere woorden zo weinig mogelijk persoonsgegevens vastleggen bij de verwerking van foto’s (zie procedure privacy by design en default);

• het toepassen van beveiligingsmaatregelen (autorisaties, e.a.);

• het beschikbaar stellen van een checklist voor het maken van foto’s (zie bijlage 2.)

7. Randvoorwaarden

Om te kunnen voldoen aan de AVG gelden de volgende voorwaarden bij het maken, gebruiken en verzamelen van foto’s.

Maken van foto’s

• 1. Bepaal op basis van het doel welke grondslag er is om een foto te maken.

• 2. Betrokkene heeft vooraf, in vrijheid, toestemming gegeven voor het maken van foto’s en eventueel toestemming gegeven voor opname in het fotoarchief (beeldbank) voor breder gebruik.

• 3. Het waterschap legt uit wat het doel is en waarvoor de foto’s worden gemaakt en waar ze gepubliceerd worden.

• 4. Sta stil bij de vraag of er wel een foto gemaakt moet worden wie erop moeten staan. Beter is zo weinig mogelijk persoonsgegevens vast te leggen.

• 5. Wanneer derden in opdracht van het waterschap foto’s maken wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend.

• 6. Foto’s worden alleen verstrekt aan derden/journalisten van nieuwsmedia als onderdeel van deze procedure.

Beheereisen

• 1. Bepaal wie toegang heeft tot de foto’s en hoe deze worden beveiligd.

• 2. Bepaal welke foto’s worden opgenomen in de beeldbank of het archief (niet voor iedereen zichtbaar).

• 3. Verwijder de foto’s als ze niet (meer) nodig zijn.

• 4. Foto’s worden maximaal 2 jaar na het einde van het dienstverband of na afronding van een project bewaard, tenzij de beelden nodig zijn voor archivering in het algemeen belang.

• 5. Elk Team houdt een register van toestemmingen bij.

• 6. Wanneer er sprake is van auteursrecht op foto’s worden er duidelijke afspraken over het auteursrecht schriftelijk vastgelegd en gearchiveerd in JOIN.

• 7. Periodieke controles worden uitgevoerd op bovenstaande punten.

8. Procedurebeschrijving

In deze procedurebeschrijving c.q. uitvoeringsregels is beschreven op welke manier foto’s van betrokkene(n) door het waterschap worden gemaakt en gebruikt en op welke wettelijke grondslagen deze verwerkingen zijn gebaseerd.

• 1. Gebruik van foto’s van betrokkene(n) bij interne en externe publicatie, al dan niet gefaciliteerd, door het Team Communicatie

• a. Doel: Het waterschap gebruikt foto’s van betrokkene(n) bij interne en externe communicatie op basis van het gerechtvaardigd belang. Als overheidsorgaan willen we de betrokkene(n) informeren over het werk om de betrokkenheid en de samenwerking te vergroten.

• Hoe: voorafgaand aan het maken van een foto wordt expliciet toestemming gevraagd of iemand bezwaar heeft tegen het maken van een foto en eventuele opname van de foto in het fotoarchief (beeldbank), waarbij wordt aangegeven:

• - Het doel van de foto. Het doel wordt zodanig specifiek omschreven dat de betrokkene(n) een goed beeld heeft/hebben van het gebruik van de foto;

• - Dat later alsnog bezwaar gemaakt kan worden tegen het gebruik van de foto.

Bij het gebruik van een foto voor een ander doel dan werd aangekondigd bij het maken van de foto, worden de betrokkene(n) hierover per e-mail geïnformeerd (met de foto als bijlage) en wordt hen gevraagd of zij bezwaar hebben tegen het gebruik van de foto. Een reactie per e-mail volstaat.

Wanneer betrokkene bezwaar maakt tegen het gebruik van een foto, wordt deze gewist en niet meer gebruikt. Reeds gedrukte en/of verzonden publicaties zullen ongedaan worden gemaakt. Reeds gedrukte maar nog niet verzonden publicaties worden vernietigd.

• b. Doel: het kunnen het kunnen plaatsen van een foto van betrokkene(n) is noodzakelijk voor het uitvoeren van de wettelijke taken (taak van algemeen belang/uitoefening van het openbaar gezag) van wie de taak bestaat uit het vertegenwoordigen van het waterschap bij het brede publiek. Hoe: betrokkene(n) worden in kennis gesteld van het doel en het gebruik van foto’s bij het brede publiek waardoor het noodzakelijk is dat er foto’s geplaatst kunnen worden.

• 2. Gebruik van foto’s van medewerkers bij interne Communicatie door Team Communicatie of een ander Team

Waterschap Noorderzijlvest werkt met foto’s van medewerkers op de volgende manieren:

• a. Medewerkers niet herkenbaar in beeld brengen. Wanneer medewerkers niet herkenbaar in beeld zijn is de AVG niet van toepassing, omdat de gegevens niet herleidbaar zijn tot een persoon.

• b. Op basis van het gerechtvaardigd belang. Zie 1.a.

• 3. Foto’s aangeleverd door betrokkene(n)

Wanneer (betrokkene(n) foto’s van zichzelf en anderen aanleveren, wordt nagegaan of alle zichtbare personen instemmen met het gebruik van de foto(‘s). Het gebruik (doel en hoe) moet in lijn zijn met onder 1 en 2 genoemde werkwijze voor interne en externe communicatie. Daarbij worden duidelijke afspraken over het auteursrecht gemaakt, geregistreerd en gearchiveerd.

• 4. Het maken van foto’s en gebruik daarvan door journalisten

Voor het maken van foto’s en het gebruik daarvan voor journalistieke doeleinden is waterschap Noorderzijlvest niet verantwoordelijk, tenzij het waterschap een journalist daarvoor de opdracht geeft. Voor het gebruik van deze foto’s voor journalistieke doeleinden zijn delen van de AVG niet van toepassing[1].

De volgende bepalingen uit de AVG gelden niet:

• Betrokkene kan de gegeven toestemming niet meer intrekken (artikel 7 lid 3 AVG)

• Betrokkene heeft geen recht van inzage, correctie of verwijderen van de foto (Hoofdstuk III AVG recht van betrokkene)

• Datalekken hoeven niet gemeld te worden bij de AP of de betrokkene (hoofdstuk IV, artikelen 33 en 34)

9. Procesbeschrijving periodieke controle

De primaire verantwoordelijkheid voor privacy en bescherming van persoonsgegevens ligt binnen de processen. De medewerkers in het proces controleren elkaar. De managers/teamleiders zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de uitvoering van deze procedure.

Periodiek zal nagegaan worden of er conform de AVG wordt gewerkt. Dit wordt gedaan door de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en eventueel door de Privacy Officer. De vorm waarin is afhankelijk van de situatie en kan bijvoorbeeld zijn: interview, review of audit.

[1] Volgens AVG art. 85: Verwerking en vrijheid van meningsuiting en van informatie en met UAVG art. 43.

BIJLAGE 1. Mogelijkheden en beperkingen van grondslagen voor verwerking van foto’s (zie tevens de bijlage aan de linkerzijde van deze publicatie)

Elke verwerking van persoonsgegevens heeft een rechtmatige grondslag nodig. De AVG kent de volgende rechtmatige grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens:

• Toestemming van de betrokkene

• Uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene

• Noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting

• Vitaal belang van de betrokkene

• Noodzaak om een bij wet opgedragen taak in het algemeen belang of een taak in de uitoefening van het openbaar gezag te vervullen

• Noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang

Toestemming als grondslag

Toestemming is alleen geldig wanneer deze vrij gegeven wordt.

Toestemming kan door een betrokkene weer worden ingetrokken. Dit kan tot gevolg hebben dat drukwerk etc. na het intrekken van de toestemming niet verder gebruikt kan worden en vernietigd moet worden.

Taak in het algemeen belang of een taak in de uitoefening van het openbaar gezag als grondslag

Bij deze grondslag moet de verwerking van persoonsgegevens (hier het publiceren van foto’s waarop betrokkenen herkenbaar in beeld zijn) noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de bij wet opgedragen taak. In het algemeen zal dit niet het geval zijn, omdat de taak ook uitgevoerd kan worden zonder met foto’s van betrokkenen te werken of door deze bijvoorbeeld niet-herkenbaar in beeld te brengen.

Bij het gebruik van deze grondslag kan een betrokkene bezwaar maken tegen de verwerking. Dit bezwaar zal in de regel gehonoreerd moeten worden.

Gerechtvaardigd belang als grondslag

Bij het gebruik van de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ moet een afweging worden gemaakt tussen het belang van de organisatie en het belang van de privacy van de betrokkene. Bij het gebruik van deze grondslag kan een betrokkene bezwaar maken tegen de verwerking. Dit bezwaar zal in de regel gehonoreerd moeten worden.

Overheidsorganisatie kunnen deze grondslag niet gebruiken voor verwerking van persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van hun (wettelijk opgelegde) overheidstaken.

Overige grondslagen

Voor Waterschap Noorderzijlvest wordt voor het gebruik van foto’s en opnames van betrokkenen geen basis gezien in de andere mogelijke grondslagen die de AVG kent.

BIJLAGE 2. Checklist bij gebruik procedure fotografie en films (opnames) (zie tevens de bijlage aan de linkerzijde van deze publicatie)

• 1. Wat is het concrete en gerechtvaardigde doel?

  Voordat de foto’s/opnames worden gemaakt moet duidelijk zijn (en worden vastgelegd) voor welk doel de foto’s/opnames gebruikt worden.

• 2. Is het maken van foto’s/opnames van personen noodzakelijk voor het doel?

  De AVG vereist dat het noodzakelijk moet zijn voor het doel om persoonsgegevens te verwerken. Doel is bijvoorbeeld: personeelsbijeenkomst, informatieve bijeenkomst over projectplan. Kan het doel ook bereikt worden zonder de foto’s of opnames?

• 3. Informeer de aanwezigen bij een bijeenkomst/evenement van tevoren over het maken van foto’s/opnames en het doel hiervan.

  Geef aan waar deze voor gebruikt worden en waar ze eventueel gepubliceerd worden.

• 4. Zorg ervoor dat de (vooraf gegeven) toestemming van betrokkene voor het maken van foto’s/opnames voldoet aan de vereisten van de AVG (let op: lees de bijbehorende voetnoot in de bijlage aan de linkerzijde van deze publicatie), te weten:

• a. betrokkene moet vooraf duidelijk geïnformeerd zijn over het maken van de foto/opname, het doel daarvan en het gebruik van de foto/opname;

• b. toestemming moet geheel uit eigen vrije wil gegeven zijn;

• c. er mag geen twijfel over bestaan dat de toestemming is gegeven;

• d. de toestemming bestaat uit een duidelijke actieve handeling van betrokken persoon;

• e. Waterschap Noorderzijlvest kan altijd bewijzen dat de toestemming is gegeven.

• 5. Verzamel en bewaar zo min mogelijk persoonsgegevens (minimaliseer de gegevens).

  De AVG vereist dat het waterschap altijd aan “minimale gegevensverwerking” doet. Bedenk van tevoren welke personen echt op de foto/opname moeten komen. Blijkt achteraf dat je maar een paar foto’s/beelden met herkenbare personen nodig hebt, vernietig dan de andere foto’s/beelden zo spoedig mogelijk.

• 6. Beperk de toegang tot deze foto’s/opnames zoveel mogelijk en zorg voor een goede beveiliging.

  Zodra de foto’s/opnames gemaakt/verzameld zijn krijg je te maken met wie toegang heeft tot deze foto’s/opnames en hoe worden ze beveiligd. De toegang tot deze foto’s/opnames moet beperkt blijven tot de personen die deze persoonsgegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden bij het waterschap.

• 7. Vernietig de foto’s/opnames als het doel is bereikt of als er geen doel meer is, tenzij specifieke wetgeving vereist dat de foto’s/opnames bewaard moeten worden.

  Let op: de (extern) gepubliceerde foto’s blijven openbaar.