Procedure gebruik camera's door het waterschap

1. Inleiding

Op veel plekken hangen tegenwoordig camera's. Organisaties zetten steeds vaker cameratoezicht in en de technische mogelijkheden van camera's worden geavanceerder. Cameratoezicht kan helpen tegen bijvoorbeeld diefstal of beschadiging van eigendommen, maar de inbreuk op de privacy van de werknemers en bezoekers is groot. Het registreert beweging en personen en daar moet het waterschap een grondslag voor hebben. Ook moet er gedacht worden over wat vastgelegd wordt, voor hoelang de beelden worden opgeslagen en met wie de beelden worden gedeeld. Het is daarom belangrijk om een goede afweging te maken wanneer nu wel en wanneer niet gebruik wordt gemaakt van cameratoezicht.

2. Achtergrond en aanleiding

De Autoriteit Persoonsgegevens geeft inzicht in het gebruik van camera's voor beveiliging van eigendom(men). Het gaat daarbij om normen voor cameratoezicht en de beoordeling van de grondslag van het gerechtvaardigd belang bij het toepassen van cameratoezicht. Elke partij die persoonsgegevens verwerkt moet daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De grondslag van het gerechtvaardigd belang (AVG artikel 6 lid 1 sub f) is een van de zes grondslagen waarop het waterschap zich kan baseren bij het gebruik van camera's, in dit geval met betrekking tot beveiliging.

Betrokkenen en bezoekers hebben in het kader van de AVG bepaalde rechten bij het gebruik van camera's door het waterschap. Het gaat hierbij om:

• het recht om gegevens (camerabeelden) in te zien;

• het recht om vergeten te worden;

• het recht op beperking van de verwerking;

• het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens.

Voor een nadere uitwerking zie hiervoor de uitgewerkte procedure "Rechten van betrokkenen - verzoek betrokkenen".

3. Doelstelling

In deze procedure wordt beschreven hoe het waterschap omgaat met camera's die geplaatst zijn rondom eigendommen van het waterschap. Het doel van deze procedure is dat:

• het aan medewerkers en andere betrokkenen helderheid verschaft over de manier waarop het waterschap omgaat met camera’s, meer specifiek:

  * beveiliging van personen, goederen en gebouwen;

  * het achteraf kunnen vaststellen van de toedracht bij (bijna) incidenten, zoals inbraken;

  * bijdragen aan het vaststellen van de identiteit van kwaadwillenden;

  * een afschrikkende werking op kwaadwillenden.

• het als basis dient voor de instemming van de ondernemingsraad;

• het als basis dient voor de implementatie en voor het pakket van eisen bij de aanschaf van nieuwe apparatuur;

• het als basis dient voor verantwoording aan toezichthouders, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

4. Reikwijdte

De procedure geldt alleen voor camera’s op en/of rondom gebouwen en terreinen van het waterschap. Voor camera’s die gebruikt worden bij drones geldt een aparte procedure. Ook het beheer van toegangspassen en het sleutelbeheer als volgsysteem valt buiten deze procedure. Het waterschap zet niet grootschalig en/of systematisch cameratoezicht in om diefstal en fraude door werknemers te bestrijden. Ook maakt het waterschap geen gebruik van verborgen camera’s. Daarmee is er geen reden om een DPIA (gegevensbeschermingseffectbeoordeling) uit te voeren.

5. Procedure eigenaar

De eigenaar van deze procedure is de Privacy Officer. In samenwerking met de FG zorgt deze voor een actuele beschrijving van het te doorlopen proces.

6. Risico's

Het risico van camerabewaking is het schenden van de privacy van een zogenaamde betrokkene. Er is geen toestemming verleend voor het vastleggen van de persoonsgegevens. Tevens kunnen met cameratoezicht bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Op een beeld is bijvoorbeeld iets te zien over ras of etnische achtergrond. De AVG is dan extra streng. Het is in beginsel verboden om bijzondere persoonsgegevens te verwerken.

7. Randvoorwaarden

Cameratoezicht mag alleen als daar een legitiem doel voor is, er een rechtmatige grondslag is om dat doel te kunnen bereiken, de gegevens beveiligd zijn en niet langer dan noodzakelijk worden bewaard. In verband met vorenstaande en om risico’s te beperken danwel te voorkomen is deze procedure opgesteld. Camera’s mogen alleen worden opgehangen als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De werknemers en bezoekers weten dat er gebruik van camera’s wordt gemaakt en voor welk doel deze er hangen.

• Vooraf aan de plaatsing voert de beheerder samen met privacy-officer een privacy toets uit (doel en omvang van de nieuwe registratie). Indien er sprake is van grootschalige toezicht, dan wordt een DPIA uitgevoerd.

• De OR moet instemmen met de procedure als het eigen medewerkers betreft.

• Het cameratoezicht moet noodzakelijk zijn. Dat wil zeggen dat het waterschap het doel niet op een andere manier kan bereiken (eis van proportionaliteit en subsidiariteit).

• Het cameratoezicht mag niet op zichzelf staan. Het moet onderdeel zijn van een totaalpakket aan maatregelen. Dat betekent dat het waterschap de belangen en rechten van de werknemers en de bezoekers afweegt tegen zijn eigen belang.

• Er moet een gerechtvaardigd belang zijn. Bijvoorbeeld diefstal tegen gaan of werknemers en bezoekers beschermen.

• De plaats van de camera’s moet zo min mogelijk inbreuk op de privacy opleveren en passen bij het gestelde doel.

• De camera’s mogen geen geluidsopnamen maken.

• De camera’s mogen in principe niet gericht zijn op de openbare weg, dit is alleen toegestaan als het onvermijdelijk is (bijv. om de oprit van een terrein in beeld te brengen is het soms onvermijdelijk dat er een stuk van de openbare weg meegenomen wordt).

• De camerabeelden mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is. De richtlijn hiervoor is maximaal vier weken. Als er een incident is vastgelegd bewaart het waterschap de betreffende beelden tot het moment waarop het incident afgehandeld is.

• Toegang tot de beelden is beperkt en is alleen mogelijk door de daarvoor aangewezen medewerker(s). Indien er aanleiding toe is (bijv. in kader van vermeende fraude of na een incident) dan kan de directie de beelden ingezien.

8. Procedurebeschrijving

Met inachtneming van bovenstaande randvoorwaarden worden de volgende activiteiten uitgevoerd.

• 1. De servicedesk houd(t)en een overzicht bij van alle camera’s waarin onder andere de volgende informatie is vastgelegd:

• Identificatie (naam en IP-adres)

• Locatie

• Doel

• Tijdstippen van opname

• Bewaartermijn (opslagtermijn) van de beelden

• Locatie van meekijken

• Wie de beelden op locatie kan inzien

• Wie de beelden achteraf kan inzien

  Het overzicht wordt toegevoegd aan de procedure inclusief een overzicht van de bekendmaking van het cameratoezicht (zie bijlage 2, deze is te vinden aan de linkerzijde van deze publicatie) en inclusief een overzicht van beeldzicht van de betreffende camera’s (zie bijlage 3, deze is te vinden aan de linkerzijde van deze publicatie). Het beheer van het overzicht rust bij de aangewezen medewerker(s).

• 2. De locaties waar camera’s worden gebruikt worden voorzien van bordjes waarop dit vermeld staat (zie bijlage 2).

• 3. De medewerkers worden door middel van de privacyverklaring medewerkers geïnformeerd over het gebruik van camera’s door het waterschap.

  Overdracht van de beelden kan in de volgende gevallen geschieden:

• aan de politie indien er sprake is van het vorderen op basis van de artikel 126nd en/of 126ud van het Wetboek van Strafvordering;

• aan een extern recherchebureau in het kader van een fraude- of integriteitsonderzoek; er is dan wel een verwerkersovereenkomst hiervoor afgesloten.

9. Procesbeschrijving periodieke controle

De procedure wordt jaarlijks geëvalueerd door de Privacy Officer en maakt deel uit het toets- en auditplan voor privacy en wordt uitgevoerd door de Privacy Officer c.q. de FG.