Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen
Artikel 1
In deze instructie wordt verstaan onder:
- a.
algemeen bestuur: het algemeen bestuur van Waterschap Drents Overijsselse Delta;
- b.
dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van Waterschap Drents Overijsselse Delta;
- c.
dijkgraaf: de dijkgraaf van Waterschap Drents Overijsselse Delta;
- d.
secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 55 van de Waterschapswet.
Daar waar de formulering “hij” wordt gebruikt, kan ook “zij” gelezen worden.
Hoofdstuk 2 Algemene Bepalingen
Artikel 2
De secretaris is tevens algemeen directeur van Waterschap Drents Overijsselse Delta.
Artikel 3
De aan de secretaris toegekende bevoegdheden vinden hun grondslag in artikel 55 van de Waterschapswet.
Hoofdstuk 3 De secretaris in relatie tot het algemeen bestuur
Artikel 4
- 1.
De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de dijkgraaf zorg voor een goede voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen van het algemeen bestuur.
- 2.
Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het algemeen bestuur informatie wordt verstrekt omtrent onder het dagelijks bestuur berustende documenten, voorzover bedoelde leden, in hun hoedanigheid van lid van het algemeen bestuur, daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van het algemeen bestuur rekening wordt gehouden.
- 3.
De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van het algemeen bestuur desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke.
Hoofdstuk 4 De secretaris in relatie tot het dagelijks bestuur
Artikel 5
- 1.
De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de dijkgraaf zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het dagelijks bestuur.
- 2.
De secretaris draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het dagelijks bestuur over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.
- 3.
Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het dagelijks bestuur. Zonodig adviseert de secretaris het dagelijks bestuur ten behoeve van de door dit bestuur te nemen besluiten of doet zelf voorstellen voor besluitvorming.
- 4.
Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.
- 5.
De secretaris draagt er zorg voor dat door het dagelijks bestuur genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat aantekening wordt gehouden van de aanwezigen.
- 6.
Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het dagelijks bestuur de secretaris nadere regels stellen.
Hoofdstuk 5 De secretaris en de ondersteuning van de dijkgraaf
Artikel 6
- 1.
De secretaris staat de dijkgraaf terzijde in diens hoedanigheid als bestuursorgaan en bestuurlijk coördinator.
- 2.
Hij bevordert hiertoe samen met de dijkgraaf een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.
- 3.
Voorts is hij de dijkgraaf behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het dagelijks bestuur als collegiaal bestuur.
Hoofdstuk 6 De secretaris en de ambtelijke organisatie
Artikel 7
- 1.
De secretaris is verantwoordelijk voor:
- a.
de kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van bestuursorganen;
- b.
het voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijk adviezen en doelmatige ambtelijke ondersteuning;
- c.
een planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid.
- 2.
Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het dagelijks bestuur de secretaris nadere regels stellen.
Hoofdstuk 7 Verhindering, afwezigheid en verlof van de secretaris
Artikel 8
- 1.
Indien de secretaris (meer dan drie achtereenvolgende werkdagen) verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het dagelijks bestuur.
- 2.
Voor een afwezigheid van langer dan 25 achtereenvolgende werkdagen behoeft de secretaris toestemming van het dagelijks bestuur.
- 3.
Het dagelijks bestuur wijst bij besluit de directeur aan die bij afwezigheid van de secretaris optreedt als waarnemend secretaris tevens plaatsvervangend algemeen directeur.
Hoofdstuk 8 Slotbepalingen
Artikel 9
In alle gevallen waarin deze instructie of verdere regelgeving niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur op voordracht van de secretaris.
Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze instructie treedt in werking op de eerste dag na vaststelling.
- 2.
Deze instructie kan worden aangehaald als “Instructie secretaris Waterschap Drents Overijsselse Delta 2019”.
Toelichting bij de Instructie voor de secretaris van Waterschap Drents Overijsselse Delta 2019
In artikel 19 van het Reglement voor het Waterschap Drents Overijsselse Delta staat dat het algemeen bestuur in een instructie nadere regels vaststelt over de taak en bevoegdheden van de secretaris. Daarnaast dient het algemeen bestuur de vervanging van de secretaris te regelen.
De Waterschapswet draagt in artikel 55 de secretaris de volgende taken op:
- 1.
De secretaris staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde.
- 2.
Hij is aanwezig in de vergaderingen van het algemeen bestuur en het Drents Overijsselse Delta.
- 3.
Hij is medeondertekenaar van de stukken die van het algemeen bestuur en het Drents Overijsselse Delta uitgaan.
Kernpunt in dit artikel van de Waterschapswet is de formulering 'ter zijde staan'. Die heeft tot doel de positie van de secretaris als eerste ambtelijke adviseur van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de dijkgraaf recht te doen. Deze positie blijkt ook uit de medeondertekening van stukken van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Op deze wijze wordt tot uitdrukking gebracht het vereiste van een zelfstandige beoordeling van de secretaris of het betrokken stuk op de juiste wijze weergeeft wat door het desbetreffende orgaan is besloten.
Daarnaast is de secretaris ervoor verantwoordelijk dat vanuit de ambtelijke organisatie onderwerpen ter besluitvorming eenduidig worden aangeleverd. De secretaris ziet er op toe dat een voor de vergadering aangemeld onderwerp behandel- en besluitrijp is.
De andere taak van de secretaris is het leiding geven aan het ambtelijk apparaat als algemeen directeur. Dit onderdeel van de functie geeft aan dat hij eindverantwoordelijk is voor het totale functioneren van de ambtelijke organisatie.
Er is voor gekozen om in de gevallen waarin de instructie niet voorziet, het dagelijks bestuur te laten beslissen, op voordracht van de secretaris. Voorzover de tekst van de instructie niet voor zich spreekt, volgt hier een toelichting.
Artikel 4 en 5
De ondersteuning van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de dijkgraaf behoort op grond van artikel 55 van de Waterschapswet tot de taak van de secretaris. De inhoud van die ondersteuning staat in de instructie in algemene bewoordingen omschreven.
Artikel 8
Op grond van artikel 55a van de Waterschapswet dient het dagelijks bestuur de vervanging van de secretaris te regelen. Deze vervanging wordt bij separaat besluit geregeld.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen