Reglement van orde voor de vergaderingen van het dagelijks bestuur 2019

Aanhef

Het dagelijks bestuur van Waterschap Rivierenland;

gezien het voorstel d.d. 2 augustus 2019;

gelet op het bepaalde in de Waterschapswet, alsmede gelet op het bepaalde in artikel 14 van het Reglement voor Waterschap Rivierenland

BESLUIT:

vast te stellen het volgende Reglement van orde voor de vergaderingen van het dagelijks bestuur van Waterschap Rivierenland,

alsmede de bij dit besluit behorende en als zodanig gewaarmerkte toelichting.

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement van orde wordt verstaan onder:

voorzitter: de dijkgraaf van Waterschap Rivierenland.

secretaris: de secretaris-directeur van Waterschap Rivierenland.

lid/leden: het lid of de leden van het dagelijks bestuur van Waterschap Rivierenland, inclusief de voorzitter.

Artikel 2 Tijdstip vergaderingen

• 1. De vergaderingen worden belegd door de voorzitter en als regel op vaste tijdstippen gehouden.

• 2. Voorts vergadert het dagelijks bestuur indien de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste een van de andere leden van het college daarom verzoekt.

Hoofdstuk 2: De vergaderingen

Artikel 3 Opening

• 1. De voorzitter opent de vergadering op het in het digitale systeem vermelde tijdstip indien tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 2. Indien de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering op een tijdstip dat tenminste vierentwintig uur is gelegen na de oorspronkelijke vergadering of wordt de vergadering toch geopend en worden genomen beslissingen bekrachtigd in een volgende vergadering waarin tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 3. In de vergadering, bedoeld in het tweede lid van dit artikel, is het eerste lid van dit artikel niet van toepassing. Het bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid van dit artikel niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten indien tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 4. In uitzonderlijke gevallen kan een schriftelijke afdoening van voorstellen plaatsvinden, indien tenminste de helft van het aantal leden hiermee instemt. Bij deze schriftelijke afdoening zijn de regels uit dit reglement voor zover mogelijk van toepassing. Benoemingen van personen kunnen niet schriftelijk worden afgedaan.

• 5. Het dagelijks bestuur machtigt elk van de leden om in een door de voorzitter aan te wijzen vakantieperiode de bevoegdheden van het dagelijks bestuur uit te oefenen voor zover: er minder dan drie leden van het dagelijks bestuur aanwezig zijn, het zaken betreft die tot het dagelijks bestuur van het waterschap behoren, die niet kunnen wachten tot na de vakantie, en de wettelijke grondslag zich hiertegen niet verzet.

Artikel 4 Advisering en ondersteuning

De secretaris staat het dagelijks bestuur ter zijde bij de uitoefening van hun taak. De secretaris is aanwezig in de vergadering van het dagelijks bestuur. De secretaris ondertekent de stukken die van het dagelijks bestuur uitgaan, mede.

Artikel 5 Openbaarheid

• 1. Het dagelijks bestuur vergadert in beslotenheid. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan het dagelijks bestuur besluiten om een vergadering in de openbaarheid te houden. Het dagelijks bestuur doet dat door openbare aankondiging van het tijdstip en de plaats van de vergadering alsmede van de in die vergadering te behandelen onderwerpen.

• 2. De bepalingen van dit Reglement van Orde zijn voor zover mogelijk ook van toepassing op een openbare vergadering.

• 3. Het dagelijks bestuur kan bepalen dat anderen aan (een deel van) de beraadslaging deelnemen dan wel deze als toehoorder bijwonen.

Artikel 6 Orde van behandeling

• 1. De voorzitter stelt de te behandelen onderwerpen aan de orde in de volgorde waarin deze op de agenda zijn geplaatst.

• 2. Het dagelijks bestuur kan besluiten van de in het eerste lid van dit artikel bedoelde volgorde af te wijken.

• 3. Het dagelijks bestuur kan besluiten onderwerpen in behandeling te nemen die niet op de agenda zijn geplaatst.

Artikel 7 Vergaderorde

De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze wordt verstoord, de vergadering voor een door de voorzitter te bepalen tijd te schorsen of te sluiten.

Artikel 8 Beraadslaging

• 1. Aan de leden wordt gelegenheid gegeven om over elk onderwerp in beraadslaging het woord te voeren.

• 2. Na het sluiten van de beraadslaging brengt de voorzitter het voorstel, indien nodig, in stemming.

Artikel 9 Behandeling specifieke onderwerpen

De vergadering kan besluiten dat bepaalde onderwerpen aan één of meerdere leden in het bijzonder ter behandeling worden opgedragen.

Hoofdstuk 3: De stemmingen

Artikel 10 Stemming

• 1. Indien geen stemming wordt verlangd, wordt het voorstel geacht met algemene stemmen te zijn aangenomen. Indien echter minder dan de helft van de aanwezige leden verzoeken in het verslag van de vergadering aan te tekenen dat zij geacht willen worden tegen te hebben gestemd, wordt het voorstel geacht met de stemmen van de overige leden te zijn aangenomen.

• 2. Wanneer stemming plaatsvindt is ieder lid verplicht een stem uit te brengen.

• 3. Een lid neemt echter niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die dat lid rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij dat lid als vertegenwoordiger is betrokken.

Artikel 11 Quorum voor geldige stemming

• 1. Een stemming is alleen geldig indien meer dan de helft van het reglementair vastgestelde aantal leden daaraan heeft deelgenomen.

• 2. Het eerste lid van dit artikel is niet van toepassing indien opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een verkiezing, benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen ten aanzien waarvan in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was.

Artikel 12 Volstrekte meerderheid

• 1. Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming is de volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

• 2. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij artikel 5.9 lid 5 van het Reglement van orde voor het algemeen bestuur 2019.

Artikel 13 Stemming over personen

De stemming over personen geschiedt bij gesloten en ongetekende stembriefjes indien de voorzitter of een lid een dergelijke wijze van stemmen verlangt. Hierbij worden de bepalingen van artikel 5.9 van het reglement van orde voor het algemeen bestuur 2019 voor zover mogelijk van toepassing verklaard.

Artikel 14 Beslissing door het lot

• 1. Wanneer het lot moet beslissen worden de namen van hen tussen wie de beslissing zal plaatsvinden door de secretaris-directeur op afzonderlijke briefjes geschreven. De briefjes moeten van gelijke papierkwaliteit, grootte en kleur zijn.

• 2. Nadat deze briefjes door de voorzitter zijn nagezien worden ze, op gelijke wijze naar binnen gevouwen, in de daarvoor bestemde bus gedaan en omgeschud. Daarna neemt de voorzitter een briefje uit de bus en is degene wiens naam op het briefje is vermeld, verkozen.

Artikel 15 Overige stemmingen

• 1. De overige stemmingen geschieden mondeling.

• 2. Bij staking van stemmen wordt het nemen van een besluit uitgesteld tot een volgende vergadering. Indien in deze vergadering de stemmen opnieuw staken, beslist de stem van de voorzitter.

Hoofdstuk 4: De verslaglegging en bekendmaking besluiten

Artikel 16 Verslaglegging

• 1. De besluitenlijst van de vergadering van het dagelijks bestuur wordt opgesteld door een medewerker van het Bestuurssecretariaat onder verantwoordelijkheid van de secretaris en in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 2. Na de vaststelling wordt de besluitenlijst door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 17 Openbare terugkoppeling

• 1. Direct na de vergadering wordt een openbare terugkoppeling gedaan van de besluiten, alsmede de context van het besluit en een eventuele vervolgprocedure.

• 2. Deze terugkoppeling wordt toegezonden aan de leden van het algemeen bestuur, de burgerleden en geplaatst op de website van het waterschap.

• 3. Deze terugkoppeling kent slechts een informatieve functie en hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.

Hoofdstuk 5: Slotbepalingen

Artikel 18 Beslissing niet-voorziene gevallen

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of indien enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar is, beslist de voorzitter.

Artikel 19 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking met ingang van de tweede dag na publicatie in het Waterschapsblad.

• 2. Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement van orde voor de vergaderingen van het dagelijks bestuur van Waterschap Rivierenland 2019”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van Waterschap Rivierenland van 17 september 2019.

de secretaris, de voorzitter,

ir. Z.C. Vonk prof. dr. J.C. Verdaas

Algemene toelichting

De voorzitter maakt op grond van de Waterschapswet deel uit van het dagelijks bestuur. In de vergaderingen van het dagelijks bestuur stemt de voorzitter mee met de andere bestuursleden en telt diens aanwezigheid mee voor het bepalen van het quorum. In het algemeen bestuur daarentegen heeft de voorzitter een adviserende stem en telt diens aanwezigheid niet mee bij het bepalen van het quorum.

Artikel 9 van het Reglement voor Waterschap Rivierenland bepaalt dat het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en ten hoogste zes andere leden. Besloten is om het dagelijks bestuur in de periode tot 2023 naast de voorzitter te laten bestaan uit vijf leden.

Om te kunnen vergaderen dienen tenminste dan de helft van het aantal leden van het dagelijks bestuur aanwezig te zijn. De Waterschapswet kent, anders dan de gemeentewet en provinciewet geen bepalingen over het vergaderquorum. In de gemeentewet en provinciewet is bepaald dat er ten minste de helft aanwezig dient te zijn. In dit artikel is geen aansluiting gezocht bij de bepaling omtrent de geldigheid van een stemming waarvan alleen sprake is als meer dan de helft (dus de helft plus 1) heeft deelgenomen. Er is dus zowel sprake van een vergaderquorum (de helft van het aantal leden) als stemmingsquorum (meer dan de helft van het aantal leden). Het vergaderquorum, maar ook het stemquorum is op grond van het provinciale reglement een verplichte bepaling.

Het tweede lid van artikel 1 is opgenomen om te voorkomen dat een impasse ontstaat waarbij het nemen van besluiten onaanvaardbaar lang zou worden uitgesteld. Daarbij wordt wel gesteld dat, wanneer op een dergelijke verdaagde vergadering minder dan drie leden aanwezig zijn alleen onderwerpen behandeld mogen worden die geagendeerd waren voor de verdaagde vergadering. Zijn op de nieuw belegde vergadering drie of meer leden aanwezig dan mogen wel nieuwe onderwerpen worden besproken. Hierdoor ontstaat een zuiver evenwicht tussen democratische besluitvorming en slagvaardig optreden van het bestuursorgaan. De Waterschapswet kent een dergelijke bepaling niet, anders dan de gemeentewet en de provinciewet. Vandaar dat een analoge bepaling is opgenomen in het reglement.

Deze bepaling is uitgebreid met de mogelijkheid om te kiezen om de vergadering toch door te laten gaan, met daaraan gekoppeld een formeel besluit in de eerstvolgende reglementaire vergadering. Dit kan nodig zijn omdat een nieuwe afspraak op korte termijn niet mogelijk is en omdat een vergadering bijvoorbeeld gericht is op een cyclus van het algemeen bestuur. Hier is wel een risico aanwezig dat bij een reglementaire vergadering een besluit ongedaan gemaakt wordt. Een goede inschatting is hierbij van belang.

Bij de stemming geldt dat minimaal vier leden van het dagelijks bestuur aan een stemming dienen deel te nemen om de stemming geldig te laten zijn. De voorzitter stemt op grond van artikel 94 van de Waterschapswet wel mee in de vergaderingen van het dagelijks bestuur. Het tweede lid van het onderhavige artikel voorkomt dat over een voorstel herhaaldelijk geen besluit kan worden genomen.

Minimaal vier bestuursleden dienen aan de stemming deel te nemen waarbij ieder besluit genomen wordt op basis van een volstrekte meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte stemmen. Onder volstrekte meerderheid wordt verstaan de helft plus één van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.

Bij een hoofdelijke stemming zijn alle uitgebrachte stemmen geldig aangezien ieder bestuurslid mondeling voor of tegen stemt.

Bij een schriftelijke stemming zijn niet alle uitgebrachte stemmen per definitie geldig. Hierbij dient dan ook nauwkeurig te worden bepaald hoeveel stemmen geldig zijn en hoeveel stemmen dus nodig zijn wil een voorstel aangenomen zijn. Omdat dit goed geregeld is in het Reglement van orde voor het algemeen bestuur, is verwezen naar deze bepaling.

Met name bij het schriftelijk stemmen is het van belang de volstrekte meerderheid vast te stellen. Niet behoorlijk ingevulde stembriefjes tellen namelijk niet mee als geldig uitgebrachte stem.

Algemeen

Artikel 14 van het "Reglement voor Waterschap Rivierenland"(Reglement) bepaalt dat het dagelijks bestuur voor de vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vaststelt. Nadere bepalingen ten aanzien van de inhoud van het reglement van orde worden in het Reglement niet gegeven anders dan ten aanzien van de wijze van oproeping tot vergadering, het vergader- en het besluitquorum, de handhaving van de orde tijdens de vergaderingen en de wijze waarop de stemmingen plaatsvinden. Wel stelt de Waterschapswet in de artikelen 42 en 43 nadere regels omtrent de openbaarheid van de vergaderingen en omtrent het opleggen van een plicht tot geheimhouding.

Artikel 45 bepaalt dat het bepaalde in de artikelen 38 en 39 van overeenkomstige toepassing is ten aanzien van de leden van het dagelijks bestuur. Hoewel de Waterschapswet naast het reglement van orde dient te worden gelezen, wordt hieronder nader ingegaan op de genoemde artikelen van de Waterschapswet. Daardoor ontstaat een compleet overzicht van de regels die van toepassing zijn op het verloop van de vergaderingen van het dagelijks bestuur.

Artikel 38 Waterschapswet

De leden van het algemeen bestuur stemmen zonder last.

De leden van het waterschapsbestuur zijn niet gebonden aan een mandaat van hun kiezers. De leden moeten hun beslissingen kunnen nemen onder evenwichtige afweging van alle belangen. Daartoe verplicht de eed (verklaring en belofte) die ze moeten afleggen hen.

Artikel 38a Waterschapswet

• 1. Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over:

• a. een aangelegenheid die het lid rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij het lid als vertegenwoordiger is betrokken;

• b. de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan het lid rekenplichtig is of tot welks bestuur het lid behoort.

• 2. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het deelnemen aan de stemming verstaan het inleveren van een stembriefje.

• 3. Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer het lid behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

• 4. Het eerste lid is niet van toepassing bij het besluit betreffende de toelating van de na periodieke verkiezing gekozen en benoemde leden.

Artikel 38 b Waterschapswet

• 1. Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

• 2. Het eerste lid is niet van toepassing:

• a. ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

• b. voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

Artikel 38c Waterschapswet

• 1. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

• 2. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Artikel 39 Waterschapswet

Zij die behoren tot het algemeen bestuur van het waterschap en anderen die deelnemen aan de beraadslaging kunnen niet in rechte worden vervolgd of aangesproken voor hetgeen zij in de vergadering van het algemeen bestuur hebben gezegd of schriftelijk aan het algemeen bestuur hebben overgelegd.

Deze bepaling regelt de onschendbaarheid van de bestuursleden voor hetgeen ter vergadering wordt gezegd. Deze onschendbaarheid geldt niet alleen voor de leden van het algemeen bestuur maar ook voor anderen die ter vergadering aanwezig zijn of die stukken hebben opgesteld die ter vergadering worden besproken.

Artikel 42 Waterschapswet

• 1. De vergaderingen van het dagelijks bestuur worden met gesloten deuren gehouden, voor zover het dagelijks bestuur niet anders heeft bepaald.

• 2. Het reglement van orde voor de vergaderingen kan regels geven omtrent de openbaarheid van de vergaderingen van het dagelijks bestuur.

Anders dan in de vergaderingen van het algemeen bestuur wordt in het dagelijks bestuur vergaderd over onderwerpen die nog verkeren in het stadium van een (voorlopig) voorstel waarover de gedachtevorming in het bestuur nog moet plaatsvinden. Dat is de reden dat de vergaderingen van het dagelijks bestuur in beginsel achter gesloten deuren plaatsvinden. Het dagelijks bestuur kan echter te allen tijde beslissen om (een gedeelte van) een vergadering niet met gesloten deuren te laten plaatsvinden. Uitgangspunt is echter dat de vergaderingen van het dagelijks bestuur plaatsvinden met gesloten deuren.

Het kan niettemin voorkomen dat het dagelijks bestuur redenen ziet om van dit uitgangspunt af te wijken. Daarom is hiervoor een regeling opgenomen. Bijvoorbeeld om het dagelijks bestuur de mogelijkheid te geven een mondelinge toelichting bij een voorstel te krijgen of om een bepaald onderwerp publiek te behandelen. Daarbij zijn de bepalingen van dit Reglement zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op de besloten vergadering, alsmede enkele bepalingen uit het Reglement van Orde van de het Algemeen Bestuur. Daarin is geregeld dat er een openbare kennisgeving van de openbare vergadering wordt gedaan, dat burgers van spreekrecht gebruik kunnen maken, dat toehoorders en de pers worden toegelaten en dat er beeld- en geluidregistraties mogen worden gemaakt nadat dit vooraf is gemeld aan de voorzitter.

Er is een regeling opgenomen voor het geval het quorum niet gehaald wordt, dus dat minder dan het tenminste vereiste aantal collegeleden (minimaal de helft) aanwezig is bij de vergadering. Er kunnen dan alsnog besluiten worden genomen door het college.

Artikel 3 lid 7 heeft geen betrekking op de situatie dat slecht één collegelid aanwezig is. Tijdens de vakantieperiode voorziet dit artikel in die situatie.

Artikel 43 Waterschapswet

• 1. Het dagelijks bestuur kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de vergadering worden overgelegd. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd De geheimhouding wordt zowel door hen die bij de behandeling aanwezig waren als door hen die op andere wijze van het behandelde of van de stukken kennis nemen, in acht genomen totdat het dagelijks bestuur haar opheft.

• 2. Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter, een commissie van het waterschap een afdelingsbestuur, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan het dagelijks bestuur of de leden van dit bestuur overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

Indien het dagelijks bestuur zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot het algemeen bestuur heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat het algemeen bestuur haar opheft. Dit artikel bepaalt dat het dagelijks bestuur ten aanzien van hetgeen in een vergadering wordt behandeld geheimhouding kan opleggen en deze ook weer kan opheffen.

Het dagelijks bestuur kan deze plicht opleggen aan degenen die aanwezig zijn bij een gesloten vergadering en aan hen die op andere wijze van het behandelde of van de stukken kennis nemen; dus niet alleen aan de leden van het dagelijks bestuur maar ook aan bijvoorbeeld externe deskundigen of ambtenaren. De geheimhoudingsplicht dient in de besloten vergadering te worden opgelegd. Het is niet mogelijk op een tijdstip na de besloten vergadering alsnog een geheimhoudingsplicht op te leggen. (MvT, TK 19403, nummer 3, pagina 83).]

Behoort bij besluit van 17 september 2019 en gewaarmerkt,

De secretaris,

Ir. Z.C. Vonk