Waterschapsblad van Wetterskip Fryslân
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Wetterskip Fryslân | Waterschapsblad 2018, 567 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Archiefverordening Wetterskip Fryslân 2018
Het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân;
Overwegende dat de Archiefwet 1995 voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van het waterschap alsmede betreffende het interne toezicht daarop;
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân van 10-10-2017;
gelet op de artikelen 35.1 en 37.2 van de Archiefwet 1995;
Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van Wetterskip Fryslân en het interne toezicht daarop.
In deze verordening wordt verstaan onder:
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het zodanig vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de zorg voor de archiefbescheiden.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 6 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.
Het dagelijks bestuur zorgt voor de inrichting en instandhouding van een doelmatige archiefruimte.
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11 Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan deskundige medewerkers.
Artikel 12 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 13 Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris of degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.
Artikel 14 In kennisstelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het dagelijks bestuur hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 15 Verslag van de archivaris aan het dagelijks bestuur over het archiefbeheer
De archivaris brengt tweejaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het beheer van de wel en niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven, alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Hoofdstuk IV Verslaglegging door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur
Artikel 16 Verslag van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over het archiefbeheer
Het dagelijks bestuur brengt tweejaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over het beheer van de archiefbescheiden, onder bijvoeging van het verslag dat de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 van deze verordening.
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die een waterschap ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het waterschap vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg wordt algemeen uitgelegd als: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Als het beheer van de archiefbescheiden op orde is, wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk, kent het waterschap haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het handelen van het waterschap, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten.
Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het dagelijks bestuur geregeld moeten worden.
Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het dagelijks bestuur wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht.
Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van het bestuur.
a. Archiefbescheiden: het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde, met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van het waterschap. Dit ongeacht de vorm - de definitie heeft daarom ook betrekking op digitale documenten - of de leeftijd van de archiefbescheiden.
b. Archiefbewaarplaats: de locatie of beheeromgeving waarheen de blijvend te bewaren archief-bescheiden worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling.
c. Archiefruimte: locatie of beheeromgeving waar de te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Artikel 37.3 van de wet bepaalt dat het dagelijks bestuur de archivaris benoemt. Artikel 37.1 van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert. Beide besluiten zijn een aantal jaren geleden al genomen.
Dit is bepaald in artikel 36 van de wet. Een aantal jaren geleden heeft het dagelijks bestuur Tresoar aangewezen als de archiefbewaarplaats van Wetterskip Fryslân.
In het hoofdkantoor van het waterschap is in het souterrain een archiefruimte ingericht. Deze voldoet aan alle eisen.
De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.
Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van de uitoefening van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om Gedeputeerde Staten te informeren in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/wsb-2018-567.html