Waterschapsblad van Waterschap Drents Overijsselse Delta
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Waterschap Drents Overijsselse Delta | Waterschapsblad 2018, 4058 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Privacyreglement Waterschap Drents Overijsselse Delta
Overig besluit van algemene strekking van het dagelijks bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta houdende regels omtrent de verwerking van persoonsgegevens
Privacyreglement Waterschap Drents Overijsselse Delta
Het dagelijks bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta, in de vergadering van 3 april 2018, gezien het voorstel met registratienummer Z/18/017598-79212, overwegende dat het Privacyreglement een uitwerking vormt van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en een praktische handleiding voor de organisatie. Het Privacyreglement de regels en uitgangspunten geeft voor de eerlijke, zorgvuldige en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens,
het volgende Privacyreglement Waterschap Drents Overijsselse Delta vast te stellen
Artikel 1 Privacy binnen het waterschap
In dit reglement laten wij zien op welke manier wij dagelijks omgaan met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.
Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Wij hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waarbinnen we actief zijn. Wij zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van onze inwoners. Dat geldt voor taken op het gebied van de waterstaatskundige verzorging, de zorg voor het watersysteem en de zorg voor het zuiveren van afvalwater.
Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van ons waterschap. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.
Artikel 2 Wetgeving en definities
Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.
De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):
Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.
Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van ons waterschap. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen ons waterschap plaatsvinden.
De bestuursorganen van ons waterschap zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens het waterschap worden uitgevoerd. De bestuursorganen van het waterschap zijn:
- •
- •
- •
Artikel 5 Verwerkingen (artikel 4, AVG)
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Algemene wet bestuursrecht, het Waterbesluit en het Besluit omgevingsrecht, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.
Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
- •
- •
- •
- •
- •
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.
In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.
Wij zorgen ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligen wij alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe wij dit doen staat in ons informatiebeveiligingsbeleid.
Doorgifte (artikel 44 t/m 50, AVG)
Wij geven alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie wanneer sprake is van passende waarborgen. Hiermee wordt het niveau van gegevensbescherming gewaarborgd.
Artikel 6 Transparantie en communicatie
Wet openbaarheid van bestuur ( Wob )
Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je bij ons een verzoek om informatie indienen. Bij het verzoek bekijken we altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.
Wet hergebruik van overheidsinformatie
De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijken we altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.
Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)
Wij informeren betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan ons geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop wij met persoonsgegevens om zullen gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat ons waterschap persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.
Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.
Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van wettelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.
Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via elektronische middelen (bijvoorbeeld e-mail) ingediend worden. Wij hebben vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken laten wij weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij ons waterschap, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Aan de hand van een verzoek kunnen wij aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.
Artikel 7 Geautomatiseerde verwerkingen
Onder bepaalde omstandigheden maken wij gebruik van cameratoezicht. Cameratoezicht wordt gebruikt voor de beveiliging van gebouwen (kantoren, rioolzuiveringsinstallaties). Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s. Voordat de camera’s gebruikt worden, leggen we vast met welk doel het cameratoezicht wordt gebruikt, wie de beelden mag bekijken en hoe lang de beelden bewaard blijven. Ook wordt vastgelegd hoe de beelden beveiligd worden.
Artikel 8 Plichten van het waterschap
Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
Wij zijn verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan ons waterschap de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Wij voeren deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking of een grootschalige verwerking plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.
Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)
Wij hebben een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens.
De omschrijving van de functionaris luidt:
De FG informeert en adviseert over de verplichtingen die ons waterschap op grond van de wet heeft. De FG ziet toe op de toepassing en uitvoering van het beleid, adviseert in de opzet van een structuur van verantwoordelijkheden en ziet toe op juiste toewijzing van verantwoordelijkheden aan de medewerkers. De FG draagt zorg voor het opleiden en trainen van medewerkers die te maken hebben met gegevensverwerking. Daarnaast is de FG de contactpersoon voor de AP.
De taken van de functionaris zijn:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De contactgegevens van de FG zijn:
fg@wdodelta.nl en telefoonnummer 088 – 233 1200
Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.
Datalekken (Artikel 33,34, AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden melden wij dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval melden wij dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/wsb-2018-4058.html