Verordening van het algemeen bestuur van het waterschap Limburg houdende regels voor archivering Archiefverordening Waterschap Limburg 2017

Het algemeen bestuur van waterschap Limburg;

Gelezen het voorstel van de beide DB's van Waterschap Roer en Overmaas en Waterschap Peel en Maasvallei van 13 december 2016, AB-voorstel 2017, nummer 23, inzake vaststelling van de Archiefverordening Waterschap Limburg 2017

gelet op het bepaalde in de artikelen 35, eerste lid, 36 en 37, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995;

BESLUIT:

vast te stellen de Archiefverordening waterschap Limburg 2017

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• de wet: de Archiefwet 1995;

• waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;

• de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 36 van de wet door het bestuur aangewezen archiefbewaarplaats;

• beheerder: degene die als gevolg van artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

• informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

• waterschapssecretaris: de overeenkomstig artikel 37, eerste lid van de wet bedoelde secretaris, belast met het beheer van de archiefbewaarplaats.

Artikel 2 De archiefbewaarplaats

Als archiefbewaarplaats van het waterschap wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van waterschap Limburg in het kantoor van het voormalig waterschap Peel en Maasvallei, Drie Decembersingel 46 te Venlo.

Artikel 3 De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden

Het dagelijks bestuur zorgt voor de inrichting en instandhouding van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Het dagelijks bestuur zorgt voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 5

Het dagelijks bestuur zorgt voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor archiefwerkzaamheden, ongeacht hun vorm.

Artikel 6

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefstukken op zo’n wijze gebeurt, dat het behoud van deze stukken voldoende is gewaarborgd.

• 2. Het eerste lid geldt ook ten aanzien van de vervaardiging van stukken bestemd voor een overheidsorgaan of een andere belanghebbende, als redelijkerwijs kan worden aangenomen dat deze stukken ook voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat ieder jaar op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden begroot voor de kosten die aan de zorg voor de archiefstukken zijn verbonden.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefstukken van de waterschapsorganen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 9

Het dagelijks bestuur doet jaarlijks aan het algemeen bestuur verslag over wat gedaan is met betrekking tot de zorg van de archiefstukken.

Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van de bekendmaking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2017.

• 2. De Archiefverordening Waterschap Peel en Maasvallei 2013 vastgesteld door het algemeen bestuur van waterschap Peel en Maasvallei op 12 december 2012 en de Archiefverordening Waterschap Roer en Overmaas 2014, vastgesteld door het algemeen bestuur van waterschap Roer en Overmaas op 1 juli 2014, worden ingetrokken met ingang van de in het eerste lid van dit artikel genoemde datum.

• 3. De verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening waterschap Limburg 2017.

Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 2 januari 2017.

De secretaris-directeur,

drs. H. Mensink

De dijkgraaf,

drs. ing. P.F.C.W. van der Broeck

Toelichting Archiefverordening Waterschap Limburg 2017

Algemeen

Artikel 35 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat het bestuur een verordening vaststelt waarin wordt geregeld dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de archiefstukken van de organen van het waterschap. Deze verordening moet worden meegedeeld aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 37, lid 2 van de Archiefwet 1995 bepaalt vervolgens dat het bestuur ook een verordening vaststelt (en meedeelt aan GS) waarin het toezicht op de naleving van de Archiefwet 1995 geregeld wordt. Voorliggende verordening voorziet hierin.

De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen en de regeling voor het beheer van de archiefstukken die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 zelf, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefstukken, maar ook op digitale stukken.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Waar in de wet wordt gesproken over ‘het bestuur’ wordt bedoeld het algemeen bestuur.

Artikel 2

Dit artikel regelt de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, die in overeenstemming met artikel 36 van de Archiefwet plaatsvindt door het algemeen bestuur.

Artikelen 3 tot en met 9 bevatten bepalingen die het begrip “zorg” nader uitwerken. Wat “voldoende en doelmatige archiefruimten” zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling 2009. Artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 stelt bovendien vast aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 6

De Archiefregeling 1995 stelt op grond van artikel 11 eerste lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefstukken. Dit artikel kent deze verplichting alleen ten behoeve van interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel is ervoor gekozen om te bepalen dat ook externe stukken (te verzenden stukken) aan de Archiefregeling 1995 moeten voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgestelde stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 8

Dit artikel maakt het voor het dagelijks bestuur mogelijk om nadere voorschriften vast te stellen.

Artikel 9

Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht.