Besluit van het dagelijks bestuur van het waterschap Limburg houdende regels voor het budgetbeheer en financieel mandaat

Het dagelijks bestuur van het Waterschap Limburg;

Overwegende,

dat het in het kader van de financiële rechtmatigheid wenselijk is over heldere en eenduidige regels betreffende budgetbeheer en financieel mandaat te beschikken;

gelet op het bepaalde in de Delegatie- en mandaatverordening;

BESLUIT:

vast te stellen de volgende regels voor het budgetbeheer en financieel mandaat:

Hoofdstuk I. Begrippen en algemene uitgangspunten

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het Waterschap Limburg;

• 2. financieel mandaat: de bevoegdheid om in naam van het dagelijks bestuur een besluit te nemen tot het aangaan van een verplichting; overeenkomst tot het inkopen van goederen (leveringen) en diensten en het aannemen c.q. gunnen van werken;

• 3. budget: een onderdeel van de begroting. Ten aanzien van het budget wordt onderscheid gemaakt in exploitatiebudget en investeringskrediet;

• 4. budgetbeheerder: beheerder van een exploitatiebudget of een investeringskrediet.

Artikel 2 Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur

• 1. De algemene of eindverantwoordelijkheid voor de uitoefening van deze regeling ligt bij het dagelijks bestuur.

• 2. De kredietverlening per individueel project, dat onderdeel uitmaakt van een programma, is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Over de individuele kredietverlening wordt in de voorjaarsrapportage, de najaarsrapportage en de jaarrekening aan het algemeen bestuur gerapporteerd.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid secretaris/directeur

Het dagelijks bestuur draagt op aan de secretaris/directeur van het waterschap de in de programmabegroting opgenomen producten en investeringsprojecten te realiseren.

Een en ander gebeurt met toekenning van de budgetten en de bevoegdheid tot het gunnen en aangaan van verplichtingen.

Artikel 4 Ondermandatering budgetbeheer en financieel mandaat

Het dagelijks bestuur staat toe dat de secretaris/directeur aan medewerkers van het waterschap opdraagt de aan hen toegekende producten en investeringsprojecten te realiseren. Een en ander met toekenning van de bijbehorende budgetten c.q. kredieten en de bevoegdheid tot het gunnen en aangaan van verplichtingen, met inachtneming van de door de secretaris/directeur bepaalde en op grond van deze regeling voorgeschreven nadere regels.

Hoofdstuk II. Budgetbeheer

Artikel 5 Beschikking over de exploitatiepost onvoorzien

• 1. Verwachte budgetoverschrijdingen worden onttrokken aan de post onvoorzien met uitzondering van ‘toevoegingen c.q. onttrekkingen aan voorzieningen’ en voor zover het saldo van deze post dit toelaat.

• 2. Budgetonderschrijdingen worden toegevoegd aan de post onvoorzien.

• 3. Tot onttrekking en toevoeging van de post onvoorzien, is voor bedragen kleiner of gelijk € 100.000 de secretaris/directeur bevoegd, met verantwoording conform artikel 11.

Artikel 6 Verhogingen investeringsuitgaven en -inkomsten binnen een verleend krediet

• 1. De secretaris/directeur is bevoegd tot het verhogen van de uitgaven binnen het verleende investeringskrediet indien deze worden gecompenseerd door hogere inkomsten, waardoor een en ander budgettair neutraal verloopt.

• 2. Het besluit conform lid 1 wordt geregistreerd door middel van het in bijlage 1 bij deze regeling opgenomen formulier 'Verhogingen investeringsuitgaven en –inkomsten binnen een verleend krediet'. In het formulier wordt de afweging aan het toetsingskader of de projectdoelstellingen door deze aanpassingen nog worden behaald weergegeven.

• 3. De secretaris/directeur legt hierover verantwoording af conform artikel 11.

Hoofdstuk III. Aangaan van verplichtingen inclusief btw

Artikel 7 Binnen exploitatiebudgetten

• 1. De secretaris/directeur is bevoegd tot het gunnen en aangaan van eenmalige verplichtingen en meerjarige contracten.

• 2. Lid 1 geldt indien de gekozen aanbestedingsvorm gelijk is aan de voorgeschreven aanbestedingsvorm conform het vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Artikel 8 Binnen investeringskredieten

• 1. Het dagelijks bestuur is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen met betrekking tot de grondverwerving. Aan de secretaris-directeur wordt mandaat verleend om verplichtingen met betrekking tot grondverwerving tot een waarde van € 100.000 aan te gaan.

• 2. De secretaris/directeur is bevoegd tot het gunnen en aangaan van verplichtingen met betrekking tot de initiële opdracht uitvoering van een investeringsproject in het kader van het proces aanleg en verbetering.

• 3. De secretaris/directeur is bevoegd tot het gunnen en aangaan van verplichtingen anders dan bedoeld in lid 1 en 2 .

• 4. De secretaris/directeur wijst per investeringsproject een budgetbeheerder, projectleider, aan.

• 5. De projectleider zoals bedoeld in lid 4 is bevoegd tot goedkeuring van meer- en minderwerk van de opdracht uitvoering zoals bedoeld in lid 2.

• 6. lid 2 en 3 geldt indien de gekozen aanbestedingsvorm gelijk is aan de voorgeschreven aanbestedingsvorm conform het vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Artikel 9 Opdrachtvormen

• 1. Verplichtingen dienen schriftelijk te worden gedocumenteerd.

• 2. Opdrachten door de secretaris/directeur worden schriftelijk, bij voorkeur door middel van opdrachtbrief, aangegaan.

• 3. Bij het besluit tot gunning van een werk kan de secretaris/directeur het toezicht- en directievoerend bureau machtigen de daadwerkelijke opdrachtverlening tot uitvoering te verstrekken.

• 4. Het in lid 1 opgenomen vereiste wordt door de secretaris/directeur in nadere regels uitgewerkt.

HOOFDSTUK IV. Afhandeling van aangegane verplichtingen

Artikel 10 Factuurafhandeling

• 1. Facturen worden afgehandeld door de secretaris/directeur, met dien verstande dat hierbij een vier-ogen-principe moet worden toegepast.

• 2. De in lid 1 genoemde bevoegdheid kan door de secretaris/directeur worden ondergemandateerd. In nadere regels geeft de secretaris/directeur invulling aan het vier-ogen-principe zoals bedoeld in lid 1.

Hoofdstuk V. Verantwoording

Artikel 11 Het afleggen van verantwoording

De secretaris/directeur legt over alle relevante aspecten van deze regeling verantwoording af in het kader van planning&control cyclus.

Hoofdstuk VI. Nadere regels

Artikel 12 Overige nadere regels

Naast de in artikel 4 (ondermandatering), artikel 9, lid 4 (opdrachtvormen) en artikel 10 (factuurafhandeling) voorgeschreven door de secretaris/directeur op te stellen nadere regels, worden o.a. de volgende onderwerpen door de secretaris/directeur nader uitgewerkt:

• a. budgetbeheer; rol, taak, bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerders

• b. vervangingsregels; regels voor vervanging

Hoofdstuk VII. Slotbepalingen

Artikel 13 Hardheidsclausule

In uitzonderlijke gevallen kan het dagelijks bestuur beslissen dat gemotiveerd kan worden afgeweken van de in deze regeling opgenomen regels.

Artikel 14 Evaluatie

Deze regeling wordt uiterlijk na 4 jaar geëvalueerd en indien nodig aangepast.

Artikel 15 Bekendmaking en inwerkintreding

• 1. Dit besluit wordt intern bekend gemaakt.

• 2. Dit besluit treedt met terugwerkende kracht op 1 januari 2017 in werking.

Aldus besloten in de vergadering van het dagelijks bestuur van 3 januari 2017

De secretaris-directeur,

drs. H. Mensink

De dijkgraaf,

drs. ing. P.F.C.W. van der Broeck