Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap Zuiderzeeland 2017

De Algemene Vergadering van Waterschap Zuiderzeeland;

gelezen het bestuursvoorstel met nummer 489313, behorend bij zaaknummer 489312;

gelet op artikel 109 van de Waterschapswet en hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit,

besluit:

vast te stellen de:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap Zuiderzeeland 2017;

Artikel 1 (definities)

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountantscontrole: de in artikel 109 van de Waterschapswet bedoelde controle uitgevoerd door de door de Algemene Vergadering benoemde accountant van:

  • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten alsmede grootte en samenstelling van het vermogen;

  • de rechtmatigheid van de totstandkoming van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties;

  • het in overeenstemming zijn van de door het college van Dijkgraaf en Heemraden opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 98a van de Waterschapswet;

  • het verenigbaar zijn van het jaarverslag met de jaarrekening;

  • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • waarbij de nadere regels in hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit in acht worden genomen;

• b. accountant: de door de Algemene Vergadering benoemde accountant die voldoet aan het in artikel 109, tweede lid van de Waterschapswet opgenomen criterium en die is belast met de onder a omschreven accountantscontrole;

• c. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• d. financieel beheer: het totaal van de activiteiten die ervoor zorgen dat de uitvoering van het in de begroting opgenomen, vastgestelde beleid volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is;

• e. rechtmatigheid: de mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van de Algemene Vergadering en het college van Dijkgraaf en Heemraden, wordt gehandeld;

• f. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole (synoniem: financiële rechtmatigheid): de mate waarin het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan en voor zover deze beheershandelingen leiden tot baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening worden verantwoord in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Waterschapsbesluit;

• g. deelverantwoording: een in opdracht van de Algemene Vergadering opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie van het waterschap.

Artikel 2 (verbijzonderde interne controle)

• 1. Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt ervoor dat ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties een jaarlijkse interne toetsing plaatsvindt.

• 2. Bij afwijkingen die tijdens de in het eerste lid bedoelde toetsing worden gevonden neemt het dagelijks bestuur tijdig maatregelen tot herstel.

• 3. Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt ervoor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen, schulden en het vermogen van het waterschap systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-) schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vier jaar.

• 4. Bij afwijkingen in de registratie zoals bedoeld in het derde lid neemt het college van Dijkgraaf en Heemraden tijdig maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 5. De resultaten van de controle en eventuele maatregelen tot herstel zoals bedoeld in het voorgaande deel van dit artikel worden ter kennisneming aan de Algemene Vergadering aangeboden.

Artikel 3 (aanbesteding accountantscontrole)

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de Algemene Vergadering te benoemen accountant.

• 2. Het college van Dijkgraaf en Heemraden bereidt in overleg met de Algemene Vergadering de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. De Algemene Vergadering stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole de aanbestedingsstrategie vast. Daar staat in ieder geval in:

  • a. de criteria welke een rol spelen bij de selectie van de accountant;

  • b. of het waterschap zelfstandig de accountantscontrole afstemt of dit in samenwerking doet met andere partijen;

  • c. voor welke periode de accountantsdienst zal worden aanbesteed en of er mogelijkheden zijn voor verlenging.

Artikel 4 (protocol accountantscontrole)

• 1. Voorafgaande aan de accountantscontrole van de jaarrekening legt de Algemene Vergadering in het ‘controleprotocol’ in ieder geval vast wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidtraject is en wat de rol van de accountant ten aanzien van rechtmatigheid is.

• 2. In het eerste lid bedoelde protocol wordt in ieder geval ingegaan op:

  • a. de regelgeving die in het kader van het rechtmatigheidtraject in beschouwing moet worden genomen (het normenkader);

  • b. de rechtmatigheidcriteria die in beschouwing worden genomen;

  • c. de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen;

  • d. de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd;

  • e. de rapporteringstoleranties die worden gehanteerd;

  • f. de looptijd van het controleprotocol;

  • g. de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma’s, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 5 (informatieverstrekking door het dagelijks bestuur)

• 1. Het college van Dijkgraaf en Heemraden is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt ervoor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Het college van Dijkgraaf en Heemraden overlegt de gecontroleerde jaarrekening overeenkomstig het daarover bepaalde in de ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Zuiderzeeland’ aan de Algemene Vergadering.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de Algemene Vergadering beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college van Dijkgraaf en Heemraden aan de Algemene Vergadering en de accountant gemeld.

Artikel 6 (inrichting accountantscontrole)

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers van de Algemene Vergadering en het college van Dijkgraaf en Heemraden, alsmede van de organisatie.

Artikel 7 (toegang tot informatie)

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt ervoor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van het waterschap.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle bestuurders en ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college van Dijkgraaf en Heemraden zorgt ervoor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

Artikel 8 (overige controles en opdrachten)

• 1. Het college van Dijkgraaf en Heemraden kan de door de Algemene Vergadering benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college van Dijkgraaf en Heemraden informeert de Algemene Vergadering vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het college van Dijkgraaf en Heemraden is, onverlet het bepaalde in artikel 3 lid 1 van deze verordening, voor de controle van de rechtmatige besteding van subsidies bevoegd opdracht te verlenen aan een andere dan de door de Algemene Vergadering benoemde accountant, indien dit in het belang van het waterschap is.

• 3. Indien een deel van de eisen die gelden voor de controle van de verantwoording aan derden moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college van Dijkgraaf en Heemraden bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van het waterschap is.

Artikel 9 (rapportering)

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het college van Dijkgraaf en Heemraden en vraagt hij het college van Dijkgraaf en Heemraden daarop te reageren. Indien de accountant na het overleg met het college van Dijkgraaf en Heemraden daarover de mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij dit aan de Algemene Vergadering en vermeldt hij daarbij de reactie van het college van Dijkgraaf en Heemraden.

• 2. In aanvulling op het in de Waterschapswet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit aan de directie over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de Algemene Vergadering door de accountant aan het college van Dijkgraaf en Heemraden voorgelegd, waarbij het college van Dijkgraaf en Heemraden de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant zendt zijn verklaring bij de jaarrekening en zijn verslag van bevindingen aan de Algemene Vergadering.

• 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door de Algemene Vergadering van de jaarverslaggeving, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen met vertegenwoordigers van de Algemene Vergadering.

Artikel 10 (accountantcommissie)

• 1. De Algemene Vergadering kan besluiten tot het instellen van een accountantcommissie.

• 2. Bij de instelling van de accountantcommissie besluit de Algemene Vergadering tevens over de taak, werkwijze en samenstelling van deze commissie.

• 3. Aan de accountantcommissie kunnen onder meer de bedoelde taken in artikel 3 lid 2 en 3, artikel 6 lid 3 en artikel 9 lid 5 van deze verordening worden opdragen.

Artikel 11 (inwerkingtreding)

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2016, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) vanaf het begrotingsjaar 2017.

• 2. De ‘Controleverordening Waterschap Zuiderzeeland’, die is vastgesteld bij besluit van 28 oktober 2008 vervalt, met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de begrotingsjaren tot en met 2015.

Artikel 11 (citeertitel)

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening Waterschap Zuiderzeeland 2017’

Aldus vastgesteld in de Algemene Vergadering d.d. 2 februari 2017.

Lelystad, 3 februari 2017,

de secretaris, ir. J.B. van der Veen,

de dijkgraaf, ir. H.C. Klavers.