Waterschapsblad van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier | Waterschapsblad 2016, 7833 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Bekendmaking Archiefverordening Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2016
Hoofdstuk 2 Zorg van dagelijks bestuur voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van het hoogheemraadschap, ongeacht hun vorm.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer niet overgebrachte archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer overgebrachte archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de secretaris-directeur van het hoogheemraadschap.
Hoofdstuk 3 Verslaglegging door de secretaris-directeur aan het dagelijks bestuur
Artikel 10 Verslag over beheer niet overgebrachte archieven
De secretaris-directeur brengt jaarlijks verslag uit aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11 Verslag/verantwoording over beheer overgebrachte archieven
De secretaris-directeur legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen en over het beheer van de archiefbescheiden van de rechtsvoorgangers van het hoogheemraadschap.
Hoofdstuk 4 Verslaglegging door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur
Artikel 12 Verslag van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over het beheer
Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de secretaris-directeur heeft uitgebracht overeenkomstig artikel 10 en 11.
Toelichting bij de Archiefverordening Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2016
Artikel 35 van de Archiefwet bepaalt dat het dagelijks bestuur de zorg draagt voor de archiefbescheiden die het hoogheemraadschap ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden. Op grond van artikel 35, eerste lid, en artikel 37, tweede lid, dient het algemeen bestuur een archiefverordening vast te stellen. De Archiefverordening Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2016 (hierna: Archiefverordening) sluit aan bij de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet), het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet. Algemeen wordt het begrip zo uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven. Het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent het hoogheemraadschap zijn eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het handelen van het hoogheemraadschap en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Het dagelijks bestuur neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Zo wordt het beheer van de archiefbescheiden nader geregeld in het Besluit informatiebeheer, op grond van artikel 6. Tevens wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een zogenaamd e-depot. De archiefverordening is namelijk, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Artikel 1 - Begripsomschrijvingen
Met dit begrip uit de Archiefwet wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van het hoogheemraadschap. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip 'archiefbescheiden' suggereert evenals het begrip 'archief' ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan.
De locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.
De ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Artikel 2 - Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de Archiefwet en beschrijft wat de zorg van het dagelijks bestuur voor het beheer van de archiefbescheiden inhoudt.
De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling.
Artikel 6 - Beheervoorschriften
De beheervoorschriften worden vastgelegd in het Besluit informatiebeheer dat door het dagelijks bestuur wordt vastgesteld.
Artikel 7 en 8 - Taken en verantwoordelijkheden beheer overgebrachte en niet overgebrachte archiefbescheiden
De Archiefwet maakt een onderscheid tussen het beheer van archiefbescheiden in de archiefruimte en in de archiefbewaarplaats. Archiefbescheiden die door het hoogheemraadschap zijn ontvangen of gecreëerd worden in eerste instantie bewaard in de daarvoor aangewezen archiefruimte. Deze ruimte bevindt zich (op dit moment) binnen het kantoor van het hoogheemraadschap. In een later stadium worden (analoge) archiefbescheiden die voor langere tijd worden bewaard fysiek overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Digitale archiefbescheiden worden bewaard in een zogenaamd e-depot. Het dagelijks bestuur regelt de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden in zowel de archiefruimte als in de archiefbewaarplaats in het Besluit informatiebeheer. Artikel 37, eerste lid, van de Archiefwet bepaalt dat, wanneer geen waterschapsarchivaris is benoemd, de secretaris van het hoogheemraadschap de archiefbewaarplaats beheert.
Artikel 9 - Archiefbewaarplaats
Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats is een verplichting op grond van artikel 36 van de Archiefwet.
Artikel 10 en 11 - Verslag over het beheer
De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de secretaris-directeur vormen de basis voor de verslaglegging door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.
Artikel 12 - Verslag van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over het beheer
Door het beschikbaar stellen van de verslagen van de secretaris-directeur aan het algemeen bestuur wordt dit bestuur in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van de uitvoering van de zorgtaak die in de Archiefwet is opgedragen. Deze verslagen kunnen tevens worden gebruikt om gedeputeerde staten in het kader van het interbestuurlijk toezicht te informeren. Deze verplichting is opgenomen in de Verordening systematische toezichtsinformatie Noord-Holland.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/wsb-2016-7833.html