Verordening financieel beleid en beheer Waterschap Drents Overijsselse Delta 2016

Bekendmaking verordeningen Waterschap Drents Overijsselse Delta

Het algemeen bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta heeft op maandag 4 januari 2016 de volgende verordeningen en beleidsstukken vastgesteld:

• 1. Kwijtscheldingsverordening

• 2. Delegatiebesluit 

• 3. Afschrijvings- en activeringsbeleid

• 4. Beleid weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen

• 5. Inkoop en aanbestedingsbeleid

• 6. Uniformering vergoedingen verwerking maaisel en bagger

• 7. Verordening watersysteemheffing

• 8. Verordening zuiveringsheffing

• 9. Verordening verontreinigingsheffing

• 10. Verordening financieel beleid en beheer

• 11. Treasurystatuut

• 12. Verordening controle en inrichting financiële organisatie

  • a. Externe normenkader

  • b. Interne normenkader

• 13. Bezwarenverordening

• 14. Algemene subsidieverordening

• 15. Inspraak- en participatie verordening

• 16. Verordening elektronisch berichtenverkeer

• 17. Verordening elektronische bekendmaking

• 18. Procedureverordening nadeelcompensatie

• 19. Archief- documentatieverordening

• 20. Tijdelijke verordening fractievolgers

• 21. Fractievergoedingverordening

Verordening financieel beleid en beheer Waterschap Drents Overijsselse Delta 2016

Het algemeen bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta;

gelezen het voorstel van de Voorbereidingscommissie van het Waterschap Drents Overijsselse Delta i.o.;

gelet op artikel 108 van de Waterschapswet en hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit;

B E S L U I T:

vast te stellen de Verordening financieel beleid en beheer Waterschap Drents Overijsselse Delta 2016.

HOOFDSTUK 1 BEGROTING EN VERANTWOORDING

Artikel 1 Beleids- en verantwoordingscyclus

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt voor een jaarlijkse concernplanning welke onderdeel uitmaakt van de beleids- en verantwoordingscyclus.

• 2. De jaarlijkse concernplanning omvat tenminste de volgende onderdelen:

  • de perspectiefnota

  • meerjarenraming

  • de begroting

  • de tussentijdse rapportages

  • de jaarrekening

Artikel 2 Programma’s

Het algemeen bestuur stelt een programmaindeling vast.

Artikel 3 Vaststelling begroting

Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de netto-kosten die per begrotingsprogramma, samenhangend geheel van activiteiten, zijn opgenomen, alsmede het verwachte exploitatieresultaat.

Artikel 4 Ruimte bijbegrotingsuitvoering

• 1. Zodra blijkt dat het totale exploitatieresultaat meer dan € 1.000.000,- ongunstiger wordt dan begroot, dient het dagelijks bestuur een voorstel tot begrotingswijziging in bij het algemeen bestuur.

• 2. Het dagelijks bestuur is bevoegd de netto-kosten van een programma met een vooraf in een delegatiebesluit door het algemeen bestuur vastgesteld percentage te overschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur, indien de middeleninzet past binnen het vastgestelde beleid en binnen de randvoorwaarde geformuleerd in het eerste lid. Een dergelijke kostenoverschrijding bij een programma wordt achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd. Bij grotere overschrijdingen dient het dagelijks bestuur vooraf een voorstel tot begrotingswijziging in.

Artikel 5 Vaststellinginvesteringskrediet

• 1. Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar in uitvoering worden genomen, legt het dagelijks bestuur, voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen, een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een (bruto) investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor, waarbij de verwachte inkomsten afzonderlijk worden geraamd.

• 2. Wanneer de inkomsten zo veel lager blijken te worden, dat het netto door het waterschap te betalen bedrag meer dan 10% hoger wordt, wordt het algemeen bestuur hiervan in kennis gesteld.

• 3. In afwijking van het eerste lid kan het algemeen bestuur besluiten dat vervangingsinvesteringen en andere investeringen met een geringe omvangen/of minder bestuurlijk-beleidsmatig belang door het dagelijks bestuur kunnen worden geautoriseerd.

Artikel 6 Ruimte bij uitvoering investeringen

Het dagelijks bestuur is bevoegd het voor een investering geraamde bruto krediet met een vooraf in een delegatiebesluit door het algemeen bestuur vastgesteld bedrag te overschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien deze uitgaven passen binnen de vastgestelde doelstelling van de investering. Een dergelijk feit wordt achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd. Bij grotere overschrijdingen dient het dagelijks bestuur vooraf een voorstel tot kredietverhoging in.

Artikel 7 Actieve informatieplicht, tussentijdse rapportage, begrotingswijzigingen en jaarverslaggeving

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk indien de realisatie van het beleid in betekenende mate afwijkt van wat er in de begroting is opgenomen.

• 2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van het beleid dat in de begroting is opgenomen en over de uitvoering van investeringen.

• 3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 4. De rapportages gaan in op afwijkingen van betekenende omvang, zowel wat betreft de middeleninzet en de voorgenomen maatregelen respectievelijk de te leveren prestaties, als de beoogde doelstellingen en effecten.

• 5. Indien noodzakelijk doet het dagelijks bestuur in de rapportages voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten alsmede bijstellingen van de uitvoering of van het beleid. Zo nodig legt het dagelijks bestuur een voorstel tot begrotingswijziging aan het algemeen bestuur voor.

• 6. Het dagelijks bestuur legt na afloop van ieder begrotingsjaar verantwoording af aan het algemeen bestuur over de uitvoering van de programma’s door middel van het ter vaststelling aanbieden van het jaarverslag en de door de accountant gecontroleerde jaarrekening

HOOFDSTUK 2 FINANCIEEL BELEID

Artikel 8 Financieel beleid algemeen

Het algemeen bestuur stelt bij afzonderlijk besluit beleid vast ten aanzien van de volgende onderwerpen:

• a. waardering en afschrijving van materiële en immateriële activa;

• b. weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen;

• c. kostentoerekening.

Artikel 9 Waardering en afschrijving van activa

• 1. Uitgaven met meerjarig nut beneden een bedrag van € 50.000,- worden niet geactiveerd.

• 2. Het dagelijkse bestuur legt aan het algemeen bestuur ter vaststelling voor op welke wijze activa worden afgeschreven.

• 3. Bijdragen van eigen personeel en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend worden in de vervaardigingsprijs van vaste activa opgenomen.

• 4. De afschrijving van activa geschiedt lineair en omvat in ieder geval de termijnen waarover de activa worden afgeschreven.

Artikel 10 Weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen

• 1. Het beleid omtrent het weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen omvat in ieder geval:

  • a. een beschrijving van de risico's die het waterschap loopt;

  • b. de weerstandscapaciteit van het waterschap, zijnde de middelen en mogelijkheden van het waterschap om niet begrote kosten te dekken;

  • c. het opvangen van risico's door verzekeringen, voorzieningen, reserves, de weerstandscapaciteit of anderszins;

  • d. de vorming en besteding van reserves;

  • e. de vorming en besteding van voorzieningen;

  • f. de berekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

• 2. In het beleid als bedoeld in het eerste lid, aanhef en onderdeel d, wordt per reserve onder meer ingegaan op de aard, reden en gewenste omvang. Dit voorschrift geldt niet ten aanzien van bestemmingsreserves die zijn bedoeld voor tariefegalisaties.

• 3. In het beleid als bedoeld in het eerste lid, aanhef en onderdeel e, wordt per voorziening ingegaan op de aard, reden en gewenste omvang.

Artikel 11 Kostentoerekening

Het beleid omtrent kostentoerekening omvat in ieder geval een beschrijving van de wijze waarop de kosten worden toegerekend aan de programma's en de kostendragers.

Artikel 12 Onderbouwing tarieven

• 1. Tarieven voor rechten en voor prijzen van diensten en producten, waaronder niet begrepen de belastingtarieven, worden gebaseerd op de kostprijs (inclusief indirecte kosten) en zijn in principe kostendekkend.

• 2. Tarieven voor rechten worden door het algemeen bestuur vastgesteld in een Rechtenverordening.

• 3. Het dagelijks bestuur stelt de overige in het eerste lid, bedoelde tarieven vast. Het is bevoegd af te wijken van het gestelde in het eerste en tweede lid als dit in het belang is van het waterschap.

• 4. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, prijzen en kosten van de in dit artikel bedoelde rechten, diensten en zaken.

Artikel 13 Financiering

• 1. Het dagelijks bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie, de beheersing van financiële risico’s en het uitzetten van middelen, richtlijnen en limieten in acht. Daartoe is een treasurystatuut opgesteld dat wordt vastgesteld door het algemeen bestuur.

• 2. Er is sprake van een goede ondersteuning van de taken die in het reglement aan het waterschap zijn opgedragen;

Artikel 14 Paragraaf financiering in de begroting en het jaarverslag

• 1. In de begroting geeft het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval inzicht in:

  • a. algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de financieringsfunctie;

  • b. de relatie met de meerjarenbegroting;

  • c. de ontwikkeling van de rente (rentevisie);

  • d. de liquiditeitsprognose en de financieringsbehoefte;

  • e. de kasgeldlimiet;

  • f. de renterisiconorm.

• 2. In het jaarverslag geeft het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval inzicht in:

  • a. algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed waren op de financieringsfunctie;

  • b. de relatie met de begroting;

  • c. de ontwikkeling van de rente (rentevisie);

  • d. de uitkomsten van de prognoses van de liquiditeit en de financieringsbehoefte;

  • e. het kasbeheer in relatie tot de kasgeldlimiet;

  • f. het risicobeheer in relatie tot de renterisiconorm.

HOOFDSTUK 3 FINANCIELE ORGANISATIE

Artikel 15 Inrichting van de financiële organisatie

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast:

  • a. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan de bevoegde organen is gewaarborgd;

  • b. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • c. interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen die waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese en nationale regels ter zake;

  • d. interne regels voor het verstrekken van subsidies en het betalen van schadevergoedingen die waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese en nationale regels ter zake;

  • e. interne regels ter uitvoering van het gestelde in artikel 13 (financiering), samen met regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de vereiste informatievoorziening.

  • f. Het dagelijks bestuur zendt het in het eerste lid bedoelde besluit ter kennisneming aan het algemeen bestuur en actualiseert het zodra hiertoe aanleiding is.

HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN

Artikel 16 Inwerkingtreding, citeertitel en overgangsbepaling

• 1. De Verordening op de organisatie van het financieel beleid en beheer van het Waterschap Groot Salland, vastgesteld door het algemeen bestuur van Waterschap Groot Salland op 17 december 2009 en de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Reest en Wieden 2014, vastgesteld door het algemeen bestuur van waterschap Reest en Wieden bij besluit van 25 november 2014, worden ingetrokken met ingang van de in het tweede lid genoemde datum, met dien verstande dat zij van kracht blijven ten aanzien van de begrotingsjaren tot en met 2015.

• 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2016, met dien verstande dat de begroting, de jaarverslaggeving, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen, zoals bedoeld in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en deze verordening, die betrekking hebben op het begrotingsjaar 2016 en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 3. De meerjarenramingen die worden opgesteld in begrotingsjaren met ingang van 2016 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 4. Deze verordening wordt aangehaald onder de naam 'Verordening financieel beleid en beheer Waterschap Drents Overijsselse Delta 2016’.

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Waterschap Drents Overijsselse Delta in de openbare vergadering van 4 januari 2016.

interim-dijkgraaf,

ir. H.H.G. Dijk,

secretaris-directeur,

ir. E. de Kruijk,

Toelichting  Verordening financieel beleid en beheer Waterschap Drents Overijsselse Delta 2016

Algemeen

Artikel 108 van de Waterschapswet stelt dat het algemeen bestuur een verordening moet vaststellen die betrekking heeft op 'het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie' van het waterschap.

Het artikel luidt als volgt:

Het algemeen bestuur stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

De verordening bevat in ieder geval:

• regels voor waardering en afschrijving van activa;

• grondslagen voor de berekening van door het waterschapsbestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 115;

• regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.

In deze verordening komen de taken van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur beide aan de orde, maar de verordening regelt niet de relatie tussen het dagelijks bestuur en de ambtelijke organisatie. De belangrijkste reden is dat de Waterschapswet dat ook niet als verplichting voor de verordening stelt. De Waterschapswet erkent dat het een verantwoordelijkheid en een bevoegdheid is van het orgaan dat met de uitvoering is belast, het dagelijks bestuur dus, om een in de gegeven situatie de best passende organisatie in te richten. Binnen de kaders die deze verordening aangeeft, zal het dagelijks bestuur de (administratieve) organisatie goed moeten inrichten en moeten zorgen dat daarbinnen een adequate functiescheiding wordt aangebracht.

Toelichting op enkele artikelen

Artikel 1

De strategisch bestuurlijke aansturing van het waterschap wordt gefaciliteerd aan de hand van de planning en control-cyclus van het waterschap die specifieke documenten oplevert.

Deze worden voorgelegd aan het algemeen bestuur.

Artikel 2

De opzet van de begroting kent een programma-indeling. Deze indeling is tevens terug te vinden in de meerjarenraming en in de verslaggeving.

Artikel 3

De autorisatie (de toewijzing van geldmiddelen) door het algemeen bestuur vindt plaats op basis van de exploitatiebegroting naar programma's. Voor elk van de onderscheiden programma's stelt het algemeen bestuur het te realiseren beleid vast en verstrekt het een te besteden budget.

Onder 'netto kosten' worden verstaan de kosten die aan het programma worden toegerekend, met aftrek van de baten die aan hetzelfde programma worden toegerekend (met uitzondering van de belastingopbrengsten en algemene opbrengsten zoals dividend).

De vaststelling van de begroting als geheel leidt tot een begroot 'exploitatieresultaat'. Dit resultaat is het verwachte saldo van de totale netto kosten, de belastingopbrengsten, de algemene opbrengsten zoals dividend en de ruimte voor 'onvoorzien'. Het begrote exploitatieresultaat is opgenomen in de exploitatiebegroting naar kosten- en opbrengstsoorten

Artikel 4

De autorisatie van artikel 1 machtigt het dagelijks bestuur tot het doen van uitgaven ter uitvoering van het geformuleerde beleid. Het begrote exploitatieresultaat geeft marges aan waarbinnen deze uitgaven gedaan mogen worden. Overschrijding in negatieve zin van het begrote exploitatieresultaat moet altijd achteraf verantwoord worden, maar hoeft niet altijd door een begrotingswijziging vooraf door het algemeen bestuur goedgekeurd te worden. Het dagelijks bestuur is in beperkte mate bevoegd het exploitatieresultaat in negatieve zin te overschrijden. De grens ligt bij een overschrijding met € 1 mln.

Een negatieve overschrijding van het exploitatieresultaat kan het gevolg zijn van hogere uitgaven, maar ook van lagere inkomsten (met name belastinginkomsten). Ook in dit laatste geval is bij een omvangrijke tegenvaller een begrotingswijziging nodig.

Het algemeen bestuur verstrekt het dagelijks bestuur een specifiek budget per programma. Niet elke overschrijding van dit budget behoeft echter een voorafgaande begrotingswijziging door het algemeen bestuur. Binnen een door het algemeen bestuur vast te stellen overschrijdingsruimte is het dagelijks bestuur bevoegd uitgaven te doen, waarbij het algemeen bestuur achteraf in kennis gesteld wordt.

De (beperkte) bevoegdheid een programmabudget te overschrijden vervalt in de situatie waarin duidelijk is dat het totale exploitatieresultaat meer dan € 1 mln tegenvalt. Dan is, overeenkomstig lid 1, eerst een begrotingswijziging nodig.

Begrotingswijzigingen kunnen alleen in het betreffende kalenderjaar worden vastgesteld. Blijkt na 31 december dat het exploitatieresultaat of een programmabudget de genoemde grens overschrijdt, dan wordt hiervan melding gemaakt in de jaarrekening. Het algemeen bestuur kan dan autorisatie verlenen door het vaststellen van de jaarrekening.

Artikel 5

Wanneer een deel van de investering door derden wordt gefinancierd, moet onderscheid gemaakt worden tussen het 'bruto' krediet - de verwachte uitgaven - en het 'netto' krediet- na aftrek van de verwachte inkomsten.

Het investeringskrediet dat het algemeen bestuur autoriseert, bestaat uit de bruto verwachte uitgaven. Het dagelijks bestuur mag extra uitgaven niet compenseren door meevallende inkomsten. Tegenvallende inkomsten tasten het krediet in principe niet aan, maar als het substantiële gevolgen heeft voor het waterschap (concreet: als het netto door het waterschap te betalen bedrag er meer dan 10% door verhoogd wordt), wordt het algemeen bestuur hier terstond van in kennis gesteld. Het kan dan desgewenst besluiten tot aanpassing van het project.

Artikel 6

Ook hier geldt dat niet elke overschrijding van het krediet tot een begrotingswijziging leidt. Binnen een door het algemeen bestuur vast te stellen overschrijdingsruimte is het dagelijks bestuur bevoegd uitgaven te doen, waarbij het algemeen bestuur achteraf in kennis gesteld wordt.

Artikel 8

Over de in artikel 6 genoemde onderwerpen neemt het algemeen bestuur afzonderlijke besluiten aan de hand van separate voorstellen van het dagelijks bestuur.

Artikel 10

Bij zijn taakuitoefening en in de bedrijfsvoering loopt een waterschap risico's van uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico's kan een waterschap zich verzekeren, of er moeten voorzieningen worden gevormd, of ze kunnen anderszins worden opgevangen. Voor een deel van de risico's is dit echter niet het geval. Daarnaast kiezen waterschappen er soms voor om voor bepaalde verzekerbare risico's eigen risicodrager te worden door zich bewust niet voor deze risico's te verzekeren. De niet verzekerde risico's kunnen, als ze zich voordoen, (grote) financiële consequenties hebben. Het is dus zaak voor een waterschap, dat ze zich bewust is van de risico's die ze loopt, en ze beheerst. Het uitsluiten van risico's is echter niet mogelijk. Niet verzekerde risico's die zich voordoen, moet het waterschap opvangen met het eigen vermogen (reserves), door belastingverhoging of door ombuigingen binnen de begroting.

Er is een relatie tussen enerzijds risico's en anderzijds de reserves en voorzieningen. Dit is de reden dat zowel het beleid ten aanzien van risico's als ten aanzien van reserves en voorzieningen in dit artikel aan de orde komen en er integraal beleid van het waterschap voor deze onderwerpen wordt ontwikkeld. Er bestaat geen algemene norm voor een goede relatie tussen de omvang van de reserves en voorzieningen en de risico's. Het algemeen bestuur dient hiervoor zelf een beleidslijn te formuleren, met name voor de gewenste omvang van de reserves. Kaders stellen voor voorzieningen is niet zozeer aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter hebben. Wel moet duidelijk zijn hoe het waterschap in meer algemene zin omgaat met voorzieningen.

Artikel 13

Het algemeen bestuur beperkt zich via deze verordening tot de hoofdlijnen van het

financieringsbeleid en geeft het dagelijks bestuur opdracht deze hoofdlijnen verder uit te werken als het gaat om de verdere organisatie en het functioneren van de financieringsfunctie. In het treasurystatuut waterschap Drents Overijssels Delta stelt het algemeen bestuur regels vast voor te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie.

Het gaat bij de financieringsfunctie om:

• het aangaan van leningen;

• het uitzetten van middelen;

• het verlenen van garanties.

De financiering is geen doel in zichzelf. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om leningen aan te gaan met het oogmerk ze weer uit te zetten teneinde inkomen te genereren. Dit zijn bankachtige activiteiten die niet tot de publieke taak behoren.

De hoofddoelstelling van de financiering is het leveren van een zo goed mogelijke bijdrage aan de uitvoering van de taken die aan het waterschap zijn opgedragen; de financieringsfunctie heeft een ondersteunende rol ten opzichte van de taken waarvoor het waterschap is opgericht.

Artikel 2, eerste lid van de Wet Fido verwoordt deze ondersteunende rol als volgt:

‘openbare lichamen gaan leningen aan, zetten middelen uit of verlenen garanties uitsluitend ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak.’

Artikel 14

In de begroting en in het jaarverslag moet op zijn minst informatievoorziening over de aangegeven onderwerpen aanwezig zijn.

Artikel 15

De inrichting van de financiële organisatie faciliteert de werkwijzen aangaande financiële aangelegenheden. De betreffende activiteiten en werkprocessen worden ondersteund door interne regels met daarin afspraken die recht doen aan de verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Daardoor wordt geborgd dat voldaan wordt aan nationale en Europese regels.