Beleid inzake selectie meervoudig onderhandse aanbestedingen Waterschap Rivierenland

Registratie nr.: 201517201

Het college van dijkgraaf en heemraden van Waterschap Rivierenland;

Overwegingen:

In het Handboek Inkoop en Aanbesteden van Waterschap Rivierenland is opgenomen dat het waterschap op een professionele en zorgvuldige wijze werken, leveringen en diensten inkoopt. In het Handboek is verder opgenomen dat er een groslijst systematiek wordt opgesteld voor de selectie van marktpartijen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen. Dit beleid geeft hieraan uitvoering. In het beleid is opgenomen welke procedure wordt toegepast bij de selectie van inschrijvers bij meervoudig onderhandse aanbestedingen.

Dit beleid is van toepassing op de meervoudig onderhandse procedure, waarbij tenminste drie marktpartijen worden uitgenodigd voor het doen van een inschrijving. Deze meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure is verplicht bij werken van € 150.000,-- tot € 1.500.000,--.

Voor leveringen en diensten is de meervoudig onderhandse procedure voorgeschreven voor aanbestedingen tussen € 50.000,-- en de Europese drempelwaarde (deze waarde bedraagt nu € 207.000,--).

De Aanbestedingswet die op 1 april 2013 in werking is getreden bevordert een eerlijke concurrentie tussen bedrijven. Met name het MKB maakt een grotere kans om voor een opdracht in aanmerking te komen. Op grond van artikel 1.4 van de Aanbestedingswet kiest een aanbestedende dienst op basis van objectieve criteria de ondernemers die zij uitnodigt om een inschrijving te doen. Een Groslijst (of belangstellendenlijst) kan hierbij als hulpmiddel dienen. Op deze lijst staan belangstellende ondernemers gerangschikt per activiteit conform het CPV-classificatiesysteem.

Naast dit beleid dient eveneens acht te worden geslagen op de relevante wet- en regelgeving, zoals de Aanbestedingswet en het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van Waterschap Rivierenland. Belangrijke beginselen die in de Aanbestedingswet zijn opgenomen en die in alle fasen van het inkoopproces een rol spelen zijn het transparantiebeginsel, gelijkheidsbeginsel en proportionaliteitsbeginsel. Het proportionaliteitsbeginsel is verder uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit. Op grond van het Aanbestedingsbesluit geldt deze Gids als verplicht richtsnoer voor aanbestedende diensten.

In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is opgenomen dat het waterschap oog heeft voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en het waterschap moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

Gelet op de Aanbestedingswet, het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en het Handboek Inkoop en Aanbesteden van Waterschap Rivierenland;

BESLUIT:

Vast te stellen het Beleid inzake selectie meervoudig onderhandse aanbestedingen.

In dit beleid en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1.1 Begripsomschrijvingen

In dit beleid en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• CPV-code: classificatiesysteem voor werken, leveringen en diensten

• Groslijst: lijst waarop Ondernemers staan gerangschikt per (subcategorie binnen een) CPV-code.

• Negomitrix: digitaal platform (webapplicatie) voor het inrichten en beheren van inkoopprocessen

• Ondernemer: de partij die zich aanmeldt om op de Groslijst te worden geplaatst en/of meedoet met de selectie en/of wordt uitgenodigd tot het doen van een inschrijving.

Hoofdstuk 2 Procedure inzake aanmelding, toelating en verwijdering

Artikel 2.1 Aanmelding en toelating op Groslijst

• 1. Belangstellende Ondernemers kunnen zich via Negometrix binnen het eigen account aanmelden om op de Groslijst van Waterschap Rivierenland te worden geplaatst. De Groslijst is gerangschikt per activiteit via de CPV-codes. De Ondernemer geeft aan voor welke CPV-code hij wil deelnemen.

• 2. Voor het doen van een aanmelding gelden de volgende voorwaarden:

  • de aanmelding gebeurt door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de onderneming of een door de rechtsgeldige vertegenwoordiger gevolmachtigde;

  • per CPV-code moet voldaan worden aan de gestelde minimumeisen. Dit is verder per CPV-code uitgewerkt in Negometrix. Hiervoor moeten binnen Negometrix een aantal vragen worden beantwoord;

  • alle bijlagen die geüpload worden, dienen te worden gekenmerkt met de naam van de bijlage en naam van de Ondernemer;

  • de voertaal tijdens de procedure en tijdens de uitvraag is de Nederlandse;

  • de door de Ondernemer aangeleverde informatie is actueel. Niet actuele informatie kan leiden tot afwijzing van de aanmelding.

• 3. Als de Ondernemer aan de eisen voor aanmelding heeft voldaan, wordt hij door het waterschap toegelaten tot de Groslijst voor de betreffende CPV-code.

• 4. Halfjaarlijks, op 1 januari en 1 juli 2015, worden de nieuw aangemelde Ondernemers aan de betreffende CPV-code(s) gekoppeld. In het eerste halfjaar na invoering van dit beleid wordt dit twee maal gedaan. Na plaatsing op de lijst kan de Ondernemer worden uitgenodigd voor de meervoudige onderhandse aanbestedingen voor activiteiten binnen de betreffende CPV- code. Door aanmelding geeft de Ondernemer te kennen akkoord te gaan met de vastgestelde procedures conform dit beleid.

• 5. De diverse bewijsmiddelen worden bij de offerte-aanvraag opgevraagd en gecontroleerd.

Artikel 2.2 Aanmelden als combinatie

• 1. In geval van een samenwerkingsverband van Ondernemers (combinatie), dient door elke combinant een volledig ingevuld exemplaar van de Eigen Verklaring ingediend te worden. Er is sprake van een combinatie, indien twee of meer ondernemingen zich gezamenlijk aanmelden en de ondernemingen gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor een eventueel uit te voeren opdracht. Binnen de combinatie dient één contactpersoon te worden aangewezen die namens de combinatie als vertegenwoordiger optreedt. Deze dient volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn om namens de combinatie op te treden.

• 2. Een Ondernemer kan zich slechts eenmaal aanmelden voor een CPV-code: of individueel of in combinatie, op straffe van terzijde legging van de aanmelding voor de betreffende CPV-code.

Artikel 2.3 Verwijdering van Groslijst

• 1. De Ondernemer die op de Groslijst is geplaatst, is zelf verantwoordelijk voor het actueel houden van de informatie. Ondernemers waarvan de gegevens niet (meer) kloppen, worden voor de betreffende CPV-code van de Groslijst verwijderd totdat de informatie is geactualiseerd. Eenvoudige gebreken mogen worden hersteld.

• 2. Indien een Ondernemer bij een eerdere opdracht een slechte beoordeling heeft gehad, wordt de Ondernemer gedurende een jaar van de Groslijst verwijderd. Daarna dient de Ondernemer zich opnieuw via Negometrix aan te melden.

• 3. De verwijdering van de Groslijst op grond van lid 2 geldt slechts voor de CPV-code waarvoor de Ondernemer zich heeft aangemeld. Indien de Ondernemer voor meer activiteiten (2 CPV-codes of meer) binnen één jaar een slechte beoordeling heeft gehad, wordt de Ondernemer voor wat betreft alle CPV-codes waarvoor hij zich heeft aangemeld van de Groslijst verwijderd.

Hoofdstuk 3 Selectieprocedure en inschrijving

Artikel 3.1 Selectie

• 1. Ondernemers die op de Groslijst staan vermeld doen mee met de selectieprocedure voor de inschrijving.

• 2. Het waterschap kan gemotiveerd een Ondernemer die op de Groslijst staat vermeld, zonder meer uitnodigen voor het doen van een inschrijving (“wildcard”). Ondernemers die eerder een goede beoordeling hebben gehad (“past performance) of lokale Ondernemers komen hiervoor in beginsel in aanmerking.

• 3. Het maximum aantal wildcards per opdracht bedraagt maximaal 50% van het totaal aantal inschrijvers.

Artikel 3.2 Selectiesysteem

De selectie om te worden uitgenodigd vindt plaats via loting door middel van een randomizer via Negometrix. Deze randomizer selecteert geheel willekeurig de Ondernemers die worden uitgenodigd voor het doen van een inschrijving.

Artikel 3.3 Spelregels loting

De Ondernemers die op de Groslijst staan voor de desbetreffende CPV-code worden toegevoegd aan de randomizer. Het waterschap geeft aan hoeveel Ondernemers zij wil selecteren en de randomizer selecteert het gekozen aantal Ondernemers.

Artikel 3.4 Uitnodiging inschrijving

De Ondernemers die op basis van de randomizer zijn geselecteerd, worden via Negometrix uitgenodigd om in te schrijven op de desbetreffende opdracht. Daarnaast worden de Ondernemers uitgenodigd die van het waterschap een wildcard hebben gekregen.

Artikel 3.5 Raamovereenkomst

Indien er sprake is van een raamovereenkomst, geldt de selectieprocedure zoals opgenomen in de raamovereenkomst.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 4.1 Inwerkingtreding

Dit beleid maakt integraal onderdeel uit van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van Waterschap Rivierenland en treedt in werking met ingang van 1 januari 2016.

Artikel 4.2 Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleid inzake selectie meervoudig onderhandse aanbestedingen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van dijkgraaf en heemraden van Waterschap Rivierenland van 1 december 2015.

de secretaris-directeur, de dijkgraaf,

ir. Z.C. Vonk ir. R.W. Bleker