Besluit vervanging archiefbescheiden

Het college van dijkgraaf en hoogheemraden van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden te Houten,

gelezen het advies van 7 april 2015 met kenmerk 921052,

gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995 en de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265) tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging,

heeft in zijn vergadering van 7 april 2015 het volgende besloten:

Over te gaan tot vervanging van de analoge archiefbescheiden met ingang van 15 april 2015 door digitale reproducties die op grond van de "Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de waterschappen" voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna de analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

Toelichting

In 2004 heeft De Stichtse Rijnlanden met de aanschaf en implementatie van een Document Management Systeem (DMS) gekozen voor digitaal werken en archiveren.

De inkomende post wordt gescand en digitaal opgeslagen en verspreid via ons DMS. Ook de uitgaande en interne documenten worden door medewerkers digitaal opgemaakt, geregistreerd en verspreid via het DMS.

Met het nemen van een besluit tot vervanging en het daadwerkelijk vernietigen van de oorspronkelijke archiefbescheiden, worden de digitale documenten leidend en kan er geen verwarring ontstaan over welk exemplaar het juiste is. De afgelopen jaren is ervaring opgedaan met het digitaliseren van post en archiefbescheiden en het digitaal ter beschikking stellen ervan. De digitale kopie kan volledig functioneren als substituut om volledige informatie beschikbaar te hebben. De veiligheid en toegankelijkheid van een digitale kopie kan als hoger ingeschat worden ten opzichte van een fysiek origineel. Van de digitale archiefbescheiden is een back-up aanwezig, de toegang tot de informatie is geautoriseerd, de goede staat is gewaarborgd door gebruikmaking van het gecertificeerde DMS en het DMS waarborgt de toegankelijkheid en het archiefbeheer door vastlegging van specifieke kenmerken op documenten.

Om tot goede vervanging van archiefbescheiden te komen is er een Handboek vervanging Archiefbescheiden opgesteld. Het handboek heeft ten doel inzicht te geven in de procesmatige, technische, juridische en personele inrichting van de organisatie van het documentenbeheer waarmee de digitale vervanging van analoge archiefbescheiden is geborgd. Ze bieden voor alle medewerkers duidelijkheid over de benodigde kwaliteit bij het scannen, opslaan en registeren van Archiefbescheiden. Het Handboek vervanging archiefbescheiden is opgesteld in samenspraak met de adjunct-streekarchivaris van het RHC Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC). Tevens adviseert de Streekarchivaris positief over het nu voorliggende Handboek (versie 1.0 d.d. 26 februari 2015).

Om te kunnen bepalen of het vervangingsproces voldoende is ingericht, is er een toetsing uitgevoerd door de adjunct-streekarchivaris. Hiervoor is het Handboek vervanging archiefbescheiden als uitgangspunt genomen. Bij deze toetsing is uitgegaan van de vereisten die de Archiefwet-en regelgeving stelt aan digitale vervanging. Tevens is de toetsing van het vervangingsproces in de praktijk uitgevoerd. Daarbij is gekeken of het proces in het Handboek juist is beschreven en als zodanig wordt uitgevoerd. Daar waar nodig is het Handboek vervanging aangepast en/of aangevuld. De toetsing, het advies van de Streekarchivaris en het handboek zijn gebruikt bij het opstellen van het vervangingsbesluit.

Beschrijving van de te vervangen documenten

De machtiging tot vervanging van archiefbescheiden is in één keer geregeld voor alle te bewaren en te vernietigen papieren archiefbescheiden. Implementatie en uitvoering van de daadwerkelijke vervanging zal per werkproces worden ingericht. Vernietiging van archiefbescheiden zal na vervanging nog steeds conform de selectielijst waterschappen worden uitgevoerd voor de digitale archiefbescheiden. Overdracht van archiefbescheiden naar het RHC zal na 20 jaar dan tevens digitaal plaatsvinden. 

Houten, 24 december 2015