TOELICHTING BIJ HET REGLEMENT VAN ORDE VOOR HET ALGEMEEN BESTUUR
De Waterschapswet voorziet niet in het instellen van commissies, daarom is dit artikel opgenomen. De bevoegdheid voor het instellen van vaste commissies van advies en bijstand en ad-hoc commissies voor specifieke situaties is bij het AB gelegd. Voor de vaste commissies is hierin voorzien in de commissieverordening.
. De bevoegdheid voor de toelating ligt bij het algemeen bestuur. Uit praktische overwegingen is ervoor gekozen de bevoegdheid tot het instellen van de commissie te laten bij de voorzitter en niet bij het algemeen bestuur te leggen. Bij de samenstelling van de commissie zal er, bij tussentijdse vacaturevervulling, rekening mee worden gehouden dat geen leden worden benoemd uit de fractie(s) waartoe de toe te laten lid/leden behoort/behoren. De commissie brengt advies uit aan het algemeen bestuur en doet daarbij een voorstel. Het algemeen bestuur besluit. Omdat de beroepsmogelijkheid bij de wijziging van de Waterschapswet in 2008 is vervallen, kan een lid dat wordt toegelaten bij een tussentijdse vacature in dezelfde vergadering als hij wordt toegelaten worden beëdigd. Bij verkiezingen kan dit uiteraard niet en vindt beëdiging plaats in de eerste vergadering waarin het algemeen bestuur in de nieuwe samenstelling vergadert.
In het reglement is een procedure opgenomen voor de verkiezing van de leden van het dagelijks bestuur. Op grond van het Reglement voor het Waterschap Groot Salland, bepaalt het algemeen bestuur de omvang van het dagelijks bestuur, met een minimum van twee en een maximum van vier, exclusief de voorzitter. Dat besluit moet eerst worden genomen, alvorens tot verkiezing wordt overgegaan. Indien er meer kandidaten zijn dan vacatures, wordt er gestemd. Daarbij wordt eerst gestemd over een vertegenwoordiger van de geborgde zetels. Reden hiervoor is dat is voorgeschreven dat tenminste één zetel aan deze gezamenlijke categorieën toekomt. Indien er vanuit de geborgde zetels meer kandidaten zijn, kan de kandidaat die in de eerste ronde niet is verkozen zich kandidaat stellen voor de resterende DB-zetels.
Het zesde lid van dit artikel voorziet in een procedure voor de benoeming van DB-leden die geen lid zijn van het AB. De wetgeving geeft deze mogelijkheid voor het geval er geen (geschikte) kandidaten aanwezig zijn binnen het AB. Deze DB-leden worden geen lid van het algemeen bestuur, maar moeten uiteraard wel voldoen aan de eisen die worden gesteld aan toelating.
De Waterschapswet kent het begrip 'fractie' niet, maar spreekt in artikel 14 over 'categorieën van belanghebbenden'. In dit reglement is aangesloten bij de terminologie die gebruikelijk is in de algemene democratie.
Het lid/de leden die op dezelfde lijst zijn verkozen, worden beschouwd als één fractie, evenals de leden die zijn benoemd door LTO, respectievelijk Kamer van Koophandel, respectievelijk Het Bosschap.
De aanwijzing van een fractievoorzitter is wenselijk uit praktisch oogpunt en ook nodig vanwege de bepalingen in artikel 6, 3e lid.
De leden van het bestuur zijn benoemd op persoonlijke titel. Een gekozen bestuurslid kan tussentijds veranderen van fractie of zelfstandig een nieuwe fractie vormen. Dit geldt niet voor de benoemde bestuursleden omdat het aantal zetels voor ongebouwd, bedrijfsgebouwd en natuur reglementair zijn vastgesteld. Een wijziging binnen een fractie, zonder dat er een nieuwe bestuurder wordt aangesteld, wordt door de persoon/personen die dit aangaat gemeld bij de voorzitter. De nieuwe situatie is van kracht met ingang van de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur na de wijziging.
Voor de toetreding van een nieuw bestuurslid binnen een fractie gelden de regels van de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en artikel 5 van dit reglement.
Toezending van stukken gebeurt in beginsel digitaal. Bij geheime stukken als bedoeld in artikel 37 Waterschapswet kan er voor worden gekozen deze niet te verspreiden maar alleen op het waterschapskantoor ter inzage te leggen. Ook als geheime stukken worden toegezonden, zijn hierop de bepalingen ten aanzien van geheimhouding (zie ook artikel 39 van dit reglement) van kracht.
Bij uitzondering kunnen stukken niet worden meegezonden, maar ten kantore ter inzage worden gelegd. Hiervoor kan worden gekozen bij stukken die vanwege de omvang of formaat lastig langs de reguliere weg kunnen worden toegezonden.
Ook vertrouwelijkheid van stukken kan een reden zijn om stukken niet toe te zenden maar ter inzage te leggen. In dat laatste geval is het derde lid van toepassing.
Voor de vergadering moet het vereiste quorum van minimaal de helft plus één aanwezig zijn. Wanneer dat niet het geval is, kan de vergadering niet worden geopend. Ingevolge artikel 38b, tweede lid onder b van de Waterschapswet kan in zo'n geval in een volgende vergadering besluitvorming plaatsvinden zonder quorum. Deze vergadering kan uiteraard niet op dezelfde dag worden belegd, maar het ligt voor de hand dat voorzitter in zo'n geval binnen afzienbare tijd een nieuwe vergadering belegt
Ingekomen stukken zijn in ieder geval alle schriftelijke of digitale documenten die zijn geadresseerd aan het algemeen bestuur. Stukken waarvan niet duidelijk is aan welk bestuur deze zijn gericht, worden afgedaan door het dagelijks bestuur, tenzij het dagelijks bestuur besluit deze voor te leggen aan het algemeen bestuur.
Stemming vindt alleen plaats indien de voorzitter of tenminste één lid daarom verzoekt. Ook zonder stemming hebben leden het recht een stemverklaring af te leggen of aantekening te vragen dat zij geacht worden tegen te hebben gestemd.
In geval van hoofdelijke stemming moeten alle leden hun stem uitbrengen, tenzij zich op grond van artikel 38a Waterschapswet van stemming moeten onthouden. Een lid van het algemeen bestuur dient in zijn vertegenwoordigende rol duidelijk te zijn voor de burger en kan zich dus niet zonder reden van stemming onthouden.
Stemming over personen geschiedt altijd schriftelijk. Een aanbeveling betreft een voor het algemeen bestuur vrije stemming. Het algemeen bestuur mag afwijken en een andere dan het aanbevolen lid toevoegen aan het stembriefje. In geval van voordracht is de stemming beperkt tot de voorgestelde kandidaten en kan het algemeen bestuur door middel van de toevoeging 'voor' of 'tegen' achter de kandidaat zijn stem uitbrengen. Toevoegen van een andere kandidaat leidt in dat geval tot een niet behoorlijk ingevuld stembriefje.
Artikel 38a, derde lid van de Waterschapswet bepaalt wanneer een lid zich moet onthouden van stemming omdat een benoeming hem persoonlijk aangaat. Hiervan is sprake wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door voordracht of stemming is beperkt. In het geval van de verkiezing van leden van het dagelijks bestuur is er dus geen sprake van een aanbeveling, en is de stemming niet beperkt. Een kandidaat DB-lid mag dus stemmen over zijn eigen kandidatuur voor het DB.
Het begrip amendement is gedefinieerd in artikel 1. Door het recht van amendement kan het algemeen bestuur inhoud geven aan zijn sturende en regelgevende bevoegdheden. Het indienen van een amendement gebeurt in beginsel schriftelijk, wat onverlet laat dat ook mondeling aanpassingen voorgesteld kunnen worden. Dit betreft dan veelal kleinere tekstsuggesties die zich naar hun aard eenvoudig mondeling laten behandelen.
Een motie is, anders dan het (sub)amendement zoals geregeld in artikel 28, niet direct gericht op rechtsgevolg. Het dagelijks bestuur kan een motie naast zich neerleggen. Een motie kan een beladen karakter hebben draagvlak is dus gewenst. Er is voor gekozen al bij het indienen blijk te geven van enig draagvlak. Daarom geldt voor het indienen van een motie als 'drempel' dat deze moet worden ondersteund door tenminste twee andere leden. Aangezien bestuursleden op persoonlijke titel zitting hebben in het algemeen bestuur, mogen dit leden zijn uit dezelfde fractie.
Over het voorstel van een orde beslist het algemeen bestuur onmiddellijk. Bij het staken van de stemmen is het voorstel niet aangenomen.
Dit artikel is een uitwerking van artikel 97, 2e lid en 89, 2e lid van de Waterschapswet waarin de inlichtingenplicht van de voorzitter respectievelijk het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur is geregeld. Dit betreft het recht van interpellatie.
De voorzitter, secretaris of leden van dagelijks of algemeen bestuur die door het algemeen bestuur zijn benoemd in het bestuur van een openbaar lichaam of gemeenschappelijke regeling, zijn in dat bestuur (ook) vertegenwoordiger van het waterschap. Over hun functioneren zijn zij verantwoording verschuldigd aan het algemeen bestuur. Dit artikel biedt deze mogelijkheid. Ook andere rechtsvormen zoals bijvoorbeeld stichtingen of NV's waarin het algemeen bestuur leden heeft benoemd vallen onder dit artikel
Wat in deze artikelen geldt voor de leden is onverkort van toepassing op fractievolgers.
Uitgangspunt in Nederland is openbaarheid van overheidsinformatie. Informatie geheim houden is alleen mogelijk als er in de wet omschreven belangen aan de orde zijn. Die belangen zijn opgesomd in artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur (WOB). Het gaat dan bijvoorbeeld over economische of financiële belangen van het waterschap of de privacy van derden. Als een bestuursorgaan tot geheimhouding wil overgaan met het belang van openbaarheid worden afgewogen tegen de in artikel 10 WOB genoemde belangen.
Hoe wordt geheimhouding opgelegd?
Geheimhouding kan op verschillende manieren worden opgelegd. In alle gevallen geldt dat, indien stukken geheim zijn, dit zo mogelijk uitdrukkelijk op de stukken wordt vermeld.
In de Gedragscode van het waterschap is in algemene zin geregeld dat politieke ambtsdragers en fractievolgers informatie die geheim of vertrouwelijk is, niet verstrekken aan derden. Omdat fractievolgers de gedragscode ondertekenen, gelden voor hen op dit punt dezelfde rechten en plichten als leden van het algemeen bestuur.
In de Waterschapswet zijn diverse situaties geregeld:
Besloten vergaderingen (artikel 37 Waterschapswet, lid 1)
Als het algemeen bestuur een besloten vergadering heeft, wil dat niet automatisch zeggen dat de stukken en het verhandelde geheim zijn. Daarover moet het algemeen bestuur in de betreffende vergadering een besluit nemen. Alle aanwezigen of personen die op een andere manier kennis nemen van de informatie zijn gehouden aan die geheimhouding. De geheimhouding geldt zolang het AB die niet opheft. De bepalingen uit het 1
e lid van artikel 37 Waterschapswet zijn overgenomen in hoofdstuk 6 van dit reglement.
Stukken die aan het algemeen bestuur worden overlegd (artikel 37 Waterschapswet lid 2, 3 en 4)
Als stukken aan het algemeen bestuur of leden van het bestuur worden overleg, dan kan de verstrekker van dat stuk (DB, voorzitter, commissie) bepalen dat de betreffende informatie geheim is.
Op de eerstvolgende vergadering van het AB moet die geheimhouding worden bekrachtigd, anders vervalt de geheimhouding. Dit geldt voor alle (geheime) stukken die het bestuur toezendt aan het algemeen bestuur ten behoeve van openbare vergaderingen, themabijeenkomsten, commissievergaderingen en voor tussentijdse mededelingen. De bepalingen uit het 2
e, 3
e en 4
e lid van artikel 37 Waterschapswet zijn overgenomen in hoofdstuk 6a van dit reglement.
Consequenties schenden geheimhouding
Naar buiten brengen dat er gesproken is over een bepaald onderwerp leidt niet tot schending van de geheimhouding. Openbaar maken van de inhoud van gegevens of het besprokene wel. Het schenden van opgelegde geheimhouding is strafbaar volgens artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.
Inspraak op de besluitenlijst is niet toegestaan. Inspraak op de ingekomen stukken is wel mogelijk omdat dit een mogelijkheid is voor burgers om een stuk op de agenda te krijgen bij het algemeen bestuur. Nadat een inspreker zijn betoog heeft afgerond, stelt de voorzitter de vergadering in de gelegenheid vragen te stellen aan de inspreker, met de bedoeling om eventuele onduidelijkheden toegelicht te krijgen. Er is geen mogelijkheid om met de inspreker in discussie te gaan.