Bekendmaking Besluit tot vervanging van archiefbescheiden
Het college van dijkgraaf en hoogheemraden van het hoogheemraadschap van het hoogheemraadschap van Rijnland;
Gelet op:
-artikel 7 van de Archiefwet 1995;
-de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;
heeft in zijn vergadering van 16 december 2014 het volgende besloten:
Artikel 1
1. In te stemmen met het voorstel om over te gaan tot substitutie (het vervangen van papieren originelen door digitale reproducties) van alle documenten, ontvangen voor of gevormd door medewerkers van alle organisatieonderdelen van het hoogheemraadschap van Rijnland volgens het Handboek Vervanging Documenten, dat integraal deel uitmaakt van dit besluit.
2. De analoge documenten periodiek te vernietigen (drie maanden na digitalisering).
Artikel 2
De waterschapsarchivaris van het hoogheemraadschap van Rijnland, als toezichthouder op de zorg voor de niet overgebrachte archiefbescheiden, heeft positief geadviseerd over het genomen besluit. Dit advies maakt integraal deel uit van het genomen besluit.
Artikel 3
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het Waterschapsblad.
Artikel 4
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit tot vervanging van archiefbescheiden hoogheemraadschap van Rijnland.
Toelichting
Het besluit tot vervanging is van toepassing op alle archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 van het hoogheemraadschap van Rijnland, ontvangen of opgemaakt vanaf 1 januari 2015. Het betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De digitale reproducties worden beheerd in een digitale beheeromgeving die voldoet aan de hieraan gestelde eisen.
De belangrijkste redenen voor dit besluit zijn: het opheffen van de huidige hybride situatie (papier en digitaal) en zorgen voor een efficiënte informatievoorziening. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het bij het besluit behorende 'Handboek vervanging documenten”. 
Leiden, 18 december 2014
Naar boven