Waterschapsblad van Waterschap Vallei en Veluwe
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Waterschap Vallei en Veluwe | Waterschapsblad 2014, 5175 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Het algemeen bestuur heeft op 27 februari 2014 de Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe 2014 vastgesteld. Deze verordening geeft regels over het beheer van de archieven van het waterschap.
De Archiefverordening Waterschap Vallei en Veluwe 2013 ligt van 14 augustus 2014 tot en met 14 november 2014 ter inzage in het Waterschapshuis, Steenbokstraat 10 te Apeldoorn, telefoon (055) 5 272 911. U kunt een exemplaar van de verordening opvragen bij de afdeling Services, telefoon (06) 11 73 31 37 of per e-mail: info@vallei-veluwe.nl.
het noodzakelijk is een verordening vast te stellen betreffende de zorg van het college van dijkgraaf en heemraden voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
Gelet op het bepaalde in de artikelen 35, eerste lid, 36, en 37, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
-
de beheereenheid: een door het college van dijkgraaf en heemraden als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening en de uitvoerende werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van het waterschap die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor het ter beschikking hebben van voldoende ruimte in de in artikel 9 aangewezen archiefbewaarplaats voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de wet overgebrachte archiefbescheiden van het waterschap en zijn rechtsvoorgangers alsmede voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten en digitale opslagruimte voor de bewaring van de niet overgebrachte archiefbescheiden van het waterschap in zowel analoge als digitale vorm.
Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
Het college van dijkgraaf en heemraden draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
-
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college van dijkgraaf en heemraden draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het college van dijkgraaf en heemraden stelt een Besluit Informatiebeheer Waterschap Vallei en Veluwe 2014 vast, waarin voorschriften worden opgenomen voor de vervaardiging, de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het college van dijkgraaf en heemraden doet eenmaal per jaar verslag aan het Algemeen Bestuur over hetgeen het college heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Het college legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan het college zijn uitgebracht in verband met:
Als archiefbewaarplaats voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de wet overgebrachte archiefbescheiden van het waterschap en zijn rechtsvoorgangers wordt aangewezen: het Gelders Archief te Arnhem.
De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.
De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheien en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college van dijkgraaf en heemraden over het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden die in de archiefbewaarplaats berusten.
HOOFDSTUK 5 TOEZICHT VAN DE ARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN DIE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
De archivaris is belast met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
-
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college van dijkgraaf en heemraden. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college van dijkgraaf en heemraden een voorstel te doen tot:
De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het college van dijkgraaf en heemraden betreffende de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De Archiefverordening waterschap Vallei en Eem 1997 en de Archiefverordening Waterschap Veluwe 2010 worden ingetrokken.
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het Algemeen Bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit vier gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het college van dijkgraaf en heemraden draagt voor de archieven van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr. 70 + wijziging, Stcrt. 2010, nr. 17967).
In hoofdstuk 3 is de aanwijzing van de archiefbewaarplaats geregeld. Conform artikel 36 van de Archiefwet vindt deze plaats door het Algemeen Bestuur.
Hoofdstuk 5 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 37, tweede lid, van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Voor zover de wet spreekt over “bestuur” wordt bedoeld het Algemeen Bestuur.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en archiefruimten moeten voldoen. Voor de overbrenging in de zin van de wet van digitale archiefbescheiden wordt een E-depot voorbereid.
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Waterschap Vallei en Veluwe 2014.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Het Algemeen Bestuur verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het nieuwe interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaardere rol wordt toegekend aan de horizontale verantwoording.
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enige wijze vastgelegde informatie te laten vallen, inclusief informatie die slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, hoewel sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine-leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering over de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/wsb-2014-5175.html